Proposal Proyek

Sistem Informasi E – Procurement (Pengadaan)

1. Pendahuluan
a. Latar Belakang
PT. Vista Nusa Kencana, atau yang lebih dikenal dengan sebutan inul vista,
merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang memposisikan sebagai jasa
karoke keluarga yang ditargetkan untuk memenuhi selera masyarakat dalam
bernyanyi, hang out, maupun berpesta pada tempat dan suasana yang colourful, fun,
nyaman, dan sopan. Didirikan sejak tahun 2011, PT. Vista Nusa Kencana sebagai
Cabang Pangkalpinang memiliki satu anak cabang kini menjadi salah satu perusahaan
karaoke yang terkenal di kalangan masyarakat.
Proses pengadaan PT. Vista Nusa Kencana dikelola oleh Bagian Purchasing.
Masalah timbul dari proses permohonan barang yang masih manual sehingga dalam
penanganan pengadaan barangnya memakan waktu yang lama, sehingga penyediaan
barang ke storekeeper sering terhambat, disamping itu juga proses pengadaan
barangnya kurang efisien dan memerlukan biaya cukup besar, seperti penggunaan
media telepon, fax, dan pemakaian kertas untuk pencetakkan form permohonan dan
surat pengantar barang.
Berdasarkan masalah diatas, maka untuk meningkatkan keefektifan kinerja
Bagian Purchasing, memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat
ini yaitu e-procurement. Dengan bantuan sistem informasi pengadaan barang yang
berbasis web diharapkan proses pengadaan di PT. Vista Nusa Kencana kantor cabang
pangkalpinang menjadi lebih efektif dan efisien.
b. Batasan Masalah
1) Sistem ini dapat diakses oleh seluruh karyawan PT. Vista Nusa Kencana
dengan menggunakan jaringan internet.
2) Pengguna sistem ini dibatasi yaitu hanya terdiri dari Pimpinan, Bagian
Purchasing, dan Storekeeper.
3) Sistem ini difokuskan untuk pengadaan barang saja.
4) Sistem ini dapat diakses kapan saja online realtime.

c. Tujuan Proyek
Tujuan proyek ini antara lain:
1) Untuk memudahkan Bagian Purchasing melakukan proses pencatatan
transaksi pengadaan lebih maksimal, cepat, dan akurat.
2) Untuk memudahkan Bagian Purchasing memberikan rincian data dan
informasi mengenai data barang.
3) Melancarkan arus pertukaran informasi antara user dengan Bagian
Purchasing secara online.
4) menciptakan integrasi data dan informasi yang akurat sehinga proses
menjadi lebih efektif dan efisien.
5) Memudahkan Bagian Purchasing dalam pembuatan laporan setiap
bulannya.
 Project Charter

Nama Proyek : Perancangan Sistem Informasi E-

Procurement (Pengadaan) Berbasis Web

Tanggal Mulai : 01 April 2014

Tanggal Selesai : 30 Juni 2014

Manajer Proyek : Dwi Buntari

Nomor Kontak : 081995566791, dwi_t4r190@yahoo.com

Tujuan Proyek : Membangun sebuah jaringan web dengan

perangkat lunak jaringan yang murah dan
mudah dikelola dan akan dipasang
perangkat lunak aplikasi yang dibuat
sesuai kebutuhan dengan harapan mampu
mendukung operasional usaha serta
pengawasan dengan baik. Tidak tertinggal
demi keamanan data.

Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan

dengan estimasi total biaya pembuatan
sistem kurang lebih sebesar Rp.
64.580.000.
Pendekatan : 1) Melakukan survey lokasi/bangunan untuk
menentukan kebutuhan instalasi fisik
jaringan.
2) Mengamati ketersediaan perangkat lunak
baik sistem operasi, jaringan dan aplikasi
tambahan serta database dan bahasa
pemrograman yang akan digunakan dalam
pengembangan sistem.
3) Melakukan penjajakan mengenai tingkat
harga perangkat keras dan perangkat lunak
yang akan dibutuhkan ke berbagai fendor
yang tersedia.

