PROSES

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya

kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer yang
membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area
tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan
keuangan periodik dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam menilai
kinerja organisasi. Berbagai badan pemerintah juga meminta persyaratan informasi
yang spesifik. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan
pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga mendukung
pertanyaan secara online. Figur 16-3
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus buku besar dan
pelaporan pada database terintegrasi. Oleh karena itu, ancaman umum pertama yang
terdapat pada Tabel 16-1 adalah data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid.
Data buku besar vang tidak akurat dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang
menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya, kesalahan dalam
laporan keuangan yang disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan
pemerintah dapat menyehabkan para pemeg kepentingan tersebut melakukan pengambilan
keputosan yang salah. Lagi pula, kesalahe dalam pernyataan dan laporan keangan
yang disediakan kepada pemegang kepestngas eksternal juga dapat menimbulkan denda
dan teaksi negatif dari pasar modal.
Satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak tepat atan
td valid adalah menggunakan berhagat pengendalian integritas yang dibahas di B 10
untuk hukum kesalahan input data yang salah dan kontrolir entri data purnal
(pengendalian 1.1). Penting pola untuk mempersempit akses terhadup buku besar dan
membuat sistem, sehingga hanya para pegawai yang diotorisi saja yang dapat membuat
perubahan terhadap data induk (pengendalian 1 21. ladi, autentikas multifaktor
harus digunakan untuk mempersempit akses terhadap buku besar Lagi pula,
pengendalian otorisasi ( Sebuah kendali dan uji kendali) skema yang digunakan
untuk membatasi jamur yang dapat dijalankan oleh setiap pengguna yang sah Sebagai
contoh, sebagian besar manajer yang boleh hanya diberi akses hanya terhadap buku
besar, seperti yang digambarkan pada Figur 16-3. Yang tidak bermoral dapat
melakukan perampokan atau kinerja buruk dengan mengubah informasi dalam buku besar
Meski demikian, seperti yang dalam Fokus 16-1. Pula penting untuk dapat dilakukan
dengan cermat akes istimewa membaca hanya pada bagian sistem tertenta Lg pula,
pengendalian akses barustya jaga didesain unuk membatasi fungplygd ip dijalankan
pada berbagai terminal Jurnal penyesusian, sebagai contob, setelah itu disediakan
dari terminal dalam kantor kontrol meskipun demikian, karena pengendein pencegahan
tersebut tidak pernah bisa 100% efektif. Tabel 16-1 juga menunjukkan bahwa niki
penting dari pengendalian pengendalian adalah untuk menghasilkan sebsuah lupa
mengenai seluruh perubahan terhadap buku besar secara teratur dan meninjau dan
memverifikasi bahwa database masih cukup akurat (pengendalian 1.3).

Ancaman umum kedua dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah pengungkapan
informasi keuangan yang tidak diotorisasi. Khususnya, perusahaan tidak perlu buru-
buru menerbitkan laporan keuangan; laporan keuangan secara prematur cenderung
memberlakukan sanksi dari berbagai agensi yang terkait dan timbulnya dari hukum
dari pemegang kepentingan. Prosedur pengendalian risiko untuk mengurangi risiko
pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi dapat dilakukan dengan
menerapkan autentikasi multifaktor dan pengendalian fisik mempersempit akses
terhadap buku besar (pengendalian 2.1), diberikan hanya bagi pegawai yang
memerlukan akses untuk melakukan pekerjaannya. Melakukan enkripsi database (2.2)
memberikan proteksi tambahan karena menyediakan informasi yang tidak dapat
berhubungan dengan mereka yang berhasil mendapatkan akses database yang tidak
diotorisasi. Enkripsi juga mencegah para pegawai TI, yang tidak memiliki akses
terhadap sistem ERP, menggunakan sistem yang menggunakan sistem untuk melihat
informasi sensitif. Lagi pula, data buku besar harus dienkripsi ketika
ditransmisikan melalui Internet ke kantor perusahaan lain, analis, atau badan
pemerintah. Ancaman umum ketiga dalam siklus buku besar umum dan pelaporan
berkaitan dengan sajian atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk
menanggulangi risiko ancaman bencana adalah bencana pemulihan (manajemen 3.1) yang
didiskusikan di Bab 10.

