PROPOSAL SKRIPSI

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI ALUMNI SMK

TELKOM BANJARBARU BERBASIS WEB

Oleh :
MEDIANA INDAH PERTIWI
NPM : 16710038

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN
MUHAMMAD ARSYAD AL BANJARI
BANJARMASIN
2020
 DAFTAR ISI

Halaman

PROPOSAL SKRIPSI ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iv

DAFTAR TABEL ................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 8

1.3 Batasan Masalah ....................................................................................... 8

1.4 Tujuan Penelitian ...................................................................................... 9

1.5 Manfaat Penelitian .................................................................................... 9

BAB II TINJAUAN PUSTAKA........................................................................... 10

2.1 Landasan Teori ................................................................................... 10

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi ............................................................ 10

2.1.2 Pengertian Administrasi ................................................................... 10

2.1.3 Pengertian Alumni ........................................................................... 11

2.1.4 Pengertian Website, PHP, dan MySQL ........................................... 11

2.2 Penelitian Terkait ................................................................................ 14

BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 16

3.1 Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 16

3.2 Analisis Sistem yang Berjalan ................................................................ 16

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem .................................................................... 18

3.3.1 Kebutuhan Data .................................................................................. 18

ii
 3.3.2 Kebutuhan Antarmuka ........................................................................ 18

3.3.3 Kebutuhan Fungsional ........................................................................ 19

3.4 Rancangan Model Sistem ....................................................................... 19

3.5 Rancangan Basis Data ............................................................................ 21

3.6 Rancangan Antarmuka Masukan Sistem ................................................ 24

3.7 Rancangan Antarmuka Keluaran Sistem ............................................ 2431

3.8 Tempat dan Jadwal Penelitian .......................................................... 32534

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 35

iii
 DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Diagram Konteks................................................................................20
Gambar 3.2 Data Flow Diagram ............................................................................20
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel ..............................................................................24
Gambar 3.4 Rancangan Form Login ......................................................................24
Gambar 3.5 Rancangan Form Laporan ..................................................................25
Gambar 3.6 Rancangan Form Tambah Biodata Alumni........................................26
Gambar 3.7 Rancangan Form Tambah Permohonan Legalisir ............................. 27
Gambar 3.8 Rancangan Form Tambah Sumbangan Alumni ................................ 28
Gambar 3.9 Rancangan Form Tambah Berkas Alumni ........................................ 29
Gambar 3.10 Rancangan Form Tambah Pembayaran........................................... 30
Gambar 3.11 Rancangan Tampilan Biodata Alumni ............................................ 31
Gambar 3.12 Rancangan Tampilan Laporan Sumbangan Alumni ....................... 32
Gambar 3.13 Rancangan Tampilan Laporan Dokumen Alumni .......................... 32
Gambar 3.14 Rancangan Tampilan Laporan Permohonan Legalisir .................... 33
Gambar 3.15 Rancangan Tampilan Laporan Pembayaran .................................... 33

iv
 DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Tabel Penelitian Terkait ........................................................................ 14
Tabel 3.2 Tabel User ............................................................................................. 21
Tabel 3.3 Tabel Biodata ........................................................................................ 21
Tabel 3.4 Tabel Permohonan Legalisir ................................................................. 22
Tabel 3.5 Tabel Pembayaran Biaya Legalisir ....................................................... 22
Tabel 3.6 Tabel Sumbangan .................................................................................. 23
Tabel 3.7 Tabel Dokumen Alumni ....................................................................... 23
Tabel 3.8 Tabel Jadwal Penelitian ........................................................................ 34

v
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sekolah Menengah Kejuruan Telekomunikasi (SMK Telkom) Sandhy

Putra Banjarbaru adalah lembaga pendidikan yang dikelola oleh Yayasan

Sandhykara Putra Telkom dengan kantor Pusat di Bandung. Sekolah ini, telah

beroperasi sejak tahun 1999, diresmikan oleh Direktur Utama PT Telkom (AA.

Nasution) pada 13 Maret 2000. Surat Keputusan Ijin Pendirian No: Kep

52/15.a3/MN 99 dengan Nomor Statistik Sekolah (NSS) 324151011005 dan

Nomor Data Sekolah (NDS) 4215220006.

SMK Telkom Sandhy Putra Banjarbaru menghasilkan tenaga teknis yang

profesional di bidang Teknologi Informasi dan telekomunikasi, unggul di dunia

kerja, mempunyai etos kerja tinggi, berbudi pekerti luhur dan berakhlak mulia

serta mampu berkompetisi dalam era global.

Kemudian di tahun 2015 Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) dan Yayasan

Sandhykara Putra Telkom (YSPT) digabung menjadi satu yayasan menjadi

Telkom Foundation dengan Ketua Umum yaitu Bapak Jhoni Girsang, M.Sc.

Dengan bentuk yayasan yang baru tersebut maka SMK Telkom Sandhy Putra

Banjarbaru juga berganti nama menjadi Telkom School Banjarbaru atau SMK

Telkom Banjarbaru.

SMK Telkom Banjarbaru saat ini memiliki 4 Jurusan, yaitu : Teknik

Jaringan Akses, Teknik Komputer dan Jaringan, Multimedia, dan Rekayasa

Perangkat Lunak. Adapun informasi mengenai jurusan tersebut antara lain :

1
 2

Kompetensi Keahlian Teknik Jaringan Akses Telekomunikasi (TJAT) berfokus

pada perencanaan, pembangunan, penyambungan dan pemutusan jaringan akses

serat optik sesuai standar Telkom Indonesia. TJAT atau TJA ini merupakan satu

dari sedikit Kompetensi Keahlian yang disediakan oleh Telkom Schools Yayasan

Pendidikan Telkom untuk menghasilkan Warriors Access sebagai ujung tombak

layanan internet broadband di seluruh Nusantara. Kompetensi Keahlian Teknik

Komputer dan Jaringan (TKJ) mempelajari hardware, software, dan jaringan.

