Proposal proyek perubahan

BREAKTHROUGH ii-laboraturium kepemimpinan

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IVANGKATAN
XXVIII

Penyusunan format/ standar baku yang digunakan dalam

mengumpulkan dan mengelola data sengketa hukum pada biro hukum
serda provinsi bengkulu

DISUSUN OLEH:

HENDRA GUNAWAN,SH
PESERTA DIKLAT PIM TINGKAT IV ANGKATAN XXVIII

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI BENGKULU
2014
KATA PENGANTAR
BISMILLAHIRAHMANIRRAHIM;
SALAM HANGAT DAN RINDU PERUBAHAN

Indonesiamemiliki semuaprakondisi untukmewujudkan visi negara

sebagaimanatertuangdalamPembukaan Undang-UndangDasar Negara Republik
IndonesiaTahun 1945,yangditandai dengan kekayaan alamyang melimpah,potensisumber
dayamanusia,peluangpasar yangbesardan demokrasi yangrelatifstabil.Namunprakondisi
yangsudahterpenuhiitu belummampu dikelolasecaraefektifdanefisien olehparaaktor
pembangunan,sehinggaIndonesiamasih tertinggal dari cepatnya laju pembangunan global
dewasaini.Salah satupenyebabketertinggalan
tersebutadalahlemahnyakemampuandalammenuangkan visinegara, pemerintahanpusat
dandaerahkedalamkebijakan strategis,termasuk
lemahnyakapasitasdalammemimpinimplementasi kebijakanstrategis tersebut.Dalam sistem
manajemenkepegawaian,pejabat strukturaleselonIV memainkan perananyang sangat
menentukan dalam membuat perencanaan pelaksanaankegiatan-kegiataninstansidan
memimpin bawahan dan seluruhstakeholderstratejik untuk melaksanakankegiatan- kegiatan
tersebut secaraefektifdanefisien.Tugasini menuntutnya memiliki kompetensi
kepemimpinanoperasional,yaitukemampuandalammembuat perencanaan pelaksanaan
kegiatan-kegiataninstansidan kemampuan
mempengaruhisertamemobilisasibawahandanstakeholder strategisnya dalammelaksanakan
kegiatan yangtelah direncanakan.
Penulis sangat berterimakasih dengan apa yang telah didapat selama mengikuti Diklat Pim IV
angkatan XXVIII selama ini dengan bantuan Coach dan Mentor yang begitu sabar
membimbing penulis, banyak hal yang terungkap dan tersirat dari berbagai sudut yang sangat
memotivator penulis dalam melakukan obyek perubahan pada subbag sengketa hukum dan
bantuan hukum Biro Hukum Setda Provinsi Bengkulu
 PEMERINTAH PROVINSI BENGKULU
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Jl. Raya Padang Kemiling KM.14 Telp.51026-51805 Fax.(0736)51805
BENGKULU
RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

