Anda di halaman 1dari 51

PEDOMAN PENGORGANISASIAN

BAGIAN REKAM MEDIS

RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU

JL RAYA TLEKUNG NO 1

JUNREJO - BATU
SURAT KEPUTUSAN
No. 149/8/III/SK_DIR/2013

TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
BAGIAN REKAM MEDIS

DIREKTUR RS BAPTIS BATU

MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu


Pengorganisasian Dan Pelayanan Rumah Sakit
Baptis Batu, maka diperlukan penyelenggaraan
Pengorganisasian & Pelayanan Rekam Medis
yang bermutu tinggi;
 b. Bahwa agar Pengorganisasian Dan Pelayanan
Rekam Medis di Rumah Sakit Baptis Batu dapat
terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan
Direktur Rumah Sakit Baptis Batu sebagai
landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian
& Pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Baptis
Batu;
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan
Keputusan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu.

MENGINGAT : a. Undang-Undang
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
 b. Undang-Undang
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36
tahun 2009 tentang Kesehatan.
c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis.
d. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 No. 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar
Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
e. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan
Kesehatan di
Sarana Pelayanan Kesehatan tahun 2008.
f. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 Nomor 29 Tahun 2012 Tentang Tarif Pelayanan
Kesehatan Bagi Peserta PT. ASKES.
g. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 Nomor 40 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Masyarakat.

ii
h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 Nomor 2562/MENKES/PER/XII/2011
2562/MENKES/PER/XII/2011 Tentang
Petunjuk Teknis Jaminan Persalinan.
i. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 Nomor 1259/MENKES/SK/XII/2009
1259/MENKES/SK/XII/2009 Tentang
Petunjuk Teknis Pelayanan Jamkesmas Bagi
Masyarakat Miskin Akibat Bencana, Masyarakat
Miskin Penghuni Panti Sosial, Dan Masyarakat
Miskin Penghuni Lembaga Pemasyarakatan Serta
Rumah Tahanan Negara.
 j. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
 Nomor 1 Tahun 2012 Tentang Sistem Rujukan
Pelayanan Kesehatan Perorangan.
k. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008
Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
l. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis
Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang
Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu.

MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas


Pengorganisasian Dan Pelayanan di Rumah Sakit
Baptis Batu.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :
PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BAPTIS BATU
TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN
PELAYANAN BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT
BAPTIS BATU

KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam


Medis Rumah Sakit Baptis Batu sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.
KETIGA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam
Medis Rumah Sakit Baptis Batu harus dibahas sekurang-
kurangnya setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan,
dapat dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang
ada.
KEEMPAT : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian
Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Baptis Batu
dilaksanakan oleh
oleh Wakil Direktur Umum
Umum Keuangan Rumah
Sakit Baptis Batu.

iii
KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila
di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Batu
Pada tanggal : 08 Maret 2013
Direktur RS. Baptis Batu