Dengan dukungan sertifikasi dari MikroTIK, diharapkan tamatan TKJ mampu

menjadi engineer yang menguasai instalasi dan maintenance jaringan dan juga

seluk beluk komputer. Siswa-siswi TKJ tidak hanya diajari cara merakit

komputer, membangun server, membuat aplikasi sederhana, membangun jaringan

internet untuk client. Kompetensi Keahlian Multimedia (MM) akan belajar

tentang fotografi, videografi, gambar manual dan desain grafis, animasi,

pengolahan audio, dan berbagai tren multimedia terkini. Pada bidang keahlian

multimedia siswa/i dididik untuk memiliki keahlian desain grafis percetakan,

kemampuan menggambar untuk membuat animasi 2D, memiliki kemampuan

modeling 3D, fotografi dan editing serta teknik video editng. Karena hal tersebut,

siswa/i multimedia dituntut untuk memiliki jiwa seni sebagai faktor utama untuk

mendukung pelajaran dibidang keahlian multimedia. Rekayasa perangkat

lunak (RPL, atau dalam bahasa Inggris: Software Engineering atau SE) adalah

satu bidang profesi yang mendalami cara-cara pengembangan perangkat lunak

termasuk pembuatan, pemeliharaan, manajemen organisasi pengembanganan

perangkat lunak dan manajemen kualitas.

 3

Dengan adanya 4 Jurusan di SMK Telkom Banjarbaru maka didukung

pula dengan guru serta tenaga kependidikan yang mencukupi. Jumlah guru dan

tenaga kependidikan di SMK Telkom Banjarbaru sampai dengan tahun ajaran

2019/2020 yaitu untuk guru berjumlah 39 orang untuk tenaga kependidikan

berjumlah 14 orang termasuk kepala sekolah. Berdasarkan Laporan Keadaan

Siswa SMK Telkom Banjarbaru Tahun Ajaran 2019/2020 bulan Maret 2020

Jumlah siswa yang aktif sebanyak 686 orang dengan jumlah siswa yang telah

lulus lebih dari 1500 orang.

Setiap tahunnya siswa yang lulus dari SMK Telkom Banjarbaru terus

bertambah sesuai dengan jumlah penerimaan siswa baru yang setiap tahunnya

ditingkatkan target siswanya oleh Yayasan Pendidikan Telkom. Pelayanan

administrasi untuk alumni pun perlu ditingkatkan pula. SMK Telkom Banjarbaru

menyebut siswa yang telah lulus dengan sebutan alumni.

Sistem Informasi adalah hal yang dapat terus ditingkatkan secara efektif

dan efisien, begitu pula dengan mengoptimalkan pelayanan administrasi dan

sistem informasi untuk alumni SMK Telkom Banjarbaru. Adapun yang dapat

dioptimalkan antara lain pelayanan legalisir dokumen alumni dan sistem informasi

dokumen alumni.

Sampai saat ini SMK Telkom Banjarbaru dalam hal informasi dokumen

alumni yang sudah diambil ataupun yang masih disimpan oleh sekolah belum

terorganisir dengan baik sehingga jika ada alumni yang menyakan perihal

dokumennya maka admin memerlukan waktu untuk mencari dokumen di lemari

dokumen yang mana memakan waktu yang lama, legalisir dokumen alumni pun
 4

belum menggunakan sistem komputerisasi sehingga pelayanan lebih lambat

apalagi jika alumni datang berkelompok maka akan memerlukan proses waktu

yang lebih lama. Pelaporannya pun belum terdata dengan baik.

Beberapa penelitian telah dilakukan berkaitan dengan sistem informasi

alumni diantaranya adalah penelitian dengan judul “Pengembangan Sistem

Informasi Portal Alumni dengan Tracer Study dan Survey Pengguna Alumni

Universitas Atma Jaya Yogyakarta”, Clara Hetty Primasari (2018),

“Pengembangan dan Analisis Sistem Informasi Alumni Sekolah Berbasis Web

Menggunakan Framework YII 2 di SMK Negeri 1 Tapin Selatan”, Lawita

Sondang Pertiwi Limbong (2018), dan “Pengembangan Sistem Informasi Sekolah

Berbasis Website di SMK Negeri 1 Makassar”, Rikanita (2017).

Menurut Clara Hetty Primasari (2018), Teknologi Informasi berubah dan

berkembang dengan cepat sehingga menyebabkan perubahan di berbagai lini

kehidupan, termasuk lingkungan akademik. Semua lembaga akademik harus

mengadopsi teknologi informasi untuk menunjang kinerja dan kualitas lembaga

pendidikan (Ranjan, 2008). Universitas Atma Jaya Yogyakarta merupakan salah

satu lembaga pendidikan swasta tingkat perguruan tinggi. Sejak didirikan hingga

saat ini, Universitas Atma Jaya Yogyakarta telah mencetak ribuan alumni yang

tersebar di seluruh Indonesia.

