KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah SWT serta shalawat dan salam
kami sampaikan hanya bagi tokoh dan teladan kita Nabi Muhammad SAW. Diantara sekian
banyak nikmat Allah SWT yang membawa kita dari kegelapan ke dimensi terang yang
memberi hikmah dan yang paling bermanfaat bagi seluruh umat manusia, sehingga oleh
karenanya kami dapat menyelesaikan tugas Administrasi Keuangan ini dengan baik dan tepat
waktu.Adapun maksud lain dan tujuan dari penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi
salah satu tugas yang diberikan oleh guru pada mata pelajaran Administrasi Keuangan.

Dalam proses penyusunan tugas ini kami menjumpai hambatan, namun berkat
dukungan materil dari berbagai pihak, akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas ini dengan
cukup baik, oleh karena itu melalui kesempatan ini kami menyampaikan terimakasih dan
penghargaan setinggi tingginya kepada semua pihak terkait yang telah membantu
terselesaikannya tugas ini.

Segala sesuatu yang salah datangnya hanya dari manusia dan seluruh hal yang benar
datangnya hanya dari agama berkat adanya nikmat iman dari Allah SWT. Meski begitu tugas
ini masih jauh dari kesempurnaaan, oleh karena itu segala saran dan kritik yang membangun
dari semua pihak sangat kami harapkan demi perbaikan pada tugas selanjutnya. Harap kami
semoga tugas ini bermanfaat khususnya bagi kami dan bagi pembaca lain pada umumnya

Bandung, 31 Oktober 2018

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
1.1 LATAR BELAKANG......................................................................................................1
2.2 RUMUSAN MASALAH.................................................................................................1
2.3 TUJUAN PENULISAN...................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................2
2.1 PENGERTIAN PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL...............................................2
2.2 TUJUAN...........................................................................................................................2
2.3 PROSEDUR PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL....................................................2
2.4 METODE PEMBUKUAN...............................................................................................3
2.5 SELISIH DANA...............................................................................................................4
2.6 CASH OPNAME..............................................................................................................5
2.7 PROSEDUR PENANGANAN KAS KECIL...................................................................6
2.8 PENGGUNAAN DANA KAS KECIL............................................................................7
2.9 PENGELOLAAN DANA KAS KECIL..........................................................................7
2.10 PENGISIAN KEMBALI................................................................................................8
BAB III PENUTUP..................................................................................................................10
3.1 KESIMPULAN..............................................................................................................10
3.2 SARAN...........................................................................................................................10

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pembentukan dana kas kecil (petty cash) yaitu pembentukan dana yang dipersiapkan
perusahaan untuk membayar pengeluaran – pengeluaraan perusahaan yang jumlahnya relatif
kecil dan bersifat rutin..

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian
keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis
pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam
prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian
pemegang dana kas kecil. Dalam mengajukan permintaan pengisian kembali, pemegang kas
kecil perlu menyerahkan catatan pengeluaran kas kecil beserta bukti-bukti pengeluaran atau
pembayaran. Catatan pengeluaran itu kemudian diperiksa oleh bagian keuangan untuk dicek
apakah memang pengeluaran yang dilakukan itu sesuai dengan ketentuan.

2.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud pembentukan dana kas kecil?
2. Tujuan diadakan dana kas kecil?
3. Mengapa harus dibentuk dana kas kecil?
4. Bagaimana prosedur pembentukan dana kas kecil?

2.3 TUJUAN PENULISAN

Untuk memberikan wawasan pada pembaca tentang bukti-bukti transaksi.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL

Pembentukan dana kas kecil (petty cash) yaitu pembentukan dana yang dipersiapkan
perusahaan untuk membayar pengeluaran – pengeluaraan perusahaan yang jumlahnya relatif
kecil dan bersifat rutin.

2.2 TUJUAN
1) Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian
di kantor
2) Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak
3) Meringankan beban staf karyawan dalam memberiikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan
4) Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga
tidak terencana sebelumnya

2.3 PROSEDUR PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL

1. Bagian Utang menyerahkan Bukti Kas Keluar dan Surat Pembentukan Dana Kas
Kecil (SK) ke bagian kasa. BKK dibuat rangkap 3 (2 rangkap bersama SK dikirim ke
bagian kasa dan 1 rangkap dicatat dalam Register Bukti Kas Keluar. Bagian utang
kemudian mencatat pembukuan dana kas kecil di dalam register bukti kass keluar
dengan jurnal :

Dana Kas Kecil xxx

Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx

2. Berdasarkan BKK, bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan
otorisasi atas cek, kemudian cek dan BKK lembar ketiga diserahkan kepada
pemegang dana kas kecil dan BKK lembar pertama serta SK diserakan ke bagian
jurnal setelah ada cap lunas dari bagian kasa. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas
dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut :

2
 3. Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx

Kas xxx

4. Pemegang dana kas kecil menggunakan cek yang sudah di otorisasi untuk mencairkan
cek ke Bank dan menyimpan uang tunai tersebut sementara BKK rangkap 3
diarsipkan sesuai dengan nomornya.
5. SK bersama BKK rangkap pertama dikirim oleh bagian utang ke bagian jurnal, bagian
ini juga mencatat nomor cek pada register BKK.
6. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam Register cek berdasarkan BKK
rangkap pertama, kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan.

