Chapter 11 – Mengelola Pengetahuan

Pengetahuan menjadi bermanfaat dan ditindaklanjuti ketika dibagikan ke seluruh perusahaan. Data adalah aliran kejadian atau
transaksi yang dicatat oleh sistem suatu organisasi, dan bermanfaat hanya dalam transaksi tersebut. Untuk mengubah data
menjadi informasi yang memiliki manfaat, perusahaan harus mencurahkan sumber daya untuk mengorganisasikan data ke dalam
beberapa kategori. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan (knowledge), perusahaan mengeluarkan sumber daya
tambahan untuk menemukan pola-pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan data bekerja. Kebijaksanaan (wisdom) adalah
pengalaman kolektif dan individual dalam menerapkan pengetahuan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan.
Pengetahuan adalah suatu atribut individual dan atribut kolektif dari perusahaan, bersifat kognitif, bahkan psikologis, kejadian
yang berlangsung di dalam kepala manusia. Pengetahuan tersirat (tacit knowledge) adalah pengetahuan yang berada di dalam
pikiran karyawan yang belum didokumentasikan. Pengetahuan dapat disimpan dalam surel, pesan suara, grafik, dan dokumen-
dokumen. Organisasi akan memperoleh pengalaman setelah belajar untuk menyesuaikan perilaku, dan perubahan ini disebut
pembelajaran organisasional (organizational learning).

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah proses bisnis yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk
menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. Terdapat langkah-langkah yang dapat memberikan nilai
tambah dalam rantai nilai manajemen pengetahuan:

1) Pengumpulan pengetahuan
2) Penyimpanan pengetahuan
3) Penyebarluasan pengetahuan
4) Penerapan pengetahuan

Selain aktivitas-aktivitas tersebut, para manajer juga mengembangkan peranan dan tanggung jawab baru dalam organisasi untuk
memperoleh pengetahuan. Komunitas praktik (community of practice – COP) adalah jaringan umum informal yang terdiri atas
karyawan dan para professional baik di dalam maupun luar perusahaan dengan minat dan kegiatan yang sama. COP dapat
memudahkan orang dalam menggunakan kembali pengetahuan yang telah digunakan sebelumnya dengan cara mengarahkan
anggotanya kepada dokumen tertentu, menciptakan tempat penyimpanan dokumen, dan menyaring informasi untuk para anggota
baru. COP juga berfungsi sebagai tempat tumbuhnya banyak ide, teknik, dan perilaku pengambilan keputusan yang baru.

Terdapat 3 tipe dari sistem manajemen pengetahuan: sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan (enterprise-wide
knowledge), sistem kerja pengetahuan (knowledge work systems-KWS), dan teknik kecerdasan (intelligent techniques).
Pengetahuan terstruktur (structured knowledge) merupakan pengetahuan yang ada dalam dokumen-dokumen formal, sama
halnya dengan aturan-aturan formal yang diperoleh organisasi dalam mengenai para ahli dan perilaku mereka dalam
pengambilan keputusan. Sistem mengumpulkan pengetahuan, penyimpanan, pemulihan, distribusi, dan pemeliharaan untuk
membantu perusahaan meningkatkan pemrosesan dan keputusan bisnis mereka. Sistem meliputi tempat penyimpanan dokumen
korporat, laporan, presentasi, dan praktik, dan kapabilitas untuk mengumpulkan dan mengorganisasikan pengetahuan semi
terstruktur. Sistem juga mengakses sumber eksternal informasi seperti kabar berita dan penelitian, dan untuk mengomunikasikan
melalui surel, chat/pesan instan, kelompok diskusi, dan konferensi video. Permasalahan pokok pengelolaan pengetahuan adalah
penciptaan skema klasifikasi yang tepat atau taksonomi (taxonomy) yang mengorganisasikan informasi ke dalam kategori-
kategori yang bermanfaat sehingga dapat lebih mudah diakses. Sistem jaringan pengetahuan (knowledge networks systems)
membahas permasalahan yang timbul ketika pengetahuan yang tepat dalam memori para ahli individual perusahaan. Sistem
jaringan pengetahuan memberikan direktori secara online dari para ahli korporat dan profil mereka.

Untuk sumber daya pengetahuan di luar perusahaan, social bookmarking mempermudah mencari dan berbagi informasi dengan
memungkinkan penggunanya menyematkan bookmark pada laman web di situs web public dan menandai bookmark tersebut
dengan kata kunci. Taksonomi yang diciptakan oleh pengguna dirancang untuk berbagi bookmark yang disebut folksonomies.
Sistem manajemen pembelajaran (learning management systems-LMS) menyediakan alat bantu bagi manajemen, pengiriman,
penelusuran, serta penilaian berbagai macam tipe pembelajaran dan pelatihan bagi karyawan. Pekerja pengetahuan meliputi
peneliti, perancang, arsitek, ilmuwan, dan insinyur yang bertugas menciptakan pengetahuan dan informasi bagi organisasi.
Pekerja pengetahuan memiliki tingkat pendidikan yang tinggi, memiliki keanggotaan di organisasi professional, dan kerap
diminta untuk melakukan penilaian sebagai aspek rutin pekerjaan mereka. Kebanyakan pekerja pengetahuan memerlukan sistem
perkantoran, seperti pengolah kata, voice mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan
produktivitas di kantor. Diperlukan juga sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan grafis, alat bantu analisis, dan
kemampuan komunikasi dan manajemen dokumen yang canggih.