Pengaruh alumni sangat penting untuk suatu lembaga pendidikan (Leon,

2011). Hal ini dikarenakan adanya hubungan profesional dan personal yang

dimiliki oleh alumni dapat membuka gerbang kepada pemerintahan, perusahaan,

yayasan dan institusi-institusi penting lainnya (Weerts & Ronca, 2008), sehingga
 5

bisa dikatakan bahwa salah satu indikator kualitas suatu perguruan tinggi adalah

kualitas alumninya. Karena pentingnya peran alumni, maka suatu perguruan

tinggi hendaknya memiliki sarana untuk menghubungkan alumni dengan

almamaternya, baik dengan sesama alumni, dengan dosen, maupun dengan

mahasiswa perguruan tinggi yang bersangkutan. Dengan demikian, diharapkan

akan terjadi tukar menukar informasi serta komunikasi yang bersifat membangun

bagi segala pihak demi perkembangan lembaga pendidikan tersebut ke arah yang

lebih baik. Hubungan alumni dengan universitas menghasilkan keuntungan yang

akhirnya diterjemahkan ke dalam kontribusi keuangan dan layanan sukarela

terhadap universitas, yang berarti mengembalikan ke almamater, ilmu-ilmu apa

saja yang telah ditanamkan kepada alumni (Twum-Ampomah & Danso, 2013).

Berdasarkan tahapan SDLC yang dilakukan dengan penekanan

pengembangan SIMPONI UAJY pada fitur-fitur yang belum ada pada SIMPONI

UAJY versi terdahulu dan sistem informasi alumni yang dibuat oleh peneliti

terdahulu, seperti fitur Pembuatan CV Alumni, Informasi Lowongan Kerja,

Penanganan pengiriman surat lamaran kerja, Koneksi dengan Perusahaan, Forum,

Acara, Pesan Pribadi, Tracer Study, Survey Perusahaan,Pengunduhan data

wisudawan, dan Statistik Alumni. Maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1) Berdasarkan hasil pengujian sistem, fitur-fitur yang ada dalam SIMPONI telah

berfungsi dengan semestinya sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna

seperti pihak KACM, Fungsi Tiga, dan Alumni 2) Sistem Informasi Portal

Alumni (SIMPONI UAJY) yang dibangun telah memiliki fungsi pengelolaan

Tracer Study, Survey Pengguna Alumni oleh Perusahaan, Statistik Alumni, dan
 6

Pengunduhan Data Wisudawan yang dapat mengotomatisasi dan mempercepat

proses yang sebelumnya dilakukan secara manual. Hal ini sesuai dengan

spesifikasi kebutuhan yang diperoleh saat sesi wawancara dengan Pihak KACM.

Beberapa hal yang disarankan untuk pengembangan lebih lanjut SIMPONI UAJY

adalah agar sistem bisa dikembangkan lebih lanjut dan disosialisasikan

penggunaannya kepada alumni maupun perusahaan.

Menurut Lawita Sondang Pertiwi Limbong (2018), Berdasarkan

wawancara dengan ibu Kasmawati selaku staff Tata Usaha bagian kepegawaian

dan kesiswaan yang bertugas mengumpulkan data alumni di SMK Negeri 1 Tapin

Selatan bahwa informasi kelanjutan alumni sangat sulit untuk didapatkan. Hal ini

dikarenakan data alumni masih menggunakan cara manual yaitu dengan mengisi

formulir biodata yang diberikan pihak sekolah atau diberikan pada alumni yang

masih memiliki kontak dengan sekolah dan ditugaskan untuk mendata alumni

lainnya. Tentu saja tidak semua alumni dapat melakukannya. Tidak sedikit alumni

yang setelah lulus langsung pergi ke luar kota untuk melanjutkan ke perguruan

tinggi atau bekerja dan mereka enggan untuk kembali ke sekolahnya hanya karena

mengisi data alumni. Data alumni yang belum terstruktur dengan baik

menyebabkan pihak sekolah kesulitan dalam mengelola data. Selain itu data

alumni yang berupa kertas akan memakan banyak tempat dalam penyimpanan dan

data tersebut rawan hilang. Selama ini juga tidak ada wadah untuk berbagi

informasi khusus untuk sekolah kepada alumni seperti info lowongan pekerjaan

atau ingin mengadakan reuni akbar dan informasi lainnya. Terlebih lagi SMK
 7

Negeri 1 Tapin Selatan sangat membutuhkan data alumni tersebut untuk akreditasi

sekolah.

Berdasarkan kelemahan dan temuan penelitian yang telah dilakukan, maka

peneliti memberikan saran bahwa Sistem Informasi Alumni Sekolah di SMK

Negeri 1 Tapin Selatan mampu menambahkan layanan pemberitahuan melalui

sms dan perlu adanya penambahan fitur seperti forum diskusi online antar alumni.

Menurut Rikanita (2017), Belum ada sistem informasi sekolah di SMK

Negeri 1 Makassar yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja oleh pihak

sekolah. Pendataan siswa, pendataan guru dan pegawai, dan pendataan data

alumni yang tiap tahunnya berubah membutuhkan sebuah sistem yang bisa

dikelola dengan cepat sehingga tidak terjadi penumpukan data. Selain itu,

penyampaian informasi penting lainnya masih sebatas pengumuman-

pengumuman yang dipasang di papan pengumuman sekolah, sehingga proses

penyampaian informasi menjadi lambat.

Pengembangan sistem informasi sekolah berbasis website dihasilkan

melalui prosedur yang terdiri dari 8 tahap, yaitu: (1) potensi dan masalah; (2)

pengumpulan data; (3) desain produk; (4) validasi desain; (6) uji coba produk; (7)

revisi produk; dan (8) produk akhir.