2.4 METODE PEMBUKUAN

1) Imprest Found sytem (sistem dana tetap)

3
 Adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil
selalu sama pada setiap pembukuan buku kas baru. Pada sistem imprest ini, tanggal
berapapun dana habis, pembukuan dana kas kecil ditutup.

 Keuntungan sistem dana tetap antara lain :

a. Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos pos
pengeluaran pada setiap pembukuan.
b. Menghemat waktu dalam pembukuan.
 Kelemahan sistem dana tetap antara lain:
a. Uang yang ada di kas tidak dapat diketahui setiap waktu
b. Adminitrasi kantor atau sekretaris tidak dapat mengambil mengisi/uang
kas setiap waktu
2) Fluctuation Found system (sistem dana tidak tetap)

Fluctuation Found system (sistem dana tidak tetap) disebut juga sistem tanggal
tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah-
ubah pada saat pembuatan buku kas baru. Sitem ini selalu dibuka awal bulan dan
ditutup pada akhir bulan. Kebanyakan sistem ini digunakan oleh perusahaan swasta.

 Keuntungan sistem dana tidak tetap:

a. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari
b. Administrasi kantor danpa meminta kembali apabila dana yang tersedia
kuran
 Kelemahan sistem dana tidak tetap:
a. Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk keperluan
apa.

2.5 SELISIH DANA

 Penyebab terjadinya selisih dana kas kecil
a) Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari pada
jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.
b) Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat
memberikan uang kembali.
c) Adanya uang palsu

4
 d) Keselahan pencatatan dalam jurnal
e) Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan
selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi, selisih kas
lebih diinformasikan sebagai pendapatan di luar usaha, dan selisih kas kurang diinformasikan
sebagai beban di luar usaha. Jika tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih kas kecil, maka
pencatatan selisih kas kecil dilakukan sebagai berikut.

 Selisih kas lebih

Dicatat dalam jurnal, yaitu mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun selisih
kas kecil.

Contoh :

₋ Terdapat saldo kas kecil Rp.1.650.000,00, tetapi jumlah kas kecil secara fisik
Rp.1.950.000,00. Berarti ada selisih kas lebih sebesar Rp.200.000,00. Jurnalnya :

Kas Kecil (debet) = Rp.300.000,00

Selisih kas kecil (kredit) = Rp.300.000,00

 Selisih kas kurang

Dicatat dalam jurnal, yaitu mendebet akan selisih kas kecil dan mengkredit akun
kas kecil.

Contoh :

- Terdapat saldo rekening kas kecil Rp.1.470.000,00 tetapi berdasarkan perhitungan

fisik berjumlah Rp.1.750.000,00. Setelah dilakukan pemeriksaan, ternyata penerimaan
dana kas kecil dari kas besar pada tanggal 15 Agustus 2010 sebesar Rp.950.000,00
hanya dicatat Rp.770.000,00. Kesalahan tersebut dapat diperbaiki dengan jurnal
koreksi sebagai berikut.

Kas kecil (debet) = Rp.280.000,00

Kas (kredit) = Rp.280.000,00

5
2.6 CASH OPNAME
Cash opname artinya audit kas atau pemeriksaan kas secara fisik (uang logam dan
uang kertas) dan membandingkan jumlah antara catatan akuntansi kas (mutasi kas) dengan
uang kas yang dipegang saat ini baik itu uang yang di simpanan brankas ataupun yang ada di
tangan / cash in on hand saat ini. Pemeriksaan kas secara fisik tidak terbatas pada uang kertas
dan logam saja, cek, wesel dan giro juga wajib ikut di audit.

Cash opname yang berkaitan dengan kas kecil & kas opname harus dilakukan tepat
pada tanggal neraca. Jika terdapat perbedaan / selisih antara saldo di buku besar dengan saldo
fisik, maka selisihnya harus dikonfirmasi dan dimasukkan ke dalam kertas kerja pemeriksaan.

