Anda di halaman 1dari 38

OPERATIONAL LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

HR for Non-HR

www.perumnas.co.id
Foundations
Pengertian HR dan HRM
Human Resources
“The personel of a business or organization, regarded as a significant asset in terms of skills and
abilities”

“The department of a business or organization that deals with the hiring, administration, and
training of staff”.
-Oxford Online

Human Resource Management


“The management of an organization’s employees”. (Armstrong, 2006)

“Involves the productive use of people in achieving the organization’s strategic business objective
and the satisfaction of individual employee needs”.

(Stone, 2001)

Mengapa hal tersebut menjadi penting???


www.perumnas.co.id
Foundations Dunia Saat ini

Renungkan…perubahan-perubahan eksternal dan internal apa saja yang


mempengaruhi model dan proses bisnis, budaya, dan kebiasaan

Organisasi Anda?

Bagaimana cara perusahaan memulai transformasi untuk menyesuaikan diri


terhadap perubahan…dan bahkan menjadi besar karena perubahan?

www.perumnas.co.id
Peranan HRM Modern

HRM semakin menjauh dari peran-peran tradisional personalia,


admisitrasi, dan transaksional yang sekarang semakin di-
outsourcing.

HRM sekarang diharapkan untuk menambah nilai strategis utilisasi


pegawai dan bahwa program pengembangan pegawai berdampak
terhadap bisnis dengan cara yang terukur. Peran baru HRM
melibatkan arah strategis perusahaan dan HRM metrics and
measurements untuk menunjukkan nilai yang disumbangkannya.

www.perumnas.co.id
Intro to HR Business Process
Siklus Umum HRM

Recruitment &
Selection

Career Training &


Development Development
Human
Resource
Management

Compensation Performance
& Benefit Management

www.perumnas.co.i
Intro to HR Business Process
Beberapa Definisi dalam HRM
HR Planning
Proses dimana organisasi berusaha memastikan bahwa tersedia cukup orang-orang yang qualified di posisi
dan saat yang tepat. Caranya ialah dengan membandingkan ketersediaan pegawai saat ini dengan
proyeksi kebutuhan organisasi akan SDM yang pada akhirnya sampai pada keputusan untuk menambah
atau mengurangi pegawai, ataupun realokasi secara internal. Tujuannya adalah demi mencapai:
 Efektivitas dan efisiensi yang lebih tinggi atas penggunaan SDM
 Pengembangan SDM yang lebih baik dan pegawai satisfied
 Kesetaraan atas perencanaan opportunities

Job Analysis
Penilaian yang mendefinisikan pekerjaan dan perilaku yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
(Knowledge, Skill, and Abilities).

Job Description
Pernyataan tertulis tentang apa yang dilakukan job holder, bagaimana hal itu dilakukan, dan mengapa.

Job Specification
Pernyataan tertulis tentang kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat melaksanakan
pekerjaan dengan sukses

www.perumnas.co.id
Intro to HR Business Process
Beberapa Definisi dalam HRM (Lanjutan)

Recruitment
Proses mencari, mengidentifikasi, dan menarik capable applicants (baik eksternal dan internal) melalui
berbagai metode (iklan lowongan, executive search, dan sebagainya).

Selection
Penggunaan berbagai metode (application form, psychological test, written test, performance
simulation, interview, background investigation, physical examination, dsb) untuk memprediksi
applicants mana, yang jika dipekerjakan, akan (atau tidak akan) sukses melaksanakan pekerjaan
dengan baik sesuai dengan kriteria yang digunakan organisasi dalam melakukan penilaia kinerja.

Transition
Peralihan pegawai baru kedalam organisasi; proses internalisasi nilai-nilai dan proses kerja organisasi
(organization orientation dan work-unit orientation).

Training
Segala aktivitas yang melatih karyawan bagaimana untuk melakukan pekerjaan mereka saat ini dengan
lebih baik.

www.perumnas.co.id
Intro to HR Business Process
Beberapa Definisi dalam HRM (Lanjutan)

Development
Segala aktivitas yang menyiapkan pegawai untuk tanggung jawab-tanggung jawab di masa depan.

Performance Management
Proses menetapkan standar kinerja (apa yang harus dicapai dan bagaimana) dan pengukuran
pencapaian kinerja pegawai agar didapatkan penilaian yang objektif serta menyediakan rencana untuk
pengembangan kinerja pegawai tersebut.

Compensation
Penghargaan dalam bentuk uang (gaji, bonus, insentif, dan tunjangan) yang diperoleh pegawai karena
bekerja di suatu organisasi

Benefit
Penghargaan tidak langsung atau non finansial (program pensiun, segala macam asuransi, segala
macam cuti, beasiswa, dan fasilitas-fasilitas lainnya).

www.perumnas.co.id
Intro to HR Business Process

Beberapa Definisi dalam HRM (Lanjutan)


Career Planning and Development
Identifikasi tujuan-tujuan karir pegawai, berbagai posisi yang mungkin tersedia di masa
depan, dan persyaratan perbaikan kemampuan personal dalam hubungannya dengan
kebutuhan organisasi.

