Anda di halaman 1dari 22

BIDANG

KEADMINISTRASIAN

PENDIDIKAN

Dosen Pengampu :

Ama Noor Fikrati, S.Pd., M.Pd.

Anggota Kelompok 5 :
1. Yoga Dwi Andika (185061)
2. Mita Puji Rahayu (185062)
3. Rosidah Adi (185064)

Pendidikan Matematika 2018-B

SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN (STKIP)

PGRI JOMBANG
Bidang Keadministrasian Pendidikan

A. Esensi Administrasi Pendidikan

Pada kisaran pertengahan tahun 1940-an, Albert Lepawsky, guru besar


administrasi pada Universitas Chicago pernah menulis bahwa di dunia ini tidak ada yang
lebih penting daripada administrasi atau there is no the most important in the world than
administration.

Sekolah, institusi pendidikan, atau yayasan kependidikan pun akan menjadi acak-
acakan bahkan bisa lumpuh, ketika sistem administrasinya amburadul alias dikelola
secara tidak profesional. Sering kita menjumpai seorang staf tata usaha kantor atau
sekolah memerlukan waktu berjam-jam untuk mencari arsip sebuah surat, karena sistem
pengarsipan yang kacau. Orang tua siswa kadang-kadang perlu waktu beberapa hari
untuk mendapatkan surat persetujuan pindah anaknya ke sekolah lain, karena tidak ada
standar operasi dan prosedur kerja dilihat dari persepektif waktu. Dengan demikian, di
bidang keadministrasian pendidikan pun, profesionalisasi harus terus ditumbuh
kembangkan.

Seorang guru memerlukan waktu berjam-jam atau mungkin berhari- hari baru
mendapatkan dokumen penetapan kenaikan pangkat atau berkalanya yang terakhir,
karena menyimpannya di sembarang tempat secara acak. Bahkan, bukan tidak mungkin
seorang administrator sekolah memerlukan waktu lama untuk mendapatkan dokumen
faksimili sangat penting yang diterima seminggu lalu dari kantor pusat atau dari rekanan.
Inilah bagian dari bukti bahwa pernyataan Albert Lepawsky di atas ada benarnya.

Jadi, sekali lagi, bukan tidak mungkin banyak pemangku kepentingan


memandang administrasi atau tatalaksana itu penting ketika mengalami kemacetan untuk
aneka urusan. Ketika semua berjalan lancar, banyak orang lupa akan esensi dan eksistensi
administrasi atau tatalaksana kantor. Bahkan, ketika memberikan "uang administrasi",
orang sangat mungkin hanya cenderung mengingat uangnya, bukan administrasinya. Jika
urusan administrasi lancar bukan karena mempersepsi bahwa administrasi itu memang
harus lancar, tapi uanglah yang harus memperlancarnya.
Istilah administrasi yang kerap digunakan dalam literatur dan bahasa keseharian
kita sampai sekarang merupakanan padanan kata administration, dalam bahasa Inggris.
Kata dasarnya adalah to administrate yang berarti mengadministrasikan. Istilah lain yang
kita kenal serumpun dengan ini yaitu administrating yang berarti pengadministrasian atau
keadministrasian.

. Herbert A. Simon dalam bukunya Administrative Behavior (2004) mendefinisikan


administrasi sebagai kegiatan dari sekelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan
bersama. Lconald D. White (20010 mendefinisikan administrasi sebagai suatu proses
yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun
swasta, sipil atau militer baik dalam skala besar ataupun kecil.

Westra dkk. (2007) dalam Ensiklopedi Administrasi mendefinisikan administrasi sebagai


segenap rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok
orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Administrasi adalah serial proses
pemberdayaan sumber daya yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam rangka
mengimplementasikan substansi tugas untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan
efisien.

Simpul = administrasi adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih dengan
menggunakan sumber daya yang tersedia dan yang dapat diakses untuk mencapai tujuan
tertentu secara berdayaguna dan berhasil guna.

Menurut Djam'an Satori (2006), administrasi pendidikan adalah keseluruhan proses


kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan
sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Dengan rumusan yang sedikit berbeda, Djam'an Satori mengemukakan bahwa
administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerjasama dengan
memanfaatkan semua sumber personalia dan material yang tersedia dan sesuai untuk
mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Hadari
Nawawi (2002) mengemukakan definisi administrasi pendidikan sebagai rangkaian
kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk
mencapai tujuan pendidikan secara sistematis yang diselenggarakan di lingkungan
tertentu terutama berupa lembaga pendidikan formal.

