Universidad Técnica de Comercialización y Desarrollo U.T.C.

Organización y Método Docente: Lic. Maryan Paiva de Páez.

1) TRABAJO PRÁCTICO No 1

Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo.

Sistemas de calidad total.

Objetivos de aprendizaje:

Al terminar esta clase, el estudiante debe ser capaz de:

- Conocer y aplicar aspectos de la metodología de los procesos de

mejoramiento administrativo.
- Conocer los requisitos que debe reunir un analista de OYM
- Conocer y aplicar el concepto de calidad y las etapas de evolución
de dicho concepto.
- Relacionar dicho conceptos con OYM

SHOWTIME S.A. – Caso de Estudio

La empresa Showtime S.A. gira en el ramo de fabricación y venta de

artículos de cotillón y accesorios para fiestas en general. Comenzó como
una empresa familiar y en los últimos tres años tuvo un crecimiento
importante en su volumen de actividad, incrementando tanto su
producción y sus ventas que se realizan en el salón de la empresa o
mediante envíos de encomiendas, como la dotación de personal, que
pasó de 8 a 25 personas en el mismo lapso.
Actualmente, el Directorio de la empresa está integrado por Adriana
Festi como Presidenta y su hermano Atilio como Vicepresidente. La
Gerencia Comercial está a cargo del Sr. José Zito. Existe desde hace un
año una Gerencia de Administración a cargo del Sr. Juan Alegre. La
Gerencia de Producción está a cargo del Sr. Luis Viera.
Últimamente se han producido reiteradas devoluciones de los
pedidos entregados por fallas en la fabricación. También han
aumentado las quejas de los clientes por incumplimiento de las
fechas de entrega pactadas originalmente. Esta circunstancia es
atribuida por Adriana al crecimiento demasiado rápido de la
empresa en los últimos años, que no ha dado posibilidad de adecuar
la estructura organizativa de la empresa: “es necesario aumentar el
control de los artículos terminados. Los nuevos empleados no son
como los de antes. Hay que controlar todo lo que hacen”. Por ello
propuso a su hermano contratar a un consultor externo con el objetivo
de analizar la estructura organizativa y las funciones de los distintos
órganos de la empresa.
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Atilio estuvo de acuerdo con la propuesta, aunque en su opinión:“el

problema no radica solo en la estructura y en aumentar el control de los
productos terminados. Hay que tratar que no se produzcan errores.
También sería importante acercarse al cliente y ver cuáles son los
motivos de queja y lo que realmente aprecia”.
Adriana y Atilio, solicitaron la presentación de una propuesta a tres
firmas
consultoras y al Lic. Pedro Pomi, amigo de ambos. El Lic. Pomi, recién
egresado de la UNI, realizó cursos de Administración y Computación. No
poseía experiencia previa en trabajos similares. Presentó su propuesta
luego de una breve entrevista que mantuvo con los Directores.
En su propuesta establecía que el objetivo del trabajo sería “estudiar la
estructura organizativa, y todos los aspectos necesarios para garantizar
un funcionamiento eficaz y eficiente de la empresa” Establecía un plazo
de tres meses para la ejecución del trabajo y fijaba sus honorarios de
acuerdo al sueldo que ganaba un amigo, que ocupa el cargo de técnico
en administración en un Ministerio.
El Directorio analizó las propuestas y optó por contratar al Lic. Pedro
Pomi, cuya oferta era más conveniente desde el punto de vista
económico.
Pedro Pomi comenzó de inmediato su tarea, para lo cual elaboró un
cuestionario escrito que distribuyó entre todos los integrantes de la
empresa.
Su entusiasmo era muy grande, ya que se trataba de su primer trabajo.
El cuestionario elaborado por el Lic. Pedro Pomi es el siguiente:

CUESTIONARIO – Conteste por favor en hoja aparte

-Nombre: -Cargo:
-Edad:
-Nombre de su jefe directo:
-Nombre de sus subordinados directos:
-Detalle las tareas que realiza
-¿Cuáles son las principales decisiones que toma solo?
-¿Integra algún comité de coordinación?
-¿A quién o quienes brinda asesoramiento?
-¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta para realizar su
trabajo

Luego de haber procesado los datos de los cuestionarios contestados, el

Lic. Pedro Pomi entrevistó a dos de los Gerentes de la empresa.
El Gerente de Producción, Sr. Luis Viera, manifestó: “Tengo problemas
con las importaciones de materia prima y también con las compras en
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plaza, ya que el Sr. Alegre compra algunas cosas que no me sirven para
mis planes de fabricación y no me compra otras que sí necesito”. “... el
mantenimiento de algunos equipos no es el adecuado y eso me genera
retrasos por roturas en los mismos”.

En la otra entrevista el Sr. Zito, Gerente Comercial, mencionó lo

siguiente:

“Estamos fabricando artículos que hace tiempo que el mercado no

compra y eso me genera problemas importantes en plaza...” “Estamos
teniendo una creciente demanda del exterior pero no tengo tiempo para
atenderla adecuadamente, ya que coordinar 10 vendedores en todo el
país me resulta bastante complicado”.

Frente a esta última entrevista, el Lic. Pedro Pomi resolvió analizar la

distribución del trabajo en el Departamento Salón de Exhibición y
Ventas. Para ello solicitó al Sr. Zito que elaborara una lista de
actividades del Departamento y una lista de tareas de cada uno de los
empleados. Con la información recabada en los cuestionarios y
entrevistas y el cuadro elaborado, presentó su informe a la dirección de
la empresa.

