BAHAN AJAR

PENYIMPANAN DOKUMEN
KEPEGAWAIAN

Bahan Ajar Ini Digunakan Untuk Pembelajaran

Mata Pelajaran Otomatisasi Dan Tata Kelola Kepegawaian
Kelas XII Semester Genap
Kompetensi Keahlian OTKP

Penyusun:
SARTONO, S.Pd.

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 1|P age

 MAPEL OTK KEPEGAWAIAN
KD. 3.18. Menerapkan Penyimpanan Dokumen Kepegawaian

3.18.
Menerapkan 3.18.1. Menjelaskan sistem penyimpanan
penyimpanan dokumen kepegawaian berdasarkan sistem Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
dokumen kearsipan
kepegawaian
Mengidentifikasi dokumen-dokumen
kepegawaian berdasarkan klasifikasi kearsipan
Mengemukakan prosedur penyimpanan 1. Pengumpulan portofolio kegiatan
dokumen-dokumen administrasi kepegawaian pengelolaan administrasi
berdasarkan sistem penyimpanan arsip. kepegawaian
2. Identifikasi portofolio kegiatan
Melakukan identifikasi dokumen-dokumen
pengelolaan administrasi
administrasi kepegawaian
kepegawaian
4.18.
Melakukan 3. Klasifikasi portofolio kegiatan
4.18.1. Mengklasifikasi dokumen-dokumen
penyimpanan pengelolaan administrasi
administrasi kepegawaian
dokumen kepegawaian
kepegawaian
4. Penyimpanan portofolio kegiatan
Melakukan penyimpanan dokumen-dokumen
pengelolaan administrasi
administrasi kepegawaian berdasarkan sistem
kepegawaian berdasarkan sistem
penyimpanan arsip
penyimpanan arsip

Penyimpanan Dokumen Pegawai

A. Pengertian Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
B. Manfaat Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
C. Jenis Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
D. Pemilihan Jenis Penyimpanan Dokumen Kepegawaian yang Sesua
E. Melakukan Penyimpanan Dokumen Kepegawaian

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 2|P age

 URAIAN MATERI
Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat
memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara
elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan
data antara dokumen fisik dengan data elektronik. Pegawai administrasi
harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian
dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama
seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan
adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-
masing.

A. Pengertian Penyimpanan Dokumen Kepegawaian

Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau

dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, yang memuat tentang
data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga surat keputusan di bidang
kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
Penyimpanan dokumen kepegawaian merupakan serangkaian kegiatan
menyimpan dokumen kepegawaian dengan sistempenyimpanan yang tepat
agar dokumen kepegawaian tersimpan dengan baik dan mudah ditemukan
kembali jika diperlukan. Untuk jelasnya mengenai dokumen kepegawaian
dijelskan berikut ini.

ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian

yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan
tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.

DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang

dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.

TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat –

surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara
teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang ditetapkan.

JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-
kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 3|P age

 JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan
satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang
berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-
lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

B. Manfaat dokumen kepegaewain

Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat
untuk:
1) Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
2) Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
3) Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011
Fungsi dari dokumen adalah sebagai berikut:
a. Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi;
b. Sebagai pedoman perusahaan dalam menentukan balas jasa;
c. Sebagai bukti yuridis jika terjadi sengketa pegawai;
d. Membantu perusahaan dalam penentuan kebijakan;
e. Membantu perusahaan dalam membuat keputusan.

Pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian ini dilaksanakan dalam

rangka meningkatkan pentingnya dokumen / berkas tata naskah / arsip
Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen
kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip / tata naskah
kepegawaian.

Untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara

efisien dan efektif. Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata
Naskah Kepegawaian PNS diperlukan adanya :
1) Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
2) Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
3) Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah / arsip kepegawaian
4) Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.

Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik

tersebut bertujuan agar:
1) Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna
mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara
nasional.

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 4|P age

 2) Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien
dan efektif.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain

sebagai:
1) Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi
pegawai sampai dengan purna tugas
2) Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai.
3) Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.

C. Pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian

Pengelolaan tata naskah dokumen terbagi menjadi 2 jenis yaitu secara fisik
dan tata naskah dokumen digital.
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan
secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label
tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari
file data fisik.
Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada
Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin
Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa
dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara
(BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip
kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik.
Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi
(indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil
scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan
memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang
uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang
akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik
internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah
(Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 5|P age

 pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian
permasalahan tersebut.

Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan

penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning
dari file data fisik.
Terdapat beberapa kelebihan dari penyimpanan dengan sistem data
digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan.
Kelebihan penyimpanan sistem data digital yakni :
1) Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses
penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang
dibutuhkan. Kemudahan sistem data digital ini karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer.
2) Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak
tempat. Ini karena data digital dapat disimpan pada hardisk,
Removeable, dan juga dalam bentuk Compact Disk. Berbeda
dengan data konvensional yang bila semakin ditambah datanya
maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3) Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat
dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan. Apabila terjadi
kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan
dapat dipergunakan kembali. Sedangkan jika pada data
konvensional, apabila dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4) Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan
pengelolaan. Pada proses manejemen data digital sebagian proses
dilakukan oleh sistem.
5) Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap
data. Penggunaannya sangat fleksible dan distribusi data digital
juga lebih mudah ketika diperlukan.

