ASIP4429

BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 2

Nama Mahasiswa : SITI ARPAH

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 017670844

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4429/Pengelolaan Arsip Elektronik

Kode/Nama UPBJJ : Paringin

Masa Ujian : 2020/21.2 (2021.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
 ASIP4429
NASKAH TUGAS MATA KULIAH
UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER: 2020/21.2 (2021.1)

Fakultas : FHISIP/Fakultas Hukum, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Kode/Nama MK : ASIP4429/Pengelolaan Arsip Elektronik
Tugas :2

No. Soal
1. Banyak organisasi beralih dari pengelolaan arsip dan informasi dalam format kertas ke pengaturan
sistem pengelolaan arsip elektronik. Ada berbagai alasan untuk ini, seperti: pertimbangan ekonomi
mungkin menjadi dorongan perubahan, atau inisiatif kebijakan pemerintah mungkin ikut berperan,
seperti dengan diluncurkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2019 tentang Sistem Pemerintahan
Berbasis Elektronik (SPBE).

Apapun alasan organisasi, menurut pemahaman dan pertimbangan anda faktor-faktor apa saja yang
menentukan keberhasilan proyek tersebut? Coba jelaskan.
2. Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta
pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya, Peraturan Presiden Nomor 95 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) ditetapkan. SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan
yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna
SPBE. Pengguna SPBE adalah instansi pusat, pemerintah daerah, pegawai Aparatur Sipil Negara,
perorangan, masyarakat, pelaku usaha, dan pihak lain yang memanfaatkan SPBE.

• MISI
1. Melakukan penataan dan penguatan
organisasi dan tata kelola sistem
pemerintahan berbasis elektronik yang
terpadu;
2. Mengembangkan pelayanan publik
berbasis elektronik yang terpadu,
menyeluruh, dan menjangkau

TENTANG
PEN GERTIAN masyarakat luas;
3. Membangun fondasi teknologi
SPBE merupakan singkatan dari informasi dan komunikasi yang
Sistem Pemerintahan Berbasis terintegrasi, aman, dan andal; dan

SPBE Elektronik, Sistem Pemerintahan

Berbasis Elektronik (SPBE)
adalah penyelenggaraan
pemerintahan yang
memanfaatkan teknologi
PERPRES NOMOR informasi dan komunikasi untuk
memberikan layanan kepada
95/2018 TENTANG Pengguna SPBE
4. Membangun SDM yang kompeten dan
inovatif berbasis teknologi informasi
dan komunikasi.
• TUJUAN
1. Mewujudkan tata kelola pemerintahan
yang bersih, efektif, efisien, transparan,
dan akuntabel.
2. Mewujudkan pelayanan publik yang
berkualitas dan terpercaya; dan
3. Mewujudkan sistem pemerintahan

SPBE
VISI
“Terwujudnya sistem
pemerintahan berbasis
elektronik yang terpadu dan
menyeluruh untuk mencapai
birokrasi dan pelayanan publik
yang berkinerja tinggi.”
berbasis elektronik yang terpadu.
• SASARAN
1. Terwujudnya tata Kelola dan
manajemen SPBE yang efektif dan
efisien;
2. Terwujudnya layanan SPBE yang
terpadu dan berorientasi
kepada pengguna;
3. Terselenggaranya infrastruktur SPBE
yang terintegrasi; dan
4. Meningkatnya kapasitas SDM SPBE. 26

Untuk menerapkan sistem pengelolaan arsip elektronik sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan
Pemerintah tentang SPBE, menurut anda apa saja yang perlu diperhatikan terkait dengan fungsionalitas
kearsipan yang ada sistem tersebut?

3. Pengelolaan arsip elektronik menghadirkan tantangan yang signifikan bagi organisasi dari berbagai
ukuran atau sector. Bagi mereka yang menyimpan arsip dalam sistem sistem file (termasuk shared
drives), yang tidak memiliki kontrol formal pada tempatnya, risiko perubahan atau penghapusan
membuat tantangan ini semakin besar. Organisasi mungkin memiliki sistem pengelolaan arsip kertas
yang terawat dengan baik tetapi ini tidak selalu sesuai sebagai template untuk mengelola arsip
elektronik. Hal ini karena volume arsip elektronik dan variasi format file, digabungkan dengan
kemudahan penciptaan. Pengelolaan arsip elektronik perlu dipertimbangkan dan disusun dengan sangat
hati-hati untuk memastikan integritas arsip tidak terganggu saat dikaptur dan arsip tetapi dapat
ditemukan kembali selama diperlukan.

