DEPARTEMEN YANG ADA DI HOTEL

Departemen yang ada di hotel

Secara umum hotel berbintang lima biasanya memiliki 8 Departemen, antara lain
sebagai berikut:

1. Front Office Department

Front Office Department adalah departemen hotel yang tugasnya berhubugan
lagsung dengan tamu, menerima pemesanan kamar tamu, menerima
pendaftaran tamu, maupun memberikan informasi yang diinginkan tamu.
2. Food and Beverage Department
Food and Beverage department adalah departemen hotel yang menangani hal-
hal yang berkaitan dengan mengolah menyediakan makanan dan minuman
serta bertugas memberikan pelayanan kepada tamu pada saat makan di
restaurant.
3. Housekeeping Department
Housekeeping department adalah departemen hotel yang bertanggung jawab
atas seluruh kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun public area serta
membersihkan berbagai fasilitas hotel.
4. Accounting departement
Accounting departement adalah suatu departemen hotel yang bertanggung
jawab atas masalah administrasi hotel baik pengeluaran maupun pendapatan
keuangan di hotel.
5. Personalia/HRD Department
Personalia Departemen adalah suatu departemen hotel yang bertugas
menerima dan menempatkan karyawan/trainee. serta menangani masalah yang
dihadapi karyawan.
6. Engineering Department
Engineering Department adalah suatu departemen hotel yang bertanggung
jawab untuk menangani perawatan maupun perbaikan atas semua alat-alat
serta mesin yang ada di hotel apabila mengalami kerusakan.
 7. Marketing department
Marketting departement adalah suatu bagian yang bertugas memasarkan hotel
kepada masyarakat maupun pelanggan agar setiap tahunnya mengalami
peningkatan atas tamu-tamu yang menginap dan menggunakan fasilitas-
fasilitas hotel.
8. Security Department
Security Department adalah suatu bagian yang bertugas menjaga keamanan
hotel maupun tamu selama menginap (24 jam).

Struktur organisasi Departemen yang ada di hotel

1. FRONT OFFICE

Front Office
Manager

Ass. Front Office

Manager

Exec Lg. GRO Chief Duty RSV Chief Bus Chief

Manager Manager Operator Manager Manager Service Concierge

GRO FD Business
Supervisor Supervisor Svc

Exec Lg. Tlp. Reservation

Assc Operator Agent

Bell Airport
GRO FDA Caption Rep

Door Door Bellman

Man Girl
 A. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area kerja Front Office Manager meliputi front office area, executive floor, dan
business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan
kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya untuk
dilaporkan kepada General Manager.

Tugas pokok Front Office Manager:

1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.

2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer
hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga
kamar
4. Menyambut tamu VIP
5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun
untung/rugi di bagian kantor depan
7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan
dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan
memberikan penghargaan
9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara
harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

B. Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager meliputi front office, executive
floor, business center.
Ringkasan pekerjaan Assistant Front Office Manager adalah membantu
kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika
berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi
 pekerjaannya
Atasan langsung Assistant Front Office Manager adalah Front Office
Manager.

Tugas pokok Assistant Front Office Manager:

1. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan
administrasi.
2. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone
Operator, GRO dan concierge.
3. Memantau operasional di front office
4. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan
concierge.
5. Memimpin briefing pada waktu shift malam.
6. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu
7. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office
Manager jika berhalangan hadir.
8. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

C. Deskripsi pekerjaan Chief Concierge

Ia bertugas untuk mengawasi dan mengatur koordinasi dan pelayanan
kepentingan tamu. Selain bertanggung jawab atas bellboy, doorman, dan
doorkeeper, Chief Concierge bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan
barang tamu dan barang yang disimpan sementara atau lama. Tugas lain
adalah pembuatan laporan harian.
Tugas pokok Chief Concierge:
1. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan
training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan
serta filosofi hotel.
 2. Memberikan training ke staff tentang: prosedur penanganan barang
bawaan untuk tamu VIP dan rombongan,serta penanganan keluhan
tamu
3. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
4. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan
angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas
rekreasi, sosial dan keagamaan.
5. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi
sign board) di lobby selalu benar dan akurat.
D. Deskripsi pekerjaan Receptionist
Area kerja Receptionist ialah front desk. Pekerjaan Receptionist yaitu
menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap
serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya.

