Anggaran dan Realisasi Biaya Administrasi

PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten

Tahun 2009 (dalam ribuan rupiah)

Uraian Rencana Realisasi Selisih +/(-) %

Tahun 2009 Tahun 2009

Biaya Administrasi
Biaya Administrasi Niaga 162.030.245 186.834.222 (24.803.977) 15,31
Pengelolaan Pelanggan 4.408.729 2.309.515 2.099.214 47,61
Baca Meter 68.256.409 71.591.545 (3.335.136) 4,89
Cetak Rekening 10.237 4.155 6.082 59,41
Blanko Rekening (Bill Form) 4.906 2.587 2.319 47,27
Biaya Penagihan (Collection Fee) 44.165.531 49.855.035 (5.689.504) 12,88
Pemutusan dan Penyambungan Kembali 29.104.716 39.483.336 (10.378.620) 35,66
Biaya Penerbitan Pemakaian Tenaga Listrik 14.042.706 22.465.809 (8.423.103) 59,98
(P2TL)
Biaya Penyisihan Piutang 0 5.828 (5.828) -
Biaya Pemasaran 2.037.010 1.116.412 920.598 45,19
Biaya Administrasi dan Umum 222.287.823 230.888.859 (8.601.036) 3,87
Honorarium 112.649.365 120.489.300 (7.839.935) 6,96
Pemakaian Perkakas dan Peralatan 5.175.311 2.667.625 2.507.686 48,45
Asuransi 63.509 70.287 (6.778) 10,67
Perjalanan Dinas
1. Perjalanan Dinas Pendidikan 1.398.278 959.114 439.164 31,41
2. Perjalanan Dinas Lainnya 14.612.014 12.302.484 2.309.557 15,81
3. Perjalanan Dinas Mutasi Jabatan 3.739.183 2.853.277 885.906 23,69
Teknologi Informasi 650.430 2.898.833 (2.248.403) 354,68
Listrik, Gas, dan Air 1.391.573 1.517.899 (126.326) 9,08
Pos dan Telekomunikasi 11.208.033 14.577.922 (3.369.889) 30,07
Biaya Bank 610.099 358.867 251.232 41,18
Bahan Makanan dan Konsumsi 20.811.906 14.881.328 5.903.578 28,50
Sewa Gedung / Tanah 14.582.946 19.472.477 (4.889.531) 33,53
Sewa Mesin Fotocopy dan Kelengkapannya 1.195.770 1.215.771 (20.001) 1,67

Alat dan Keperluan Kantor 16.975.256 18.690.258 (1.715.002) 10,10

Barang Cetakan 8.255.607 7.885.879 369.728 4,48
Pajak / Retribusi 2.966.366 5.068.408 (2.102.042) 70,86
Iuran, Abonemen, dan Iklan 3.686.261 3.180.489 505.772 13,72
Penertiban 242.871 254.930 (12.059) 4,97
Biaya Keamanan 2.068.795 1.540.959 527.836 25,51
Biaya Amortisasi 1.944 2.262 (318) 16,36
Biaya Penyisihan Material 2,28 490 1,79 78,51
Biaya Administrasi & Umum Lain – lain 13.337.713 10.221.862 3.115.851 23,36

Jumlah Biaya Administrasi 397.655.780 427.944.943 (30.289.163) 7,62

 Anggaran terdiri dari berbagai macam jenis salah satunya adalah anggaran

biaya administrasi yang merupakan anggaran yang merencanakan secara lebih

terperinci tentang biaya – biaya yang terjadi serta terdapat di dalam lingkungan

kantor administrasi perusahaan, serta biaya – biaya lain yang sifatnya untuk

keperluan perusahaan secara keseluruhan yang di dalamnya meliputi rencana

tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi dan waktu (kapan)

biaya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang masing – masing

dikaitkan dengan tempat (departemen) dimana biaya administrasi tersebut terjadi.

Anggaran biaya administrasi merupakan bagian penting dalam kegiatan

operasional perusahaan, dimana anggaran biaya administrasi ini akan menangani

masalah – masalah administrasi perusahaan secara umum yang sangat berkaitan

erat dengan pembiayaan perusahaan secara keseluruhan , baik dari pemimpin

perusahaan sampai dengan staf yang paling bawah.

Dalam rangka pencapaian efektivitas dan efisiensi PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat dan Banten penting untuk disusunnya suatu anggaran guna

mencapai tingkat pencapaian hasil program dengan target yang diharapkan.

Dengan anggaran biaya administrasi ini biaya – biaya yang dikeluarkan oleh

perusahaan untuk kegiatan – kegiatan yang menunjang usaha perusahaan dapat

lebih terkendali sehingga dapat dengan mudah bagi perusahaan untuk mengetahui

penyimpangan – penyimpangan biaya yang terjadi.

 PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten memiliki administrasi

yang cukup banyak dan kompleks dimana dibagi menjadi tiga bagian yaitu

sebagai berikut :

1. Biaya Administrasi Niaga

Biaya administrasi niaga adalah biaya yang berhubungan dengan aktivitas

pelayanan kepada masyarakat.

