CONTINUOUS IMPROVEMENT

Pembimbing :
Dr. Alih Germas Kodyat, SKM, MARS

Disusun oleh :
Adrian Tuahta Ginting 206080099
Elman P. Nainggolan 206080055
Faishal Anwar 206080059
Irma Annisaa Citra Dewi 206080029
Made Ayu Meita Wulandari 206080034

Magister Administrasi Rumah sakit

Fakultas Pascasarjana Universitas Respati Indonesia
2021

  
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Ketatnya persaingan pasar dalam suatu industri serta upaya perusahaan dalam

meningkatkan profitabilitasnya, sering menuntut perusahaan untuk selalu melakukan

perubahan dan improvement dalam sistem, produk maupun proses yang telah ada

sebelumnya.

Keberhasilan dalam memasarkan produk maupun jasa yang ditawarkan dengan

perolehan profit yang tinggi merupakan hal yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan.

Untuk mencapai hal tersebut suatu perusahaan harus terus meningkatkan efektifitas dan

efisiensi dalam menjalankan seluruh aspek yang ada dalam perusahaan tersebut serta

memperbaiki berbagai kesalahan yang dapat menjalankan aktivitas perusahaan. Selain itu,

perusahaan haruslah dapat mengembangkan inovasi-inovasi baru yang dapat

mempermudah atau memberi nilai tambah dalam sistem, peralatan ataupun produk atau

jasa yang ditawarkan hal tersebut dapat disebut dengan Continuous Improvement.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN CONTINUOUS IMPROVEMENT

Improvement berasal dari kata improve yang artinya meningkatkan, dimana pada

dasarnya meningkat adalah berubah menjadi lebih baik. Continuous Improvement adalah

peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana mengarah pada

kemajuan yang lebih baik atau unggul.

Pada dasarnya istilah continuous improvement mengacu pada konsep Kaizen di

Jepang. Kaizen adalah suatu istilah dalam Bahasa Jepang yang dapat diartikan sebagai

perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkelanjutan. Perbaikan secara terus-menerus

dan berkesinambungan, dimulai dengan pengembangan tim dan harus didukung oleh tim

kerja. Kaizen harus dilaksanakan oleh perusahaan atau organisasi yang menggunakan

filosofi Total Quality Management (TQM). Kaizen merupakan suatu kesatuan pandangan

yang komprehensif dan terintegrasi. Dasar dari kaizen adalah sebagai berikut :

1. Berorientasi pada proses dan hasil

Hasil merupakan tujuan dari didirikannya sebuah perusahaan. Namun, sebelum

hasil tersebut di capai terlebih dahulu harus melalui sebuah proses, dari sebuah

proses inilah kita bisa tau seperti apa hasil yang kita dapat, jika proses tersebut di

lakukan dengan baik maka hasilnya akan baik juga. Namun, sebaliknya jika

proses yang di lakukan tidak sempurna maka hasilnya juga tidak baik.

2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses Berpikir secara sistematis berarti

proses yang sudah di lakukan telah memenuhi syarat dan standar ketentuan dari

perusahan/organisasi itu sendiri.

3. Tidak menyalahkan, namun harus belajar dari kesalahan Jika seorang karyawan

melakukan kesalahan, pemimpin tidak perlu menyalahkan tapi harus memberikan

 arahan dan bimbingan dan karyawan yang lain harus belajar dari kesalahan

tersebut.

Menurut Gazper (1994), pandangan yang komprehensif dan terintegrasi dalam Kaizen

tersebut meliputi : berorientasi pada pelanggan, pengendalian mutu secara menyeluruh

(total quality management, robotic atau menggunakan robot sebagai alat bantu, gugus

kendali mutu, sistem saran, otomatisasi, disiplin di tempat kerja, pemeliharaan

produktivitas secara menyeluruh dan terpadu, penyempurnaan dan perbaikan mutu, tepat

waktu, tanpa cacat, kegiatan kelompok-kelompok kecil, hubungan kerjasama antar

manajer dan karyawan, serta pengembangan produk.

B. KONSEP DASAR CONTINUOUS IMPROVEMENT

Perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkesinambungan merupakan salah satu

unsur penting fundamental dari TQM. Konsep perbaikan terus-menerus diterapkan baik

terhadap proses, produk, maupun orang yang melaksanakan perbaikan itu sendiri.

Konsep perbaikan terus-menerus dibentuk berdasarkan pada urutan dan langkah-

langkah kegiatan yang berkaitan dengan hasil output seperti produk berupa barang dan jasa.