D. Tahapan dalam Pengelolaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

meliputi
1. Jenis dokumen yang disimpan
a) Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun
1974.
b) Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
c) Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 6|P age

 d) SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan
Ka. BKN yg diterbitkan oleh instansi.
e) Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
f) dll

2. Prosedur pencatatan dokumen

Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan
dalam bentuk dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.
3. Prosedur penyimpanan dokumen
a) Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP
b) Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
c) Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
d) Membuat laporan
4. Prosedur pemeliharaan dokumen
a) Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan
jadwal retensi takah dan membuat laporan
b) Jika terjadi mutasi di lingk, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah
pegawai ybs dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
c) Mengendalikan jumlah dan isi takah secara berkala serta
mengendalikan katalog peminjaman & pengembalian tata naskah
d) Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan,
memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari.

5. Prosedur pelayanan informasi dokumen

a) Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko
peminjaman tata naskah.
b) Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
c) Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

E. JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN:

1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.
7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 7|P age

 10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

F. MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:

Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1) Menjaga kerapihan penyimpanan;
2) Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3) Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4) Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan
kembali;
5) Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan
pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6) Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun
elektronik

G. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 8|P age

 17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah
Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK
Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

H. BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA

1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS
7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 9|P age

 14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Bentuk format dari masing-masing buku penjaga administrasi kepegawaian

dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut.
Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing
dokumen kepegawaian.
Pada umumnya penanganan dokumen dibagi menjadi 3 yaitu:
a. Pengurusan atau Penangan Dokumen;
b. Dokumen/data fisik yaitu file berupa kertas, surat, gambar, patung, dll.
c. Dokumen digital yaitu data computer atau hasil scanning dari file/dokumen
fisik.

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama

prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan
penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku
pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

. Jawablah pertanyan-pertanyaan berikut ini:

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 10 | P a g e

1. Jelaskan pengertian penyimpanan dokumen kepegawaian?
2. Sebutkan manfaat dokumen kepegaewain?
3. Bagaimana pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian? Jelaskan
4. Sebutkan tahapan dalam pengelolaan dokumen administrasi kepegawaian?
5. Sebutkan jenis-jenis arsip kepegawaian:?
6. Menyusun tata naskah kepegawaian yang baik:
7. Sebutkan kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian perseorangan?
8. Sebutkan dokumen yang ada pada buku penjagaan administrasi
kepegawaian pada tiap skpd/unit kerja!

Pemeliharaan Dokumen

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 11 | P a g e

A. Sistem Perawatan Dokumen/Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003: 112), bermacam-macam cara untuk mencegah

rusaknya arsip, antara lain dengan cara:

1. Penggunaan Air Condition.

Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan
udara dapat diatur dengan baik.

Baca: Sistem Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Dokumen

2. Fumigasi.
Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga
atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:
Fumigasi untuk seluruh gudang.
Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.
Fumigasi untuk beberapa bundel arsip.
Fumigasi rutin.

3. Restorasi arsip.
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan
disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara,
yaitu:
Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon.
Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar plastik.

4. Mikrofilm.
Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini
adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah kerusakan arsip.

Suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal, tiap bulan tempat
penyimpanan dokumen/arsip disemprot dengan racun serangga, di atas rak
selalu diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan, setiap ruangan
disediakan alas pemadam api dan setiap saat ruangan harus dikontrol dari
kemungkinan bocor(terutama pada musim hujan). Teknik merawat

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 12 | P a g e

 dokumen/ arsip dapat di lakukan dengan cara menghilangkan asam dan
setelah i tu dokumen/arsip yang asamnya sudah dihilangkan direstorasi.

B. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Dokumen/Arsip

Menurut Widjaja (1990: 20), Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang

Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 3, yang berbunyi sebagai ber
ikut : Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Menurut Abu Bakar (1997: 92), yang dimaksud pengamanan arsip adalah
menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No.7 tahun
1971 pasal 11, tentang ketentuan pidana:
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedangkan isinya diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana
dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya
20 (dua puluh) tahun.
Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah
kejahatan.

C. Peralatan Arsip dan Sistem Penataan Dokumen

Menurut Sedarmayanti (2003: 109-110), secara fisik, semua arsip harus
diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi
karena faktor internal dan external.

1. Faktor Internal
Yang terdiri dari: kualitas kertas, tinta dan bahan perekat yang bersentuhan
dengan kertas.

2. Faktor External
Yang dapat mempengaruhi kerusakan terhadap dokumen/arsip: lingkungan,
sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur.

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 13 | P a g e

Dokumen/arsip vital ialah dokumen/arsip yang sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi selama
organisasi yang bersangkutan masih ada. Menurut Sedarmayanti (2003:111),
jenis dokumen/arsip vital adalah:
1. Sertifikat.
2. Akte pendirian perusahaan.
3. Gambar teknik bangunan maupun peralatan.
4. Site plan.
5. Surat-surat berharga/surat-surat kepemilikan obligasi.
6. Sertifikat asli deposito.
7. Master database.
8. Sertifikat jaminan/agunan.

Menurut Martono (1994: 84-85), ancaman terhadap dokumen/arsip vital

dapat dibagi dalam 4 kelompok, yaitu:

1. Kerusakan.
Kerusakan terhadap dokumen/arsip (elektronik maupun konvensional) dapat
disebabkan karena perang, bencana alam ataupun akibat kecerobohan
manusia.

2. Hilang.
Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri,
salah meletakkan dalam penyimpanan, atau karena sebab lain.

3. Pemalsuan.
Disket magnetik, optical disk, magnetik tape, sangat mudah dipalsukan.
Pemalsuan dapat dilakukan dengan pengubahan terhadap informasinya. Apa
yang disebut kena virus adalah termasuk kejahatan arsip komputer.

4. Penyingkapan.

Penyingkapan dokumen/arsip elektronik atau konvensional yang vital dapat

disebabkan karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan
cara menyuap.

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 14 | P a g e

Bahan Ajar OTK Kepegawaian 15 | P a g e