2. Biaya Administrasi dan Umum

Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang berhubungan dengan

aktivitas utama pada perusahaan.

3. Biaya Administrasi dan Umum Lainnya

Biaya administrasi dan umum lainnya adalah biaya yang tidak termasuk ke

dalam kedua biaya tersebut tetapi masih berhubungan dengan kegiatan

perusahaan yang jarang sekali terjadi.

Pembagian biaya administrasi tersebut bertujuan untuk memudahkan perusahaan

dalam penyusunan anggaran kas bagi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan

Banten. Prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi pada PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Barat dan Banten ini telah sesuai dengan kebijakan yang

ditetapkan oleh PT PLN pusat. Pengendalian anggaran yang dilakukan oleh PT

PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah dengan menggunakan

kartu rencana kerja anggaran dan pengklasifikasian biaya menggunakan kode

rekening.

Biaya administrasi tersebut sesuai dengan kriteria anggaran perusahaan pada PT

PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, maka pelaksanaan realisasi
anggaran dilaporkan oleh bagian anggaran kepada para direksi selaku penanggung

jawab anggaran dengan menggunakan laporan pertanggungjawaban per tahun dan

per bulan, sehingga dari hasil laporan tersebut dapat dibahas dan dievaluasi untuk

perencanaan di masa mendatang berdasarkan perencanaan sebelumnya.

Berdasarkan tabel di atas Biaya administrasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

Barat dan Banten tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu sebagai berikut :

1. Biaya Administrasi Niaga

Biaya administrasi niaga PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan

Banten terdiri dari Pengelolaan Pelanggan, Baca Meter, Cetak Rekening,

Blanko Rekening (Bill Form), Biaya Penagihan (Collection Fee),

Pemutusan dan Penyambungan Kembali, Biaya Penerbitan Pemakaian

Tenaga Listrik (P2TL), Biaya Penyisihan Piutang, serta Biaya Pemasaran.

a. Pengelolaan Pelanggan

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 4.408.729 dan terealisasi sebesar Rp

2.309.515 terdapat selisih Rp 2.099.214 atau 47,61%.

b. Baca Meter

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 68.256.409 dan terealisasi sebesar Rp

71.591.545 terdapat selisih Rp 3.335.136 atau 4,89 %.

c. Cetak Rekening

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 10.237 dan terealisasi sebesar Rp

4.155 terdapat selisih Rp 6.082 atau 59,41%.

d. Blanko Rekening (Bill Form)

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 4.906 dan terealisasi sebesar Rp

2.587 terdapat selisih Rp 2.319 atau 47,27%.

e. Biaya Penagihan (Collection Fee)

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 44.165.531 dan terealisasi sebesar Rp

49.855.035 terdapat selisih Rp 5.689.504 atau 12,88%.

f. Pemutusan dan Penyambungan Kembali

 Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 29.104.716 dan terealisasi sebesar Rp

39.483.336 terdapat selisih Rp 10.378.620 atau 35,66%.

g. Biaya Penerbitan Pemakaian Tenaga Listrik (P2TL)

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 14.042.706 dan terealisasi sebesar Rp

22.465.809 terdapat selisih Rp 8.423.103 atau 59,98%.

h. Biaya Penyisihan Piutang

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 0 dan terealisasi sebesar Rp 5.828

terdapat selisih Rp 5.828

i. Biaya Pemasaran

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 2.037.010 dan terealisasi sebesar Rp

1.116.412 terdapat selisih Rp 920.598 atau 45,19%.

Total anggaran biaya administrasi niaga pada tahun 2009 sebesar Rp

162.030.245 dan terealisasi sebesar Rp 186.834.222, terdapat selisih sebesar

Rp 24.803.977 atau 15,31%

2. Biaya Administrasi dan Umum

Biaya administrasi dan umum PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan

Banten terdiri dari :

a. Honorarium

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 112.649.365 dan terealisasi sebesar

Rp 120.489.300 terdapat selisih Rp 7.839.935 atau 6,96%.

b. Pemakaian Perkakas dan Peralatan,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 5.175.311 dan terealisasi sebesar Rp

2.667.625 terdapat selisih Rp 2.507.686 atau 48,45%.

c. Asuransi,
 Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 63.509 dan terealisasi sebesar Rp

70.287 terdapat selisih Rp 6.778 atau 10,67%.

d. Perjalanan Dinas (Perjalanan Dinas Pendidikan, Perjalanan Dinas

Lainnya, Perjalanan Dinas Mutasi Jabatan)

- Perjalanan Dinas Pendidikan

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 1.398.278 dan terealisasi sebesar

Rp 959.114 terdapat selisih Rp 439.164 atau 31,41%.

- Perjalanan Dinas Lainnya

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 14.612.014 dan terealisasi

sebesar Rp 12.302.484 terdapat selisih Rp 2.309.557 atau 15,81%.