Sistem informasi sekolah berbasis website yang dihasilkan telah valid,

praktis dan efisien sehingga layak untuk digunakan. Kevalidan dari sistem

informasi sekolah berbasis website dapat dilihat dari hasil validasi oleh ahli desain

dan ahli materi. Berdasarkan hal tersebut, ahli desain dan ahli materi memberikan

persentase penilaian dengan kategori sangat baik. Sedangkan untuk kepraktisan

 8

dan keefisienan dari sistem informasi sekolah berbasis website dapat dilihat dari

hasil ujicoba produk oleg subjek penelitian. Subjek penelitian terdiri atas

staf/pegawai, guru/wali kelas dan siswa(i) memberikan persentase penilaian

dengan kategori sangat baik. Jadi sistem informasi sekolah berbasis website layak

digunakan pada lingkungan SMK Negeri 1 Makassar karena telah valid, praktis,

dan efisien.

Berdasarkan uraian diatas maka dibuatlah suatu sistem informasi

administrasi untuk alumni SMK Telkom Banjarbaru dengan judul penelitian

“SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI ALUMNI SMK TELKOM

BANJARBARU BERBASIS WEB”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dari permasalahan yang telah di kemukakan di latar

belakang, maka dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Dokumen Alumni belum terarsip dengan baik.

2. Belum adanya fitur-fitur seperti laporan dokumen alumni.

3. Belum memiliki sistem pelaporan pengajuan legalisir.

4. Proses pendataan masih manual dan memakan waktu yang lama dalam

pencarian suatu data.

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan pada penelitian ini tidak melebar maka perlu diberi

batasan, adapun batasan masalahnya yaitu :

1. Hanya pada SMK Telkom Banjarbaru saja.

2. Alumni yang akan menjadi data adalah lulusan terbaru yaitu angkatan 18
 9

lulusan tahun 2019.

3. Menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi administrasi

untuk alumni SMK Telkom Banjarbaru, sehingga memudahkan pekerjaan tata

usaha atau admin untuk memberikan informasi yang valid kepada alumni dan

memberikan pelayanan terbaik dan efisien untuk legalisir dokumen alumni.

1.5 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Memudahkan siswa maupun alumni dalam proses legalisasi dokumen.

2. Mempermudah petugas tata usaha kesiswaan dalam pendataan dokumen

legalisasi siswa maupun alumni.

3. Data dokumen legalisasi tersimpan dengan aman dan rapi.

4. Membantu menambah pengetahuan tentang perancangan dan

pembangunan suatu aplikasi yang tepat-guna dan bermanfaat bagi orang

lain dan sekolah khususnya pada SMK Telkom Banjarbaru.

 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang – orang, fasilitas, teknologi,

media, prosedur- prosedur dan pengendali. Sistem informasi terdiri dari input

yang berupa data ataupun instruksi yang kemudian diproses menggunakan

prosedur, logika maupun model matematik dan output berupa laporan atau

kalkulasi. Teknologi merupakan alat penting dalam sistem informasi, yang terdiri

dari 2 bagian utama yaitu perangkat lunak (software) maupun perangkat keras

(hardware) (Jogiyanto,1999:697).

Sistem informasi merupakan sistem yang mencakup sejumlah komponen

(manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang

diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu

sasaran atau tujuan (Abdul Kadir, 2003:10).

2.1.2 Pengertian Administrasi

Menurut Drs. Sutarto (1977) mengatakan administrasi adalah segenap

rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok

orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, administrasi

dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat,

korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau

10
 11

kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa

yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan

penelponan dan penerimaan tamu.

2.1.3 Pengertian Alumni

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), alumni diartikan

sebagai: “Orang-orang yang telah mengikuti atau tamat dari suatu sekolah atau

perguruan tinggi.”Setamat dari perguruan tinggi, alumni akan bekerja di

perusahaan. Tak jarang alumni tersebut membuat dan menggabungkan diri dalam

jaringan alumni. Jaringan alumni adalah organisasi yang membantu mantan

anggota organisasi tertentu untuk menjaga hubungan antara anggota dalam

organisasi tersebut (Koc-Menard, 2009).

2.1.4 Pengertian Website, PHP, dan MySQL

World Wide Web (WWW) atau juga dikenal dengan website adalah salah

satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet.

Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang digunakan untuk

menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, atau

gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis membentuk

satu rangkaian bangunan yang saling terkait dihubungkan dengan jaringan-

jaringan halaman (hyperlink).

Menurut Agus Saputra (2011, p.1) PHP atau yang memiliki kepanjangan

PHP : Hypertext Preprocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang

difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP menyatu dengan kode

HTML, maksudnya adalah beda kondisi. HTML digunakan sebagai pembangun

 12

atau pondasi dari kerangka layout web, sedangkan PHP difungsikan sebagai

prosesnya sehingga dengan adanya PHP tersebut, web akan sangat mudah di-

maintenance.

PHP berjalan pada sisi server sehingga PHP disebut juga sebagai bahasa

Server Side Scripting. Artinya bahwa dalam setiap/untuk menjalankan PHP, wajib

adanya web server. PHP ini bersifat open source sehingga dapat dipakai secara

cuma-cuma dan mampu lintas platform, yaitu dapat berjalan pada sistem operasi

Windows maupun Linux. PHP juga dibangun sebagai modul pada web server

apache dan sebagai binary yang dapat berjalan sebagai CGI.

Menurut Yenie Kustiyahningsih (2010, p.145) Basis data adalah

sekumpulan informasi yang diatur agar mudah dicari. Dalam arti umum basis data

adalah sekumpulan data yang diproses degan bantuan komputer yang

memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan tepat, yang dapat

digambarkan sebagai aktivitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi.

