ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

Disusun oleh :

Ghina Sabrina Salsabila

(A12.2018.05939)

Sistem Informasi S1
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
2019
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
1.1Sejarah perpustakaan
1.2 Visi misi perpustakaan
1.3 Struktur organisasi
BAB II ANALISIS SISTEM
2.1 Analisis proses bisnis yang sedang berjalan
2.2 Analisis masalah dengan metode PIECES
2.3 Analisis kebutuhan sistem
2.3.1 Identifikasi kebutuhan fungsional
2.3.2 Identifikasi kebutuhan non fungsional
2.4 Analisis kelayakan sistem
2.4.1 Kelayakan ekonomi
BAB III DESAIN SISTEM INFORMASI
3.1 Context diagram
3.2 Dekomposisi diagram
3.3 Data flow diagram
3.4 Desain table
3.5 Desain tampilan antar muka / user interface
 PENDAHULUAN

1.1 Sejarah Perpustakaan

Perpustakaan ini secara resmi berdiri pada tanggal 1 Agustus 1951 dengan
nama Perpustakaan Negara Semarang. Pendirian perpustakaan disahkan dalam
Surat Keputusan Menteri P. P. dan K Republik Indonesia No. 18165/Keb
tertanggal 23 Juli 1951. Perpustakaan Negara Semarang adalah perpustakaan
negara kedua di Indonesia setelah Perpustakaan Negara Yogyakarta. Lokasi
pendirian PNS adalah di Gedung Openbare Leeszaal Bibliothek, Jalan Bojong
(sekarang Jalan Pemuda No. 147 Semarang). Nama PNS diganti menjadi
Perpustakaan Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Jawa
Tengah dengan status Perpustakaan Wilayah Tipe A. Penggantian nama ini
ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia No. 01990/1978 tanggal 23 Juni 1978. Perwil Propinsi Jawa
Tengah pindah tempat secara resmi ke Jalan Sriwijaya No. 29 A (lokasi sekarang
ini) pada tanggal 20 Maret 1987. Kemudian, berdasarkan Keputusan Republik
Indonesia No. 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional, Perwil Depdikbud
Propinsi Jawa Tengah mengalami peningkatan status menjadi Perpustakaan
Daerah yang menjadi bagian dari satuan Organisasi Perpustakaan Nasional tingkat
daerah.Keputusan Presiden No. 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 tentang
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menetapkan bahwa Perpustakaan
Daerah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi yang merupakan instansi vertikal
dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota
Provinsi. Keppres ini juga menetapkan bahwa Perpusda dipimpin oleh Kepala
Perpustakaan Nasional Provinsi yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Undang-Undang No. 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menjadi
pedoman keluarnya Peraturan Daerah No. 9 tahun 2001, tanggal 29 Juni 2001,
tentang pembentukan, kedudukan, tugas pokok, fungsi dan susunan organisasi
kantor di lingkungan Pemerintah Daerah menyebutkan bahwa Perpustakaan
Nasional Provinsi Jawa Tengah dirubah namanya menjadi Perpustakaan Daerah
Provinsi Jawa Tengah. UU No. 22/1999 juga menetapkan bahwa Perpusda
Provinsi Jawa Tengah merupakan kantor yang bertugas pokok membantu
Gubernur menjalankan Pemerintahan Daerah dalam bidang
perpustakaan.Peraturan Pemerintah No. 37 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah Provinsi dan
Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007
tentang Organisasi Perangkat Daerah menetapkan perubahan Struktur Organisasi
dan Tata Kerja. Peraturan Daerah No. 7 tahun 2008 tanggal 6 Juni 2008 tentang
pembentukan, kedudukan, tugas pokok, fungsi dan susunan organisasi
menetapkan penggabungan Badan Arsip dengan Perpustakaan Daerah Provinsi
Jawa Tengah, dengan sebutan baru Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah.