Tugas pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA):

1. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan.
2. Melakukan pendaftaran tamu
3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap
4. Menangani tamu check-out
5. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang local
6. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.
7. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff
tersebut bertugas pada hari tersebut.
E. Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer
Area kerja Guest Relations Officer meliputi lobby, front office, executive
lounge, kamar tamu. Pekerjaan Guest Relations Officer yaitu mengantarkan
tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama
tinggal di hotel. Selain itu ia bertugas mengatur dan mengoordinasi para guest
relations officer, menyelesaikan masalah-masalah tamu, keluhan dan
membantu yang perlu informasi, tiket, tur, dan acara lainnya.
 Tugas pokok Guest Relations Officer:
1. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat
2. Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung
3. Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai
eksekutif dan VIP pada saat kedatangan
4. Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu
yang menginap untuk jangka waktu yang lama(long staying guest)
5. Membuat kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu
6. Menyambut tamu VIP di lobby
7. Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati
tamu sambil membawakan kunci kamar.
F. Deskripsi pekerjaan telepon Operator
Ringkasan pekerjaan telepon Operator yaitu Melaksanakan pengelolaan
pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis
yang telah ditetapkan oleh manajemen. Atasan langsung telepon Operator
ialah Front Office Supervisor.
Tugas Pokok telepon Operator:
1. Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external
mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju.
2. Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari
departemen
3. Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier
4. Menangani pelayanan ”Incoming dan Outgoing”faxcimille dan
langsung membuat bill tersebut
5. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen
lain
6. Mencocokan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada
setiap akhir shift
7. Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya
(incognito)
 8. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen
lain.
G. Chief information
Selain bertanggung jawab atas information clerk, ia bertugas memberikan
penerangan kepada para tamu serta melengkapi brosur dan buku informasi.
H. F.O Casier
F.O Cashier bertanggung jawab atas manager kantor depan. Ia bertanggung
jawab atas kelancaran operasional dan kelancaran dan administrasi
keuangandi kasir kantor depan. Ia bertanggung jawab atas semua laporan-
laporan keuangan di kantor depan
I. Chief reservation
Bertanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas
kelancaran operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar. Kepala
pemesanan kamar melaporkan secara teratur laporan harian, mingguan,
bulanan, dan tahunan. Selain sebagai pelaksana (reservation clerk), ia bekerja
sama dengan bagian lain.
J. Night manager
Menangani seluruh masalah operasional di front office pada malam hari
 2. FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT

F & B Director

Ass F & B
Chef de Cuisine Manager

Sauce Chef

Restaurant & Banquet Chief

Ass Chef de Manager Steward
Bar Manager
Partie

Head Steward
Head Waiter
Waiter Supervisor
Bakery COOK

Captain Waiter Dish/Pot

Captain Waiter
Washer

Waiter/Waitress

Room Service
Waiter/Waitress
Order Taker

A. Food & Beverage Director

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan

pelaksanaan serta menilai keberhasilan
2. Melakukan analisa tentang pesaing
3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding
4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional
5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung
6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan
7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen
8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di
lingkungan food & beverage department jika diperlukan
B. Assistant Food & Beverage Manager
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan

stewarding
2. Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya
3. Mengawasi jadual operasional bawahannya
4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan
stewarding
5. Memonitor pelaksanaan store room requisition
6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan
7. Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja
dengan food & beverage department
8. Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara
event/function 
9. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan
melaporkan kepada atasan
10. Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu
11. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan
12. Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan .
C. Restaurant & Bar Manager
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service