- Perjalanan Dinas Mutasi Jabatan

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 3.739.183 dan terealisasi sebesar

Rp 2.853.277 terdapat selisih Rp 885.906 atau 23,69%.

e. Teknologi Informasi,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 650.430 dan terealisasi sebesar Rp

2.898.833 terdapat selisih Rp 2.248.403

f. Listrik, Gas, dan Air,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 1.391.573 dan terealisasi sebesar Rp

1.517.899 terdapat selisih Rp 126.326 atau 9,08%.

g. Pos dan Telekomunikasi,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 11.208.033 dan terealisasi sebesar Rp

14.577.922 terdapat selisih Rp 3.369.889 atau 30,07%.

h. Biaya Bank,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 610.099 dan terealisasi sebesar Rp

358.867 terdapat selisih Rp 251.232 atau 41,18%.

i. Bahan Makanan dan Konsumsi,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 20.811.906 dan terealisasi sebesar Rp

14.881.328 terdapat selisih Rp 5.903.578 atau 28,50%.

j. Sewa Gedung / Tanah,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 14.582.946 dan terealisasi sebesar Rp

19.472.477 terdapat selisih Rp 4.889.531 atau 33,53%.

k. Sewa Mesin Fotocopy dan Kelengkapannya,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 1.195.770 dan terealisasi sebesar Rp

1.215.771 terdapat selisih Rp 20.001 atau 1,67%.

l. Alat dan Keperluan Kantor,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 16.975.256 dan terealisasi sebesar Rp

18.690.258 terdapat selisih Rp 1.715.002 atau 10,10%.

m. Barang Cetakan,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 8.255.607 dan terealisasi sebesar Rp

7.885.879 terdapat selisih Rp 369.728 atau 4,48%.

n. Pajak / Retribusi,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 2.966.366 dan terealisasi sebesar Rp

5.068.408 terdapat selisih Rp 2.102.042 atau 70,86%.

o. Iuran, Abonemen, dan Iklan,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 3.686.261 dan terealisasi sebesar Rp

3.180.489 terdapat selisih Rp 505.772 atau 13,72%.

p. Penertiban,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 242.871 dan terealisasi sebesar Rp

254.930 terdapat selisih Rp 12.059 atau 4,97%.

q. Biaya Keamanan
 Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 2.068.795 dan terealisasi sebesar Rp

1.540.959 terdapat selisih Rp 527.836 atau 25,51%.

r. Biaya Amortisasi,

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 1.944 dan terealisasi sebesar Rp

2.262 terdapat selisih Rp 318 atau 16,36%.

s. Biaya Penyisihan Material.

Biaya yang dianggarkan sebesar Rp 2,28 dan terealisasi sebesar Rp 490

terdapat selisih Rp 1,79 atau 78,51%.

Total anggaran biaya administrasi dan umum pada tahun 2009 sebesar Rp

222.287.823 dan terealisasi sebesar Rp 230.888.859, terdapat selisih sebesar

Rp 8.601.036 atau 3,87%

3. Biaya Administrasi dan Umum Lain – lain

Total anggaran biaya administrasi dan umum lain – lain pada tahun 2009

sebesar Rp 13.337.713 dan terealisasi sebesar Rp 10.221.862, terdapat selisih

sebesar Rp 3.115.851 atau 23,36

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa jumlah total dana yang dianggarkan

atau yang dialokasikan untuk kegiatan administrasi perusahaan pada tahun 2009

sebesar Rp 397.655.780 dan terealisasi sebesar Rp 427.944.943 (107,62%).

Terdapat selisih sebesar Rp 30.289.163. Jumlah realisasi biaya administrasi

tersebut terdiri dari biaya administrasi niaga Rp 186.834.222, biaya administrasi

dan umum Rp 230.888.859, dan untuk biaya administrasi dan umum lain – lain

sebesar Rp 10.221.862. Dari hasil realisasi tersebut terlihat bahwa perusahaan

mengalami defisit sebesar Rp 30.289.163 (7,62%).

 Hal ini disebabkan karena perusahaan terlalu banyak mengeluarkan biaya

sehingga melebihi yang dianggarkan oleh perusahaan.

Berdasarkan analisis di atas untuk mengantisipasi defisit yang masih terjadi

di tahun 2009 khususnya dalam menangani biaya administrasi dan umum yang

masih sulit dikendalikan oleh perusahaan agar pengeluarannya dapat lebih

diefisienkan lagi dengan meminimalisir biaya – biaya yang tidak perlu untuk

dikeluarkan. Perusahaan hendaknya meningkatkan kerjasama dan koordinasi antar

setiap bagian yang terkait dan memperhatikan faktor – faktor yang dapat

mempengaruhi dalam menentukan besarnya biaya yang akan dikeluarkan oleh

perusahaan terutama dalam menangani biaya administrasi dan umum sehingga

dalam penentuan perencanaan dapat lebih spesifik antara biaya yang dianggarkan

dan realisasinya.