Registro de Novedades: Rol del Aprendiz

El aprendiz dentro de su formación y directamente en el aplicativo SOFIA PLUS, puede registrar una
serie de novedades que le permiten gestionar su proceso de formación. Estas novedades son:

Con esta ayuda se pretende ilustrar al aprendiz sobre el uso de SOFIA PLUS, para radicar cualquiera
de las anteriores novedades

1. Ingresar a SOFÍA PLUS:

www.senasofiaplus.edu.co

2. Digitar los datos de usuario y contraseña, para autenticarse en el sistema.

3. Seleccionar el Rol y el paquete funcional , en este caso se elige: Rol “Aprendiz”, Paquete
Funcional “Ejecución de la Formación”

4. Elegimos en la zona izquierda de la interfaz de SOFIA PLUS, la opción de “Gestión de

Novedades”
Al elegir “Gestión de Novedades” se despliegan varias opciones, elegimos “Adicionar Novedad”

5. Consultar la ficha de caracterización del curso, para la cual el aprendiz desea adicionar la
solicitud de novedad:

Se da clic en el botón “Detalle” y se obtiene el siguiente formulario para radicar la novedad;

En el formulario aparece la información relacionada con el aprendiz, en lo que tiene que ver con su
registro en la ficha seleccionada.

6. El aprendiz debe seleccionar el “tipo de novedad” en la opción correspondiente

Aparecen cinco tipos posibles de novedades a registrar. Empezaremos a mostrar las posibilidades
de cada una de ellas.

6.1 TRASLADO DE CENTRO.

Al seleccionar “Traslado de Centro”, se debe pasar a elegir otra opción denominada “Subtipo de
Novedad”, que viene a convertirse en la motivación para el registro de la novedad. Para este caso
elegimos “Cambio de Domicilio”, quedando el formulario en el siguiente estado.
Se aprecian dos nuevas solicitudes de información que son:

NOMBRE DE LA CASILLA EXPLICACIÓN

Nuevo Centro de Formación En este caso el sistema le pide al aprendiz que indique el Centro
de Formación para el cual desea solicitar el traslado. Aquí aparece
un icono similar a una que le permite al usuario acceder a la
búsqueda del Centro de Formación destino.
Nueva Ficha de caracterización Una vez consultado el centro de destino debe consultarse la ficha
para la cual se pretende radicar el traslado. El traslado de centro
aplicará solamente para fichas del mismo programa en el que el
aprendiz esté matriculado en el centro origen.

En la imagen siguiente se puede ver como se aplica la consulta del centro:

Se aprecia entonces que a la búsqueda del centro se pueden aplicar varios filtros, para este caso
tomamos como departamento ANTIOQUIA, con esta sola opción aplicamos al botón “Consultar”
para obtener el siguiente resultado:
El aprendiz debe seleccionar el centro que se ajusta a su necesidad, en este caso de ejemplo
tomamos el “CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL”, para eso debe darse clic en el
icono situado a la izquierda del nombre del centro. Lo que nos devolverá al formulario inicial de
adición de la novedad.

El paso siguiente es elegir la ficha: Al entrar a consultar las fichas el sistema nos trae las fichas que
se encuentran activas en el centro destino elegido, y que tienen que ver con la estructura en la cual
está matriculado el aprendiz. En este caso es un Técnico en Sistemas. El aprendiz debe elegir la
ficha que se ajuste en sede y horario a sus pretensiones. Para esto debe dar clic en el icono situado
a la izquierda de la ficha elegida.

Finalmente el cuadro de dialogo para la novedad de traslado de centro que como se muestra a
continuación:
Si el aprendiz lo considera podrá escribir una nota como observación en el cuadro de “observaciones”
Y procederá a activar el botón “Guardar”, con lo que la novedad queda adicionada al sistema.