2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan
function/event
3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu
5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales
6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan
7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan
melaporkan kepada atasan
8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam
kegiatan operasional
9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi
10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP
11. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat
12. Menyelenggarakan briefing harian.
D. Head Waiter
Uraian tugas dan tangungjawabnya:

1. Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock

2. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari “mise en place”
3. Meneliti ketepatan daily sales report
4. Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran
5. Menangani keluhan tamu
6. Mengatur pembagian “station”
7. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi
8. Mendampingi sous chef dalam penataan buffet
9. Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person)
10. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up
11. Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik
12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”
13. Menjalin hubungan baik dengan tamu
14. Membuat jadual kerja bawahan
15. Mengawasi disiplin bawahan
16. Menangani permasalahan tamu
17. Melakukan penilaian kerja bawahan
18. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat .
E. Assistant (Head Waiter Captain)
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Membantu head waiter melaksanakan tugasnya

2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place
3. Membuat daily sales report
4. Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock
5. Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan
penjualan dan penyajian makanan dan minuman
6. Membuat repair dan maintanance order
7. Menangani langsung pelayanan tamu VIP
8. Mengatasi keluhan tamu
9. Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan
10. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
11. Menjalin hubungan baik dengan tamu
12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat
F. Waiter/ Waitress
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan

2. Melaksanakan persiapan set up-mise en place
3. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu
4. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen
5. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu
6. Melaksanakan clear up dari meja tamu
7. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies
8. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke
laundry/stewarding
9. Melakukan penyiapan table set up dan clear up
10. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-
tugasnya
11. Melakukan pembersihan area kerja
12. Menjalin hubungan dengan tamu
13. Menghadiri briefing harian
G. Chief Bartender
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1. Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock

2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place
3. Membuat daily sales report
4. Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian,
penjualan dan pelayanan 385
5. Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama
dengan F&B cost control
6. Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan
7. Mengatasi keluhan tamu
8. Mengatur pembagian “station” serta mengawasi pelaksanannya
9. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi
10. Menangani langsung pelayanan tamu VIP
11. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”
13. Membuat repair dan maintanace order
14. Mengawasi disiplin bawahan
15. Menangani permasalahan tamu
16. Melakukan penilaian kerja bawahan
17. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat
H. Room Service Order Taker
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:
 1. Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan
kepada room service captain
2. Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu
3. Memelihara suasana kerja yang sehat
4. Menghadiri briefing head waiter

3. HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Housekeeper

Ass Housekeeper

Housekeeping Floor Public Area Linen Laundry

Secretary Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor

Room Public Area Linen Valet/Laundry

Order Taker
Attendent Attendent Attendent Attendent

Tugas dan Tanggung jawab

A. Executive Housekeeper
Executive Housekeeper merupakan pimpinan tertinggi di Housekeeping
Department. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1. Merencanakan program kerja di housekeeping department

2. Berkoordinasi dengan Front Office Department untuk mendapatkan

Expected Arrival List, Expected Departure List, Guest in House List, VIP
in House List pada hari tersebut.
 3. Mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kerja bawahannya

4. Mengadakan pelatihan dan memberikan petunjuk kerja yang baik dan

benar kepada staff housekeeping

5. Bertanggung jawab atas pembelian barang dan obat pembersih, lena, guest
amenities dan lain lain

6. Membuat jadwal kerja staff housekeeping dept

B. Assistant Executive Housekeeper

Assistant Executive Housekeeper, sesuai namanya merupakan asistant dari
executive housekeeper yang bertugas dan bertanggung jawab menggantikan
Executive Housekeeper jika sedang berhalangan atau libur. Adapun tugas dan
tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1. Membantu pekerjaan Executive Housekeeper dalam membuat program

kerja, petunjuk pelaksanaaan tugas sehari-hari

2. Mengontrol dan mengawasi kinerja bawahan

3. Mengontrol status kamar Check in, Check Out, Room change dan OOO

4. Mengontrol pemakaian bahan dan alat pembersih

5. Mengajukan permintaan pembelian bahan dan alat pembersih jika sudah

habis

6. Memimpin dan membuat jadwal kerja Supervisior

C. Housekeeping Secretary
Housekeeping secretary merupakan section yang bertugas di dalam
housekeeping office. Tugasnya adalah menerima informasi dari telepon dan
juga merupakan pusat administrasi di Housekeeping Department