Arhwinda Pusparahaju A.dr.SpKFR.,MARS


A.dr.SpKFR.,MARS

iv
DAFTAR ISI

Halaman Judul........................................
..............................................................
............................................
...............................
......... i
Surat Keputusan Direktur RS. Baptis Batu ...........................................
.................................................
...... ii
Daftar Isi..........................................
Isi...............................................................
...........................................
.......................................
................. v
BAB I. Pendahuluan..................................
Pendahuluan........................................................
............................................
............................
...... 1
BAB II. Gambaran Umum RS. Baptis Batu .........................................
...............................................
...... 2
2.1. Deskripsi RS. Baptis Batu ...........................................
.................................................................
.........................
... 2
2.2. Sejarah Institusi RS. Baptis Batu ...........................................
.........................................................
.............. 3
BAB III. Visi, Misi, Falsafah,
Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu ............. 5
3.1. Misi ............................................
.................................................................
...........................................
.....................................
............... 5
3.2. Misi ...........................................
.................................................................
............................................
.....................................
............... 5
3.3. Falsafah .........................................
..............................................................
...........................................
..................................
............ 5
3.4. Nilai-Nilai ............................................
..................................................................
...........................................
..........................
..... 6
3.5. Tujuan ..........................................
................................................................
............................................
..................................
............ 6
3.6. Motto ............................................
..................................................................
...........................................
..................................
............. 6
BAB IV. Struktur Organisasi RS. Baptis Batu .........................................
...........................................
.. 7
4.1. Bagan Organisasi ..........................................
................................................................
.......................................
................. 7
4.2. Keterangan / Pengertian ...........................................
.................................................................
............................
...... 7
BAB V. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis ....................................
.................................... 11
5.1. Tanggung Jawab Bagian Rekam Medis ............................................
...............................................
... 12
5.2. Keanggotaan Bagian Rekam Medis ..........................................
.....................................................
........... 12
5.3. Panitia Rekam Medis ..........................................
................................................................
.................................
........... 13
5.4. Struktur Organisasi Panitia Rekam Medis ..........................................
............................................ 14
5.5. Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis ..........................................
...............................................
..... 14
5.6. Keanggotaan Panitia Rekam Medis .........................................
.....................................................
............ 15
5.7. Tata Kerja Panitia Rekam Medis .........................................
.........................................................
................ 15
BAB VI. Uraian Jabatan ..........................................
................................................................
...................................
............. 17
6.1. Kepala Bagian Rekam Medis..........................................
...............................................................
..................... 17
6.2. Petugas Rekam Medis ..........................................
................................................................
................................
.......... 19
6.3. Petugas Pendaftaran Pasien .........................................
...............................................................
.........................
... 22
6.4. Petugas Filing DRM.........................................
...............................................................
....................................
.............. 27

v
6.5. Petugas Distribusi DRM ...................................................................... 28
BAB VII. Tata Hubungan Kerja ................................................................. 29
7.1. Skema Hubungan Kerja ....................................................................... 29
7.2. Hubungan Internal ................................................................................ 29
7.3. Hubungan Eksternal ............................................................................. 30
BAB VIII. Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi ............................................. 31
8.1. Tabel Kualifikasi Sumber Daya ........................................................... 32
BAB IX. Kegiatan Orientasi ....................................................................... 36
BAB X. Pertemuan / Rapat ......................................................................... 41
10.1. Rapat Rutin Internal ........................................................................... 41
10.2. Rapat Rutin / Koordinasi Dibawah Manajer Rawat Jalan ................. 41
10.3. Rapat Kerja Antar Unit ...................................................................... 42
10.4. Rapat Insidentil .................................................................................. 42
BAB XI. PELAPORAN.............................................................................. 43
11.1. Laporan Mingguan ............................................................................. 43
11.2. Laporan Bulanan Internal ................................................................... 43
11.3. Laporan Bulanan Eksternal ................................................................ 43
11.4. Laporan Tahunan Internal .................................................................. 44
11.5. Laporan Tahunan Eksternal ............................................................... 44

vi
BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti


kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
 benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,
maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan
rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya
Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang
merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
 penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam
medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan
dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non
medis yang bertugas di Rumah Sakit Baptis Batu.

1
BAB II
GAMBARAN UMUM RS. BAPTIS BATU.

2.1. DESKRIPSI RS. BAPTIS BATU.

Rumah Sakit Baptis Batu (RS. Baptis Batu) merupakan rumah sakit umum
dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang
 bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis 24 jam.
RS Baptis Batu berlokasi di JL. Raya Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec.
Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia. Telp 0341- 594161, (hunting) Fax:
0341 – 598911 dengan alamat e-mail baptisbatu@yahoo.com
RS. Baptis Batu diresmikan pada tanggal 11 Mei 1999, dengan status berada
dibawah kepemilikan Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia. RS Baptis Batu
merupakan rumah sakit tipe madya yang setara dengan rumah sakit pemerintah
tipe C. Pada saat ini RS Baptis Batu dipimpin oleh dr. Arhwinda Pusparahaju
Artono, Sp.KFR, MARS selaku direktur.
Pada permulaan kepemimpinan beliau pada tahun 2008 motto RS Baptis
Batu yang lama yaitu Rumah Sakitku, Kebanggaanku, Tanggung Jawabku diubah
menjadi Compassionate Hospital atau Rumah Sakit yang berbelas kasih.
Demikian juga visi, misi, dan nilai dasar yang lama mengalami perubahan untuk
menyusun rencana strategi RS. Baptis Batu sesuai kebutuhan dan perkembangan
RS. Baptis Batu.
Pada tahun 2009 RS Baptis Batu sudah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk
Pelayanan Administrasi, Pelayanan Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat
Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan Keperawatan
RS Baptis Batu memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain
klinik umum, klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat,
serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi
 pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi, home care, hotel
care, dan medical spa. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di RS
Baptis Batu sebanyak 100 tempat tidur.

Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani
kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan

2
 pengobatan pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan, tanpa memberi resep
yang harus dibeli oleh pasien, tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh pasien
setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada
sejak RS Baptis Kediri berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Baptis.

2.2. SEJARAH INSTITUSI RS. BAPTIS BATU.

RS Baptis Batu mulai dibangun pada tahun 1996, berlokasi di Jl. Raya
Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec. Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia.
Di atas areal tanah seluas +/-7 hektar. Secara legalitas disahkan pada tanggal 11
Mei 1999.
RS Baptis Batu didirikan sebagai pengembangan RS Baptis Kediri,
diprakarsai oleh dr. Sukoyo Suwandani, selaku direktur RS Baptis Kediri, yang
didukung oleh seluruh staf RS Baptis Kediri. Jabatan direktur dirangkap oleh
direktur RS Baptis Kediri, yaitu dr. Sukoyo Suwandani. Pada awal pembukaan,
RS Baptis Batu sebagian besar karyawan adalah karyawan RS Baptis Kediri yang
 bersedia dipindah tugas. Jumlah seluruh karyawan saat itu 143 orang.
Visi RS Baptis Batu saat itu sama dengan visi RS Baptis Kediri, visi ini
merupakan visi yang tumbuh dari hati para misionaris yang mendirikan RS
Baptis Kediri yaitu :
1. Menyatakan kasih Tuhan Yesus dalam pelayanan kesehatan.
2. Terwujudnya kasih Tuhan Yesus kepada setiap orang melalui
 pelayanan rumah sakit.
Misinya adalah:
1. Mengupayakan pelayanan kesehatan yang prima dengan dasar
kasih Kristus tanpa membedakan status sosial, golongan, suku,
agama.
2. Menumbuhkembangkan aset yang ada.
Pelayanan kesehatan yang ada pada waktu itu adalah klinik umum, klinik
spesialis (bedah, kandungan, penyakit dalam dan kesehatan anak), klinik gigi,
instalasi gawat darurat, rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP,
serta dilengkapi pelayanan laboratorium, alat X-Ray, USG, EKG, kamar obat,

3
fisioterapi. Sebagian besar peralatan medis dan non medis berasal dari RS Baptis
Kediri.
Pada saat pendirian RS Baptis Batu, dicanangkan target kemandirian dicapai
tahun 2009. Yang dimaksud dengan target kemandirian adalah kemampuan untuk
menutupi biaya operasional sendiri. Mulai awal berdiri tahun 1999 sampai tahun
2009, RS Baptis Batu masih mendapat bantuan dana operasional dari Rumah
Sakit induk yaitu RS Baptis Kediri yang sudah berdiri sejak tahun 1957.
Sebagai rumah sakit yang baru berdiri maka jumlah pasien yang dilayani
tidak terlalu banyak. Pada waktu itu pasien lebih memilih berobat di rumah sakit
yang berada di Malang yang lebih lengkap peralatannya. Setelah ada kerjasama
dengan PT ASKES yang melayani askes sukarela, askes sosial, Jamkesmas dan
Jamkesda jumlah pasien meningkat pesat mulai April 2006.
Pada tanggal 11 Mei 2007 bertepatan dengan ulang tahun RS Baptis Batu
yang ke-8, ditunjuk pejabat direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda
Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS, yang menjabat direktur sampai saat ini.
Pada tahun 2008 disusunlah Rencana Strategis RS Baptis Batu 2008-2013. Sesuai
dengan target, pada tahun 2009 RS Baptis Batu mencapai target kemandirian.
Seluruh manajemen diserah terimakan dari direktur RS Baptis Kediri dr. Sukoyo
Suwandani selaku induk organisasi kepada direktur RS Baptis Batu yaitu dr.
Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp. KFR, MARS. Sejak saat itu biaya operasional
harus diusahakan sendiri. Apabila ada kekurangan dana operasional dapat
meminta bantuan RS Baptis Kediri yang diperhitungkan sebagai pinjaman.
Dengan target kemandirian ini RS Baptis Batu mulai berbenah sesuai dengan
rencana strategis yang sudah dicanangkan.

