BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk  pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian
tunai dan pembelian kredit. Sistem akuntansi pembelian ini diterpkan dalam perusahaan
manufaktur. Dalam suatu perusahaan terdapat banyak kegiatan dan kegiatan tersebut
membutuhkan banyak informasi dan pihak-pihak yang terkait berperan penting didalamnya.

Dalam perusahaan besar khususnya perusahaan dagang dan industri pembelian merupakan

kegiatan yang rutin terjadi dalam satu periode, sehingga perusahaan harus membuat suatu sistem
untuk mengatur pembelian. Tetapi pembelian yang sering dilakukan oleh perusahaan yaitu secara
kredit.Pembelian merupakan sistem aplikasi siklus pengeluaran yang umum.Sistem aplikasi
pembelian mencakup prosedur-prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan
dan pengotorisasian. Model sistem aplikasi pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi
permintaan, pembelian, penerimaan, utang dagang dan buku besar.

Prosedur pemilihan pemasok yangmemadai merupakan faktor penting dalam keterpaduan

seluruh sistem aplikasi pembelian.Dalam perusahaan yang kecil, pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian terutama bersumber dari penerimaan kas dalam perusahaan yang
besar  pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dari register bukti kas keluar (voucher
register) atau jurnal pembelian dan dari distribusi pembelian dari pemasok.

B. TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN

Tujuan dari pembahasan dalam makalah ini di harapkan bisa membantu pembaca untuk mengetahui hal-hal tentang
SIA Pembelian  Dan untuk menambah wawasan serta pemahaman kita tentang sistem akuntansi pembelian.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. SISTEM AKUNTASI PEMBELIAN

Sistem akuntansi pembelian dapat digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang dagangan
yang dibeli perusahaan dalam suatu periode. Pembelian yang dilakukan perusahaan dagang yang
bertujuan untuk memenuhi tersedianya persediaan barang dagangan dalam gudang sampai barang
dagangan tersebut dijual kembali kepada konsumen. Maka digunakanlah sistem akuntansi pembeliaan
oleh perusahaan untuk pengadaan barang dagangan yang diperlukan oleh perusahaan.

Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua, yaitu: Pembelian lokal adalah pembelian
dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok dalam
negeri. Pembelian dapat dilakukan secara kredit maupun tunai. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi
pembelian terdapat beberapa hal yang harus diketahui antara lain: informasi yang diperlukan oleh
manajemen, fungsi yang terkait dalam pembelian, dokumen yang diperlukan dalam pembelian,
prosedur sistem akuntansi pembelian dan bagan alir dokumen (document flowchart) sistem akuntansi
pembelian, unsur-unsur pengendalian intern dalam pembelian. Berikut adalah penjelasan akan hal-hal
yang perlu diketahui dalamsistem akuntansi pembelian.

Dalam sistem akuntansi pembelian manajemen memerlukan informasi mengenai data-data yang
diperlukan guna mengambil keputusan yang tepatdalam menjalankan kegiatan pembelian. Adapun
beberapa informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah:

 Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). Yaitu untuk
mengetahui jumlah jenis persediaan barang dagangan yang harus dilakukan pemesanan
kembali, agar saat jenis persediaandibutuhkan, barang dagangan tersebut tersedia dalam
gudang.
 Order pembelian yang telah dikirim oleh pemasok. Untuk mengetahui jumlah order pembelian
dan pemasok mana yang dipilih dalam order pembelian.
 Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. Untuk mengetahui ketersediaan pemasok
dalam memenuhi order pembelian.
 Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. Untuk mengetahui total saldo utang dagang
perusahaan dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran utang dagang yang harus
dibayar perusahaan.
 Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. Untuk mengetahui rincian saldo utang dagang
dari masing-masing pemasok dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran kepada
pemasok tersebut.

2
  Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian. Berdasarkan dari data diatas
dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan transaksi pembelian manajemen memerlukan
beberapa informasi untuk memberikan keputusan akan terjadinya transaksi pembelian
tersebut. Dalam mengambil keputusan tersebut manajemen perlu mengetahui jenis barang
yang perlu dipesan kembali, order pembelian yang dikirim maupun yang telah dipenuhi
pemasok, saldo utang pada pemasok yang diakibatkan dari transaksi pembelian, penambahan
akan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian yang ditetapkan. Hal ini dilakukan
untuk menjaga kekayaan perusahaan, menjamin keandalan dan ketelitian atas data
pencatatan akuntansi.

Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Pembelian

Dalam sistem akuntansi pembelian terdapat beberapa fungsi yang terkait dan memiliki tanggung jawab
serta wewenangnya masing-masing. Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalah:

1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang
yang langsung dipakai (tidak disediakan persediaan digudang), permintaan pembelian diajukan
oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian juga membuat
perjanjian syarat pembelian dengan pemasok.
3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok berdasarkan order
pembelian dan faktur pembelian dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang
dari pemasok yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsimencatat utang dan fungsi pencataatn persediaan.
5. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam
register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas
keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai
buku pembantu utang, sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat pokok hartga peersediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait diatas memiliki
pemisahan tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam melakukan sistem akuntansi pembelian dan
tidak ada transaksi yang dilakukan sendiri oleh satu fungsi saja.

3
Dokumen yang Digunakan

Dokumen adalah bukti yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembeliaan adalah:

1. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisioleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsipembelian melakukan pembelian barang
dagangan dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan
pembelian, surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan,
1 lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
4. Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memnuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang berdasarkan catatan
transaksi pembelian, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pembayaran utang kepada
pemasok.

Semua dokumen dalam transaksi pembelian sangat dibutuhkan sebagai alat yang membantu
keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi serta sebagai bukti terjadinya transaksi
pembeliaan.