Perhatian secara terus-menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk

mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keadaan. Tujuan pertama perbaikan

secara terus-menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang

diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat

minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah

merancang Kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi

kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

TQM diwujudkan dalam rangkaian proyek-proyek berskala kecil. Filosofi TQM

memang berskala besar, inspirasional dan menyeluruh, namun implementasi praktisnya justru
berskala kecil, sangat praktis dan berkembang. Intervensi drastis tidak sesuai dengan

semangat perubahan yang ada dalam TQM. Skema yang muluk-muluk tidak akan

menimbulkan kemajuan, sebab hal demikian sering terjebak pada kurangnya sumber daya,

dan buntutnya sumber daya bisa ,mengakibatkan sinisme dan ketidakpuasan.

Esensi Kaizen adalah proyek kecil yang berupaya untuk membangun kesuksesan dan

kepercayaan diri, dan mengembangkan dasar peningkatan selanjutnya. Sebuah institusi harus

melakukan aktifitas dengan teliti, proses demi proses, isu demi isu. Hal ini yang perlu

ditekankan untuk melakukan perbaikan mutu adalah bahwa implementasi tersebut tidak harus

menjadi proses yang mahal. Menghabiskan uang tidak dengan sendirinya bisa menghasilkan

mutu, meskipun dalam tahap-tahap tertentu dapat membantu.

Ada beberapa konsep penting dalam proses kaizen :

1. Konsep tiga M dalam istilah jepang yaitu : Muda, Mura, dan Muri. Konsep ini dibentuk

dengan tujuan untuk mengurangi biaya dan mempersingkat waktu , mengurangi

kelelahan, meningkatkan mutu.

a). Muda artinya mengurangi pemborosan Pemborosan hanya akan menimbulkan

dampak negatif, selain menyebabkan kerugian juga menyebabkan tenaga pekerja

hilang sia-sia.

b). Mura artinya mengurangi perbedaan Perbedaan juga bisa berdampak negatif di

antaranya, ketidak harmonisannya hubungan sesama pekerja yang berdampak

kepada perusahaan. Maka dari itu konsep ini menekankan untuk mengurangi

perbedaan sehingga sesama pekerja bisa bersikap terbuka dan menjalin hubungan

erat antar sesama pekerja.

c). Muri artinya mengurangi ketegangan Saat para staff karyawan mengadakan rapat,

dapat di pastikan ada ketegangan saat memberikan pendapatnya masing-masing.

2. Konsep gerakan 5S yaitu : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.

 a). Seiri berarti merapikan kantor Konsep ini menjelaskan pada kita bahwa kebersihan

perlu di lakukan demi terciptanya tempat kerja yang aman dan nyaman.

b). Seiton artinya menyimpan dengan teratur Pada konsep ini di maksudkan untuk tidak

semena-mena menaruh barang-barang yang ada di sebuah perusahaan agar kita

mudah mencari dan mengambilnya.

c). Seiso artinya menjaga kantor agar tetap bersih Menjaga kebersihan di maksudkan

tidak hanya petugas kebersihan saja yang harus menjaga kebersihan kantor tetapi

semua karyawan juga harus menjaga kebersihan kantor

d). Seiketsu artinya kebersihan pribadi Sebelum menjaga kebersihan kantor seorang

karyawan harus menjaga kebersihan diri terlebih dahulu di maksudkan sebagai

cerminan ketika bekerja.

e). Shitsuke artinya disiplin Disiplin merupakan cerminan dari pekerja yang baik,

teratur, dan jujur sebagai langkah untuk menuju kesuksesan

3. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action). Ketika ada tujuan yang ingin di capai dengan

maksimal maka, perlu di lakukan dengan prosedur yang benar. Maka dari itu konsep ini

perlu di lakukan secara terus menerus

4. Konsep 5W1H.

Salah satu alat pola pikir untuk menjalankan konsep PDCA adalah dengan tehnik bertanya

dengan pertanyaan 5W+1H 5. Konsep 5M (Man, Machine, Material, Methods,

Measurement)

a). Man (orang)

b). Machine (mesin)

c). Material (material)

d). Methods (metode)

e). Measurement (pengukuran)

 C. PRINSIP-PRINSIP CONTINUOUS IMPROVEMENT

Ada 10 prinsip dalam melakukan continuous improvement, antara lain :

1. Berfokus pada pelanggan, fokus utama adalah kualitas produk yang bermuara pada

kepuasan pelanggan.

2. Mengadakan peningkatan secara terus-menerus, kualitas total merupakan sine qua

non untuk berkelangsungan.

3. Mengakui masalah secara terbuka, membangun kultur yang tidak saling menyalahkan.

4. Mempromosikan keterbukaan, ilmu pengetahuan adalah untuk saling dibagikan dan

hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya merupakan sumber efisiensi

yang lebih besar.

5. Menciptakan tim kerja, pertama, pengaruh antar sesama teman dan kepemimpinan

bisa memelihara disiplin untuk memastikan bahwa tidak ada seorangpun dibiarkan

mengganggu keseimbangan didalam tim dan keharmonisan antar tim. Kedua, setiap

orang diberi semangat untuk memanfaatkan Pendidikan dan pelatihan guna

memastikan bahwa kontribusi pribadi menambah nilai pada hasil tim.

