TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUTANSI

Cornelia Linggasari – 43217120056

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

S1 Akuntansi
 PENDAHULUAN

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya,
yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan
dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi,
serta bagaimana pengendalian sistemnya.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir,
tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian
dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan
interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1.      Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2.     Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
3.      Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.
Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan
dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim  yang mengembangkan proyek sistem
informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru
dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut
penulis tertarik untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenis-
jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan di agram alir.
 PEMBAHASAN

Pengertian Dokumentasi sistem informasi Akuntansi

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah system. Dokumentasi menjelaskan bagaimana system
informasi akuntansi beroperasi dan karena itu adalah bagian penting dari akuntansi setiap
sistem. Misalnya, dokumentasi menjelaskan tugas untuk merekam data akuntansi, prosedur
yang pengguna harus melakukan untuk mengoperasikan aplikasi komputer, langkah-langkah
pengolahan yang AISs ikuti, dan arus logis dan fisik dari data akuntansi melalui sistem.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media
diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan
evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama
yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor
laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan
dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

Penggunaan Teknik – Teknik Sistem

1. Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing

Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya
disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur
pengendalian internal suatu organisasi.
Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan
melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan verifikasi angka dalam
laporan keuangan secara langsung.
 Evaluasi Pengendalian Internal
Auditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen.
Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat
digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam
bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh
setiap entitas.

 Pengujian Kepatuhan
Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi,
menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena itu,
auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk
mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki,
flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks

 Kertas Kerja
Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan
dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan
yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor.

2. Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain
sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis
sistem,perancangan sistem,dan programer.
Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi
solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk
memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

 Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem
yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart
analitis.
 Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh.
Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program,
tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem
  Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas  yang
biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel,
pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail,
penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar,
dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

Teknik-teknik Sistem beserta contoh simbol-simbol yang digunakan

Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan
diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.
1. Bagan Arus (Flowchart)
Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian
yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan
Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Symbol khusus
dapatdigunakan untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi
tambahan.
– Simbol input/output
– Simbol proses
– Simbol garis arus
– Simbol anotasi

2. Bagan Arus Analitik, Dokumen, dan Distribusi Formulir

Flowchart analitik, Flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat
digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini
dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan
oleh setiap entitas.  Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam
hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan
penggunaan symbol yag dihubugkan dengan garis.
 Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran proses
setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah
untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan
mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap
dokumen.
Diagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam
sebuah organisasi. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau deskripsi kata-
kata. Formulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak secara
horizontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke berbagai
unit organisasi

3. Bagan Arus Sistem Dan Program

Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus
sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam
sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi
pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci. Bagan arus program
digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau
bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus
sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem,
sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

Data Flow Diagram

Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan
komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data.
Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan
definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data
aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.

Tipe dalam Data Flow Diagram

Konteks diagram
Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran
data ke dan dari entitas eksternal.
Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam
konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam
minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem.
Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang
relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem
didefinisikan. Sebagai contoh, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang
relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan,
jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran
data yang menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem
dengan sistem lingkungan. Di “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan
antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.

Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan
sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal
adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam
sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana
oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang
dicapai. Sebagai contoh,  kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari
“pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan  menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi,
kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data
diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas
penjualan.
Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi
label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh,
“pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file
menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru
penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas
pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam
DFD fisik menentukan entitas internal.
Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan
level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi
bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan
informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-
proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan
sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng
pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang
membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian
IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis
menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci,
biasanya melalui skema penomoran.
 PENUTUP

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi
auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem
informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik
secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-
teknik sistem adalah  alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang &
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa
alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu.
1.Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media
diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam
sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
          Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman
dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat
                 Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu
komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis
sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
 DAFTAR PUSTAKA

Putra, Y. M., (2018). Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah Sistem
Informasi Manajemen.  FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta".

http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-teknik-teknik-sistem.html
http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html
http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html
http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknik-dokumentasi-dan-
penyusunan-sistem.html
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-
akuntansi/pengembangan-sistem-dan-teknik-dokumentasi/