Bagi Castetter (1992), administrasi pendidikan adalah suatu proses sosial yang
dilaksanakan pada wahana tertentu dalam kaitannya dengan latar sistem sosial.
Dikemukakan olehnya, bahwa educational administration is a social process that take
place within the contexr of social system.

Engkoswara (2005) berpendapat bahwa administrasi pendidikan pada prinsipnya


merupakan mengelola, mengatur dan mengalokasikan sumber daya yang terdapat dalam
dunia pendidikan. Baginya, administrasi pendidikan merupakan alat untuk
mengintegrasikan peranan seluruh sumber daya guna tercapainya tujuan pendidikan
dalam suatu konteks sosial tertentu, ini berarti bahwa bidang-bidang yang dikelola
mempunyai kekhususan yang berbeda dari administrasi dalam bidang lain.

Oteng Sutisna (2004) melihat administrasi pendidikan pada konteks yang lebih luas. Dia
menulis, bahwa administrasi pendidikan hadir dalam tiga bidang perhatian dan
kepentingan. Pertama, setting administrasi pendidikan, yaitu geografi, demografi,
ekonomi, ideologi, kebudayaan, dan pembangunan. Kedua, pendidikan atau bidang
garapan administrasi pendidikan. Ketiga, substansi administrasi pendidikan atau tugas-
țugasnya, prosesnya, asas-asasnya, dan perilaku administrasi. Hal ini makin memperkuat
bahwa administrasi pendidikan mempunyai bidang dengan cakupan luas yang saling
berkaitan, sehingga pemahaman tentangnya memerlukan wawasan yang luas serta
antisipatif terhadap pelbagai perubahan yang terjadi di masyarakat, di samping
pendalaman dari segi perkembangan teori administrasi pendidikan.

Penulis buku ini merumuskan definisi, bahwa administrasi pendidikan adalah proses
kerjasama antara dua orang atau lebih dengan menggunakan sumber daya kependidikan
yang tersedia dan yang dapat diakses untuk mencapai tujuan pendidikan secara
berdayaguna dan berhasil guna.

Administrasi adalah serial proses kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam
rangka mengimplementasikan substansi tugas kependidikan untuk mencapai tujuan
tertentu secara efektif dan efisien. Dengan demikian, ketika mendiskusikan administrasi
pendidikan, siapa pun juga akan menggamit beberapa dimensi berikut ini. Pertama,
administrasi pendidikan merupakan suatu proses, mulai dari merencanakan.
melaksanakan, mengevaluasi, dan melakukan tindak lanjut bagi tugas-tugas yang relevan
dengan substansi pendidikan. Kedua, administrasi melibatkan dua orang atau lebih yang
saling bekerjasama dan sama-sama bekerja dengan cara dan untuk mencapai tujuan
tertentu di bidang pendidikan.

Ketiga, administrasi melibatkan sumber daya yang tersedia (manusia dan nonmanusia,
termasuk situasi) dan yang mungkin diakses untuk mencapai tujuan tertentu di bidang
pendidikan. Keempat, proses dan substansi administrasi pendidikan memoros pada tujuan
tertentu, baik jangka pendek, menengah, panjang, atau tidak terbatas. Kelima,
administrasi pendidikan selalu berada pada sistem dan konteks sosial tertentu. Keenam,
administrasi pendidikan mensyaratkan efisiensi dan efektivitas sebagai kriterium kerja.
Efisiensi merujuk pada proses dan kesehatan kerja administrasi pendidikan atau sekolah.
Efektif merujuk pada capaian dan maknanya bagi kepentingan program-program
pendidikan.

Simpul= administrasi pendidikan adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih
dengan menggunakan sumber daya kependidikan yang tersedia dan yang dapat diakses
untuk mencapai tujuan pendidikan secara berdayaguna dan berhasil guna.

B. Administrasi atau Manajemen Pendidikan

Istilah administrasi di Indonesia sesungguhnya merupakan padanan kata administratie


(bahasa Belanda) dan administration(bahasa Inggris). Admininistrasi dalam sebagai
padanan kata administratie, bahasa Belanda, sering diberi makna sebagai tata usaha atau
tata laksana.

Pariata Westra dkk. dalam Ensiklopedi Administrasi mendefinisikan tata usaha atau tata
laksana sebagai setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan
pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai
keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Krajewski at.al (1983) memaknai istilah administrasi lebih luas daripada manajemen,
dimana mereka menulis: "We consider administration 10 be sightly more encompassing
than management." Ketika kita berbicara administrasi, berarti di dalamnya berbicara
mengenai manajemen.