Peranan dan Tanggung Jawab

Posisi Nama Telepon E-mail

Project Manager Dwi Buntari 081995566791 dwi_t4r190@yahoo.com

(Manajer Proyek)

Analis Sistem Ira Putri 081317181971 Iraps10@gmail.com

(System Analyst) Sepyani

Design Sistem Bandi 081995678910 Ridho03@gmail.com

Programmer Danu 081918991881 achmaddanu@ymail.com

Gustiansyah

Trainer Andini 085273731989 Andini12@yahoo.co.id

 Business Case

1) Introducation/ Backgraound
Dengan adanya Sistem E-Procurement ini, diharapkan:
a. Dapat memudahkan Bagian Purchasing melakukan proses pencatatan transaksi
pengadaan lebih maksimal, tepat, dan akurat.
b. Dengan adanya Sistem E-Procurement ini, diharapkan dapat melancarkan arus
pertukaran informasi antara user dengan Bagian Purchasing secara online.

c. Dengan adanya Sistem E-Procurement ini, diharapkan dapat memudahkan

Bagian Purchasing dalam pembuatan laporan setiap bulannya.

2) Business Objective
Selama ini kebanyakan perusahaan kurang memiliki manajemen yang kurang
baik dalam mengolah data. Dengan adanya Aplikasi Sistem Informasi e-Procurement
ini diharapkan perusahaan bisa bekerja lebih efektif dengan peningkatan manajemen.
Selain itu kegiatan pengolahan datanya lama dan manual bisa dilakukan secara lebih
cepat dan praktis otomatis oleh komputer dan dengan penggunaan teknologi informasi
ini diharapkan dapat lebih meningkatkan efektifitas kerja pegawai terutama bagian
pengadaan dalam mengolah data barang.

3) Current Situation and Problem/Opportunity Statement

Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa kebanyakan memiliki manajemen
yang kurang baik. Terkadang mereka masih menggunakan sistem pencatatan manual
sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak masalah seperti di atas yang menjadikan
banyak kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi. Sehingga diharapkan
perusahaan yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang
terkomputerisasi.
4) Preliminary Project Requirements
 Sistem ini bertujuan sebagai salah satu bentuk media pendukung dalam kegiatan
pengadaan barang di dalam wilayah kerja Kanca Pangkalpinang. Adapun spesifikasi
fungsionalitas E-Procurement adalah sbb:

Application Platform: Online Web Application

Target User: Bag. Purchasing, Storekeeper
Spesifikasi Fungsionalitas Bag. Purchasing
User: - Login
- Entry Data Supplier
- Entry Data Barang
- Entry Data Supir
- Entry Data Kendaraan
- Cetak Purchase Order
- Cetak Surat Pengantar
- Entry Nota
- Cetak Laporan
Storekeeper
- Login
- Cetak Store Requisition

5) Budget Estimate and Schedule Estimate

Estimasi biaya proyek sebesar Rp. 64.580.000, kisaran tersebut didasarkan pada
waktu yang diluangkan anggota tim proyek untuk mengerjakan proyek 90 hari kerja
selama 3 bulan dengan bayaran tim proyek keseluruhan sebesar Rp. 48.500.000.
Untuk biaya pembelian ATK sebesar Rp. 1.280.000 dan biaya pengadaan
Software dan Hardware sebesar Rp. 11.150.000. Selain itu juga diperlukan biaya
perawatan software dan hardware (1 paket) # Rp. 9.800.000, biaya transportasi, biaya
lain-lain (1 paket) termasuk biaya meeting/rapat, pelaporan dan dokumentasi # Rp.
6.000.000 jadi keseluruhan total keseluruhannya sebesar Rp. 64.580.000.
6) Potential Risks (Resiko yang mengancam)
Tidak ada resiko yang mengancam, karena system ini hanya sebagai penunjang
agar mempermudah pekerjaan Bagian Purchasing. Namun Pembangunan system ini
diusahakan harus berhasil, mengingat dana yang dikeluarkan tidak sedikit. Disamping
itu waktu yang tersedia cukup banyak sehingga banyak persiapan yang dapat
dilakukan untuk mengurangi tingkat kegagalan. Hal ini bukan berarti dianggap remeh,
karena membutuhkan perhatian yang serius bagi manajer disamping harus
mempersiapkan hal-hal lain karena demi keberhasilan system tersebut. Dengan
perencanaan yang baik diharapkan Sistem Informasi yang dibutuhkan bisa
diselesaikan tepat pada waktunya.
 LAMPIRAN A