4
BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS. BAPTIS BATU

3.1. VISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi :
“Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Malang Raya karena Pelayanan
Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan
Keselamatan Pasien”

3.2. MISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :

a) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik berlandaskan


Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan status sosial,
golongan, suku dan agama.
 b) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada
 pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamata n Pasien.
c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan
Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata
Batu.
d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki
 belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan
sejahtera.

3.3.FALSAFAH.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki falsafah :
a) Menjadikan Rumah Sakit Baptis Batu pilihan utama masyarakat Malang
Raya.
 b) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan keseha tan yang bermutu.
c) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan
 profesionalisme.
d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
dalam berkarya.

5
e) Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar
 profesi.
f) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit.
g) Keselarasan dalam melaksanakan tugas.

3.4.NILAI – NILAI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki nilai-nilai :
B = Belas Kasih
A = Asertif
P = Profesional
T = Tim Kerja
I = Integritas
S = Sejahtera

3.5.TUJUAN.
Berpartisipasi dalam pembangunan kesehatan masyarakat demi peningkatan
kualitas sumber daya manusia Indonesia secara rohani dan jasmani

3.6.MOTTO.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki Motto :

“Memberikan pelayanan dengan belas kasih”

6
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS. BAPTIS BATU

4.1.BAGAN ORGANISASI.

4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN.

a. Unit Struktural
i. Direktur
Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Baptis Batu
ii. Wakil Direktur
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas
dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing – masing, yaitu
:
1. Wakil Direktur Pelayanan : membantu direktur dalam bidang
 pelayanan medis dan keperawatan

7
2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membantu direktur
dalam bidang umum dan keuangan
iii. Manajer
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam pelaksanaan satu
atau lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu :
1. Manajer Rawat Jalan, Medical Check Up dan Klinik Satelit.
2. Manajer Rawat Inap dan Keperawatan
3. Manajer Gawat Darurat dan Out Care
4. Manajer ICU dan Kamar Operasi.
5. Manajer Pemasaran, Komplain dan Pelayanan Perusahaan
Asuransi.
6. Manajer Wellness Center.
iv. Unit Kerja
Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau
 profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun
 pendukung operasional rumah sakit. Unit Kerja di RS Baptis Batu
dibedakan menjadi 2 yaitu divisi bisnis yang diberi istilah Instalasi
dan divisi pendukung yang diberi istilah Bagian. Seluruh instalasi
dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Pelayanan dan seluruh
Bagian dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Umum Keuangan.
Unit Kerja dapat bertanggungjawab atas satu atau lebih Sub Unit
Kerja. Berikut adalah daftar Unit Kerja :
- Instalasi Rawat Jalan.
- Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak.
- Instalasi Rawat Inap Kelas 1 & 2.
- Instalasi Rawat Inap Lantai 2 ICU.
- Instalasi Rawat Inap Kelas 3.
- Instalasi Gawat Darurat.
- Instalasi Kamar Operasi.
- Instalasi Farmasi.
- Instalasi Rehabilitasi Medik.

