SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan
dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat
pada waktu yang tepat dengan harga yang tepat.

Gambar siklus pendapatan

Siklus pendapatan tidak jauh berbeda dengan penjualan, dalam hal ini pelanggan akan
melakukan permintaan terhadap sistem. Kemudian sistem akan merespons atas permintaan
pelanggan tersebut dan pelanggan melakukan pemesanan. Sistem akan merespons
memberitahu informasi barang yang tersedia. Setelah itu, pelanggan melakukan pembayaran
bisa dilakukan dengan 2 cara yaitu tunai atau faktur. Kemudian hasil dari penjualan tersebut
akan dicatat oleh sistem buku besar dalam pelaporan dan uang tersebut akan disetor ke bank
sebagai tempat penyimpanan. Lalu bank memberikan laporan tahunan atau bulanan
berdasarkan siklus pendapatan. Setelahnya, manajemen akan mengkaji dari siklus pendapatan
atau penjualan tersebut. Dari hasil penjualan tersebut bisa digunakan dalam siklus produksi
untuk memproduksi barang kembali.

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

Sistem ERP untuk mendukung siklus pendapatan

GAMBAR

Untuk mendukung siklus pendapatan, maka diperlukan sistem yang terintegrasi yaitu sistem
ERP. Dalam sistem ini tentunya pelanggan akan memesan, proses pemesanan tersebut akan
masuk ke sistem database. Setelah itu, sistem akan melaporkan jumlah persediaan barang yang
dipesan tersebut. Kemudian pelanggan akan membayar dengan 2 cara, yaitu tunai atau faktur.
Dalam pembayaran tentunya kita akan mengetahui rekening pelanggan, dan informasi tersebut
dimasukkan lagi ke dalam sistem database. Jika pembayaran pesanan sudah dikonfirmasi, maka
barang pesanan akan dikirim ke pelanggan. Pengiriman tersebut bisa dilakukan dengan 2 cara
yaitu shipping point atau destination. Setelah itu, pembayaran tersebut akan masuk ke dalam
laporan penerimaan kas, hasil dari pembayaran tersebut bisa diketahui melalui bank. Jika
pembayaran menggunakan faktur, maka akan masuk ke dalam proses penagihan dan piutang.
Dari faktur penjualan tersebut, pelanggan akan dihubungi untuk membayar tagihan sesuai
dengan perjanjian awal. Dalam sistem ini akan terintegrasi dengan permintaan dan laporan
status persediaan status barang dan rekening pelanggan. Lalu manajemen akan mengkaji
mengenai perusahaan tersebut dalam sistem ini.

PROSES

 Pelanggan dapat memesan langsung melalui internet.

 Tenaga penjualan menggunakan alat portabel laptop untuk memasukkan pesanan saat
memanggil pelanggan.
 Deprtemen penjualan memasukkan pelanggan pesanan diterima melalui telepon, faks,
atau surat.
 Sistem dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, memeriksa
ketersediaan inventaris, dan memberi tahu gudang dan departemen pengiriman
tentang penjualan yang disetujui.
 Gudang dan karyawan pengiriman memasukkan memperbarui informasi tentang status
inventaris secara real time.
 Setiap hari, bank mengirimkan file yang berisi data pengiriman uang, kasir digunakan
untuk memperbarui saldo akun kas perusahaan dan digunakan oleh petugas piutang
perbarui akun pelanggan.

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN

Terdapat beberapa rangkaian aktivitas atau suatu aktivitas dasar yang sering terjadi dan sering
dilakukan, sehingga kita sering menyebutnya sebagai suatu siklus pendapatan. Pada siklus
pendapatan ini singkatnya aktivitas yang dimulai dari entri pesanan penjualan contohnya yang
kita proses atau dibentuk sedemikian rupa. Setelah itu kita melakukan aktivitas pengiriman,
setelah barang pesanan sampai dan diterima oleh customer, kita lanjut ke aktivitas penagihan.
Dan yang terakhir adalah aktivitas pengumpulan uang tunai atau bisa disebut dengan
penerimaan kas karna kita menerima kas dari pembayaran yang dilakukan oleh customer atas
order tersebut. Selanjutnya kita akan membahas satu persatu mengenai proses dalam aktivitas
siklus pendapatan.
AKTIVITAS ENTRI PESANAN PENJUALAN

Proses :

1. Mengambil pesanan pelanggan

Dimana didalamnya terdapat beberapa proses seperti :

Pesanan penjualan (sales order) adalah dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan
yang mencantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan. Dalam siklus ini
pelanggan menggunakan Electonic data interchanged (EDI), yaitu penggunaan komunikasi
pengodean standar untuk mengirimkan dokumen bisnis secara elektronik dalam sebuah format
yang dapat secara otomatis diproses oleh sistem informasi penerima.

2. Persetujuan kredit

Dimana disini kita harus mengecek dan bahkan nanti memberikan keputusan mengenai
persetujuan atas kredit para customer tersebut. Pada kredit ini, kita bisa memberikan kredit
limit ke semua customer yang dimana saldo rekening kredit maksimum yang diizinkan bagi
setiap pelanggan, berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar.

3. Mengecek ketersediaan persediaan

Selain mengecek kredit pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah persediaan
cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui tanggal
pengiriman yang diharapkan.

Pemesanan kembali (back order) : sebuah dokumen yang mengotorisasi pembelian atau
produksi dari barang-barang yang dibuat ketika tidak ada persediaan yang mencukupi untuk
memenuhi pesanan pelanggan.