PROSES
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal
dari dua sumber berikut ini. 1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi
yang ada pada Bab 12sama membuat sebuah entri jurnal untuk memperbarui buku besar.
Dalam teori, bukuk dapat meningkatkan untuk setiap transaksi yang terjadi. Meski
demikian, dalam praktik berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku
besar dengan cara entri jurnal yang menunjukkan hasil dari seluruh transaksi yang
terjadi selama periode. waktu tertentu (hari, minggu, atau bulan). Sebagai
contoh, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan sebuah ikhtisar entri jurnal
yang mendebit piutang dan kas serta mengkredit penjualan untuk seluruh penjualan
yang terjadi selama periode pembaruan. Tidak jauh berbeda, pengeluaran akan
memunculkan ikhtisar jurnal yang mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan
catatan pengeluaran sebagai pembayaran untuk pembelian tersebut. 2. Bendahara.
Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui buku
besar yang terkait transaksi tidak rutin seperti penarikan dan penarikan utang,
pembelian dan penjualan sekuritas investasi, atau akuisisi saham treasury. Figur
16-3 menunjukkan bahwa entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui
buku yang disimpan dalam file voucher jurnal (file voucher jurnal), File voucher
jurnal tersebut berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum dalam sebuah
sistem akuntansi manual: tanggal entri jurnal, akun akun manual -akun yang didebit
dan dikredit, dan instruksi. Namun demikian, yang perlu diperhatikan adalah file
voucher jurnal tersebut merupakan hasil tambahan dari proses posting, bukan input
ke proses posting. Seperti yang akan diterbitkan, file voucher jurnal merupakan
bagian penting dari jejak au yang memberikan bukti bahwa seluruh transaksi yang
diotorisasi telah diberitahukan dengan akura dan lengkap.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tabel 16-1 menunjukkan bahwa dua ancaman terkait dalam tahap ini adalah entri
jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua
hal te dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi
yang keli dalam laporan kinerja keuangan. Seperti ditunjukkan dalam Figur 16-3, ada
dua sumber entri jurnal untuk memperban buku besar, yaitu ikhtisar entri jurnal
dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibut oleh bendahara. Sumber
pertama merupakan output dari serangkaian langkah pemrosesan, yang masing-masing
adalah inti dari berbagai prosedur pengendalian aplikasi yang didesain untuk
memastikan ketepatan dan kelengkapan, seperti yang dijelaskan dalam empat bub
sebelumnya. Akibatnya, pengendalian edit input utama untuk ikhtisar entri jurnal
dar siklus-siklus lainnya merupakan konfigurasi sistem tersebut untuk memverifikasi
bahwa entri menunjukkan aktivitas dalam periode waktu terbaru. Namun, entri jurnal
yang dibuat oleh bendahara adalah entri jurnal yang asli. Akibatnya jenis-jenis
edit input dan pengendalian pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa
entri tersebut akurat dan lengkap (pengendalian 4.1): 1. Pengecekan validitas untuk
memastikan bahwa akun-akun buku besar ada untuk setiap nomor akun yang dijadikan
referensi dalam entri jurnal. 2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa
jumlah field dalam entri jurnalbany berisi data numerik, 3. Pengecekan saldo nol
untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total debit sama dengan total
kredit. 4Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait
telah dimasukkan, terutama sumber entri jurnal. 5. Verifikasi closed-loop untuk
mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun, untuk memastikan bahwa akun buku
besar yang benar sedang diakses. 6. Pengecekan tanda saldo akun buku besar untuk
memverifikasi bahwa saldo berada pada sisi yang tepat (debit atau kredit) setelah
pembaruan telah selesai dilakukan. 7. Menghitung total yang terjadi untuk
memverifikasi keakuratan pemrosesan sejumlah voucher jurnal. (Komputer menghitung
saldo baru dari akun buku besar, berdasarkan saldo awalnya dan total debit serta
kredit yang ditetapkan untuk akun tersebut, kemudian membandingkannya dengan saldo
akun sesungguhnya dalam entri jurnal yang diperbarui. Diskrepansi mengindikasikan
sebuah kesalahan pemrosesan yang harus diteliti.)

Pengendalian akses yang kuat, meliputi autentikasi multifaktor dan pengujian

kompatibilitas berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri
jurnal yang tidak diotorisasi (pengendalian 4.1). Selain untuk pengendalian
preventif, Tabel 16-1 mencantumkan dua jenis pengendalian detektif yang harus
digunakan untuk mengidentifikasi entri jurnal yang tidak akurat dan tidak
diotorisasi: rekonsiliasi dan laporan pengendalian Pengendalian 4.2 dan 5.2), dan
pemeliharaan sebuah jejak audit yang memadai (pengendalian 4.3 dan 5.3).