MySQL merupakan suatu database. MySQL dapat juga dikatakan sebagai

database yang sangat cocok bila dipadukan dengan PHP. Secara umum, database

berfungsi sebagai tempat atau wadah untuk menyimpan, mengklasifikasikan data

secara prefosional. MySQL bekerja menggunakan SQL Language (Structure

Query Language). Itu dapat diartikan bahwa MySQL merupakan standar

penggunaan database di dunia untuk pengolahan data.

 13

MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management

System). Sedangkan RDBMS sendiri akam lebih banyak mengenal istilah seperti

tabel, baris, dan kolom digunakan dalam perintah-perintah di MySQL. MySQL

merupakan sebuah basis data yang mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel

terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom.

Di dalam PHP telah menyediakan fungsi untuk koneksi ke basis data dengan

sejumlah fungsi untuk pengaturan baik menghubungkan maupun memutuskan

koneksi dengan server database MySQL sebagai sarana untuk mengumpulkan

informasi.

Pada umumnya, perintah yang paling sering digunakan dalam mySQL

adalah select (mengambil), insert (menambah), update (mengubah), dan delete

(menghapus). Selain itu, SQL juga menyediakan perintah untuk membuat

database, field, ataupun index guna menambah atau menghapus data.

 14

2.2 Penelitian Terkait

Berikut adalah table penelitian yang terkait dengan sistem informasi administrasi sebagai acuan dalam penelitian.

Tabel 2.1 Tabel Penelitian Terkait

NAMA
NO JUDUL PENELITI MASALAH APLIKASI KETIDAKSESUAIAN
(TAHUN)
1 Pengembangan Sistem Clara Hetty Proses tracer study dan survei pengguna C# Sistem bisa dikembangkan lebih
Informasi Portal Alumni Primasari alumni yang masih manual menggunakan lanjut dan disosialisasikan
dengan Tracer Study dan (2018) kuesioner yang dikirim via pos. Proses penggunaannya kepada alumni
Survey Pengguna Alumni pengiriman melalui pos rentan akan maupun perusahaan
Universitas Atma Jaya beberapa kendala seperti lambatnya
Yogyakarta pengiriman dan ketidakpastian surat akan
sampai dan tidak semua alumni tergerak
untuk mengirimkan kembali kuesioner yang
sudah diisi karena harus membayar biaya
pos untuk mengirimkan kembali
2 Pengembangan dan Lawita Data alumni masih menggunakan cara PHP Sistem Informasi Alumni Sekolah di
Analisis Sistem Informasi Sondang manual yaitu dengan mengisi formulir SMK Negeri 1 Tapin Selatan mampu
Alumni Sekolah Berbasis Pertiwi biodata yang diberikan pihak sekolah atau menambahkan layanan
Web Menggunakan Limbong diberikan pada alumni yang masih memiliki pemberitahuan melalui sms dan perlu
Framework YII 2 di SMK (2018) kontak dengan sekolah dan ditugaskan adanya penambahan fitur seperti
Negeri 1 Tapin Selatan untuk mendata alumni lainnya. Tentu saja forum diskusi online antar alumni.
 15

tidak semua alumni dapat melakukannya.

Tidak sedikit alumni yang setelah lulus
langsung pergi ke luar kota untuk
melanjutkan ke perguruan tinggi atau
bekerja dan mereka enggan untuk kembali
ke sekolahnya hanya karena mengisi data
alumni. Data alumni yang belum terstruktur
dengan baik menyebabkan pihak sekolah
kesulitan dalam mengelola data.
3 Pengembangan Sistem Rikanita Belum ada sistem informasi sekolah di PHP Sistem informasi sekolah berbasis
Informasi Sekolah (2017). SMK Negeri 1 Makassar yang bisa diakses website di SMK Negeri 1 Makassar
Berbasis Website di SMK kapan saja dan dimana saja oleh pihak ini agar semakin dikembangkan untuk
Negeri 1 Makassar sekolah. Pendataan siswa, pendataan guru kevalidan informasi yang semakin
dan pegawai, dan pendataan data alumni baik.
yang tiap tahunnya berubah membutuhkan
sebuah sistem yang bisa dikelola dengan
cepat sehingga tidak terjadi penumpukan
data. Selain itu, penyampaian informasi
penting lainnya masih sebatas
pengumuman-pengumuman yang dipasang
di papan pengumuman sekolah, sehingga
proses penyampaian informasi menjadi
lambat.
 BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini ada metode dalam memperoleh data. Adapun metode

yang dilakukan dalam mengumpulkan data, yaitu sebagai berikut :

1. Metode Pengamatan (Observasi) : Dilakukan dengan ikut serta bekerja

dikantor sampai mengamati secara langsung. Lama waktu observasi dari

tanggal 01 Oktober sampai dengan 31 Oktober 2019.

2. Metode Wawancara (Interview) : Dengan metode ini bisa berdialog secara

tanya langsung kepada tata usaha atau admin SMK Telkom Banjarbaru

dibidang pelayanan alumni untuk lebih detail bagaimana pelayanan dalam

menyampaikan informasi dokumen alumni sampai dengan alur legalisir

dokumen alumni.

3. Studi Dokumentasi : Dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah

berbagai literatur dari jurnal ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan-bacaan

yang berkaitan dengan topik penelitian.