Kartu pengambilan (picking ticket) : sebuah dokumen yang mencantumkan barang dan
kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan
untuk mengeluarkan barang tersebut ke departemen pengiriman.

4. Merespon permintaan pelanggan

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat
lunak khusus disebut system manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship
Management System-CRM). Sistem manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship
Management System-CRM) adalah perangkat lunak yang mengatur informasi mengenai
pelanggan dengan cara memfasilitasi layanan yang efisien dan personel.
Terdapat beberapa ancaman dan pengendalian dalam aktivitas entri pesanan penjualan

Ancaman pertama, pesanan yg tidak lengkap atau tidak akurat dapat dikendalikan dengan :

1. Pengendalian edit entri data serta pembatasan akses ke data induk

Ancaman kedua, pesanan yang tidak valid dapat dikendalikan dengan :

1. Tanda tangan digital atau tanda tangan tertulis

Ancaman ketiga, kehabisan stok atau kelebihan persediaan dapat dikendalikan dengan :

1. Sistem pengendalian persediaan perpetual, pengkodean barang pelatihan, perhitungan fisik

persediaan secara periodik, serta prediksi penjualan dan laporan aktivitas

Ancama keempat, kehilangan pelanggan dapat dikendalikan dengan :

1. Sistem crm dan evaluasi yang tepat atas peringkat pelayanan pelanggan

AKTIVITAS PENGIRIMAN (SHIPPING)

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan
mengirimkan barang yang diminta.

Proses :

1. Mengambil dan mengepak pesanan

Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan pelanggan melibatkan pengangkatan

barang yang benar dari persediaan dan mengepakan untuk pengiriman.

Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses
pengambilan dan pengepakan.

2. Mengirimkan pesanan
 Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.

• Slip pengepakan (packing slip) adalah sebuah dokumen mencantumkan kuantitas dan
deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam pengiriman.

• Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan
tanggung jawab atas barang dalam transit. Salinan bill of lading dapat berfungsi sebagai
pengiriman tagihan.

Terdapat beberapa ancaman dan pengendalian dalam aktivitas pengiriman

Ancaman pertama, memilih barang yang salah atau kuantitas yang salah dapat dikendalikan
dengan :

1. Teknologi kode barang dan RFID, rekonsiliasi daftar pemilihan untuk detail pesanan
penjualan

Ancaman kedua, pencurian persediaan dapat dikendalikan dengan :

1. Pembatasan akses fisik ke persediaan, dokumentasi seluruh transfer persediaan, serta

perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi terhadap kuantitas tercatat

Ancaman ketiga, kesalahan pengiriman baik itu penundaan atau kegagalan untuk mengirim,
alamat yg salah, dan terjadinya duplikasi dapat dikendalikan dengan :

1. Rekonsiliasi dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan, daftar pemilihan pesanan

penjualan, daftar pemilihan, dan slip pengepakan, konfigurasi system ERP untuk mencegah
pengiriman duplikasi.

AKTIVITAS BILLING AND ACCOUNT RECEIVABLE

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan para pelanggan.

Proses :

Billing Customer
Penagihan harus akurat dan tepat waktu, informasi dari bagian pengiriman dan bagian order
penjualan harus jelas. Menggunakan Faktur penjualan (sales invoice), sebuah dokumen yang
memberitahukan kepada pelanggan mengenai jumlah dari penjualan dan kemana mengirimkan
pembayarannya.

Updating Account Receivable

Menggunakan infromasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan
berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

Terdapat beberapa ancaman dan pengendalian dalam akivitas penagihan dan piutang

Ancaman pertama, kegagalan menagih pelanggan dapat dikendalikan dengan :

1. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan

2. Prenumbering untuk semua dokumen pengiriman

3. Rekonsiliasi faktur secara periodik dengan picking ticket, packing slip, dan sales order

Ancaman kedua, kesalahan dalam penagihan dapat dikendalikan dengan :

1. Pengendalian edit entri data dan

2. Tersedia daftar bunga

Ancaman ketiga, kesalahan dalam memasukkan data ketika updating saldo piutang dapat
dikendalikan dengan :

1. Rekonsiliasi buku pembantu piutang dengan buku besar, laporan bulanan ke pelanggan

AKTIVITAS CASH COLLECTION

Proses :

Daftar pengiriman uang (remittance list)

Sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan
yang diterima dalam surat.
Peti uang (lockbox)

Sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnya.

Peti uang elektronik (electronic lockbox)

Pengaturan peti uang di mana bank secara elektronik mengirimkan informasi tentang nomor
rekening pelanggan dan jumlah yang disetorkan segera setelah menerima pembayaran.

Elektronik funds transfer (EFT)

Transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak perbankan secara online.

Financial electronic data interchange (FEDI)

Kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer
dana utnuk disertakan dalam satu paket elektronik.

Terdapat beberapa ancaman dan pengendalian dalam aktivitas penerimaan kas

Ancaman pertama, pencurian kas dapat dikendalikan dengan :

1. Pemisahan tugas

2. Meminimalisasi penanganan kas

3. Rekonsiliasi secara periodik rekening bank dengan catatan pihak yang tidak terlibat langsung
dalam pemrosesan penerimaan kas

4. Konfirmasi pengesahan

5. Penyimpanan semua penerimaan kas

Ancaman kedua, masalah arus kas dapat dikendalikan dengan :

1. Kesepakatan lockbox

2. Membuat anggaran arus kas