1.2 Visi misi perpustakaan

Visi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan

“Arsip Dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Dan Ilmu Pengetahuan Yang
Berkualitas Dan Berdaya Saing”

Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan

 Meningkatkan Kualitas SDM Arsip Dan Perpustakaan
 Meningkatkan Kualitas Sarana Dan Prasarana Kearsipan Dan
Perpustakaan
 Mengembangkan Sistem Kearsipan Dan Perpustakaan Berbasis Teknologi
Informasi
 Meningkatkan Manajemen Kelembagaan Arsip Dan Perpustakaan
1.3 Struktur organisasi

Rincian tugas dan tanggung jawab :

1. Kepala perpustakaan
 Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka/media cetak.
 Membuat perencanaan pembinaan dan pengembangan
perpustakaan.
 Mengadakan koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan
perpustakaan.
 Membuat kebijakan-kebijakan tertentu sehubungan dengan
pembinaan dan pengembangan perpustakaan.
2. Sekretariat
 Menyusun program kerja sekretariat sesuai dengan Rencana
Strategis (Renstra) Dinas.
 Penyelenggaraan administrasi umum.
  Penyusunan evaluasi dan laporan.
 Pengkoordinasian analisis dan pengembangan kinerja dinas.
3. Sub bagian perencanaan dan evaluasi
 Penyusunan program kerja sub bagian sesuai dengan program kerja
sekretariat.
 Pengumpulan, pengolahan data dan informasi serta melaksanakan
pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan tugas-tugas
urusan umum dan perencanaan evaluasi serta laporan.
 Pelaksanaan administrasi kepegawaian.
 Pelaksanaan kebutuhan dan perawatan sarana/prasarana serta
kebersihan kantor dan lingkungan.
4. Sub bagian keuangan
 Pengumpulan, pengolahan data dan informasi terkait urusan
keuangan.
 Penyimpanan berkas-berkas keuangan.
 Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
kegiatan sub bagian.
 Penyiapan bahan kebijakan dan petunjuk teknis yang berkaitan
dengan urusan keuangan.
5. Sub bagian umum dan kepegawaian
 Menyiapkan dan melaksanakan ketatausahaan perkantoran.
 Menyiapkan dan melaksanakan ketatalaksanaan perlengkapan dan
barang milik daerah.
 Menyiapkan dan melaksanakan ketatalaksanaan kepegawaian.
 Menyiapkan dan melaksanakan ketatalaksanaan kehumasan dan
protokol.
6. Bidang pengelolaan arsip
 Pelaksanaan penyusunan rencana kerja yang mengacu kepada
Renstra Dinas.
 Penyiapan dan perumusan bahan kebijakan teknis dan petunjuk
teknis pengelolaan kearsipan.
  Pengawasan dan pengendalian kegiatan pengelolaan arsip dinamis
dan arsip statis.
 Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
7. Bidang otomasi pengembangan
 Perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan evaluasi
dan pelaporan serta pelaksanaan administrasi pelayanan dan
otomasi.
 Perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan evaluasi
dan pelaporan serta pelaksanaan administrasi pengelolaan arsip.
8. Bidang pengembangan perpustakaan
 Penyusunan petunjuk teknis pengembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang berkaitan dengan bahan perpustakaan.
 Perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan evaluasi
dan pelaporan serta pelaksanaan administrasi pembudayaan gemar
membaca.
 Perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan evaluasi
dan pelaporan, serta pelaksanaan administrasi pengembangan
perpustakaan.
9. Bidang pemberdayaan layanan perpustakaan
 Perencanaan kegiatan urusan Layanan Perpustakaan.
 Pelaksanaan urusan Layanan Perpustakaan.
 Pembagian pelaksanaan tugas urusan Layanan Perpustakaan.
10. Kelompok jabatan fungsional
 Mengembangkan dan melestarikan bahan pustaka tercetak
maupun terekam serta arsip-arsip bernilai guna tinggi.
 Mengembangkan dan memperluas kesempatan masyarakat untuk
memperoleh informasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta
kesempatan membaca dan belajar melalui layanan prima
perpustakaan.
 Mendorong terwujudnya sumber daya manusia yang profesional
dan terampil di bidang perpustakaan dan kearsipan.
  Membantu memfasilitasi pengembangan serta pemenuhan
perlengkapan sarana prasarana yang memadai bagi seluruh jenis
perpustakaan dan arsip.

