sistem merupakan satu kesatuan yang terdiri dari berbagai elemen yang saling berhubungan

dan mempengaruhi yang dipersiapakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Elemen ini
dapat berupa manusia, data, mesin dan hal- hal lain yang berkaitan. Salah satu elemen dalam
sistem dapat berupa data. Data sendiri merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian dan kesatuan yang nyata yang terjadi di waktu tertentu yang dipilih dan
dikumpulkan menjadi sebuah database yang kemudia siap untuk dijadikan informasi.
Informasi sendiri merupakan kumpulan data yang telah dipilih, dikumpulkan dan memiliki
nilai. Informasi dikatakan berkualitas bila memenuhi unsur unsur berikut, seperti:
1. ketepatan mencakup kelengkapan, kebenaran dan keamanan.
2. tepat waktu, artinya informasi tersedia tepat pada saat dibutuhkan untuk membuat
keputusan. Hal ini mencakup ekonomis, efisien dan reliable.
3. Kelengkapan: hal ini sangat penting karena bila suatu informasi tidak mengandung
kelengkapan hal tersebut akan mempengaruhi pengambilan keputusan yang beresiko
ketidakpastian.
4. Relevansi: informasi yang diperlukan harus relevan dengan permaslaahan, misi dan
tujuan organisasi. Hal ini juga berkaitan dengan penyedian dan penyampaian bentuk
atau format informasi.
5. Aksesbilitas: berkaitan dengan kemudahan dalam memperoleh informasi
6. Fleksibelitas: berkaitan dengan adaptasi informasi yang dihasilakan terhadap
kebutuhan berbagai keputuasan yang diambil.
Sistem informasi dalam hal dukungan terhadap level manajemen dibedakan menjadi beberapa
jenis seperti TPS (Transaction Processing System), MIS (Management Information System),
DSS (Decision Support System), EIS (Executive Information System), OAS (Office
Automation System), GSS (Group Support System), dan ISS (Intelligent Support System).
MIS (Management Information System) atau Sistem Informasi Managemen berfungsi dalam
mengkonversi data yang berasal dari TPS untuk menjadi informasi yang berguna untuk
mengelola prganisasi dan memantau kinerja. SIM (Sistem Informasi Manajemen) dapat
diartikan sebagai kumpulan komponen yang saling berkaitan dan berfungsi untuk
pengumpulan, penyimpanan dan pemrosesan data sehingga tercipa informasi yang berguna
untuk keperluan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam suatu
organisasi.
Dalam kesehatan dikenal sebagai Sistem Informasi Manajemen Kesehatan, sistem ini
merupaka sub sistem dalam sistem administrasi kesehatan yang merupakan kesatuan kegiatan
yang mencakup seluruh jajaran upaya kesehatan jenjang administrasi yang mampu
memberikan informasi kepada pengelola seperti manajer rumah sakit dan masyarakat sebagai
pengguna pelayanan kesehatan. Dalam hal ini sistem informasi manajemen berperan dalam
sistem pendukung keputusan pelayanan kesehatan yang berfokus pada penyediaan laporan
dan informasi yang dibutuhkan manajer khususnya dalam pengelolaan yang biasanya
tertuang dalam sistem informasi rumah sakit.
Dalam peraturan yang tertuang pada Permenkes RI no.749a/Menkes/Per/X1I/ 1989 dan
direvisi Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/lII/ 2008, rumah sakit wajib menyelenggarakan
rekan medis dengan tertib dan benar. Penggunaan rekam medis sangat penting dalam
berjalannya suatu sistem kesehatan, hal ini berkaitan dengan penyediaan data terkait masalah
diagnosit dan terapeutik, maka dari itu dibutuhkan kualitas infromasi yang baik sesuai dengan
unsur unsur yang telah disebutkan.
Rekan medis sendiri merupakan keterangan tertulis atau tidak tertulis yang berisi terlait
identitas, anamnesis, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis dan segala pelayanan serta
tindakan medis terhadap pasien rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Rekam medis
dihasilakan berdasarkan informasi yang diperoleh dari hubungan pasien dan dokter yang
bertemu dan berkomunikasi berdasarkan hak dan wewenang dari masing masing subjek.
Fungsi dari Rekam medis sendiri adalah: administrasi, legal, finansial, penemuan, edukasi,
dan dokumentasi yang dapat digunakan sebgaai alat bukti yang sah
Kemajuan perkembangan ilmu teknologi mendorong penggunaan Rekan Medis
berbasis elektronik. EMR atau electronic medical record mendorong efisiensi data,
aksesibilitasi data , pengirangan waktu untuk pencatatan data dan legabilitas .
Pada dasarnya Rekam medik berbasis elektronik harus memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Kemmapuan mengidentifikasi seluruh informasi pasien yang dibentuk dan dikelola
sarana pelayanan kesehatan
2. Kemampuan menyiapkan seluruh informasi pasien oleh seluruh pemberi pelayanan
kesehatan
3. Ketersediaan keamanan yang melindungi kerahasiaaan dan integritas setiap informasi
pasien
4. Ketersediaan stasiun kerja yang dapat didayagunakan oleh setiap pemberi pelayanan
Pada penggunaannya rekam medis perlu memenuhi beberapa peraturan seprti:
1. Berkaitan denga Penyimpanan
Penyimpanan: rekam medik sendiri disimpan sekurang kurangnya dalam jangka
waktu 5 tahun terhitung tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan (Permenkes
No. 269/Menkes/Per/111/2008: Tentang Rekam Medis)
Persetuajan medik disimpan dalam jangka 10 tahun terhitung tanggal dibuat
2. Kerahasiaan: infromasi terkait pasien dapat digunakan untuk kepentingan pasien,
memenuhi permintaan apartur penegakan hukum, permintaan dari institusi atau
lembaga, keperluan untuk kepentingan penelitian atau pedidikan
3. Retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis: kegiatan memisahkan dokumen
rekam medis yang masih aktif dan non aktif.
Pada dasarnya, penyediaan kualitas informasi rekam medis yang baik sangat diperlukan
untuk mendukung proses penyediaan pelayanan kesehatan yang memenuhi kebutuha setiap
pasien, selain itu pengelolaan yang baik akan mendukung terciptanya sistem informasi
kesehatan yang optimal.