3.2 Analisis Sistem yang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan selama ini belum menggunakan sistem

komputer. Pengurusan dokumen alumni berjalan sebagai berikut :

1. Alumni datang ke sekolah ataupun menghubungi seseorang yang ada di

sekolah untuk mengetahui berkas apa saja yang belum diambil.

2. Alumni datang ke sekolah membawa berkas legalisir dan menunggu petugas

melakukan legalisasi dan penandatanganan oleh kepala sekolah.

16
 17

3. Pencatatan permohonan legalisasi dokumen alumni belum komputerisasi.

4. Pencatatan sumbangan, pendataan dokumen alumni, dan lainnya belum

komputerisasi.

5. Belum ada pelaporan untuk administrasi dokumen alumni.

Usulan sistem baru yang diusulkan untuk meningkatkan dan

memperbaharui sistem yang sedang berjalan, yaitu dengan merancang dan

membuat sistem baru berbasis komputer untuk mempermudah dalam pendataan

berkas atau dokumen alumni, juga untuk mempercepat pekerjaan admin dalam

memberikan laporan data.

Usulan hardware/software bertujuan untuk menunjang dan memperoleh

tujuan yang di inginkan dalam menjalankan sistem ini. Berikut beberapa ulasan

hardware dan software yang di maksud. Spesifikasi minimum hardware yang di

gunakan dalam sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Laptop 11,6 inch, laptop ini menggunakan prosesor Intel Celeron N3060

Dual-core berkecepatan hingga 2,1 GHz, RAM 2GB, penyimpanan internal

HDD 500GB, dan sudah langsung menjalankan sistem operasi Windows 10.

2. Printer Ink Jet, printer ini kecepatan cetak dokumen adalah rata-rata dari

ESAT dalam tes kategori Kantor untuk mode simpleks default, ISO / IEC

24734. Resolusi optik adalah pengukuran dari resolusi sampling perangkat

keras maksimum, berdasarkan standar ISO 14473. Area penyalinan sekitar

203 x 277mm dengan marjin cetak bawah sepanjang 17mm.

 18

Usulan perangkat lunak (software) bertujuan untuk mengetahui secara

tepat perangkat lunak apa saja yang di butuhkan untuk menjalankan suatu sistem

informasi. Perangkat lunak yang di gunakan antara lain:

1. Perangkat lunak yang digunakan adalah Windows 10, sebagai database

manajement sistem digunakan Xampp, dan menggunakan PHP sebagai

bahasa pemrogramannya.

2. Perangkat lunak pada sisi client yang dibutuhkan adalah berbasis Windows

dan web browser seperti Mozilla Firefox atau Google Chrome.

3. Perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi ini

yaitu Xampp, Visual Studio Code, dan web browser.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1 Kebutuhan Data

Data yang dional perangkat lunak ini antara lain :

1. Pengolahan Data Diri Alumni

2. Pengolahan Data Sumbangan Alumni

3. Pengolahan Data Dokumen Alumni

4. Pengolahan Data Legalisir Dokumen Alumni

5. Pengolahan Data Pembayaran Biaya Legalisir Dokumen Alumni

3.3.2 Kebutuhan Antarmuka

Kebutuhan untuk pengembangan perangkat lunak ini antara lain:

1. Perangkat mampu memasukkan data, melakukan perubahan, menghapus

data, dan dapat melakukan proses pencarian.

 19

2. Perangkat yang akan dibangun mempunyai tampilan yang mudah dilihat

bagi pemakai.

3. Perangkat mampu menyimpan data ke dalam penyimpanan data secara

internal maupun eksternal yang mana data telah dimasukkan oleh operator.

4. Perangkat mampi memperbaharui semua data yang disimpan ke dalam

basis data setelah adanya proses dalam perangkat lunak.

3.3.3 Kebutuhan Fungsional

Adapun fungsi yang dimiliki oleh perangkat lunak ini antara lain :

1. Mampu mengelola otoritas password, yaitu password yang dimasukkan

oleh operator dengan benar, selanjutnya akan masuk ke tampilan awal dan

dapat memilih menu untuk melakukan pekerjaan.

2. Mengelola data diri alumni, data sumbangan alumni, data dokumen

alumni, data dokumen legalisir alumni, dan data pembayaran legalisir

dokumen alumni.

3.4 Rancangan Model Sistem

Perancangan model sistem dari Sistem Informasi Administrasi Alumni

SMK Telkom Banjarbaru Berbasis Web adalah sebagai berikut :

 20

3.4.1 Diagram Konteks

Sistem Informasi
Administrasi
ALUMNI ADMIN
Dokumen Alumni

KEPALA SEKOLAH

Gambar 3.1 Diagram Konteks

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

1.0
Data User Login & Manajemen ADMIN
data user

2.0
ALUMNI
Biodata Alumni

3.0
Permohonan
Legalisir

6.0
Berkas Alumni

4.0
Pembayaran
Biaya Legalisir

5.0
Sumbangan Alumni

7.0
Manajemen
Laporan

KEPALA SEKOLAH

Gambar 3.2 Data Flow Diagram

 21

3.5 Rancangan Basis Data

Berikut ini adalah rancangan tabel Sistem Informasi dan Pelayanan

Alumni SMK Telkom Banjarbaru :

Tabel 3.2 Tabel User

No Nama Kolom Tipe Null Key Ekstra

1 id_user int(5) NO PRIMARY KEY Auto_increment
2 nama_lengkap Var(50) NO
3 username Var(50) YES
4 password Var(50) YES