ANALISIS SISTEM

2.1 Analisis proses bisnis yang sedang berjalan

Calon Staf Kepala

Anggota Perpustakaan Perpustakaan
Formulir Formulir Kartu
anggota anggota
anggota

Formulir yang
sudah diisi
Mengesah
kan kartu
Isi
anggota
formulir Verifikasi
formulir &
membuat
kartu
anggota Kartu anggota
yang sah
Formulir
telah diisi Formulir Kartu
anggota anggota
yang valid

Kartu anggota
yang sah
A

Kartu anggota
yang sah
Membuat
laporan
penerimaan
anggota

A
Lap.
Penerimaan
anggota
 A

Flow of document pembuatan kartu anggota

Prosedur pembuatan kartu anggota perpustakaan

1. Calon anggota perpustakaan melakukan pengambilan formulir dan
mengisi data yang ada di formulir yang disediakan petugas.
2. Formulir yang telah di isi diberikan kepada petugas untuk diverifikasi dan
disimpan ke arsip.
3. Setelah formulir sudah ter verifikasi maka mulai pembuatan kartu anggota.
4. Kartu anggota yang sudah tercetak dapat langsung diberikan kepada calon
anggota.
5. Petugas perpustakaan wajib membuat laporan penerimaan anggota baru
setiap bulan dan di simpan ke arsip.

Anggota Staf Perpustakaan

Form Kartu
Mencari
buku pinjaman anggota

Mengisi
form
pinjaman Mencatat
peminjaman
Form
pinjaman

Kartu
anggota

Flow of document peminjaman buku

Prosedur peminjaman buku di perpustakaan
1. Anggota memilih buku yang akan dipinjam.
2. Anggota mengisi form peminjaman yang telah disediakan petugas.
3. Menyerahkan form peminjaman dan kartu anggota kepada petugas.
4. Setelah itu petugas dapat melakukan pencatatan peminjaman.

Anggota Staf Perpustakaan

Kartu anggota
Cek data
peminjaman
buku

Form
peminjaman
Menerima
pengembalian
buku

Flow of document pengembalian buku

Prosedur pengembalian buku di perpustakaan
1. Anggota menyerahkan kartu anggota dan form peminjaman kepada
petugas perpustakaan.
2. Petugas perpustakaan mulai melakukan pengecekan data peminjaman
buku.
3. Petugas perpustakaan menerima pengembalian buku dari peminjam.
2.2 Analisis masalah dengan metode PIECES

No Analisis Sistem lama Sistem baru

masalah

1 Performance Proses pengerjaan data Proses pengerjaan data

peminjaman peminjaman akan
membutuhkan waktu 5 membutuhkan waktu 2
menit. menit.
2 Information Informasi baru yang ada Informasi baru dapat
di lingkungan diperoleh secara online.
perpustakaan hanya
dapat diperoleh di lokasi
perpustakaan.
3 Economy Penggunaan kertas dan Seluruh kegiatan yang
alat tulis masih sering ada diperpustakaan dapat
digunakan. Hal ini dapat dilakukan secara online.
menambah biaya
tambahan.
4 Control  Pengendalian data pada Pengendalian data akan
sistem sirkulasi dilakukan secara
perpustakaan kurang maksimal oleh sistem.
maksimal karena masih
terdapat kesalahan
pencatatan baik
secara disengaja ataupun
tidak
5 Efficient Apabila antrian panjang Apabila terjadi antrian
atau petugas perpus Panjang akan dilakukan
sedang sibuk, tidak ada penambahan petugas
yang membantu petugas untuk membatu.
untuk mempercepat
 pencatatan.
6 Service Dalam pencarian buku, Dalam pencarian buku,
anggota cukup mencari angota dapat melihat
melalui katalog online koleksi buku yang paling
yang sudah disediakan. sering dipinjam.

2.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Tujuan dari tahap analisis adalah memahami dengan sesungguhnya
kebutuhan dari system yang baru dan mengembangkan sebuah system yang
memadahi kebutuhan tersebut atau memutuskan bahwa pengembangan system
yang baru tidak dibutuhkan.