SE SOLICITA:
1. EXPRESAR el concepto de calidad.
¿Qué opina de la posición de Adriana con relación a este
concepto?. Fundamente su respuesta.
La posición de Adriana con relación a este concepto esta netamente
basado en que el problema que posee su empresa es por la falta de
control a los empleados. Cree que aumentando el control a los
funcionarios y sus gestiones la producción seria la ideal.
- ¿Qué opina de la posición de Atilio con relación a este concepto?.
Fundamente su respuesta
Atilio tiene una visión más amplia del problema, no solo ve la falta de
control a los empleados y productos terminados, sino cree que se debe
ayudar a evitar errores en la producción consultando a los clientes los
motivos de su insatisfacción.
2. EXPLICAR las diferencias y semejanzas entre los conceptos de OY M y
Calidad
Total
La función de la OYM, es un servicio de asistencia y asesoría al nivel
gerencial, cuyo objetivo es incrementar la eficiencia administrativa
mediante la elaboración de estudios técnicos-administrativos que
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buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de

trabajo.
La calidad total, hace referencia a un tipo de gestión para el triunfo a
largo plazo buscando la satisfacción del cliente. Se basa en aunar la
participación de todos los miembros de una organización para mejorar
los procesos, productos, servicios. Beneficia a todos los miembros de la
organización.

3. Si usted fuera contratado como Analista de O y M para analizar la

estructura organizativa de Showtime S.A.: EXPLICAR las etapas que
seguiría para realizar dicho trabajo.

a- Realizar una reunión con cada uno de los funcionarios y sacar la

mayor información posible acerca de sus funciones y
procedimientos dentro de la empresa. Además consultar a cada
uno, si se sienten a gusto realizando el trabajo designado y que
puede aportar para mejorarlo.
b- Luego realizar una reunión con todos los supervisores y gerentes
para poder recabar r toda información posible principalmente el
grado de comunicación entre ellos
c- Realizar una visita a los clientes potenciales de la empresa, y
escuchar sus necesidades para poder actuar en consecuencia,
dando así con los objetivos específicos para lograr la optimización
de los procesos.
d- Una vez realizada la investigación y recabado todos los datos
necesarios, elaborar un organigrama en el cual estén bien
delimitados los puestos de cada funcionario de manera a saber
quien es su superior directo. Es muy importante tener un manual
de procedimientos y de funciones al cual puedan recurrir los
funcionarios y de esta manera tener un manejo claro y ordenado
de todas las tareas designadas. Tener mas que en cuenta, la
opinión de nuestros clientes para poder cumplir y superar sus
expectativas lo cual hara de ellos nuestros clientes fieles. Motivar
a cada gerente para tener una visión en común para la empresa
para garantizar la máxima calidad en productos y servicios.

4. EXPRESAR cuáles son las etapas metodológicas necesarias para

analizar la estructura orgánica de una organización.

Las etapas metodológicas necesarias para analizar la estructura

orgánica son las siguientes:

Etapa 1:
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− Preparación del estudio

− Definicion de los objetivos
− Examen preliminar
− Planificación del trabajo.

Etapa 2:
− Relevamiento de información.

Etapa 3:
− Diagnostico de la situación actual

Etapa 4:
− Diseño de soluciones
− Diseño general
− Diseño detallado.
Etapa 5:
− Informe final

Etapa 6:
− Implementación
− Puesta en practica
− Evaluación.

5. ANALIZAR las etapas metodológicas cumplidas por el Lic. Pedro Pomi

para realizar su trabajo, explicando los aciertos y errores que cometió
en cada etapa.

Etapa 1:
− Preparación del estudio : El Lic . Pomi no desarrollo una buena
planificación del trabajo a realizar.

Etapa 2:
− Relevamiento de información: Falto un punto muy importante,
saber la opinión del cliente.

Etapa 3:
− Diagnostico de la situación actual: No fue completa, estaba
ausente el índice de satisfacción del cliente.

Etapa 4:
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− Diseño de soluciones: Fue un gran error no realizar el

planteamiento de soluciones a la poca información que tenía.
Etapa 5:
− Informe final: el informe fue incompleto debido a la falta de
investigación, falta de capacitación y de solución que era
necesario para realizar un buen proyecyto.

Etapa 6:
− Implementación: el proyecto no fue presentado de manera
convincente ya que no constaba de un diseño de soluciones para
los problemas que aquejaban a la empresa. Principal motivo de su
contratación-.

6. EXPLICAR qué requisitos valoraría Ud. para seleccionar a un analista

en Organización y Sistemas

Algunos requisitos valorables son:

− Experiencia comprobable
− Referencias excelentes.
− Objetividad
− Interés
− Compromiso.

7. EXPLICAR si el Lic. Pedro Pomi tiene el perfil profesional y personal

adecuado para la realización del trabajo

El Lic. Pomi es un profesional con escasa experiencia, ya que es recién

recibido. Cuenta con los conocimientos necesarios pero le falta
aplicarlos adecuadamente para poder tener éxito en cada contratación
para realizar un análisis organizacional.

BIBLIOGRAFÍA
- FLOR ROMERO MARTIN, Organización, Sistemas y Métodos
- Apuntes de clase

Nombre/s y Apellido/s del Alumno/a

Marcelo Alejandro Nikkinen Bogado
CRITERIOS DE EVALUACION PUNTOS PUNTOS CORRECTOS
1- Realiza y entrega en el tiempo y fecha establecidos. 1P
2- Participa activamente del proceso de elaboración. 2P
3- Responde a lo solicitado en forma completa y apropiada. 7P