REKONSILIASI DAN LAPORAN PENGENDALIAN Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat

mendeteksi apakah suatu kesalahan dibuat selama proses memperbarui buku besar.
Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo
(trial balance) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo untuk seluruh akun
buku besar. Namanya menunjukkan fakta bahwa jika seluruh aktivitas telah dicatat
dengan tepat, total dari seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan
total dari seluruh saldo kredit; jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu
kesalahan saat mem-posting.
Rekonsiliasi lain yang penting adalah membandingkan saldo akun pengendalian buku
besar terhadap total saldo dalam buku besar pembantu yang terkait. Sebagai contoh,
penjumlahan saldo dari akun setiap pelanggan harus sama dengan saldo akun
pengendalian piutang dalam buku besar. Jika kedua total tersebut tidak cocok,
selisihnya harus diteliti dan dikoreksi. Penting juga untuk memeriksa seluruh
transaksi yang terjadi sebelum akhir periode akuntansi untuk memverifikasi bahwa
transaksi tersebut dicatat dalam periode waktu yang sesaai.

JEJAK AUDIT
Jejak audit (audit trail) adalah jalur yang dapat ditelusuri yang menunjukkan arus
sebuah transaksi yang mengalir melalui sistem informasi untuk memengaruhi saldo
akun buku besar. Ini adalah sebuah pengendalian detektif penting yang memberikan
bukti mengenai penyebab perubahan dalam saldo akun buku besar. Sebuah jejak audit
yang didesain dengan tepat menyediakan kemampuan untuk menjalankan tugas-tugas
berikut: 1. Melacak berbagai transaksi dari dokumen sumber aslinya (kertas atau
elektronik) sampai entri jurnal yang diperbarui ke buku besar dan sampai pada
berbagai laporan atau dokumen lain yang menggunakan data tersebut. Hal tersebut
menyediakan sebuah sarana untuk memverifikasi bahwa seluruh transaksi yang
diotorisasi telah dicatat. 2. Menelusuri ke belakang berbagai hal yang muncul dalam
sebuah laporan menggunakan buku besar ke dokumen sumber aslinya (kertas atau
elektronik). Hal ini memberi sarana untuk memverifikasi bahwa seluruh transaksi
yang dicatat diotorisasi dan dicatat dengan benar.

Dalam sistem akuntansi turun-temurun, file voucher jurnal adalah sebuah bagian
penig dari jejak audit, menyediakan informasi mengenai sumber seluruh entri yang
dibuat untul memperbarui buku besar. Kemampuan yang sama disediakan oleh fitur
aliran kerja bisnis dalam sistem ERP, yang mempermudah dalam menelusuri setiap
langkah yang digunakan dalan memproses sebuah transaksi. Kegunaan dari jejak audit
bergantung pada integritasnya. Olch karena itu, penting untuk membuat backup dari
seluruh komponen jejak audit secara periodik dan mengendalikan akses terhadap
backup tersebut guna memastikan bahwa backup itu tidak dapat diubah. Akses terhadap
jejak audit biasanya dibatasi untuk para manajer. Selain itu, sistem ERP
menyediakan alat-alat melekat untuk memastikan integritas dari jejak audit. SAP,
sebaga contoh, menciptakan catatan yang dinomori sebelumnya (disebut dokumen) untuk
setiap tindalin yang dikerjakan. Dokumen ini tidak dapat dihapus; tetapi
memungkinkan fitur-fitur melekat i memastikan bahwa SAP menciptakan dan memelihara
sebuah jejak audit yang aman.

PROSES
turnal penyesuafan asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal
disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagai berikut. 1.
Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus
diterima dan upah yang belum dibayar. 2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada
akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait
transaksi dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima di muka
sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya, sewa, bunga, dan
asuransi) sebagai aset yang dibayar di muka. 3. Estimasi adalah entri yang
menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode
akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang tak tertagih. 4. Revaluasi
adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan nilai
tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya meliputi
perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai
persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan penyesualan
persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan penghitungan fisik
persediaan. 5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari
kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. Seperti yang ditunjukkan dalam Figur 16-
3, informasi mengenai jurnal penyesuaian ini juga disimpan dalam file voucher
jurnal. Setelah seluruh jurnal penyesualan di-posting, kemudian dibuat neraca saldo
penyesuaian. Neraca saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah
selanjutnya dalam siklus buku besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan
laporan keuangan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 16-1, entri jurnal
penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu
diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada
keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru, jenis pengendalian
integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas sebelumnya untuk mencegah
ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara juga harus diterapkan terhadap
entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir (pengendalian 6.1). Namun
demikian, sering kali, entri jurnal penyesuaian dihitung dalam spreadsheet. Oleh
karena itu, penting pula untuk menggunakan berbagai pengendalian proteksi kesalahan
spreadsheet yang dibahas di Bab 10 untuk meminimalkan risiko kesalahan
(pengendalian 6.2). Pengendalian tambahan disediakan dengan membuat sebuah file
jurnal penyesuaian standar (pengendalian 6.3) untuk jurnal penyesuaian yang
berulang yang dibuat pada setiap periode, seperti beban depresiasi. Sebuah file
jurnal penyesuaian standar meningkatkan ketepatan input dengan mengeliminasi
kebutuhan untuk memasukkan jenis entri jurnal yang sama secara berulang. File
jurnal penyesuaian juga mengurangi risiko lupa memasukkan sebuah jurnal penyesuaian
yang berulang, sehingga memastikan kelengkapan input. Pengendalian akses yang kuat
(pengendalian 7.1) mengurangi risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi.
Sebagai tambahan atas pengendalian preventif sebelumnya, rekonsiliasi