6. Manajemen proyek melalui tim fungsional silang menggunakan sumber daya antar

departemen bahkan dari luar perusahaan.

7. Memelihara proses hubungan yang benar, mendesain dan memastikan proses

hubungan antar manusianya.

8. Mengembangkan disiplin pribadi, melalui Pendidikan, agama dan norma-norma social

untuk menjaga keutuhan.

9. Memberikan informasi pada semua karyawan, misi, nilai, produk, kinerja, manusia

dan rencana perusahaan dari tantangan perusahaan menjadi tantangan pribadi.

 10. Memberikan wewenang kepada setiap karyawan, melalui pelatihan dalam berbagai

keahlian, dorongan semangat, tanggung jawab pengambilan keputusan, akses pada

sumber-sumber data dan anggaran, timbal balik, rotasi pekerjaan dan penghargaan.

D. METODE DALAM CONTINUOUS IMPROVEMENT

Salah satu tool yang digunakan untuk menjalankan misi continuous improvement

adalah “Permodelan Kualitas Empat Langkah” yang disebut PDCA (Plan-Do-Check-Act)

atau Siklus Deming atau Siklus Shewart.

PDCA terdiri dari 4 tahapan, yaitu :

Plan :

Tahap dilakukannya identifikasi peluang untuk perubahan dan rencana bentuk perubahan

yang akan dilakukan.

Do :

Implementasi perubahan dalam skala kecil.

Check :

Menggunakan data untuk menganalisa hasil dari perubahan dan menentukan apakah

perubahan yang dilakukan telah atau akan mendatangkan perbedaan yang berarti.

Act :
Jika perubahan dianggap sukses, implementasikan perubahan tersebut dalam skala yang lebih

besar dan pertahankan hasilnya. Jika perubahan belum mendatangkan perbedaan yang berarti,

ulangi kembali siklus PDCA.

Metode lain yang sangat popular untuk Continuous Improvement, seperti Lean, Six

Sigma atau TQM (Total Quality Management), mendorong keterlibatan karyawan dan

membutuhkan kemampuan teamwork yang baik. Metode tersebut mendorong perusahaan

untuk mengukur dan melakukan sistematisasi proses, mengurangi cacat (defect), dan

memperpendek cycle time.

E. MANFAAT DAN KEUNTUNGAN MELAKUKAN CONTINUOUS

IMPROVEMENT

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Continuous Improvement dalam

perusahaan, adalah :

1. Perusahaan akan mampu menemukan masalah dengan cepat

2. Perusahaan akan memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan

3. Mendukung cara berfikir yang berorientasikan proses

 4. Perusahaan berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan mendesak

untuk diselesaikan

5. Karyawan dalam perusahaan akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru

Adapun keuntungan yang didapat dalam melakukan Continuous Improvement, antara lain :

1. Peningkatan proses

2. Penggunaan paradigma baru

3. Mempercepat waktu proses

4. Zero Investment

5. Human Development

6. Keamanan dan keselamatan kerja

7. Penggunaan sistem Plan-Do-Check-Action (PDCA) mengakibatkan cepat dalam

meningkatkan proses dan menghilangkan masalah

8. Identifikasi, implementasi, monitor dan mengatur perubahan menyebabkan dapat

mencegah terjadinya masalah baru

9. Memfokuskan organisasi kepada kepuasan konsumen dan berdasarkan fakta dalam

mengambil keputusan

10. Membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien pada peningkatan dan pemecahan

masalah dilakukan pada tingkat optimal biaya yang rendah

 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement) adalah peningkatan dan

perbaikanyang berkesinambungan (tiada henti) dimana mengarah pada kemajuan yang

lebih baik atau unggul. Kegiatan continuous improvement meliputi kepuasan pelanggan,

proses kerja dan performansi supplier yang dapat didesain dan diterapkan dengan berhasil

bila dikerjakan oleh perusahaan dengan melibatkan seluruh orang yang ada dalam

perusahaan tersebut. Dalam memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kekuatannya

dalam hal ini juga berkaitan dengan daya saing, perusahaan harus melakukan continuous

improvement. Maka dari itu pelaksanaan continuous improvement dapat dikatakan

sangatlah penting untuk perusahaan sehingga dapat mengakibatkan manfaat dan

keuntungan positif khususnya untuk perusahaan.

B. SARAN

Setiap perusahaan yang melakukan persaingan harus melakukan peningkatan

berkesinambungan atau continuous improvement demi meningkatkan daya saing serta

mengatasi berbagai kelemahan dari perusahaan itu sendiri. Maka dari itu, continuous

improvement harus dijadikan bagian disiplin dari perusahaan.