Administrasi Administrasi Manajemen

Sama dengan Bagian dari Bagian dari


manajemen manajemen administrasi

Menurut Krajewski et al. (1983), titik tekan manajemen terletak Administrasi


Administrasi Manajemen pada dimensi-dimensi lebih teknis dari usaha untuk mencapai
tujuan; sedangkan administrasi, di samping menyangkut tugas-tugas manajemen bagi
pencapaian tujuan, juga menekankan pada penciptaan unitas dari dimensi-dimensi
keorganisasian dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai.

Dengan demikian, istilah administrasi umumnya digunakan manakala merujuk pada


proses kerja manajerial tingkat puncak (top management) dilihat dari konteks
keorganisasian; sedangkan istilah manajemen merujuk pada proses kerja manajerial pada
tingkat yang lebih operasional. Misalnya, manajemen kelas, manajemen sumber daya
manusia, manajemen manufaktur, manajemen sumber daya material, manajemen sarana
dan prasarana, dan sebagainya.

C. Dua Pendekatan

Pendekatan dalam administrasi dapat di lihat dari dua sisi, yaitu pendekatan fungsional
dan pendekatan substansial.

Pendekatan fungsional merujuk pada proses kerja administrasi, sedangkan pendekatan


substansial merujuk pada tugas-tugas administratif.
Pendekatan
Fungsional

PENDEKATAN DALAM
ADMINISTRASI

Pendekatan
Substansial

1. Pendekatan Fungsional

Administrator sekolah memang bukan penguasa, bertindak selayaknya pejabat


yang otoriter. Mereka adalah pelayan yang baik dan pemberdaya yang cerdas. Jika
menjadi penguasa tunggal, tidak mungkin administrator sekolah mampu mengoptimasi
tugas-tugas institusionalnya.

Sebagai administrator yang profesional, kepala sekolah harus bekerja dengan dan melalui
waki-wakilnya itu, atau apa yang populer disebut sebagai “a good administrator is the
things by other people”.

Dengan demikian, sifat pekerjaan administrator sekolah adalah mengelola pekerjaan


dengan dan melalui orang lain sejalan dengan fungsi organik administrasi. Menurut
Gibson administrasi merupakan suatu proses untuk menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Kata “proses” bermakna bahwa administrasi itu merupakan cara kerja yang
dilaksanakna secara sistematik, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
evaluasi, dan perbaikan lanjutan. Administrator memandang bahwa suatu organisasi
merupakan satuan kerja yang terdiri dari beberapa bagian yang dikoordinasikan dan
didorong ke arah sinergi kerja dalam menyelesaikan aneka pekerjaan.

Mengikuti pemikiran Fayol yang dikutip Robbins, secara tradisional ada lima fungsi
administrasi, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memerintah, mengkoordinasi dan
mengendalikan. Stoner membagi fungsi administrasi menjadi empat yaitu
(1) Perencanaan (planning)

(2) Pengorganisasian (organizing)

(3) Memimpin (leading)

(4) Pengendalian dan pengawasan (controling)

Stoner tidak memasukkan fungsi memerintah dan mengkoordinasikan, karena


memerintah dan mengkoordinasikan, karena memerintah sudah termasuk dalam fungsi
leading dan mengkoordinasi sudah termasuk dalam fungsi organizing. G.R Terry terdapat
empat fungsi administrasi, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian atau penataan
organisasi (organizing), pelaksanaan atau pengaktualan (actuating), dan pengawasan atau
pengendalian (controling). Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel mengemukakan lima
fungsi administrasi, mencakup perencanaan (planning), pengorganisasian atau penataan
organisasi (organizing), penataan staf (staffing), pengarahan (directing) dan pengawasan
atau pengendalian (controling). L. Gullick tujuh fungsi administrasi yaitu perencanaan
(planning), pengorganisasian atau penataan organisasi (organizing), penataan staf
(staffing), pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), pelaporan
(reporting), dan penganggaran (budgeting). Sebagian darii pendapat di atas diramu
berikut ini.