1.1 IDENTITAS PROYEK

NAMA : Penyusunan format/ Standar Baku yang digunakan dalam

Mengumpulkan dan Mengelola Data Sengketa Hukum

DISKRIPSI : Berdasarkan ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam

Peraturan Gubernur Nomor: 18 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas
Pokok Dan Fungsi Sekretariat Daerah Sekretariat Dewan
Perwakulan Rakyat Daerah Provinsi Bengkulu, sebagaimana yang
telah diubah dengan Pergub Nomor: 24 Tahun 2011 tentang
Perubahan atas Peraturan Gubernur Nomor: 18 Tahun 2008 tentang
Uraian Tugas Pokok Dan Fungsi Sekretariat Daerah Sekretariat
Dewan Perwakulan Rakyat Daerah Provinsi Bengkulu, Subbag
Sengketa Hukum Dan Bantuan Hukum memiliki 11 (Sebelas) uraian
tugas, yang diantaranya ada 3 (Tiga) yang masih memiliki hambatan
dan kendala yaitu:
1. Mengumpulkan dan mengelola data sengketa hukum;
2. Memeriksa surat gugatan/tuntutan pemerintah daerah
3. Menyelesaikan sengketa hukum dan bantuan hukum terhadap
perkara perdata dan tata usaha Negara
Dari area organisasi yang bermasalah di atas maka yang menjadi
skala prioritas area organisasi yang menjadi area perubahan pada
uraian tugas pokok dan fungsi subbag sengketa hukum dan bantuan
hukum adalah “mengumpulkan dan mengelola data sengketa
hukum” dengan memfokuskan pada persoalan bidang tata kerja dan
tata laksanayaitu belum adanya format/ standar baku yang digunakan
dalam mengumpulkan dan mengelola data sengketa hukum pada
subbag sengketa hukum dan bantuan hukum Setda Provinsi
Bengkulu.
SPONSOR : BAKHTIAR. SH.,MH
KEPALA BAGIAN BANTUAN HUKUM
SETDA PROVINSIBENGKULU

PROJECT : HENDRA GUNAWAN, SH

LEADER Kasubag Sengketa Hukum dan Bantuan Hukum
Setda Provinsi Bengkulu

SUMBER DAYA : Tim Efektif Uraian Tugas

Ketua Membimbing, Mengarahkan dan

(Nicky Januarsyah,SH) Memonitor Tim Efektif dalam
melaksanakan proyek perubahan.

Sekretaris Menginventarisir Kebutuhan sarana

(Doni Gusnadi, SH) dan prasarana proyek perubahan.

Anggota Membantu pelaksanaan dan

(Fauzi, SH) menyiapkan kebutuhan proyek
perubahan.
1.2 LATAR BELAKANG

Berdasarkan ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Peraturan

Gubernur Nomor: 18 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Pokok Dan Fungsi
Sekretariat Daerah Sekretariat Dewan Perwakulan Rakyat Daerah Provinsi
Bengkulu, sebagaimana yang telah diubah dengan Pergub Nomor: 24 Tahun 2011
tentang Perubahan atas Peraturan Gubernur Nomor: 18 Tahun 2008 tentang
Uraian Tugas Pokok Dan Fungsi Sekretariat Daerah Sekretariat Dewan
Perwakulan Rakyat Daerah Provinsi Bengkulu, Subbag Sengketa Hukum Dan
Bantuan Hukum memiliki uraian tugas yang jelas. Diantara beberapa uraian tugas
tersebut tidak semuanya dapat berjalan dengan maksimal dikarnakan adanya
faktor-faktor yang membuat kurang maksimalnya hasil yang diharapkan, yang
menjadi skala prioritas area organisasi yang menjadi area perubahan pada uraian
tugas pokok dan fungsi subbag sengketa hukum dan bantuan hukum adalah
“mengumpulkan dan mengelola data sengketa hukum” dengan memfokuskan
pada persoalan bidang tata kerja dan tata laksanayaitubelum adanya format/
standar baku yang digunakan dalam mengumpulkan dan mengelola data sengketa
hukum pada subbag sengketa hukum dan bantuan hukum Setda Provinsi
Bengkulu.Dengan adanya format/ standar baku yang digunakan untuk
mengumpulkan dan mengelola data sengketa hukum pada subbag sengketa
hukum dan bantuan hukum Setda Provinsi Bengkulu data yang dapat
dikumpulkan dan dikelola tidak hanya sebatas 65 % saja yang dapat dipenuhi.

1.3 TUJUAN
Tujuan dilakukannya proyek perubahan ini adalah untuk menertibkan dan
penyeragaman dalam laporan/data sengketa hukum yang disampaikan pada
Pemerintah Provinsi Bengkulu dalammenjalankan tugas pokok dan fungsi dalam
mengumpulkan dan mengelola data sengketa hukum pada biro hukum serda
provinsi Bengkulu
1.4 MANFAAT
Manfaat dari proyek perubahan ini adalah agar terhimpunnya seluruh data
permasalahan/sengketa hukum pada Biro Hukum Setda Provinsi Bengkulu
sebagai bahan tidak lanjut dalam koordinasi,monitoring dan evaluasi Gubernur
Bengkulu dalam menjalankan Tugas dan Fungsi sebagai wakil pemerintahan yang
ada di Provinsi.

