Analisa Jabatan
Analisa Jabatan
PENDAHULUAN
Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas
produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan
kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya
sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya
sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini
seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4)
“Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan
organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam
organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing.
1
pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian analisis jabatan adalah
merupakan suatu kegiatan untuk menentukan pekerjaan dan orang yang pantas
untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan merupakan acuan bagi suatu
organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang dibutuhkan. Harapannya
adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap anggota organisasi dapat
memahami apa hak dan kewajiban mereka.
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
termasuk persyaratannya harus dihasilkan melalui sebuah yang disebut Analisis
Jabatan.
4
Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah
bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input
personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan
sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan
tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi
para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan
performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan
penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer
kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang
telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa
kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan
peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs
tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi
yang tidak dapat diukur.
5
orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat
menentukan gajinya.
3. Evaluasi Jabatan
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas
mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang
dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan
demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan
tersebut.
4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)
Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi
aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk
menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan
dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam
penentuan sasaran pekerjaannya.
5. Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program
latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis
keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam
pengembangan program-program latihan.
6. Promosi dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu
menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.
7. Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali
memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)
Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan
atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan
6
spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang
harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.
10. Penempatan (Placement)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para
karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan
keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.
11. Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan
perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
12. Orientasi dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi
bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan
kewajibannya, menginduksi, dan lainnya.
7
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang
dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para
pekerja
7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan
rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja,
susunan kerja dan standar kerja
10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu
organisasi
12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.
1. Wawancara
Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Pro dan Kontra.
Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas
dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas
mencerminkan keunggulan.
b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan
secara luas.
c. Pedoman Wawancara
8
2. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara
lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
3. Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama
terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.
4. Buku Harian (diary/log)
Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian
(diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk
setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama
dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.
9
akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat
draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut
selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan,
sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.
Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan
informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun
informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses
analisis jabatan, yaitu:
10
Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak
organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau
bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak
adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika
hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah
mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap
tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak
tercakup di jabatan apapun, juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban
tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat
sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang
dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.
Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu
organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa
uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses
pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut
sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan, tujuan
jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran jabatan, dan
spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga informasi
tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan struktur
organisasi
11
d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang terlibat
dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan diadakannya analisis
pekerjaan;
e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta
menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja;
f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya;
g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan.
a. Wawancara;
b. Daftar pertanyaan;
c. Pengamatan (observasi);
d. Buku catatan harian.
12
3. Tahap Pengolahan Data
Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya
tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur
organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi
kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli.
13
dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan
tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting.
14
Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description
Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.:
1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu,
termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.
2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics
(KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.
3. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur
yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
4. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati.
Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan
ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.
5. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari,
baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan
mental yang menyangkut data, orang atau barang.
6. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk
seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum,
komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan
keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.
Kualifikasi dalam Deskripsi Pekerjaan
15
3. Ringkas, artinya deskripsi pekerjaan perlu menggunakan kata-kata dan
kalimat yang singkat, pendek sehingga pembaca tidak memerlukan waktu
yang lama untuk membaca dan memahaminya.
4. Tepat, artinya deskripsi pekerjaan dapat menyajikan uraian yang
memberikan pengertian yang cocok, sesuai dan tepat seperti apa yang
dimaksud oleh isi pekerjaan sehingga pembacanya dapat memperoleh
gambaran yang sama dengan isi yang sebenarnya.
5. Taat azas, artinya deskripsi pekerjaan berisi kata dan kalimat yang isinya
menunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras dan tidak
bertentangan satu sama lain.
6. Akurat, artinya deskripsi pekerjaan disusun secara teliti, dengan
memaparkan keadaan yang lengkap, tidak kurang dan tidak lebih.
16
1. Informasi Pekerjaan (Job Information)
Job Information atau informasi tentang jabatan berisi :
- Judul Jabatan
- Indentitas Jabatan
2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role)
Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan
bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya.
3. Dimensi (Dimentions)
Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan
yang berada di bawah pengawasannya.
4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability)
5. Pengukuran Performa (Performance Measurement)
Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama
6. Hubungan Kerjasama (Relationship)
Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu
dikelola oleh seorang pemegang jabatan demi kelancaran tugas yang
dikerjakannya.
7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship)
Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan
hubungan secara internal.
8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill)
Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja
professional yang diperlukan jabatan tersebut.
9. Pembuatan Keputusan (Decision Making)
17
termuat dalam Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri
Pendayagunaan Apartur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) yaitu berisi :
18
Manfaat Deskripsi Pekerjaan
19
2. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification)
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan,
pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang
yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
20
Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasi
pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang
yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka
diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau
lembaga lain.
21
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Analisis jabatan adalah prosedur yang di lalui untuk menentukan tanggung
jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk
posisi-posisi tersebut. Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan
data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah
dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian
kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan
dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa.
Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi
yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum
orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan
kompeten.
Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah
job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk
penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau
persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.
3.2. Saran
Dengan telah mengetahui tentang manajemen analisis jabatan, deskripsi
dan spesifikasi jabatan maka hendaknya kita bisa membangun kesepahaman
bersama terhadap analisi jabatan yang akan digunakan dalam manajemen sumber
daya manusia di instansi kesehatan.
22