BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 2

Nama Mahasiswa : SITI ARPAH

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 017670844

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4202/Aspek Hukum dalam Kearsipan

Kode/Nama UPBJJ : Paringin

Masa Ujian : 2020/21.2 (2021.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
 ASIP4202

NASKAH TUGAS MATA KULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2020/21.2 (2021.1)

Fakultas : FHISIP/Fakultas Hukum, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Kode/Nama MK : ASIP4202/Aspek Hukum dalam Kearsipan
Tugas :2

No. Soal
1. Sebuah lembaga pendidikan menghasilkan arsip dalam bentuk kertas di setiap kegiatannya. Meskipun
sebagian kegiatan mereka menghasilkan arsip elektronik, namun mereka tetap mencetaknya. Mereka
pun memutuskan untuk menyimpan keseluruhan arsip yang dimilikinya. Sehingga bagi mereka, semua
arsip dinamis adalah arsip statis

Analisa studi kasus tersebut, dan identifikasi siapakah tokoh yang memiliki pemikiran yang sama
dengan kebijakan lembaga tersebut? Dan apa pernyataan dari tokoh tersebut? Serta apakah sesuai
dengan kondisi saat ini? Lalu jelaskan alasannya.

Catatan : hindari pertanyaan set 1 dan set 2 sama , caranya dengan membuat indikator dikisi2 lebih
dari 1, hal ini berlaku untuk butir selanjutnya

2. Seorang staf administrasi sedang mengolah arsip. Dan salah satu arsip yang diolah merupakan surat
keputusan yang juga menjadi panduan dalam salah satu kegiatan organisasi.

Analisa studi kasus tersebut, lalu identifikasi nilai guna yang dimiliki oleh arsip tersebut dan jelaskan!

3. Sebuah perusahaan memiliki banyak sekali arsip. Karena telah melewati masa retensinya, maka
perusahaan tersebut harus memilah arsip-arsip tersebut. Dan ternyata ditemukan cukup banyak arsip
yang memiliki nilai untuk kepentingan nasional.

Berdasarkan UU nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, identifikasi pasal yang sesuai
dengan studi kasus tersebut! Dan kemukakan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan tersebut
serta jelaskan alasannya!

4. Sebuah unit arsip di sebuah perusahaan ingin melakukan pemusnahan arsip yang memang sudah
tidak
bernilai guna dan telah melewati masa retensinya. Hal ini dilakukan karena memang arsip yang
terdapat pada unit kearsipan tersebut sangatlah banyak. Sehingga perlu dilakukan pemusnahan.

Identifikasi pasal yang sesuai dengan studi kasus tersebut, didasarkan pada UU nomor 8 tahun 1997,
jelaskan juga alasannya! Serta sebutkan informasi yang harus termuat dalam berita acara jika ingin
melakukan pemusnahan!

Jawaban:
1. Theodore Roosevelt Schellenberg yakni seorang arsiparis Amerika dan penemu teori arsip modern.
Schellenberg menyimpulkan permasalahan di atas dengan saran-saran berikut: (1) arsip harus disimpan
terpisah menurut instansinya, (2) khasanah arsip harus dibagi ke dalam unit atau grup, (3) arsip harus
dipertahankan aturan aslinya seperti dalam keadaan di unit penciptanya, dan (4) arsip yang sedang
digunakan untuk tujuan informasional harus ditata sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan
para peneliti.

2. Nilai guna primer pada arsip di atas merupakan nilai guna hukum. Yaitu arsip arsip yang berisikan bukti-
bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh;
Undang-undang, peraturan, surat keputusan, instruksi, edaran, perjanjian, laporan, berkas kepesertaan, dst.
Sedangkan nilai guna sekundernya adalah nilai guna informasional, Nilai guna informasional, yaitu arsip
 ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan
kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan
kepada Arsip Nasional. Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst

3. Berdasarkan UU nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Pasal 18 adalah yang paling sesuai
dengan kasus di atas.

Pasal 18 berbunyi:
1. Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan
perusahaan.
2. Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara
yang sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima
penyerahan.
3. Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan
dokumen yang akan diserahkan.

4. Pasal yang sesuai dengan studi kasus tersebut adalah UU nomor 8 tahun 1997 Bab IV pasal 19. Sebab
paling sesuai dengan studi kasus di atas, pasal 19 secara jelas menjabarkan tentang pemusnahan
dokumen.

Informasi yang harus termuat dalam berita acara pemusnahan dokumen:

Berdasarkan Pasal 21,

1. Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan
berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
2. Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan dokumen
yang akan dimusnahkan.

1 dari 1