1.5 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup proyek perubahan yang dilakukan terbatas pada Biro Hukum Seta
Provinsi Bengkulu, Bidang Bantuan Hukum yaitu Subbag Sengketa Hukum Dan
Bantuan Hukum tentang penyusunan formatdalam mengumpulkan dan mengelola
data sengketa hukum pada biro hukum serda provinsi Bengkulu

1.6 OUTPUT KUNCI (KEY PROJEK DERIVERABLES)

NAMA
 Koordinasi dengan Kepala Biro
Hukum melalui Mentor tentang
penyusunan format/standar baku
yang akan digunakan dalam
mengumpulkan dan mengola data
sengketa hukum;
DISKRIPSI
 Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan masukan dan bentuk
awal format/standar baku yang
akan digunakan dalam
mengumpulkan dan mengola data
sengketa hukum ;

 Rapat pemantapan tim dalam  Rapat pemantapan tim dituangkan

merencanakan langkah-langkah dalm bentuk laporan hasil rapat
untuk proyek perubahan; tentang langkah-langkah untuk
- Undangan rapat; proyek perubahan;
- Notulen Rapat.

 Melakukan koordinasi kebeberapa  Koordinasi ini diwujudkan dalam

kabupaten untuk mendapatkan data bentuk laporan.
dan respon tentang proyek
perubahan tentang penyusunan
format/standar baku yang akan
digunakan dalam mengumpulkan
dan mengola data sengketa hukum;
- Surat Perintah Tugas;

 Melakukan konsultasi kedepdagri  Konsultasi ini diwujudkan dalam

untuk mendapatkan data dan respon bentu laporan.
penyusunan format/standar baku
yang akan digunakan dalam
mengumpulkan dan mengola data
sengketa hukum;
 - Surat Perintah Tugas;

 Rapat evaluasi dan Pemantapan  Terbentuknya format/ Standar baku

Bentuk Penyusunan format/ yang digunakan dalam
Standar yang akan dibakukan yang Mengumpulkan dan Mengelola
digunakan dalam Mengumpulkan Data Sengketa Hukum ;
dan Mengelola Data Sengketa
Hukum ;
- Undangan;
- Notulen Rapat;

1.7 PENTAHAPAN (MILESTONE)

NO TAHAP UTAMA WAKTU

1 Koordinasi dengan Kepala Biro Hukum 2 (Dua) Hari
melalui Mentor tentang penyusunan
format/standar baku yang akan digunakan
dalam mengumpulkan dan mengola data
sengketa hukum;

2 Rapat pemantapan tim dalam merencanakan 4 (Empat) Hari

langkah-langkah untuk proyek perubahan

3 Persiapan sarana dan prasarana pendukung 2 (Dua) Hari

(Leptop, kamera, Atk dll)

4 Melakukan koordinasi kebeberapa kabupaten 2 (Dua) Hari

untuk mendapatkan data dan respon tentang
proyek perubahan tentang penyusunan
format/standar baku yang akan digunakan
dalam mengumpulkan dan mengola data
sengketa hukum;

5 Rapat Evaluasi Hasil Koordinasi Kekabupaten 2 (Dua) Hari

6 Melakukan konsultasi kedepdagri untuk 3 (Tiga) Hari

mendapatkan data dan respon penyusunan
format/standar baku yang akan digunakan
dalam mengumpulkan dan mengola data
sengketa hukum;

7 Rapat Evaluasi Hasil Konsultasi Ke kementrian 2 (Dua) Hari

Dalam Negeri

8 Rapat pembahasan Pemantapan Bentuk 3 (Tiga) Hari

Penyusunan format/ Standar baku yang akan
 ditetapkansebagai bahan yang digunakan dalam
Mengumpulkan dan Mengelola Data Sengketa
Hukum ;