Industrial Relations/Employee Relations


IR: Hubungan yang dibangun Antara organisasi dengan pekerja (penekanan pada
pembuatan peraturan-peraturan)
ER: Hubungan yang dibangun anatara organisasi dengan pekerja dilingkungan kerja
(kondisi, keamanan, kenyamanan, dsb).

Serikat Pekerja
Organisasi yang mewakili para pekerja untuk melindungi kepentingan mereka melalui
posisi tawar kolektif.

www.perumnas.co.id
Recruitment and Selection

www.perumnas.co.id
Pengertian

Recruitment
Proses mencari, mengidentifikasi, dan menarik capable
applicants (baik eksternal dan internal) melalui berbagai
metode (iklan lowongan, executive search, dan sebagainya).

Selection
Penggunaan berbagai metode (application form, psychological
test, written test, performance simulation, interview,
background investigation, physical examination, dsb) untuk
memprediksi applicants mana, yang jika dipekerjakan akan
(atau tidak akan) sukses melaksanakan pekerjaan dengan
baik sesuai dengan kriteria yang digunakan organisasi dalam
melaksakan penilaian kinerja.

www.perumnas.co.id
Dibalik Recruitment & Selection
Dari Strategi Organisasi ke Recruitment & Selection

Strategi Organisasi

Pengurangan Stabilitas Pertumbuhan


• Downsizing • Mempertahankan • Dari dalam
• Business sale kondisi saat ini • Akuisisi, merger,
• Shut Down joint ventures, dsb

HR Planning
• Menentukan jumlah dan jenis pekerjaan-pekerjaan yang harus diisi
• Menyesuaikan ketersediaan sumber dana manusia dengan job openings

www.perumnas.co.id
Sebelum Recruitment & Selection
Hal yang Harus Dipahami
Job Analysis

Job Description Job Specification


• Job identification • Accountability • Job identification • Industry
• Job Summary • Authority • Experience background
• Duties & • Special • Qualifications • Ideal current
responsibilities Circumstances • S, K, A organization
• Relationships • Performance • Personal • Ideal current
• Know-how standards Qualities position
• Problem solving • Trade • Special • Ideal career path
union/association requirements • Remuneration

• EEO/ADA • Performance Mgt


• HR Planning • Health, safety,
• Compensation security
• Training • Employee/Labor
• Recruitment relations
• Selection
www.perumnas.co.id
Yang Dicari dalam Recruitment & Selection
Kompetensi: Jenis-jenis

Kompetensi Manajerial (Soft Competency)

Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengelola


pekerjaan dan membangun interaksi dengan orang lain. Misalnya:
pemecahan masalah, kepemimpinan, komunikasi, dll.

Kompetensi Teknis/Fungsional (Technical/HaRD Competency)

Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan fungsional


pekerjaan. Berkaitan dengan seluk beluk teknis yang berkaitan dengan
pekerjaan yang ditekuni. Misalnya: electrical engineering, accounting skills,
marketing research, dll.

www.perumnas.co.id
Recruitment & Selection
Aktivitas Umum Recruitment & Selection

Recruitment Job Posting, Job


Advertising, dsb.

Recruitment
&
Formula Aplikasi
Selection

Berbagai Macam Tes


Selection

Interview

Pemeriksaan Fisik

www.perumnas.co.id
Recruitment & Selection
Behaviour Event Interview (BEI)
Pertanyaan yang Diajukan
Situation:
− Pernahkah Anda berada dalam situasi …(sesuai kompetensi)?
−Kapan? Dimana?
−Bisa ceritakan situasinya secara detil?
Situation Task
−Apa yang terjadi?
−Siapa saja yang terlibat?
−Apa peran Anda pada situasi tersebut?
−Apa peran yang lainnya?
Action Result
−Mengapa hal/situasi tsb terjadi?
Task:
− Pernahkah Anda mengerjakan/menghadapi tugas yang … (sesuai kempetensi)?
− Kapan? Dimana?
− Siapa yang memberi tugas tersebut?
− Siapa yang terlibat dalam tugas tersebut?
− Apa peran Anda dalam tugas tersebut?
− Mengapa tugas tersebut diberikan?
− Bisa ceritakan mengenai tugas apa yang diberikan?

www.perumnas.co.id
Training and Development

www.perumnas.co.id
Siklus Umum Training and Development

www.perumnas.co.id
Pengertian

Training

“Segala aktivitas yang melatih pegawai bagaimana untuk


melakukan pekerjaan mereka saat ini dengan lebih baik”