Bagaimana anda melakukan penyusunan berkas arsip unit kerja keuangan ke dalam komputer, yang
tidak menggunakan aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik, agar dapat mudah ditemukan kembali
selama diperlukan? Coba jelaskan dan gambar.

2 dari 3
4. Semua organisasi terlepas dari sektor atau ukurannya memerlukan kebijakan dan proses penyusutan
untuk mencegah penyimpanan arsip yang tidak lagi diperlukan untuk tujuan bisnis. Kebijakan
penyusutan adalah pernyataan formal oleh organisasi tentang cara yang tepat untuk menyusutkan arsip
sesuai dengan jadwal retensi arsip (JRA), yang menunjukkan berapa lama arsip harus disimpan dan
apakah harus dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Kebijakan tersebut dapat menjadi
bagian dari kebijakan pengelolaan arsip secara keseluruhan, atau mungkin merupakan dokumen
terpisah yang merupakan bagian dari rangkaian pendukung bersama dengan aturan manajemen,
misalnya.

Pada saat memutuskan dokumen apa yang ada dalam workspace elektronik yang perlu disusutkan,
menurut anda skenario apa saja yang mungkin dapat dilakukan? Coba jelaskan.

Jawaban
1. Faktor-faktor apa saja yang menentukan keberhasilan proyek peralihan pengelolaan arsip kertas menjadi
elektronik, yang pertama adalah sumber daya manusianya, agar dapat terlaksana dengan baik dan
berhasil. Pelaksana tugas kearsipan harus sudah terampil dan menguasai tekonologi sebelum
melaksanakan kegiatan peralihan bentuk arsip dari kertas menjadi elektronik. Kedua, pemenuhan
kebutuhan teknologi dan perangkat elektronik yang sesuai dengan keperluan peralihan pengelolaan
kearsipan jika kedua factor di atas sudah dipenuhi, besar kemungkinan untuk berhasil dalam proses
peralihan pengelolaan arsip dari bentuk kertas menjadi elektronik.

2. Peraturan Presiden Nomor 95 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) ditetapkan.
SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE. Pengguna SPBE adalah instansi pusat, pemerintah
daerah, pegawai Aparatur Sipil Negara, perorangan, masyarakat, pelaku usaha, dan pihak lain yang
memanfaatkan SPBE. Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah kesiapan sumber daya manusia. Untuk
melaksanakan program tersebut, harus dibekali kemampuan yang memadai dari pengguna atau
pelaksananya agar tercipta pengelolaan arsip elektronik yang baik. Kedua, harus ditunjang dengan fasilitas
yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk pengelolaan arsip secara elektronik. Misalnya,
perangkat computer dan penyimpanan yang mumpuni untuk melaksanakan tugas pengelolaan arsip.

3. Untuk melakukan penyusunan berkas arsip unit kerja keuangan ke dalam komputer, yang tidak
menggunakan aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik, agar dapat mudah ditemukan kembali selama
diperlukan. Saya akan melakukan penggabungan dua system penyimpanan, yaitu system abjad dengan
system tanggal. Penggabungan kedua system penyimpanan tersebut memungkinkan untuk memberi
kemudahan dalam penemuan kembali arsip3 dari
yang3 diperlukan. Pada sisi system abjad, keuntungannya
adalah
 a. Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
b. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
c. Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
d. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana
e. Biaya pelaksanaannya lebih murah
f. Dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan/penempatan berkas akan mudah
diketahui.
g. Sistem nama mudah diingat.

Sedangkan pada system tanggal, keuntungannya yaitu Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya
berkaitan dengan tanggal jatuh tempo, Sederhana, dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi.
Penggabungan kedua system di atas memungkinkan untuk kemudahan kerja ketika menemukan kembali
arsip yang diinginkan.

4. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu berpedoman pada jadwal retensi arsip (JRA)
dan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor SE/01/1981 tentang penangan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan
Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.
Instansi yang sudah memiliki JRA melaksanakan penyusutan arsip dengan berpedoman pada JRA
tersebut. Hal ini berlaku bagi arsip-arsip yang tercipta sesudah JRA ditetapkan. Sdengkan arsip-arsip
yang tercipta sebelum ditetapkan JRA pelaksanaan penyusutannya berdasarkan SE/01/1981.
Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip dilaksanakan dengan tiga cara yaitu pemindahan arsip inaktif
dari central file ke record center, pemusnahan arsip yang telah habis masa simpannya dan nilai gunanya,
dan penyerahan arsip yang bernilai guna sekunder ke ANRI/Lembaga Kearsipan Daerah.

3 dari 3