2.3.1 Identifikasi Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan layanan yang akan
dilakukan oleh system yang baru. Kebutuhan fungsional terdiri dari :
1. Sistem dapat melakukan proses peminjaman
2. Sistem dapat melakukan proses pengembalian
3. Sistem dapat menghitung denda apabila peminjam
terlambat mengembalikan buku
4. Sistem dapat menampilkan laporan bulanan peminjaman
yang paling banyak diminati

2.3.2 Identifikasi Kebutuhan Non fungsional

Kebutuhan non fungsional adalah batasan layanan yang ditawarkan
system seperti batasan waktu, batasan pengembangan proses, standarisasi.
Kebutuhan non fungsional terdiri dari :
1. Sistem harus memastikan bahwa data yang digunakan
dalam sistem harus terlindung dari akses yang tidak
berwenang
2. Sistem memiliki tampilan yang lebih mudah dipahami oleh
pengguna
2.4 Analisis Kelayakan Sistem
 Analisis kelayakan sistem merupakan proses mempelajari masalah yang
telah ditentukan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Adapun kelayakan yang
akan dipertimbangkan yaitu :
2.4.1 kelayakan ekonomi
Kelayakan ekonomi ini berkaitan dengan analisis biaya dan manfaat. Dari
segi ekonomi, pengguna system baru akan memberikan keuntungan yang layak
bagi pihak instansi. Hal ini dapat dilihat dari perhitungan biaya dan manfaatnya.

Tabel rincian biaya dan manfaat

Rincian biaya dan Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3
manfaat Rp. Rp. Rp.

1. Biaya pengadaan
 Hardware 7.700.000

 Software 4.200.000

2. Biaya operasi dan

perawatan
 Biaya penerapan 700.000

sistem

 Biaya overhead 900.000 930.000

 Biaya perawatan 700.000 850.000

200.000 330.000
 Biaya alat tulis

Total biaya 12.600.000 1.800.000 2.110.000

 3. Rincian manfaat
-Manfaat berwujud
 Pengurangan biaya 3.000.000 4.000.000
operasi

 Pengurangan 1.500.000 3.000.000

kesalahan proses

-Manfaat tidak berwujud

 Peningkatan efisien 3.000.000 4.000.000
kerja

Total manfaat 7.500.000 11.000.000

Selisih 12.600.000 5.700.000 8.890.000

Berdasarkan rincian tabel biaya dan manfaat, maka dapat dilakukan analisis biaya
dan manfaat sebagai berikut :
1. Metode periode pengambilan (Payback Periode)
Metode ini berfungsi untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan
untuk membayar kembali biaya yang telah dikeluarkan. Berikut ini adalah
perhitungannya :

Nilai investasi : Rp. 12.600.000

Proceed 1 : Rp. 5.700.000 -
Sisa investasi periode 1 : Rp. 6.900.000

PP = 1 tahun + investasi x 12 bulan

Proceed
PP = 1 tahun + Rp 6.900.000 x 12 bulan
 Rp. 11.000.000
PP = 1 tahun + 7,5
PP = 1 tahun 7 bulan 5 hari

Jadi, pengembalian investasinya adalah 1 tahun 7 bulan 5 hari.

2. Metode pengembalian investasi (Return Of Investment)

Metode ini berfungsi untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Adapun perhitungannya adalah
sebagai berikut :

ROI = Total manfaat – Total biaya x 100%

Total biaya

Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima.

Total manfaat I = Rp. 5.700.000

Total manfaat II = Rp. 11.000.000 +
Total manfaat = Rp. 16.700.000

Sedangkan total biaya yang akan dikeluarkan :

Biaya tahun 1 = Rp. 12.600.000

Biaya tahun 2 = Rp. 1.800.000
Biaya tahun 3 = Rp. 2.110.000 +
Total biaya = Rp.16.510.000

ROI = Rp. 16.700.000 – 16.510.000 x 100%

Rp. 16.510.000

= 11,50%
Jadi hasil ROI > 0, maka system ini dapat digunakan karena memberikan
keuntungan sebesar 11,50% dari biaya investasi.