Menyiapkan Laporan Keuangan

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan sistem pelaporan adalah menyiapkan
laporan keuangan (lingkaran 3.0 dalam Figur 16-2).
PROSES
Sebagian besar perusahaan melakukan "tutup buku" untuk membuat laporan keuangan,
baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol seluruh akun
pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan pendapatan
(atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan laba rugi merupakan ikhtisar kinerja
perusahaan untuk satu periode waktu tertentu (biasanya dalam periode bulanan atau
tahunan). Laporan perubahan posisi keuangan menyajikan informasi mengenai aset,
kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu. Laporan arus kas
menyediakan informasi mengenai cara perusahaan dalam menjalankan aktivitas operasi,
investasi, dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap saldo kasnya. Kita sekarang
akan membahas dua perkembangan regulasi dan teknologi terbaru yang penting yang
cenderung memengaruhi proses persiapan laporan keuangan secara signifikan:
perubahan selanjutnya yang diajukan dari U.S. GAAP ke IFRS dan mewajibkan untuk
menggunakan XBRL ketika mengirimkan laporan ke SEC.

TRANSISI DARI GAAP KE IFRS Meskipun data yang efektif terus digalakkan, SEC
mempertahankan bahwa ia berkomitmen untuk mewajibkan perusahaan-perusahaan Amerika
beralih dari GAAP ke IFRS sebagai dasar AS untuk menyiapkan laporan keuangan.
Perusahaan dapat mulai merencanakan transisi sekarang karena hal ini akan cenderung
mensyaratkan perubahan yang luas terhadap sistem buku besar dan pelaporannya.
IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang memengaruhi desain sistem buku
besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaan besar terkait akuntansi untuk
aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan
didepresiasikan dalam basis gabungan. Sebagai contoh, keseluruhan biaya untuk
bangunan kantor sebuah perusahaan yang baru akan dicatat sebagai satu aktiva dan
didepresiasi selama masa manfaat, untuk bangunan biasanya diestimasikan selama 40
tahun. Sebaliknya, IFRS secara umum mewajibkan pengaturan dalam bentuk komponen
aktiva tetap, untuk mengakui fakta bahwa elemen (komponen) yang berbeda mungkin
memiliki umur ekonomis yang berbeda. Terkait bangunan kantor perusahaan, hal
tersebut berarti bahwa biaya untuk atap dan pemanas serta sistem pendingin ruangan
akan dicatat secara terpisah dari bangunan itu sendiri, karena masa manfaat bagian-
bagian tersebut cenderung tidak mencapai 40 tahun. Pengaturan dalam bentuk komponen
mengharuskan perusahaan menggali database untuk mengidentifikasi dan memisahkan
biaya dari berbagai aktiva tetap. Untuk perusahaan-perusahaan besar yang mungkin
memiliki puluhan ribu aktiva tetap, pengaturan dalam bentuk komponen akan menjadi
usaha penting yang berisiko terjadinya kesalahan klasifikasi dan pencatatan saat
mereka mengubah struktur buku besar perusahaan.
Perbedaan lainnya mencakup perhitungan untuk biaya penelitian dan pengembangan
(litbang). Dibandingkan GAAP, IFRS memungkinkan kapitalisasi biaya pengembangan
pada tahap awal proses. Akibatnya, perusahaan-perusahaan Amerika mungkin harus
meningkatkan cara mereka dalam mengumpulkan dan mencatat biaya-biaya terkait
litbang, sehingga mereka dapat memutuskan biaya yang harus dibebankan dan yang
dapat dikapitalisasi dengan tepat. Minimalnya, proses ini akan memerlukan pembuatan
field tambahan dalam catatan data untuk mendapatkan informasi mengenai tahapan
proses litbang ketika biaya terjadi. Dengan demikian, hal tersebut akan
mengharuskan modifikasi dan pengujian cermat atas program yang ada untuk memastikan
bahwa perusahaan memproses catatan transaksi yang didesain ulang dengan benar.
Perbedaan ketiga adalah IFRS tidak mengizinkan penggunaan metode last-in first-out
(LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya, perusahaan yang menggunakan LIFO
harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya dan perhitungan