D. Order Taker
 Order taker merupakan staff yang bekerja di housekeeping secretary section,
dimana memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menerima telepon dari department lain termasuk dari kamar tamu dan
menindak lanjutinya

2. Menyampaikan perimtaan dari tamu kepada room boy dan petugas lainnya
yang terkait untuk menindak lanjutinya

3. Mnerima dan mencatat guest complain yang disampaikan lewat telepon

oleh tamu

4. Membuat get pass atau surat ijin untuk membawa barang keluar hotel

5. Membuat Lost and Demage Report kepada accounting atau purchasing

department

E. Floor Supervisior
Floor supervisior adalah team leader yang mengawasi dan mengontrol kinerja
dari room attendant selama melaksanakan tugas. Adapun rincian tugas dan
tanggung jawab floor supervisior adalah:

1. Mengadakan briefing dengan para room attendant sebelum mengawali shift

dan membahas mengenai hal-hal yang menyangkut kamar tamu seperti
VIP, request dan lainnya

2. Membagikan master key dan peralatan ke masing-masing room attendant

3. Melaporkan kehilangan atau kerusakan di dalam kamar tamu agar dapat

diperbaiki oleh engineering

4. Menerima kembali master key setelah shift berakhir dari room attendant

5. Mengecek kembali hasil kerja room attendant dan memastikan semua

sudah sesuai SOP

6. Memperbarui status kamar dari Dirty menjadi Clean

F. Room Attendant
Room attendant adalah staff yang bertugas dalam menjaga kebersihan,
kerapian, kelengkapan, keindahan dan kenyamanan dari kamar tamu. Adapun
tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut.

1. Memeriksa dan menulis status kamar saat memulai shift pada work plan

2. Menyiapkan trolley beserta kelengkapannya, meliputi linen, guest supplies,

guest amenities, dan cleaing material

3. Melaksanakn pembersihan kamar tamu, mulai dari tempat tidur, kamar

mandi dan balcony

4. Membuat laporan mengenai kamar yang sudah dibersihkan pada work plan

5. Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada supervisior

6. Merapikan dan mengatur trolley ketika sudah selesai digunakan

7. Menggudangkan cleaning equipment dan supplies dalam keadaan bersih

G. Public Area Attendant

Public area attendant bertugas dalam menjaga kebersihan, kerapian,
kelengkapan, keindahan dan kenyamanan area-area umum/Public Area di
hotel. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pembersihan di area-area umum sesuai dengan tugas yang

diberikan supervisior

2. Melakukan general cleaning pada area-area umum

3. Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada supervisior terkait area kerja

H. Linen/Uniform Supervisior
Linen/Uniform supervisior merupakan team leader yang bertugas dalam
mengawasi dan mengontrol kerja para staff linen attendant. Adapun tugas dan
tanggung jawabnya adalah sebagai berikut.
 1. Mengadakan briefing dengan linen attendant sebelum mengawali shift

2. Mengawasi kerja linen attendant selama mereka bertugas

3. Memberikan pelatihan bagi para linen attendant

4. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat yang digunakan di

linen section

5. Memberikan penilaian bagi para public area attendant

6. Mengawasi pembagian linen kepada room attendant

7. Membuat laporan mengenai linen yang spot/memiliki noda, robek dan

tidak dapat digunakan lagi

I. Linen Attendant
Linen attendant bertugas dalam penanganan linen-linen yang ada di hotel.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1. Menerima linen kotor dari berbagai section dan department yang ada di
hotel