DOKUMEN KELUARAN SISTEM BERJALAN

 Gambar A-1
Surat Pengantar
 Gambar A-2
Purchase Order
 LAMPIRAN B

DOKUMEN MASUKAN SISTEM BERJALAN

 Gambar B-1
Store Requisition
Gambar B-2
Nota
 LAMPIRAN C

DOKUMEN KELUARAN SISTEM USULAN

 Surat Pengantar

Kode SP X-5-X

Tanggal X-10-X

No Kode SQ Tanggal SQ Jumlah Antar

99 X-5-X X-10-X X-3-X

Nama Supir X-30-X

Nomor Kendaraan X-10-X

Tanda Terima Bagian Purchasing

Storekeeper ____________

Gambar C-1
Surat Pengantar
Purchase Order

Kode PO X-5-X Kepada : X-30-X

Tanggal PO X-10-X Alamat :

X-50-X

Rincian Barang
No Kode Barang Nama Barang Jumlah Pesan Harga Subtotal
99 X-5-X X-30-X 999 99999999 9999999999

Total Harga
Bagian Purchasing 9999999999

____________

Gambar C-2
Purchase Order
 LAPORAN PENGADAAN BARANG

PERIODE

DD/MM/YYYY S/D DD/MM/YYYY

No Kode PO Tgl PO No Nota Tgl Nota Kode Supplier Nama Barang Jumlah Harga
X-5-X X-10-X X-10-X X-10-X X-5-X X-30-X 999 99999999

TOTAL : 999999999
GRAND TOTAL : 999999999

Purchasing Pangkalpinang, dd/mm/yyyy

Pimpinan

________________
________________

Gambar C-3
Laporan Pengadaan Barang
 LAMPIRAN D

DOKUMEN MASUKAN SISTEM USULAN

E-Procurement Web Based System
Inul Vizta Bangka Trade Center

Dashboard Master Data Transaksi Laporan Logout

Barang Tambah Data

Supplier

Supir

Kendaraan Options
No Kode Supplier Nama Supplier Alamat Telp

Edit Hapus
99 X-5-X X-30-X X-50-X X-14-X

Gambar D-1
Data Supplier
E-Procurement Web Based System
Inul Vizta Bangka Trade Center

Dashboard Master Data Transaksi Laporan Logout

Barang Tambah Data

Supplier

Supir

Kendaraan Options
No Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Stok

Edit Hapus
99 X-5-X X-30-X X-10-X X-8-X X-3-X

Gambar D-2
Data Barang
E-Procurement Web Based System
Inul Vizta Bangka Trade Center

Dashboard Master Data Transaksi Laporan Logout

Barang Tambah Data

Supplier

Supir

Kendaraan No No Kendaraan Jenis Kendaraan Options

99 X-10-X X-20-X Edit Hapus

Gambar D-3
Data Kendaraan
E-Procurement Web Based System
Inul Vizta Bangka Trade Center

Dashboard Master Data Transaksi Laporan Logout

Barang Tambah Data

Supplier

Supir

Kendaraan Options
No Kode Supir Nama Supir Alamat Telp

Edit Hapus
99 X-5-X X-30-X X-50-X X-14-X

Gambar D-4
Data Supir
Report Store Requisition

Kode SQ : X-5-X

Tanggal SQ : X-10-X

No Kode Barang Nama Barang Jumlah

99 X-5-X X-30-X 999

Total : 999

Storekeeper

_______________

Gambar D-5
Store Requisition
 NOTA
No Nota X-10-X

Tanggal X-10-X

No Kode PO Tgl PO Kode Supplier

99 X-5-X X-10-X X-5-X

Gambar D-6
Nota
 LAMPIRAN E

KARTU BIMBINGAN
Gambar E-1