6.2 TRASLADO DE PROGRAMA

En la imagen anterior se aprecia el formulario para adicionar una novedad en la cual el aprendiz
desea solicitar un cambio de programa. Se elige entonces de la opción “Tipo de Novedad” la
denominada “Traslado de Programa”. Se elige el “Subtipo de Novedad”. En este caso solo
aparece disponible “Motivos personales”. Se pasa luego a buscar en el campo “Nuevo Programa de
Formación” el programa para el cual se solicita traslado.

En este caso es necesario que el aprendiz tenga en cuenta que para poder materializarse el cambio
de programa deben darse las siguientes condiciones:

a. Que pertenezcan a la misma línea tecnológica.

b. Que coincidan los primeros cuatro dígitos del código de la estructura.
c. Que se haya efectuado igual prueba de selección para ambos programas de formación: El
actual y al que se solicita traslado.
d. Igual nivel de formación.
Se consultan las fichas disponibles y se procede a activar el botón “Guardar” para radicar la
novedad.

6.3 RETIRO VOLUNTARIO

El retiro Voluntario se da cuando el aprendiz decide retirarse definitivamente del proceso de

formación. El aprendiz debe proceder así:

a. Elije el tipo de novedad, en este caso “Retiro Voluntario”

b. Selecciona el Subtipo de Novedad, para este caso solamente está disponible “Retiro
Voluntario”
c. De ser necesario y si así lo considera el aprendiz anotará alguna observación en la casilla
dispuesta para tal fin
d. Procede a activar el botón de “Guardar” con lo que la novedad queda satisfactoriamente
adicionada.
La imagen muestra el estado final del formulario de “adicionar novedad” diligenciado para este caso.

Nótese que aparece en la parte inferior una sanción de seis (6) meses que es la que se encuentra
establecida para este tipo de novedades. Esto quiere decir que el aprendiz quedará inhabilitado para
ingresar al SENA durante ese tiempo, el cual corre cuando se conteste positivamente esta novedad
de retiro.

6.4 APLAZAMIENTO

Esta opción el aprendiz puede usarla cuando no desea retirarse definitivamente del proceso de
formación. Al escoger la opción de aplazamiento en “TIPO DE NOVEDAD”, se debe pasar a
seleccionar el “Subtipo de Novedad” para la cual aparecen 9 opciones para elegir. La imagen
siguiente muestra las opciones referidas:
El aprendiz selecciona el subtipo de novedad correspondiente quedando el formulario así:

Debe indicar el No. de meses de duración que considera para el aplazamiento, para lo cual se han
establecido unas duraciones máximas, determinadas por el subtipo de novedad considerado. (El
número de meses debe ser ingresado pues es un campo de información obligatorio)

DURACIÓN MÁXIMA DE APLAZAMIENTO SEGÚN SUBTIPO DE NOVEDAD

Tiempo Máximo en
Sub Tipo Novedad Observaciones
Meses
Enfermedad
Según documentación
Licencia de maternidad Debe presentar soporte
soporte
Servicio militar
Cambio de domicilio
Problemas familiares
Motivos personales
6
Problemas económicos
Problemas laborales
Calamidad domestica

El aprendiz anota alguna observación si así lo considera y pasa a activar el botón “Guardar”

6.5 TRASLADO DE JORNADA

a. Se elige el “Tipo de Novedad”, en este caso “Traslado de Jornada”.

 b. Se selecciona el “Subtipo de Novedad”, encontrando disponibles para Traslado de Jornada
las siguientes:

c. El aprendiz elige el “Subtipo de Novedad” y se activa en la parte inferior la búsqueda de la

ficha hacia la cual se podrá solicitar el traslado:

Se consulta con el icono de la lupa situado al lado derecho de la casilla “Nueva Ficha de
Caracterización*”
Al entrar a consultar las fichas, el aprendiz verá las fichas a las que puede solicitar el traslado de
jornada. Elige la que cumplas sus condiciones activando el icono que está situado al lado izquierdo
del código de la ficha.

Si el aprendiz lo considera podrá escribir una nota en el cuadro de “observaciones” y procederá a

activar el botón “Guardar”, con lo que la novedad queda adicionada al sistema.