Tabel 3.3 Tabel Biodata

No Nama Kolom Tipe Null Key Ekstra

1 id_alumnus int(5) NO PRIMARY KEY Auto_increment
2 nis Var(8) NO
3 nama_lengkap Var(50) NO
4 tmpt_lahir Var(50) YES
5 tgl_lahir Date YES
6 jenis_kelamin Var(50) YES
7 id_jurusan int(5) YES
8 tahun_lulus Var(50) YES
9 telepon Var(50) YES
10 email Var(50) YES
11 id_kegiatan int(5) YES
12 tmpt_kegiatan Var(50) YES
 22

Tabel 3.4 Tabel Permohonan Legalisir

No Nama Kolom Tipe Null Key Ekstra

1 id_permohonan int(5) NO PRIMARY KEY Auto_increment
2 nis int(5) NO
3 id_berkas int(5) YES
4 jumlah Var(50) YES
5 keperluan Text YES
6 jenis_pengambilan Var(50) YES
7 catatan Var(50) YES
8 unggah_berkas Var(50) YES

Tabel 3.5 Tabel Pembayaran Biaya Legalisir

No Nama Kolom Tipe Null Key Ekstra

1 id_pembayaran int(5) NO PRIMARY KEY Auto_increment
2 nomor int(5) NO
3 jumlah Var(50) YES
4 alamat Var(50) YES
5 nama_penerima Var(50) YES
6 telepon_penerima Var(50) YES
7 jasa_pengiriman Var(50) YES
8 biaya_pengiriman Var(50) YES
9 total Var(50) YES
10 bukti_pengiriman Var(50) YES
11 bukti_pembayaran Var(50) YES
12 keterangan Var(50) YES
 23

Tabel 3.6 Tabel Sumbangan

No Nama Kolom Tipe Null Key Ekstra

1 id_sumbangan int(5) NO PRIMARY KEY Auto_increment
2 nis int(5) NO
3 nama_sumbangan Var(50) YES
4 jumlah Var(50) YES
5 tanggal Var(50) YES
6 keterangan Var(50) YES

Tabel 3.7 Tabel Dokumen Alumni

No Nama Kolom Tipe Null Key Ekstra

1 id_berkas_alumnus int(5) NO PRIMARY KEY Auto_increment
2 nis int(5) NO
3 id_berkas Var(50) YES
4 keterangan Var(50) YES
5 arsip Var(50) YES

Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan

antar objek di dunia nyata dan berfungsi untuk mengatur operasi suatu database.

Relasi antar tabel dari database alumnus adalah sebagai berikut :

 24

Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel

3.6 Rancangan Antarmuka Masukan Sistem

Berikut ini adalah rancangan antar muka masukan Sistem Informasi

Administrasi Alumni SMK Telkom Banjarbaru Berbasis Web :

1. Rancangan Form Login

Gambar 3.4 Rancangan Form Login

 25

Login digunakan untuk masuk ke menu utama pada aplikasi, login sangat di

perlukan karena ini adalah salah satu sistem keamanan.

2. Rancangan Form Laporan

Gambar 3.5 Rancangan Form Laporan

Form Laporan menyediakan 5 button yang akan mengarahkan ke masing

masing laporan.

3. Rancangan Form tambah data Biodata Alumni

 26

Gambar 3.6 Rancangan form tambah biodata alumni

Rancangan form tambah biodata alumni adalah form yang berisi kolom-kolom

untuk menambahkan atau menginput data baru untuk biodata alumni. Dalam

menginput biodata alumni yaitu dengan mengklik menu Biodata Alumni lalu

mengklik button tambah. Form yang ada berisi nis, nama, tempat dan tanggal

lahir, jenis kelamin, jurusan, tahun lulus, telepon, email, kegiatan, dan tempat

kegiatan. Setelah diinput dan disimpan maka proses selesainya akan mengarah

ke data tabel biodata_alumnus.

 27

4. Rancangan Form tambah data permohonan legalisir

Gambar 3.7 Rancangan form tambah permohonan legalisir

Rancangan form tambah data permohonan legalisir adalah form yang berisi

kolom- kolom untuk menginput permohonan legalisir alumni.. Dalam

menginput data permohonan legalisir yaitu dengan mengklik menu Ajukan

Permohonan Legalisir. Form yang ada berisi nis, jenis berkas, jumlah,

keperluan, jenis pengambilan, catatan, dan file berkas yang akan dilegalisir,

setelah diinput dan disimpan maka proses selesainya akan mengarah ke data

tabel permohonan.
 28

5. Rancangan Form tambah data sumbangan alumni

Gambar 3.8 Rancangan form tambah sumbangan alumni

Rancangan form tambah data sumbangan alumni adalah form yang berisi

kolom- kolom untuk menambahkan atau menginput data baru untuk

sumbangan dari alumni. Dalam menginput data sumbangan alumni yaitu

dengan mengklik menu Sumbangan Alumni lalu mengklik button tambah

Form yang ada berisi nis, nama_sumbangan, jumlah, tanggal, dan keterangan,

setelah diinput dan disimpan maka proses selesainya akan mengarah ke data

tabel sumbangan.
 29

6. Rancangan Form tambah data berkas alumni

Gambar 3.9 Rancangan form tambah berkas alumni

Rancangan form tambah data berkas alumni adalah form yang berisi

kolom-kolom untuk menambahkan atau menginput data berkas alumni

dengan keterangan sudah diambil atau masih disimpan oleh sekolah.

Dalam menginput data berkas alumni yaitu dengan mengklik menu

Berkas Alumni lalu mengklik button tambah. Form yang ada berisi nis,

jenis berkas, keterangan, dan file arsip. Setelah diinput dan disimpan

maka proses selesainya akan mengarah ke data tabel berkas_alumnus.