3. Metode nilai bersih sekarang (Net Present Value)

Metode ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar keuntungan
sekarang ditahun yang akan datang. Berikut ini perhitungannya :

NPV = - nilai proyek + proceed 1 + proceed 2 + ….. proceed n

(1+i%)¹ (1+i%)²

Keterangan :
i = tingkat suku bunga diskonto
n = umur proyek
NPV = -Rp. 12.600.000 + Rp. 5.700.000 + Rp. 8.890.000
(1+5.00%)¹ (1+5.00%)²

= -Rp. 12.600.000 + Rp. 5.700.000 + Rp. 8.890.000

1,05 1,1025
= - Rp. 12.600.000 + Rp. 5.428.571,4 + Rp. 8.063.492,06
= - Rp. 12.600.000 + Rp. 13.492.063
= Rp. 892.063

Dari perhitungan diatas, dapat disimpulkan bahwa system dinyatakan layak untuk
diterapkan. Karena NPV > 0, jika system baru diterapkan dengan suku bunga
5.00% maka keuntungan yang didapat sebesar Rp. 892.063

Tabel perhitungan tiga metode

Metode Hasil Syarat Keputusan
PP 1 tahun 7 bulan 5 hari 2 tahun Layak
ROI 11,50% > 0 Layak
NPV Rp. 892.063 > 0 Layak
 DESAIN SISTEM INFORMASI

3.1 Context Diagram

Context Diagram menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan
tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua
entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-
aliran data utama menuju dan dari sistem.

Data pinjaman
KEPALA
Data anggota PERPUSTAKAAN

Data buku

Laporan Pinjaman

Pengembalian

Laporan Buku
Laporan Anggota
Laporan
STAF
PERPUSTAKAAN

SISTEM INFORMASI Kartu anggota

PERPUSTAKAAN
Bukti pinjaman

Bukti pengembalian

Daftar pinjaman

Daftar anggota
Pendaftaran
Daftar buku
peminjaman ANGGOTA
pengembalian

3.2 Dekomposisi Diagram

Dekomposisi diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan
dekomposisi sistem, disebut juga bagan hierarki, menunjukkan
dekomposisi fungsional top-down dan struktur sistem. Dekomposisi
diagram merupakan alat perencanaan untuk model proses yang lebih
detail, yaitu diagram aliran data.
 Sistem
informasi
perpustakaan

1 2 3
Pendaftaran Peminjaman Pengembalian

1.2 1.3 3.1 3.2 3.3 3.4

1.1
Cetak kartu Cetak laporan Pendataan Cetak bukti Cetak laporan Cetak laporan
Data anggota anggota anggota pengembalian pengembalian pengembalian buku

2.1 2.2 2.3 2.4

Pendataan Cetak bukti Cetak laporan Cetak laporan
peminjaman peminjaman peminjaman buku

3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk
membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data
yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Kelebihan utama pendekatan
aliran data, yaitu: Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis
sistem. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam
sistem dan subsistem. Mengkomunikasikan pengetahuan system ada
dengan pengguna melalui diagram aliran data. Menganalisis sistem yang
diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan
sudah ditetapkan.
 DFD level 0
 Data calon anggota Anggota
Calon anggota
1
Proses pendaftaran Data anggota
Kartu anggota

Kartu anggota

Anggota
Kartu anggota

Verifikasi
Data peminjaman
2
Peminjaman buku

Peminjaman
Staf perpustakaan Input peminjaman

verifikasi
Data peminjaman

Anggota

Kartu anggota 3 Kartu anggota

Pengembalian
buku

Data pengembalian

Data anggota

Peminjaman

Data peminjaman
4
Staf perpustakaan Proses pembuatan
laporan

Laporan anggota

Data anggota
Laporan peminjaman
Kepala perpustakaan

Data pengembalian Laporan pengembalian

 DFD level 1 proses pendaftaran anggota

 Data calon anggota Data calon anggota
1.1
Calon anggota
Input data anggota

Data calon anggota

1.2
Anggota Cetak kartu Anggota
anggota

Data anggota
Kartu anggota

1.3 Laporan anggota

Cetak laporan
anggota

Kepala perpustakaan

 DFD level 2 proses peminjaman buku

  DFD level 3 Proses pengembalian buku
Anggota
Kartu anggota

Bukti peminjaman 3.1

Input
pengembalian Data peminjaman
buku

Anggota
Peminjaman

Data pengembalian buku 3.2 Laporan pengembalian buku

Cetak laporan
pengembalian

Staf perpustakaan

Kepala perpustakaan

3.4 Desain table

3.5 Desain tampilan user interface

 Tampilan utama
 Tampilan pendaftaran

 Tampilan Profile anggota

 Tampilan pencarian buku