Development

“Segala aktivitas yang menyiapkan pegawai untuk


kemungkinan tanggungjawab-tanggungjawab di masa depan”

www.perumnas.co.id
Sumber Kinerja
Ability vs Motivation
Ability
“Possession of the means or skill to do something, talent, skill,
or proficiency in a particular area”

Motivation
“A reason or reasons for acting or behaving in a
particular way; desire or willingness to do something;
enthusiasm”.

www.perumnas.co.id
Defining Gaps for Interventions

Training Needs Analysis (TNA)


“Kegiatan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan
training untuk kemudian menerjemahkannya ke dalam
tujuan-tujuan training”

Person Competencies-based Need Analysis


“Analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap
(kesenjangan) antara level kompetensi yang
dipersyaratkan dengan level actual pegawai (individu)”.

www.perumnas.co.id
Defining Gaps for Interventions

Tingkat Tingkat kompetensi


Kompetensi pegawai yang
Dipersyaratkan

Competency
Assessment

Training &
Competency
Development
Gap
Program

www.perumnas.co.id
Performance Management

www.perumnas.co.id
Performance (Kinerja)

“Pelaksanaan fungsi-fungsi yang dituntut dari seseorang atau suatu


perbuatan, suatu prestasi, suatu pameran umum ketrampilan”.

www.perumnas.co.id
Performance Management
“Proses yang digunakan untuk mengidentifikasi, mendorong,
mengukur, mengevaluasi, meningkatkan dan memberikan
penghargaan terhadap kinerja pegawai”

Performance Organisasi dan Performance Individu:

Performance Management merupakan suatu proses manajemen


yang dirancang untuk menghubungkan tujuan organisasi
dengan tujuan individu sedemikian rupa, sehingga baik tujuan
individu maupun tujuan perusahaan dapat bertemu. Dalam hal
ini bagi karyawan bukan saja tujuan individunya yang tercapai
tetapi dia ikut pula dalam pencapaian tujuan organisasi, yang
membuat dirinya termotivasi serta mendapat kepuasan yang
lebih besar.

www.perumnas.co.id
Signifikansi Performance Management
Bagi Organisasi Bagi Individu
Menentukan hidup-matinya suatu Mengetahui apa yang harus
organisasi melalui pencapaian dikerjakan, dicapai dan bagaimana
target dan cara mencapainya. cara mencapainya.
Hasil performance management Membuka kesempatan untuk
merupakan bahan untuk mengembangkan kompetensi dan
mengembangkan kempetensi dan keahlian melalui training yang
keahlian pegawai. diberikan oleh organisasi.
Hasil performance management
merupakan bahan bagi Talent Bukti valid untuk dimasukkan
Management yang menentukan sebagai calon pemimpin masa
calon-calon pemimpin masa depan depan dalam talent pool.
organisasi
Salah satu faktor untuk Bukti valid untuk mendapatkan
mengetahui besarnya kompensasi kompensasi yang adil dan benefit
dan benefit lainnya yang harus lainnya (termasuk training,
dibayarkan. development, dan Talent Pool).
www.perumnas.co.id
Siklus Performance Management
Reviewing Job Description
Strategic Plan & Annual Plan

Performance Plan Realignment


Performance Planning

Coaching
Performance Monitoring

Performance
Appraisal/Evaluation

Development Plan

www.perumnas.co.id
Performance Planning

“ Proses memformulasi dan menyepakati rencana


kinerja individu.”

 Performance plan harus disepakati oleh atasan dan pegawai.


 Performance plan harus memastikan hubungan Antara goals
individu dengan goals tim dan goals organisasi.
 Performance plan harus digunakan sebagai basis penilaian dan
evaluasi kinerja.

www.perumnas.co.id
Key Performance Indicator
“ Ukuran-ukuran yang terkuantifikasikan, dan disepakati,
yang merefleksikan critical success factors sebuah
organisasi/tim/posisi.”

 KPI Antara organisasi/tim/posisi yang satu dengan yang lainnya akan


berbeda.
 KPI individu haruslah hasil kesepakatan antara individu tersebut dengan
atasannya.
 Sebaiknya, jumlah KPI untuk setiap individu/pegawai yang digunakan pada
Performance Management adalah maksimum 10 KPI.
 Masing-masing KPI sebaiknya mempunyai bobot minimal sebesar 10% dan
jumlah bobot dari keseluruhan KPI adalah 100%. Besarnya bobot untuk setiap
KPI bergantung kepada besarnya usaha dan prioritas yang diharapkan untuk
mencapai tanggung jawab KPI tersebut.