Fayol Terry Koontz dkk L. Gullick

Planning Planning Planning Planning

Organizing Organizing Organizing Organizing

Leading Actuaying Staffing Staffing

Controling Controling Directing Directing

Controling Coordinating

Reporting Budgeting

Merencanakan
Salah satu tugas administrator sekolah adalah merencanakan. Merencanakan mcrupakan
aktivitas memilih dan menetapkan tujuan sekolah, yang pencapaiannya dilakukan dengan
menentukan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem,
anggaran, dan standar yang dibutuhkan. Perencanaan bermakna strategis terutama untuk
memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat
diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin.

Kekuatan dan
kelemahan internal

Analisis masalah sekolah

Peluang dan ancaman


eksternal

Handoko (2006) mengemukakan sembilan manfaat perencanaan, yaitu

(a) membantu administrasi untuk menyesuaikan dengan perubahan-perubahan


lingkungan.

(b) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama

(c) memungkinkan administrator memahami keseluruhan gambaran.

(d) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

(e) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

(f) memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara pelbagai bagian organisasi

(g) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

(h) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

(i) menghemat waktu, usaha dan dana.


Untuk menjamin pencapaian hasil akhir dari perencanaan, administrator sekolah
harus berpijak pada data yang cermat dan akurat.Selain itu, dengan adanya
perencanaan memungkinkan:

a. sekolah dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperiukan untuk
mencapai tujuannya;

b. anggota organisasi sekolah dapat melanjutkan kegiatan-kegiatan secara


konsisten dengan tujuan dan prosedur yang telah dipilih, dan

c. kemajuan ke arah tujuan dapat dipantau dan diukur, sehingga tindakan


perbaikan dapat diambíl apabila kemajuan itu tidak memuaskan.

Mengorganisasikan
Bagi administrator sekolah, mengorganisasikan pada esensinya dimaksudkan untuk
menghindari ketidakberaturan potensi sumber daya yang ada, baik manusia maupun
nonmanusia. Dengan demikian, mengorganisasikan merupakan upaya untuk melengkapi
rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan organisasi pelaksananya.
Mengikuti pemikiran Hadari Nawawi (1992), pengorganisasian yang baik adalah:
a. adanya kejelasan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan;
b. pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja,
c. organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab,
d. organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol,
e. organisasi harus mengandung kesatuan perintah, dan
f. organisasi harus fleksibel dan seimbang.
Mengorganisasikan adalah suatu proses pengaturan dan pengalokasian kerja,
wewenang, dan sumber daya di kalangan anggota sehingga mereka dapat mencapai
tujuan organisai secara efisien.
Melaksanakan
Aktivitas merencanakan dan mengorganisasikan tanpa dilaksanakan dengan baik adalah
pepesan kosong.
Dalam kerangka ini, menjadi sangat esensial untuk memperhatikan bahwa guru
dan staf sekolah akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika:
a. mereka merasa yakin akan mampu mengerjakan pekerjaan sejara baik,
b. pekerjaan utama dan sekunder yang mereka lakukan tersebut diyakini akan
memberikan manfaat bagi dirinya,
c. mereka tidak sedang dibebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting
atau mendesak,
d. tugas yang diembannya tersebut merupakan kepercayaan bagi guru dan staf sekolah,
dan
e. hubungan antar teman dalam organisasi sekolah tersebut harmonis.

Mengendalikan
Mengendalikan atau mengawasi merupakan fungsi administrasi yang tidak kalah
pentingnya dibandingkan dengan merencanakan dan mengorganisasikan. Tanpa
pengendalian, banyak pekerja dan pekerjaan itu sendiri akan kehilangan arah, ibarat kapal
mengalami kerusakan kompas di tengah samudera. Melalui fungsi pengendalian,
administrator sebagai pemimpin dan manajer dapat menjalankan organisasi agar tetap
berproses pada arah yang benar dan tidak membiarkan deviasi atau penyimpangan yang
terlalu jauh dari arah tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi pengendalian dalam administrasi mencakup 4 unsur utama, yaitu:

a. menetapkan standart kinerja guru dan staf

b. mengukur kinerja guru dan staf yang sedang berjalan

c. membandingan kinerja guru dan staf saat ini dengan standart yang telah ditetapkan

d. mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerja guru dan staf kalau ada
penyimpangan