8
- Instalasi Laboratorium.
- Instalasi Radiologi.
- Instalasi Gizi
- Bagian Administrasi.
- Bagian Sumber Daya Manusia.
- Bagian Rekam Medik.
- Bagian Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit.
- Bagian Pemeliharaan Sarana.
- Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi.
- Bagian Akuntansi.
- Bagian Inventory.
- Bagian Keuangan.
- Bagian Pemasaran.
- Bagian Humas.
v. Unit Kerja Outsourcing
Cleaning Service, Satpam, Taman
 b. Unit Non Struktural
i. Komite
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi
dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada direktur
dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah
sakit. Komite yang ada di RS Baptis Batu adala h sebagai berikut :

1. Komite Pastoral.
2. Satuan Pemeriksa Internal.
3. Komite Etik Rumah Sakit.
4. Komite Medik.
5. Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit.
6. Komite Pencegahan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit .
7. Komite Keperawatan

9
ii. KSM/Kelompok Staf Medis
Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam
 jabatan fungsional. Kelompok Staf Medis di RS Baptis Batu
dikelompokkan sebagai berikut :

1. Kelompok Staf Medis Bedah.


2. Kelompok Staf Medis Non Bedah.
3. Kelompok Staf Gigi dan Mulut.
iii. Panitia
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi
dibentuk untuk bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam
rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit

1. Panitia Mutu dan Keselamatan Pasien.


2. Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3. Panitia Rekam Medik.
4. Panitia Farmasi dan Therapi.
5. Panitia Pendidikan Kesehatan Rumah Sakit.

10
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN REKAM MEDIS

DIREKTUR

dr. Arhwinda P.A, Sp.KFR,MARS

KEPALA BIDANG

dr. Imanuel Eka Tantaputra

KEPALA BAGIAN

Prilla Kristoni

PENCATATAN & PELAPORAN PENDAFTARAN

Slamet Santosa, S.Komp. Jahja Darmawan

PENCATATAN & PELAPORAN PENDAFTARAN

Robertus Soetomo Mega Puspita

PENCATATAN & PELAPORAN PENDAFTARAN

Mohammad Yusuf Elmianto Mella Krisna,S.Th.

PENCATATAN & PELAPORAN PENDAFTARAN

Sisilia Alit Roro Tyasti,A.Md.PK.  Yuning Nanti Mustika

FILLING PENDAFTARAN

Doni Kristian Catur Suko Rahayu

DISTRIBUSI PENDAFTARAN

Tri Michael Abdi Tuladha

DISTRIBUSI

Kris

11
5.1. TANGGUNG JAWAB BAGIAN REKAM MEDIS.

Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Bagian Rekam Medis

 berada langsung dibawah Wakil Direktur Umum Keuangan. Bagian Rekam Medis

 berfungsi sebagai salah satu “support division” yang memberikan kontribusi

maksimal bagi semua “bussiness division”.

Secara fungsional, Bagian Rekam Medis melaporkan tanggungjawab


 pelayanannya kepada Manajer-manajer yang ada, yakni :

a. Manajer Rawat Jalan.


 b. Manajer Gawat Darurat dan Outcare.
c. Manajer Rawat Inap.
d. Manajer Wellness Center dan Klinik Satelit.
e. Manajer Kamar Operasi dan Intensive Care Unit.

5.2 KEANGGOTAAN BAGIAN REKAM MEDIS.


Bagian Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
 bertanggung jawab secara struktural ke Wakil Direktur Umum Keuangan dan
 bertanggung jawab secara fungsional kepada para manajer.
Bagian Rekam Medis RS. Baptis Batu secara garis besar terdiri dari 3 Sub
Bagian, yakni :

1. Sub Bagian Rekam Medis.


Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Asembling / perakitan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan,
Rawat Darurat dan Rawat Inap.
 b. Koding & Indeksing Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
c. Evaluasi KLPCM, DPJP & Informed Consent Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap.
d. Sensus Harian Rawat Inap.
e. Pemberkasan klaim pelayanan Rawat Jalan, Rawat Darurat dan
Rawat Inap.

12
f. Filing & Retreval Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
g. Pelaporan pelayanan internal dan eksternal.
2. Sub Bagian Pendaftaran.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Pendaftaran pasien IGD, Rawat Inap dan Pegawai.
 b. Pendaftaran pasien umum, asuransi dan Perjanjian Kerjasama
(PKS).
c. Pendaftaran pasien Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan Surat
Pernyataan Miskin (SPM).
d. Pendaftaran pasien ASKES Sosial dan In-Health.
3. Sub Bagian Distribusi.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Gawat Darurat (IGD)
dan Instalasi Rehabilitasi Medis (IRM).
 b. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Rawat Jalan (IRJ) dan
Poliklinik Gigi.