2.7 PROSEDUR PENANGANAN KAS KECIL

1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas
kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya
yang telah disetujui oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana
pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek
3. Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam
Bukti Kas Masuk, ditandatangai oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau
bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau
sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek).
Berilah no bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Diataruh dalam peti uang khusus yang
berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari
yang terkunci.
6. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner
7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus
dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala
pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabakan
serta sah menurut hukum.
8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar
6
 dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur, dan kuitansi. Berilah
nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar
10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan sistem
yang digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner
12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas keceil lengkap dengan bukti-bukti
transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya
akan dilaprkan ke bagian keuangan utnuk mendapatkan kembali pengisian dana kas
kecil berikutnya, transaksinya begitu seterusnya.

2.8 PENGGUNAAN DANA KAS KECIL

Dana kas kecil dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil atau bersifat mendadak seperti untuk membeli perangko, sumbangan, ongkos
transportasi, dan jenis dana lainnya. Dengan adanya sistem akuntansi pengeluaran kas yang
tidak dapat dilakukan dengan cek yaitu dilaksanakan melalui uang tunai.

Kegunaan dana kas kecil bagi sebuah organisasi atau instansi adalah untuk keperluan,
sebagai berikut:

1) Pembayaran pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya batas maksimumnya sudah

ditentukan).
2) Pembayaran pengeluaran yang sifatnya mendadak.
3) Pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek.
4) Membantu kelancaran kegiatan kepemimpinan.
5) Membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya, yaitu
memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan.

2.9 PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil
sampai pencatatan buku kas kecil dan melaksanakan prosedur pengelolaan kas kecil:

1. Jumlahnya dana Kas Kecil yang dibentuk untuk membayar transaksi yang relatif
kecil.
2. Jumlahnya dana Kas Kecil dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan/organisasi.

7
 3. Dana Kas Kecil disimpan dalam petty cash box.
4. Dana Kas Kecil dikelola oleh Petugas Pengguna Dana Kas Kecil.

Petugas yang mengelola dana kas kecil yang ditunjuk oleh Manajemen adalah petugas yang
bukan Petugas Pemegang Buku Kas Besar (Kasir/Teller). Dengan terbentuknya Kas Kecil,
maka manajemen sekaligus menetapkan juga prosedur pengelolaan kas kecil serta
menetapkan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil:

1. Formulir Surat Permintaan untuk Pengisian Dana Kas Kecil

2. Formulir Bukti Pengeluaran Dana Kas Kecil
3. Formulir Daftar Rekapitulasi Penggunaan Dana Kas Kecil
4. Alat Tulis Kantor
5. Alat Hitung Manual dan Elektronik

2.10 PENGISIAN KEMBALI

Pengisian kembali kas kecil. Pada tahap ini, pemegang kas kecil mengajukan
permintaan pengisian kembali kas kecil kepada bagian kasir atau bagian keuangan
(tergantung siapa yang berwenang di perusahaan itu).
Dalam mengajukan permintaan pengisian kembali, pemegang kas kecil perlu
menyerahkan catatan pengeluaran kas kecil beserta bukti-bukti pengeluaran atau
pembayaran. Catatan pengeluaran itu kemudian diperiksa oleh bagian keuangan untuk
dicek apakah memang pengeluaran yang dilakukan itu sesuai dengan ketentuan. (Jurnal
Penerimaan Kas)
Setelah itu, bagian keuangan memeriksa jumlah dana kas kecil yang tersisa. Jika dana
sudah mendekati batas minimum, maka permintaan pengisian kembali kas kecil akan
disetujui. Bagian keuangan lalu memberikan cek senilai dengan jumlah pengeluaran kas
kecil kepada pemegang kas kecil. Kemudian, pemegang kas kecil mencairkan kembali
cek itu untuk memenuhi jumlah kas kecil seperti semula.
Prosedur pemakaian dan pengisian kembali kas kecil ini terus berulang, setiap
periodenya. Jumlah kas kecil cenderung sama dengan yang ditentukan di awal, kecuali
jika perusahaan menilai diperlukan perubahan jumlah tersebut. Kalau perubahan
diperlukan, maka perusahaan akan membuat estimasi dan membentuk kas kecil terbaru.

8
9
 CASH OPNAME

PETTY CASH

10
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Pembentukan dana kas kecil (petty cash) yaitu pembentukan dana yang dipersiapkan
perusahaan untuk membayar pengeluaran–pengeluaraan perusahaan yang jumlahnya relatif
kecil dan bersifat rutin.

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian
keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis
pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam
prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian
pemegang dana kas kecil

3.2 SARAN
Untuk memaksimalkan pengelolaan Dana Kas Kecil, maka dapat dilakukan secara
elektronik dengan menggunakan aplikasi akuntansi. Akan tetapi, tidak melupakan
pengelolaan secara manual.

Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, untuk saran bisa berisi
kritik dan saran terhadap penulisan dan juga untuk menanggapi terhadap kesimpulan dari
makalah ini.

11