Dengan fungsi pengendalian, administrator sekolah dapat menjaga organisasinya tetap


berada diatas rel yang benar. Administrator sekolah mengambil peranan yang lebih luas
dalam menggerakkan organisasinya untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Hal
ini sejalan dengan pendapat Drucker yang dikutip oleh Crainer (2000), yang mengatakan
terdapat lima dasar peran administrator, termasuk administrator sekolah meliputi:
a. menetapkan tujuan apa yang ingin dicapai

b. mengorganisasikan semua sumber daya organisasi

c. motivasi semua staf

d. mengkomunikasikan semua kebijakan dan program

e. mengukur perkembangan kemampuan staf organisasi

Selaras konsepsinya dengan pendapat tersebut diatas, secara lebih luas dengan
mengikuti pemikiran Mintzberg perilaku administrator sekolah sebagai pimpinan dapat
dipilah menjadi 3 bidang peranan, yaitu:

1. peranan antar pribadi, yaitu sebagai pemuka simbolis, administrator sebagai


pemimpin dan perantara

2. peranan informasional yang meliputi monitoring, penerus informasi, perwakilan

3. peranan pengambilan keputusan yang meliputi sikap wiraswasta, penangkal


kesulitan, pengalokasian sumber daya dan negosiator.

Masing-masing peran itu sering kali tidak dapat dipisahkan, karena didalam tindakan
aktualisasinya menjadi simultan

Mengkomunikasikan

Kemampuan berkomunikasi merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki dan
dikuasai oleh administrator sebagai pemimpin pendidikan dan manajer sekolah.
Berbekal kemampuan melakukan komunikasi yang efektif dengan guru, orang tua,
siswa, dan masyarakat, kepala sekolah akan mudah melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan, pikiran, dan gagasan oleh
supervisor pembelajaran melalui media dan teknik yang menimbulkan efek tertentu
Komunikasi persuasif ini mencakup empat aspek, yaitu paparan secara selektif,
partisipasi khalayak, prinsip inokulasi, dan besaran perubahan. Kemampuan
menyajikan pesan atau informasi merupakan kunci sukses berkomunikasi. Jika paparan
dalam memberi informasi tidak jelas, akan terjadi kesalahpahaman dan mengakibatkan
situasi yang kurang kondusif. Penggunaan prinsip partisipasi khalayak atau guru dalam
komunikasi persuasif, merangsang adanya partisipasi aktif dari guru dalam proses
trasformasional. Agar terjadi partisipasi yang baik, harus ada komunikasi timbal balik
antara supervisor pembelajaran dengan guru. Kondisi ini berarti menimbulkan unsur
pengikutsertaan dari bawahan kepada atasan dan lembaga.

Penggunaan prinsip inokulasi, merupakan kemampuan administrator sebagai pemimpin


dalam memompakan keyakinan berupa antibodi kepada khalayak. Pemberian antibodi
ini untuk memperkuat khalayak atau guru terhadap apa yang akan disampaikan oleh
supervisor pembelajaran dengan cara memberikan alasan yang meyakinkan, agar
mereka dapat mempercayai pesan yang disampaikan. Tingkat efektivitas komunikasi
sangat dipengaruhi oleh kredibilitas supervisor pembelajaran, yaitu sejauh mana tingkat
kepercayaan dan daya tarik personalnya dalam menempatkan diri dalam anggota
kelompok.

Prinsip besaran perubahan dalam komunikasi persuasif akan lebih efektif jika
diarahkan untuk melakukan perubahan-perubahan pada periode waktu yang cukup
lama. Tidak mudah mengubah perilaku yang sudah mengakar, misalnya, kemalasan
berganti kerajinan, keluhan berganti kegairahan, ketertutupan berganti keterbukaan,
mau menang sendiri berganti akomodatif, dan sebagainya. Dalam kenyataannya, makin
besar dan makinpenting perubahan pada khalayak, seperti yang diinginkan oleh
supervisor pembelajaran atau administrator sekolah, akan semakin sukar dilaksanakan.

Oleh sebab itu, administrator sebagai pemimpin harus benar-benar mempunyai alasan
yang kuat dalam pengambilan keputusan untuk melakukan perubahan yang diinginkan.

Komunikasi amat essensial dalam kehidupan komunitas sekolah, selayaknya aliran


darah dalam tubuh manusia. Dalam mengemban tugasnya, kepala sekolah perlu
berkomunikasi dengan seluruh anggota komunitas sekolah untuk mengajak ,
memberikan perintah, mengatur, menyampaikan, memberikan dorongan, dan
membangun pengertian dari orang yang dipimpinnya. Disini, kepala sekolah mutlak
memerlukan kemampuan komunikasi sebagai salah satu kompetensi yang harus
dikuasai, baik dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, maupun implementasi program.