2. Mencatat linen kotor yang diterima

3. Melakukan pencucian hingga penghilangan noda dari linen-linen tersebut.

4. Membagikan linen kepada section dan department yang ada di hotel

5. Mencatat linen hotel yang sudah rusak, bernoda dan tidak dapat digunakan

J. Laundry Supervisior
Laundry supervisior merupakan team leader di laundry section. Laundry disini
kadang bisa menjadi satu dengan linen atau dipisah. Pada hotel-hotel besar,
biasanya mereka menyediakan fasilitas pencucian pakaian bagi tamu. Adapun
tugas dan tanggung jawab dari laundry supervisior adalah sebagai berikut :

1. Mengawasi kerja laundry attendant selama mereka bertugas

2. Memberikan pelatihan mengenai SOP yang berlaku

 3. Membuat report mengenai pembelian bahan dan alat pembersih di Laundry
section

K. Laundry Attendant/Valet
Laundry attendant atau valey merupakan petugas laundry yang memiliki tugas
dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Menerima request pencucian pakaian dari tamu

2. Mengambil dan memberikan tanda bukti pencucian kepada tamu

3. Melakukan pencucian hingga penghilangan noda dari laundry tamu

tersebut.

4. Mengirimkan laundry yang sudah bersih ke kamar tamu

5. Memperhatikan dan memberikan pelayanan khusus kepada pakaian-

pakaian tamu tertentu
 4. ACCOUNTING DEPARTMENT

Finance & Accounting

Controller

Asst Financial
Controller

General Accounting Purchasing F&A

EDP Ledger Supervisor Manager Controle
Manager r

General Acct Income Cost Credit

Cashier Payable Auditor Contro Supervisor
Asst l
EDP
Manager Cashier Night F&B A/R
Superviso Auditor Controller Clerk
r
Outlet
Cashier Storeman Receiver Purcasing Buyer
clerk

A. Finance Manager
1. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh
General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur
2. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
3. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan
pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )
4. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
5. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager
B. Accounting Supervisor
 1. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm.
Manager
2. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
3. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
C. Night Audit
1. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
2. Membuat summary revenue pada malam hari
3. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada
keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief
Cashier
4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
D. Internal Audito
1. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir
2. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat
laporan keuangan
3. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
E. Cost Controller
1. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan
keuangan sebelum terjadi transaksi
2. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk
persetujuan Fin. Manager
3. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
4. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun
pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
5. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
6. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
F. Purchasing Supervis
1. Memriksa good request yang sudah disetujui  untuk dicarikan barang ke
supplier
 2. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna
pembuatan Purchase Order
3. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
G. Store Room Supervisor
1. Menjaga semua barang yang ada di gudang
2. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
3. Membuat summary bulanan (Inventory) barang untuk laporan kepada Fin.
Manager
4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
H. Chief Cashier
1. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport &
Recreation, Drugstore
2. Bekerja sama dengan Night Audit
3. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
4. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
I. Accountant
1. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
2. Memimpin pekerjaan bawahan : City Ledger, Account Receivable, Account
Payable, General Cashier, dan Book Keeper
3. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
4. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor
J. City Ledger
1. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
2. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan
atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
3. Membuat daftar piutang untuk Accountant
4. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
K. Account Receivable
1. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
 2. Membuat Summery Revenue
3. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan
kepada General Cashie
4. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
L. General Cashier
1. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk
pembayaran
2. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
3. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk
diserahkan kepada Book keeper
4. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
M. Account Payable
1. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian
2. Membuat summary bulanan pembelian
3. Memproses uang pengeluaran Hotel
4. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
5. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
5. HRD DEPARTMENT

HRD Manager

General Aaffair Recruitment Training & Compensation &

Supervisor Supervisor Devlopment Benefit Supervisor
supervisor

Non Material
Werwhouse
Staff
Playroll Staff Welfare Staff

A. HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan
lingkup pekerjaan yaitu:
1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya
Manusia, yaitu dalam
hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia,
termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan
dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara
dan menjaga citra perusahaan
Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager
adalah sebagai berikut:
 1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya
kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap
pengeluaran hasil kegiatan
2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan
evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang
dianggap perlu.
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang
berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan
pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi
absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

B. HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human
Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga
kerja.
2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana
permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan
turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes
psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview
awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses
rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate
masa berlakunya kontrak kerja.
7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
 8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan
anak, menikah, berhenti).
C. General Affair Supervis
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses
pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer,
meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain
(seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.)
dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan
seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian
diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk
dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh
fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas
fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa
fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas
vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota
pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas
pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
5. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada
seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan
kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
6. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan
keuangan atas aset dan beban biaya kantor.
D. Non Material Warehouse Staff
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
1. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat
Kebersihan, dsb.
 2. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan,
seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk
keperluan dalam maupun luar kantor.
E. Compensation and Benefit Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai
rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung
pencapaian target kinerja perusahaan.
2. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat
Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat
dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit
(salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran
gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
4. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas,
cuti,medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah
yang benar
5. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri
(reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan
tepat waktu dan lancar.
6. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer)
sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan
produktivitas pekerja
7. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran
pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan
dengan benar & tepat waktu.
F. Payroll Staff
Uraian tugas:
1. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-
laporannya.
 2. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment” ,tukar “Day Off” dan
tukar shift karyawan.
3. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan. Membantu HRD (Human
Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan
surat-surat.

G. Welfare Staff
1. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu,
bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
2. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
3. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
4. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.
H. Trainning Supervisor
1. Melakukan proses trainning new comer.
2. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun
sekali.
3. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
4. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
5. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
6. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan
untuk dikirimkan ke direksi.
6.ENGINEERING DEPARTMENT

Engineering
management

Aisistant

Administration Building Crafts

Functions system function
Carpenter
Secretarial Hvac
Painter
Purchasing Plumbing
Cabinet maker
Inventory Electricity
Upholsterer
Preventive Refrigeration
Groundskeeper
maintenance
Computer
Clerical system
Scheduling Elevators
Records

A. CHIEF ENGINEER 
1. Bertanggung jawab mengatur Engineering departemen
2. Bertanggung jawab terhadap peralatan meeting
yang digunakan yang berhubungan dengan teknik.
3. Bertanggung jawab terhadap penyaluran tenaga listrik yang cukup keselur
uh bagian hotel.
4. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan perbaikan bangunan ,furnit
ur ,perabot Hotel
ASSISTAN
 1. Bertugas memberikan bantuan dan pertimbangan teknis kepada CHIEF
ENGINEER terhadap masalah teknis yang dihadapi dilapangam, serta me
ngawasi pekerjaan pada bidang masing-masing dilapangan
B. ADMINISTRATION FUNCTIONS
1. SECRETARIAL
Mengorder barang, mengatur schedule,
mengorder barang seperti spareparts dl
2. PURCHASING
Bagian pembayaran disaat barang pesanan dating
3. INVENTORY
Bagian yang mencatat tentang penyimpanan barang-barang elektronik
4. PREVENTIVE MAINTENANCE
Bagian yang mengatur jumlah uang yang keluar di bagian pemesanan agar 
tidak mengeluarkan banyak biaya
5. CLERICAL
Juru tulis yang mencatat semua pengeluaran dan pemasukan biaya dan bar
ang barang yang dipesa
6. SCHEDULING
Bagian yang mengatur jadwal kerja para karyawan, jadwal penerimaan bar
ang dll
7. RECORDS
Bagian yang mencatat seluruh kegiatan atau hasil akhir pekerja dan menda
ta sesuatu yang selesai diperbaiki.
C. BUILDING SYSTEM FUNCTION
1. HVAC
Heating,ventilation, dan airconditioning" bertugas menentukan suhu dan k
elembaban udara dalam sebuah gedung dan juga menyediakan kontrol asa
p, menjaga tekanan antar ruang, dan menyediakan udara segar bagi tamu
2. PLUMBING
 Bagian yang bertugas memperbaiki toilet, atau bagian-bagian yang rusak 
seperti keran air macet, bocor, wc tersumbat, air panas tidak keluar, dll.
3. ELECTRICITY
bagian yang bertugas memperbaiki bagian elektronik atau listrik seperti tv
yang rusak, hairdryer yang rusak , kabel terputus , mengganti lampu, dll
4. REFRIGERATION
bagian yang bertugas memperbaiki kulkas atau lemari es
5. COMPUTER SYSTEM
Bagian yang bertugas untuk memperbaiki komputer yang rusak atau error
6. ELEVATORS
Bagian yang bertugas memperbaiki elevator atau lift yang macet dan rusak
D. CRAFTS
1. CARPENTER
Tukang kayu,
yang bertugas untuk memperbaiki atau mengecek keadaan barang atau ses
uatu yang ada di hotel
yang berhubungan dengan kayu. Atau bisa juga seorang pengrajin kayu ya
ng membuat barang dari kayu untuk keperluan hotel.
2. PAINTER
Bagian yang bertugas untuk mengecat ruangan, kamar, atap yang catnya te
lah pudar
3. CABINET MAKER
Bagian yang bertugas untuk membuat lemari kaca
4. UPHOLSTERER
bagian yang bertugas membuat perabot rumah dan mebel contohnya kursi 
, meja makan , dll
5. GROUNDSKEEPER
Bagian yang menjaga kebun dan tanaman yang ada di hotel
agar tetap indah
7.MARKETING DEPARTMENT