5.3. PANITIA REKAM MEDIS.


Panitia Rekam Medis bertanggung jawab ke Komite Medis. Merujuk Surat
Keputusan Menkes RI No. 983/SK/Menkes/XI/92 pasal 42 tentang komite medis.
Ayat (1) : Pengertian Komite Medis adalah kelompok tenaga
medis yang
Anggotanya dipilih dari anggota staf medis fungsional.
Ayat (2) : Komite Medis berada dibawah dan bertanggung
 jawab kepada
Direktur
Ayat (3) : Komite Medis mempunyai tugas :
- Membantu Direktur menyusun standar, pelayanan dan
memantau pelaksanaannya.
- Melaksanakan pembinaan etika profesi.
- Profesi anggota staf medis fungsional.

13
- Serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan dan
 pelatihan serta penelitian & pengembangan.
Ayat (4) : Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu
oleh panitia
yang anggotanya terdiri dari staf medis fungsional dan tenaga
 profesi.
Ayat (5) : Panitia adalah kelompok kerja khusus didalam komite
medis yang
dibutuhkan untuk mengatasi masalah khusus.
Ayat (6) : Pembentukan panitia ditetapkan oleh Direktur.

5.4. STRUKTUR ORGANISASI PANITIA REKAM MEDIS.

KETUA PANITIA

Dr. Imanuel Eka Tantaputra

SEKRETARIS SUB KOMITE

Prilla Kristoni

 ANGGOTA PANITIA  ANGGOTA PANITIA

Robertus Sutomo Sisilia Alit Roro Tyasti,A.Md.PK.

5.5. TANGGUNG JAWAB PANITIA REKAM MEDIS.


Panitia Rekam Medis melaksanakan tanggungjawabnya untuk membuat
 penyelenggaraan rekam medis yang baik dan membantu terselenggaranya
 pengelolaan rekam medis yang memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan,
yaitu :
- Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam
medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya

14
dan menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai
 pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.
- Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing records),
 peminjaman rekam medis (retrieval),  pengeluaran / pendistribusian
rekam medis (distribution), pembuatan indeks (indeksing) dan
tersedianya rekam medis dari semua pasien serta pengelolaan dan
 penyajian data medis untuk proses pelaporan dari suatu instansi
 pelayanan kesehatan.
- Mengajukan usulan kepada Direktur RS. Baptis Batu jika ada
 perubahan mengenai prosedur pengisian, atau pengelolaan di system
 penyelenggaraan rekam medis yang disesuaikan dengan situasi dan
kondisi rumah sakit.

5.6. KEANGGOTAAN PANITIA REKAM MEDIS.


Keanggotaan Panitia Rekam Medis terdiri dari dokter, kepala bagian
rekam medis dan petugas rekam medis. Dalam keanggotaan ini, ketua Panitia
Rekam Medis adalah Dokter dan sekretaris adalah Kepala Bagian Rekam Medis.
Keanggotaan Panitia Rekam Medis ditetapkan dengan surat keputusan Direktur
untuk jangka waktu 3 tahun.

5.7. TATA KERJA PANITIA REKAM MEDIS.


a. Panitia Rekam Medis harus mengadakan pertemuan minimal dua kali
sebulan. Menitik beratkan pada perbaikan mutu pelayanan, kualitas
rekam medis dan mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi
didalam proses pengisian rekam medis.
 b. Dibawah pengawasan Panitia Rekam Medis, petugas rekam medis
melakukan analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah
 pasien pulang.
c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka
 petugas rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medis
melalui Panitia Rekam Medis, selanjutnya Panitia Rekam Medis akan