Mengawasi dan mengendalikan

Pengawasan dan pengendalian dimaksudkan untuk mencegah deviasi. Pengawasan


yang baik bersifat prefentive. Pengendalian yang baik harus mampu mendorong aneka
deviasi kembali pada rel tugas yang benar. Kegiatan pengawasan dan pengendalian ini
harus dilakukan secara kontinu, objektif, transparan, dan akun tabel. Meski pengawasan
prefentif lebih penting, pengawasan kuratif dalam bentuk penindakan, tidak kalah
pentingnya. Banyakanya variabel tugas dan panjangnya rentang kendali menyebabkan
pengawasan prefentif tidak selalu dapat dilakukan. Kalaupun bisa dilakukan, peluang
kelengahan tetap ada.

Melaporkan

Pelaporan merupakan salah satu kegiatan organisasi. Substansi yang dilaporkan harus
menggambarkan kondisi yang sebenarnya. Dengan pelaporan ini akan diketahui hasil-
hasil yang dicapai, kendala yang muncul dan penyimpangan yang terjadi.

Berikut disajikan beberapa petunjuk praktis penyusunan laporan, dengan ketentuan


dapat dilakukan secara kenyal. Langkah-langkah tentative adalah sebagai berikut :

1. Buat sistematika atau garis-garis besar laporan dengan memperhatikan pedoman


yang berlaku atau ditentukan.

2. Buat draf batang tubuh laporan, mulai dari bagian pendahuluan sampai dengan
kesimpulan, rekomendasi, implikasi, dan sejenisnya.

3. Buat ringkasan eksekutif atau abstrak laporan, barangkali dalam dua versi bahasa

4. Buat kata pengantar laporan

5. Buat daftar tabel, gambar, foto, grafik, lampiran, apendik, dan sejenisnya

6. Buat daftar isi secara lengkap


7. Lakukan pengetikan laporan

8. Lengkapi daftar isi dengan halamannya

9. Lengkapi laporan secara menyeluruh, baik segi-segi ilmiah, bahasa atau cara
pengetikan

10. Lakukan pengetikan akhir

11. Penjilidan laporan

12. Pengiriman laporan

2. Pendekatan Substantif

Seperti dijelaskan di atas, administrasi sekolah dapat didekati dari dua sudut pandang,
yaitu pendekatan proses dan pendekatan tugas. Pendekatan proses meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan evaluasi. Pendekatan proses ini
merupakan serial kegiatan yang harus dilakukan oleh administrator sekolah bersama
komunitasnya, termasuk komite sekolah. Pendekatan tugas administrasi sekolah
mencakup tugas-tugas primer yang harus dilakukan di sekolah. Substansi tugas ini
akan optimal jika dilakukan dengan proses yang diorganisasikan secara efektif dan
efisien.

Secara umum fungsi substansial administrasi pendidikan bidang garapan yakni


sumberdaya manusia, sumber belajar, dan sumber fasilitas dan dana. Secara rinsi,
Thomas J. Sergiovani (2002) mengemukakan delapan bidang administrasi pendidikan,
mencakup:

 administrasi pengajaran dan pengembangan kurikulum,


 administrasi kesiswaan,
 hubungan sekolah dan masyarakat,
 kepegawaian sekolah,
 bangunan dan perlengkapan sekolah,
 transportasi sekolah,
 pengorganisian dan penataan struktur, dan
 keungan sekolah.

Pada buku Panduan Administrasi Sekolah terbitan kementerian pendidikan nasional,


dikemukakan bidang-bidang kegiatan administrasi administrasi pendidikan, meliputi:
(1) administrasi kurikulum, (2)personalia, (3) administrasi kesiswaan, (4) administrasi
keuangan, dan (5)administrasi perawatan preventif sarana dan prasarana sekolah. Bagi
penulis buku ini, pendekatan substansial administrasi sekolah mencakup: tugas-tugas
administrasi program pendidikan, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian,
administrasi keuangan sekolah, administrasi umum, ketatalaksanaan sekolah,
administrasi pelayanan bantu, dan administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat.
Deskripsi umum substantif atau bidang garapan administrasi sekolah disajikan Tabel 2
berikut ini

No. Pendekatan Substantif Deskripsi umum

1. Tugas-tugas umum  Tugas-tugas keadministrasian sekolah, jhususnya


yang bersfatinsidental atau tidak terprogram atau
tugas-tugas umum lainnya

 Perencanaan program sekolah, baik jangka pendek,


jangka menengah maupun jangka panjang. Fokusnya
dapat berupa proyeksi kebutuhan guru, siswa, sarana
dan prasarana, peningkatan prestasi siswa dan lain-
lain

 Perumusan fisi dan misi sekolah. Fisi merupakan


visualisasi kondisi ideal yang diinginkan oleh
administrator sekolah dan staf dalam jangka panjang.
Misi merupakan cara administrator sekolah dan staf
untuk mewujudkan visi.