4
Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian

Dalam melakukan sistem akuntansi pembelian perlu dilakukan prosedur yang merupakan tahap-tahap
proses terjadinya transaksi pembelian. Beberapa prosedur yang membentuk sistem akuntansi
pembelian antara lain:

1. Prosedur Permintaan Pembeliaan Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam dokumen surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang
tidak disimpan digudang atau barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang
mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembeliandengan mengajukan surat
permintaan pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi
pembeliaan mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi pemasok
akan mengirim daftar penawaran harga barang yang dikehendaki.
3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat
utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam fungsi ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dankemudian
membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok
tersebut. Barang yang diterimadiserahkan ke bagian gudang untuk disimpan.
5. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan memberikan laporan
penerimaan barang ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi juga menerima faktur dari pemasook
untuk dicocokkan dengan laporan penerimaan barang. Setelah itu fungsi akuntansi akan
memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

5
B. SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN DALAM LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

Dalam sistem akuntansi pembelian, computer digunakan untuk mengolah buktikas keluar,
pembuatan cek, penyelenggaraan register bukti kas keluar, dan register cek.dalam baga alir dokumen
tersebut Grup Pengawas melakukan verifikasi dan membuat daftar ( log )control totals terhadap bukti
kas keluar yang diterima dari bagian utang.
Pengawas kemudian mengirimkan bukti kas keluar dilampiri dengan batch transfer form ke
konversi data. Olehkonversi data ini bukti kas keluar dimasukkan ke dalam computer yang
menghasilkan arsip pembelian. Arsip transaksi pembelian ini kemudian diserahkan ke operator
computer untukdiproses dengan menggunakan 4 kali run berikut ini :
 Run 1 meliputi kegiatan editing arsip transaksi pembelian mengenaireansonableness dan
kelengkapannya. Dari run 1 ini dihasilkan arsip transaksi pembelianyang valid dan suatu
printout mengenai data yang salah dan control totals.
 Run 2 meliputi pengolahan transaksi pembelian yang sahih untuk mengupdatearsip induk
utang dan arsip induk persediaan. Keluaran run ini adalah laporan kesalahan dancontrol
totals, register bukti kas keluar, arsip induk utang yang di-update dan arsip induk
persedian yang telah di-update.
 Run 3 meliputi, arsip induk utang dibaca dengan computer untuk mengidentifikasi bukti
kaskeluar yang telah jatuh tempo untuk dibayarkan dan menghasilkan pita bukti kas
keluar yangharus dibayar.
 Run 4 meliputi, pita bukti kas keluar yang harus dibayar diolah untuk menghasilkan
cek,register cek, dan untuk meng-update arsip induk utang

C. SISTEM RETUR PEMBELIAN

6
 Retur pembelian adalah pengembalian barang yang rusak atau tidak sesuai dengan keinginan
pembeli kepada penjual yang dilakukan oleh pembeli. Sedangkan retur penjualan adalah penerimaan
barang oleh penjual yang dikembalikan oleh pembeli karena barang tersebut rusak atau tidak sesuai
keinginan pembeli. Transaksi retur pembelian menyebabkan nominal utang pembeli berkurang karena
retur biasanya dilakukan saat transaksi pembelian dilakukan dengan mengangsur (cicilan). Pada
hakikatnya, retur pembelian dan penjualan akan memengaruhi cara menghitung laporan laba dan
rugi juga.

Pencatatan transaksinya adalah akun utang dagang yang dicatat pada posisi debet dan retur
pembelian dicatat pada kredit. Bagi pihak penjual, transaksi ini menyebabkan pengurangan tagihan
atau piutang pembeli dan dicatat pada jurnal adalah akun retur penjualan yang dicatat di debet dan
akun piutang dagang yang dicatat di kredit.

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah
dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercant um dalam
surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang, yaitu bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi
pembelian.
2. Fungsi Pembelian, bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.
3. Fungsi Pengiriman, bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok
sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas
keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo Debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi
kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang
dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet
dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:

7
1. Jurnal Retur Pembelian Atau Penjulan Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang
dagang.
2. Kartu Persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang
yang telah dibeli kepada pemasok
3. Kartu Utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

a. Prosedur Perintah Retur Pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi
pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.
b. Prosedur Pengiriman Barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
yang tercantum dalam memo debit.
c. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau
mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

8
D. PROSEDUR PENCATATAN UTANG
Ada dua prosedur pencatatan utang:
 Account payable procedure . adapun dokumen yang digunakan dalam account payable
procedur adalah:
1. Faktur dari pemasok
2. Kuwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan
pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk
pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:
a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap
kreditur.
b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian
c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang
dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang
diselenggarakan untuk setiap kreditur. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran
utang diposting kedalam kartu utang.

 Voucher payable procedures. Adapun dokumen yang digunakan dalam voucher payable
procedures adalah:
1. Bukti kas keluar: Formulir ini mempunyai tiga fungsi :
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas
sesuai yang trcantum didalamnya.
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya
(sebagai remittance advice).
c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)

9
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
1. One-Time Voucher Procedures. One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian
yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan
dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr
dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar
(voucher register).

2. Build-Up Voucher Procedures

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur
pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang
yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

10
 BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang

kebutuhan perusahaan. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah
prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok,
prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur
distribusi pembelian.Perusahaan seringkali menemukan jenjang wewenang dalam pemilihan
pemasoksehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
2. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung.
3. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut :
a. Surat permintaan pembelian.
b. Surat permintaan penawaran harga.
c. Surat order pembelian.
d. Laporan penerimaan barang.
e. Surat perubahan order.
f. Bukti kas keluar.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian :
1. Register bukti kas keluar( voucher register ).
2. Jurnal pembelian.
3. Kartu utang.
4. Kartu persediaan.

11