 30

7. Rancangan Form tambah data pembayaran

Gambar 3.10 Rancangan form tambah pembayaran

Rancangan form tambah data pembayaran adalah form yang berisi kolom-

kolom untuk menambahkan atau menginput data pembayaran jasa antar

legalisir. Dalam menginput data pembayaran yaitu dengan mengklik

menu Pembayaran lalu mengklik button tambah. Form yang ada berisi

nomor permohonan, banyaknya lembar yang dilegalisir, alamat

pengiriman, nama penerima, telepon penerima, jasa pengiriman, biaya

pengiriman, total biaya, bukti pengiriman, bukti pembayaran, dan

 31

keterangan. Setelah diinput dan disimpan maka proses selesainya akan

mengarah ke data tabel pembayaran.

3.7 Rancangan Antarmuka Keluaran Sistem

Berikut ini adalah rancangan antar muka keluaran Sistem Informasi

Administrasi Alumni SMK Telkom Banjarbaru Berbasis Web :

1. Rancangan Tampilan Laporan Biodata Alumni

Gambar 3.11 Rancangan tampilan biodata alumni

Output laporan Biodata Alumni yang mana diberi nama Data Tracer Alumni

bermula dari mengklik ke menu Laporan lalu pilih button Data Tracer Alumni,

kemudian klik cetak akan langsung diarahkan menuju halaman baru berupa

tampilan laporan Data Tracer Alumni.

2. Rancangan Tampilan Laporan Sumbangan Alumni

 32

Gambar 3.12 Rancangan tampilan laporan sumbangan alumni

Output laporan sumbangan alumni bermula dari mengklik ke menu Laporan

lalu pilih button Sumbangan Alumni kemudian klik cetak akan langsung

diarahkan menuju halaman baru berupa tampilan laporan sumbangan alumni

yang sudah diterima oleh sekolah.

3. Rancangan Tampilan Laporan Dokumen Alunni

Gambar 3.13 Rancangan Tampilan Laporan Dokumen Alumni

Output laporan dokumen alumni bermula dari mengklik ke menu Laporan lalu

pilih button Dokumen Alumni kemudian klik cetak akan langsung diarahkan
 33

menuju halaman baru berupa tampilan laporan dokumen alumni yang sudah

diambil dan yang berlum diambil oleh alumni.

4. Rancangan Tampilan Laporan Permohonan Legalisir

Gambar 3.14 Rancangan tampilan laporan permohonan legalisir

Output laporan permohonan legalisir bermula dari mengklik ke menu Laporan

lalu pilih button Permohonan Legalisir kemudian klik cetak akan langsung

diarahkan menuju halaman baru berupa tampilan permohonan legalisir dari

alumni SMK Telkom Banjarbaru yang sudah ada.

5. Rancangan Tampilan Laporan Pembayaran Jasa Antar Legalisir

 34

Gambar 3.15 Rancangan tampilan laporan pembayaran

Output laporan pembayaran jasa antar legalisir bermula dari mengklik ke menu

Laporan lalu pilih button Pembayaran Legalisir kemudian klik cetak akan

langsung diarahkan menuju halaman baru berupa tampilan laporan pembayaran

jasa antar legalisir dari alumni yang meminta berkas dikirimkan tanpa dating

kesekolah untuk mengambil berkas.

3.8 Tempat dan Jadwal Penelitian

Penelitian dilaksanakan di SMK Telkom Banjarbaru dengan alamat Jalan

Pangeran Suriansyah Nomor 3 Banjarbaru, 70711.

Tabel 3.9 Tabel Jadwal Penelitian

Bulan Bulan Bulan Bulan Bulan

No Uraian Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Persiapan
1
Penelitian
Analisis
2
Permasalahan
Perancangan
3
Sistem
Pembuatan
4
Aplikasi
Testing dan
5
Implementasi
Dokumentasi
6 dan Penulisan
Laporan
 DAFTAR PUSTAKA

Damayanti, Dina. (2018). Sistem Informasi Pendaftaran Calon Santriwati Baru

Pada Pondok Pesantren Modern An-Najah Puteri Menggunakan Metode
Profile Matching Berbasis Web. Banjarmasin : Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer Indonesia.

Abdulloh, Rohi. (2018). 7 in 1 Pemrograman Web untuk Pemula. Jakarta : PT

Alex Media Komputindo.

Sutarman. (2003). Membangun Aplikasi Web PHP dan MySQL. Yogyakarta :

Graha Ilmu.

Suprianto, Aji. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Infotek.

Primasari, Clara Hetty. (2018). Pengembangan Sistem Informasi Portal Alumni

dengan Tracer Study dan Survey Pengguna Alumni Universitas Atma Jaya
Yogyakarta. Yogyakarta : Universitas Atma Jaya Yogyakarta.

Limbong, Lawita Sondang Pertiwi. (2018). Pengembangan dan Analisis Sistem

Informasi Alumni Sekolah Berbasis Web Menggunakan Framework YII 2
di SMK Negeri 1 Tapin Selatan. Yogyakarta : Universitas Negeri
Yogyakarta.

Rikanita. (2017). Pengembangan Sistem Informasi Sekolah Berbasis Website di

SMK Negeri 1 Makassar. Makassar : Universitas Negeri Makassar.

Syafrudin, Muhammad. (2013). Pengembangan Sistem Informasi Alumni Dengan

Pendekatan Metode Agile di UIN Sunan Kalijaga. Yogyakarta :
Universtitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

35