www.perumnas.co.id
Check Points (Coaching)
Pengertian
Coaching (Bimbingan Kerja)
“Kemampuan memfasilitasi pengembangan karyawan dengan cara memberikan
arahan dan umpan balik yang tepat waktu untuk membantu mereka
mendapatkan/memperkuat pengetahuan/keterampilan tertentu dalam rangka
menyelesaikan tugas atau memecahkan masalah”.
 Atasan langsung dan karyawan melakukan diskusi formal mengenai
kemajuan pencapaian target KPI dan Kompetensi. Tidak dilakukan
penilaian atas pencapaian target KPI dan Kompetensi pada sesi
Bimbingan Kinerja ini.
 Karyawan diminta untuk mengisi komentar berupa masalah dan/atau
dukungan yang diharapkan dari atasan langsung. Atasan diminta untuk
mengisi kebutuhan Pelatihan & Pengembangan yang diperlukan oleh
karyawan untuk mencapai target dan Kompetensinya.
www.perumnas.co.id
Check Points (Coaching)
Kapan Melaksanakan Coaching?

www.perumnas.co.id
Check Points (Coaching)

Prinsip Coaching

Agar bisa melaksanakan Coaching dengan efektif, seorang atasan/manajer

harus memahami dan bisa mengaplikasikan Prinsip-Prinsip sebagai berikut:

1. Menjaga dan meningkatkan harga diri (sepesifik dan tulus)

2. Mendengar dan merespon dengan empati

3. Meminta bantuan dalam memecahkan permasalahan

www.perumnas.co.id
Check Points (Coaching)
Langkah-langkah Coaching
The Grow Model

Goals

Wrap up TOPIC Reality

Options

www.perumnas.co.id
Check Points (Coaching)
Langkah-langkah Coaching
Topic
Coach dan Coachee membuat kesepakatan tentang materi yang akan dibahas dalam coaching
session yang akan dilaksanakan.

Goals
Coach dan Coachee membuat kesepakatan sasaran, tujuan yang ingin dicapai dalam Coaching
Session, yaitu meliputi: Apa yang ingin dicapai (jangka pendek atau jangka panjang) & kapan
akan dicapai?

Reality
Coach maupun Coachee, memberikan bukti-bukti dan contoh-contoh perilaku yang menunjang
maksud dilakukannya Coaching : Pertanyaan terbuka (apa, mengapa, bagaimana)

Options
Coach menggali alternative tindakan dari Coachee dengan cara bertanya dan memberikan
bimbingan dalam memilih alternative yang paling tepat:
- Apa yang bisa Anda lakukan agar…?
- Apa lagi…?

Wrap-Up
Coachee & Coach memberikan komitmennya untuk melakukan pilihan-pilihan tindakannya,
menentukan target tanggal, dan mengidentifikasi bagaimana cara-cara mengatasi hambatan-
hambatan: Pilihan tindakan mana yang menurut Anda yang sebaiknya dipilih? (Bisa lebih dari
satu pilihan tindakan), Kapan kita bertemu lagi untuk mendiskusikan kesepakatan kita hari ini?

www.perumnas.co.id
Pengertian

Performance Appraisal/Evaluation

“Metode yang digunakan untuk mengevaluasi/menilai


kinerja seorang karyawan (biasanya berdasarkan kualitas,
kuantitas, biaya, dan waktu) oleh atasan karyawan
tersebut”.

www.perumnas.co.id
Tujuan Appraisal/Evaluation
 Memberikan feedback kepada karyawan tentang kinerjanya
 Identifikasi training yang dibutuhkan oleh karyawan
 Mengalokasikan rewards yang diberikan organisasi berdasarkan
kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.
 Membentuk dasar untuk mengambil keputusan-keputusan
tentang karyawan: kenaikan gaji, promosi, tindakan-tindakan
pendisiplinan, bonus dan sebagainya
 Membuka peluang bagi diagnosa dan pengembangan organisasi
 Memfasilitasi komunikasi Antara karyawan dan organisasi
 Memvalidasi seleksi & kebijakan-kebijakan bidang SDM
 Memperbaiki kinerja melalui konseling, coaching, dan
development

www.perumnas.co.id
Beberapa Metode Appraisal/Evaluation
360-degree
Manager and/or Supervisor
Dilakukan oleh atasan langsung dan direview oleh atasan
yang satu level lebih tinggi lagi.

Self-Appraisal Performance
Dilakukan oleh karyawan sendiri dengan mengisi form
appraisal sebelum interview kinerja dilaksakan.

Subordinate Appraisal
Appraisal seorang bawahan terhadap atasannya, lebih cocok
untuk kepentingan development daripada tujuan-tujuan
administratif.
Pear Appraisal
Dilakukan oleh rekan-rekan kerja, dirangkum untuk kemudian digunakan dalam interview kinerja
yang dilaksanakan oleh atasan.

Team Appraisal
Berasal dari konsep TQM, mengutamakan pencapaian tim daripada kinerja individual.

Customer Appraisal
Appraisal yang meminta evaluasi baik customer eksternal maupun internal.

www.perumnas.co.id
www.perumnas.co.id