 Perumusan tujuan sekolah, baik untuk mencapai


keunggulan kompetitif maupun komparatif

 Operasionalisasi program, termasuk pembagian tugas


mengenai siapa mengerjakan apa, apa targetnya dan
bagaimana strategi mencapainya

 Kepenyelian, supervisi atau bimbingan profesional.


Berupa kegiatan untuk mereduksi penyimpangan,
penumbuhan kemampuan dan keterampilan
profesional gurum, dan staf dan lain-lain

 Perbaikan berkelanjutan, khususnya berkaitan


dengan pemeliharaan dan peningkatan kinerja staf
serta perbaikan umum lainnya sesuai dengan
kebuuhan sekolah

2. Administrasi program  Kalender pendidikan, waktu efektif belajar, jadwal


pendidikan belajar, sesi ulangan dan ujian, kegiatan ekstra, studi
banding dan sebagainya

 Kurikulum dan serial program pembelajaran,


terutama satuan pembelajaran dan
pengadministrasiannya, administrasi penilaian,
aplikasi KTSP dan lain-lain

 Program kegiatan akademik siswa, baik belajar


teoritis maupun praktik serta studi lapangan

 Perluasan kesempatan pemdidikan seperti menambah


jam belajar, melibatkan dunia usaha, remidial dan
program khusus lainnya

 Peningkatan mutu, seperti diskusi sejawat,


penyediaan referensi, kelompok kerja guru, evaluasi
sejawat dan lain-lain
 Peningkatan relevansi, seperti kerjasama dengan
dunia kerja atau dunia industri, program muatan lokal
dan lain-lain

 Pengembangan program pendidikan, baik kulikuler


maupun ekstrakulikuler

3. Administrasi kesiswaan  Penerimaan siswa baru, baik melalui jalur khusus,


kelas khusus, seleksi masuk yang konvensional,
penerimaan siswa pindahan dan lain-lain

 Penataan rombongan belajar, khususnya berkaitan


dengan jumlah siswa perkelas, rasio siswa
perempuan dan laki-laki, moving class, dsb.

 Orientasi program, berupa penjelasan mengenai


program-program sekolah, baik kurikuler maupun
ekstrakulikuler, program pelibatan masyarakat untuk
kepentingan pendidikan, kegiatan lomba kondisi
lingkungan sekolah dengan segala fasilitasnya, guu
dan seluruh staf sekolah dsb.

 Bimbangan dan konseling baik bersifat khusus


maupun terintegrasi, individual maupun kelompok
dsb

 Layanan-layanan khusus, berupa penanganan siswa


yang berkebutuhan khusus atau yang memiliki
permasalahan secara khusus

 Disiplin siswa, seperti waktu masuk dan pulang,


tertib berpakaian, tata santun, disiplin tugas-tugas
intra, dsb.

 Organisasi kesiswaan, berupa penataan


organisasikesiswaan, program peningkatan prestasi,
program yang bersifat partisipasi, dsb.

4. Administrasi kepegawaian  Rekrutment bagi karyawan baru, terutama guru dan


tata usaha

 Seleksi untuk menentukan guru atau tata usaha yang


layak diterima dalam rangka melaksanakan tugas-
tugas sekolah secara produktif

 Orientasi berupa pengenalan guru atau tata usaha


baru, program induksi dsb

 Penempatan dn penugasan yang dilakuakn atas dasar


keahlian, minat dan hobbi, dsb.

 Kesejahteraan, berupa gaji dan kesejahteraan atau


penghargaan lainnya

 Pendidikan dalam jabatan, khususnya bagi mereka


yang ingin mningkatkan kemampuan profesionalnya

 Promosi dan mutasi misalnya menjadi wali kelas,


kepala sekolah, pindah atau mutasi ke sekolah lain
atau pindah jabatan struktural

 Pemensiunan baik pensiun karena usia atas dasar


permintaan maupun karena meninggal dunia atau
alasan lain

5. Keuangan sekolah  Penyusunan anggaran, baik anggaran rutin maupun


pembangunan, pemasukan maupun pengeluaran, dsb.