Sales Manager

Public relaction

Banquet sales Sales ecexutive Sales ecexutive Graphic design

Section yang ada di Sales & Marketing Department dan tugas masing - masing
A. Senior Sales Manager
1. Bertanggung jawab atas Travel Agent, Corporate, Government
2. Menyetujui harga bottom yang ditawarkan oleh tamu
3. Menyetujui segala kegiatan yang akan di laksanakan oleh Public Relation maupun
Sales
4. Memimpin seluruh Sumber Daya Manusia Sales & Marketing
5. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

B. Sales Executive
1. Masing – masing SE mempunyai tugas masing seperti bertanggung jawab atas
Corporate, maupun Government
2. Bertanggung jawab atas event yang sedang berlangsung
3. Melakukan Follow Up event
4. Mengawasi jalannya persiapan yang dilakukan oleh masing – masing
department sebelum event berlangsung
5. Mengawasi jalannya event
6. Memastikan event berjalan dengan lancer dan memuaskan
C. Sales Admin
1. Menyiapkan Report – report BEO, GRM, Amandement , Breakdown
2. Merekap semua laporan event
3. Menyiapkan berkas – berkas yang diperlukan guna pembayaran
4. Bertanggung jawab atas laporan yang dilakukan tim penjualan dan pemasaran
5. Bertanggung jawab terhadap laporan mingguan dan bulanan sales & marketing
department yang dikirimkan kepada General Manager
6. Bertanggung jawab atas materi yang disiapkan untuk sales meeting
D. Public Relation
1. Bertanggung jawab atas melakukan kerjasama denagn media guna menjalin
kerjasama
2. Bertanggung jawab menjalin hubungan baik dengan media
3. Melakukan kerjasama dengan media baik cetak maupun elektronik
4. Bertanggung jawab atas perencanaan strategi pemasaran
5. Melakukan petencanaan event yang akan diadakan oleh Hotel dengan
kepentingan promosi
E. Art Design
1. Bertanggung jawab atas design untuk dekorasi bagian hotel saat event seperti
hari raya Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Tahun Baru, dll
2. Bertanggung jawab atas design backdrop grup yang akan melaksanakan event
 

3. Menyiapkan backdrop
4. Bertanggung jawab untuk design promo di setiap department
5. Bertanggung jawab atas percetakan. Mulai dari mengirim design ke percetakan
hingga pengambilan.
8. SECURITY DEPARTMENT

Rescom area
manager

Deputy
manager
security

Supervisor Supervisor Supervisor Chief/korlap

Supervisor
adm.sec

Danru Danru Danru Danru

Anggota Anggota Anggota Anggota