1.8 TATA KELOLA PROYEK

KETERANGAN GAMBAR:
1. Kabag Bantuan Hukum (Sponsor) adalah selaku Mentor Proyek Perubahan
sekaligus atasan langsung Kasubbag Sengketa Hukum Dan Bantuan Hukum;
2. Koach adalah WI yang bertugas mendampingi peserta diklat pim IV dalam
melakukan bimbingan bagi peserta diklat pim IV yang akan melakukan proyek
perubahan;
3. Kasubag Sengketa Hukum dan Bantuan Hukum (Leader) adalah peserta diklat
pim IV yang melakukan proyek perubahan;
4. Ketaua adalah staf sengketa hukum dan bantuan hukum yang bertugas
membantu peserta diklat pim IV untuk melakukan proyek perubahan
Membimbing, Mengarahkan dan Memonitor Tim Efektif dalam melaksanakan
proyek perubahan;
 5. Sekretaris adalahstaf sengketa hukum dan bantuan hukum yang bertugas
membantu peserta diklat pim IVyang terlibat dalam tim efektif untuk
melakukan proyek perubahan dengan Menginventarisir Kebutuhan sarana dan
prasarana proyek perubahan. dalam melaksanakan proyek perubahan
6. Anggota adalah staf sengketa hukum dan bantuan hukum yang bertugas
membantu peserta diklat pim IVyang terlibat dalam tim efektif untuk
melakukan proyek perubahan dengan Membantu pelaksanaan dan menyiapkan
kebutuhan proyek perubahan.

1.9 ANGGARAN
Anggaran yang digunakan untuk kegiatan proyek perubahan ini adalah Rp.
100.000.000,- (Seratus Juta Rupiah) yang secara tidak langsung telah terkafer
dalam kegiatan Inventarisasi data sengketa hukum di provinsi Bengkulu;

1.10 IDENTIVIKASI STAKEHOLDER

Identivikasi Unit Kerja, Dinas Instansi yang berkepentingan dan mendapatkan
pengaruh terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini adalah:
1. Stakeholder Internal terdiri dari:
Seluruh Biro, dinas instansi yang berada dalam lingkungan secretariat
Provinsi Bengkulu;
2. Stakeholder Eksternal terdiri dari;
Biro Hukum Kemendagri dan Bagian Hukum Kabupaten/Kota

1.11 IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

Potensi masalah yang dapat muncul pada pelaksanaan proyek perubahan yang
akan muncul adalah;
1. Kurangnya pemahaman akan proyek perubahan yang akan dilakukan oleh
pihak-pihak terkait (Stakeholder);
2. Tanggung Jawab dan motivasi Tim Efektif yang Kurang Maksimal;
3. Biaya Yang Kurang Memadai;

1.12 RESIKO
 Akibat dari permasalahan yang muncul diatas maka resiko yang dapat muncul
adalah:
1. Dengan kurangnya pemahaman oleh stakeholder maka tidak akan
diresponnya proyek perubahan oleh stakeholder;
2. Dengan kurangnya tanggung jawab dan motivasi tim efektif maka Tidak
terlaksananya proyek perubahan;
3. Dengan biaya yang kurang memadai maka hasil yang diharapkan kurang
optimal.

1.13 KRITERIA KEBERHASILAN

Kreteria yang menjadi indicator keberhasilan proyek perubahan yang
dilaksanakan adalah tertib dan meningkatnya laporan sengketa hukum pada
Biro Hukum Serda Provinsi Bengkulu.

1.14 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

Faktor kunci keberhasilan dalam melaksanakan proyek perubahan ini adalah;
1. Niat dan tanggung jawab;
2. SDM;
3. Adanya dukungan pimpinan;
4. Adanya ketersedian anggaran;

1.15 DISETUJUI

Project Sponsor:
KEPALA BAGIAN BANTUAN HUKUM
BIRO HUKUM SETDA PROVINSI BENGKULU

BAKHTIAR, SH.,MH
NIP.19620712 198503 1 012