 Penggalian sumber-sumber anggaran, baik yang


berasal dari pemerintah, masyarakat maupun pihak
kegiatan

 Penggunaan anggaran, khususnya pembelanjaan


sesuai dengan kebutuhan dan prioritasnya

 Mekanisme efisiensi anggaran, memilih jenis barang


yang akan dibeli, pengawasan pengeluaran, dsb.

 Pertanggungjawaban, berkaitan dengan sistem


pembukuan dan pemenuhan persyaratan administrasi
keuangan dll.

 Penggunaan dana luncuran, termasuk anggaram


perubahan

6. Ketatalaksanaan Sekolah  Penataan kantor sekolah, seperti letak kantor,


perabot, meja dan kursi guru, runag kepala sekolah,
ruang layanan khuhus, ruang bimbingan dan
konseling dll

 Optimalisasi fungsi kantor untuk keperluan akademik


dan nonakademik, kegiatan sesama guru dsb.

 Penatalaksanaan sekolah yang memenuhi kriteria


efektivitas dan efisiensi

 Penatalaksanaan persuratan, baik surat masuk, surat


keluar maupun pengagendaan dan pengarsipannya

7. Pelayanan Bantu  Pelayanan perpustakaan, seperti pembelian buku,


katalogisasi, peminjaman buku, ruang baca, dll

 Tatalaksana gedung

 Tatalaksana perlengkapan sekolah

 Tatalaksana sumber-sumber belajar

 Pelayanan kesehatan sekolah

 Mekanisme keamanan sekolah


8. Administrasi Hubungan  Optimalisasi fungsi komite sekolah/BPJ
Sekolah dengan
 Optimalisasi sumber-sumber masyarakat, baik tenaga
Masyarakat
pikiran maupun dana

 Optimalisasi hubungan kemitraan dengan orangtua


murid, khususnya dalam rangka praktik kerja,
hubungan pembantuan, usaha bersama, dsb.

 Program-program khusus yang bersifat insidental


dimana sekolah memerlukan keterlibatan masyarakat
atau sebaliknya.

Departemen Pendidikan Nasional (1997), sekarang berubah nama menjadi Kementerian


Pendidikan Nasional (Kemendiknas) mengemukakan enam bidang tugas administrasi
pendidikan. Keenam bidang tugas dimaksud disajikan berikut ini.

1. Bidang akademik, mencakup kegiatan:

 menyusun program tahunan dan semester,


 mengatur jadwal pelajaran,
 mengatur pelaksanaan penyusunan model satuan pembelajaran,
 menentukan norma kenaikan kelas,
 menentukan norma penilaian,
 mengatur pelaksanaan evaluasi belajar,
 meningkatkan perbaikan mengajar,
 mengatur kegiatan kelas apabila guru tidak hadir, dan
 mengatur disiplin dan tata tertib kelas.
2. Bidang kesiswaan, mencakup kegiatan:

 mengatur pelaksanaan penerimaan siswa baru berdasarkan peraturan penerimaan


siswa baru,
 mengelola layanan bimbingan dan konseling,
 mencatat kehadiran dan ketidakhadiran siswa, dan
 mengatur dan mengelola kegiatan ekstrakurikuler.

3. Bidang personalia, mencakup kegiatan:


 mengatur pembagian tugas guru,
 mengajukan kenaikan pangkat, gaji, dan mutasi guru,
 mengatur program kesejahteraan guru,
 mencatat kehadiran dan ketidakhadiran guru, dan
 mencatat masalah atau keluhan-keluhan guru.
4. Bidang keuangan, mencakup kegiatan:

 menyiapkan rencana anggaran dan belanja sekolah,


 mencari sumber dana untuk kegiatan sekolah,
 mengalokasikan dana untuk kegiatan sekolah, dan
 mempertanggungjawabkan keuangan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5. Bidang sarana dan prasarana, mencakup kegiatan:

 penyediaan dan seleksi buku pegangan guru,


 layanan perpustakaan dan laboratorium,
 penggunaan alat peraga,
 kebersihan dan keindahan lingkungan sekolah,
 keindahan dan kebersihan kelas, dan
 perbaikan kelengkapan kelas.
6. Bidang hubungan masyarakat, mencakup kegiatan:

 kerjasama sekolah dengan orangtua siswa,


 kerjasama sekolah dengan komite sekolah,
 kerjasama sekolah dengan lembaga-lembaga terkait, dan
 kerjasama sekolah dengan masyarakat sekita