15
 berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan
lain untuk melengkapi berkas rekam medis tersebut.
d. Panitia Rekam Medis juga harus melakukan pengawasan secara teratur
terhadap pengisian berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat
guna menilai mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang
meninggal di Instalasi Gawat Darurat (Death On Arrival / DOA) maka
 berkas rekam medisnya tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di
Bagian Rekam Medis secara terpisah.
e. Tanggung jawab Panitia Rekam Medis tidak hanya mengawasi petugas
rekam medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan
rawat jalan tetapi juga melakukan pengawasan terhadap mutu
 pelayanan terhadap pasien tersebut.
f. Didalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman
 bentuk, ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam
medis yang sudah tidak aktif harus dikoordinasikan antara bagian
rekam medis dengan Panitia Rekam Medis serta dengan Komite Medis
yang selanjutnya diteruskan dengan persetujuan Direktur RS. Baptis
Batu.
g. Panitia Rekam Medis juga berperan dalam memberikan saran,
 petunjuk dan pelatihan / pendidikan bagi petugas Rekam Medis /
Panitia Rekam Medis dari Rumah Sakit lain.

16
BAB VI
URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu


kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

6.1. KEPALA BAGIAN REKAM MEDIS.


PRILLA KRISTONI
1.1.KEWAJIBAN KHUSUS.
- Menjadi koordinator di Bagian Rekam Medik.
- Melakukan koordinasi / pertemuan berkala / insidentil dengan unit
lain.
- Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan mengevaluasi
kinerja.
- Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar pelayanan
minimal RS dan standar akreditasi.
- Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam proses
 pelayanan.
- Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas penting
dan notulensi setiap pertemuan.
- Membuat jadwal dinas.

17
- Menjadi sekretaris Panitia Rekam Medik.
- Melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam Medik.

1.2.PEMBUATAN LAPORAN.
- Membuat laporan mingguan IGD, IRJ, IRNA dan IKO.
- Membuat laporan & presentasi bulanan kegiatan Rekam Medis.
- Membuat laporan & presentasi semesteran kegiatan Rekam Medis.
- Membuat laporan tahunan & presentasi kegiatan Rekam Medis.
- Membuat laporan beban dokter.
- Membuat laporan pengecekan software INA CBG’s dengan berkas
yang ada.
- Membuat laporan grouper, finalisasi bulanan dan membuat file txt
INA CBG’s.
- Membuat laporan cuti petugas rekam medis.
- Membuat laporan subsidi uang transport petugas rekam medis.
- Membuat laporan Surveilans Terpadu ke Dinas Kesehatan.
- Membuat laporan wabah ke Dinas Kesehatan.
- Membuat pelaporan eksternal SIRS-6 di internet baik bulanan
maupun tahunan
- Membuat pelaporan eksternal ASPAK di internet apabila ada
 perubahan peralatan kesehatan

1.3.KEWAJIBAN UMUM.
- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.
- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SOP)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SOP) yang ada.
- Melakukan penggantian posisi Deskripsi Petugas jika berhalangan
dinas.

18
6.2. PETUGAS REKAM MEDIS. .
1. PETUGAS REKAM MEDIK 1.
SLAMET SANTOSA,S.KOMP.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap data sensus harian rawat inap (SHRI).


- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Dokumen Rekam Medik
(DRM) baru yang cukup untuk operasional Bagian Rekam Medik 1
minggu.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
-
2. PETUGAS REKAM MEDIK 2.
M. YUSUF ELMIANTO.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap data proses koding diagnosa dan


indeksing pasien IRJ, IGD dan IRNA secara harian.
- Bertanggung jawab melakukan koding diagnosa untuk berkas
klaim IRJ, IGD dan IRNA Jamkesmas, Jamkesda dan SPM secara
 bulanan.

19
KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
-
3. PETUGAS REKAM MEDIK 4.
ROBERTUS SUTOMO.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab sebagai koordinator Bagian Rekam Medik jika


Kepala Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.
- Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 tahun jika ada
 petugas rekam medik baru.
- Bertanggung jawab melakukan pengurutan berkas klaim
Jamkesmas tiap bendel tiap tanggal bersama Kepala Bagian Rekam
Medik.Bertanggung jawab melakukan pengecekan jumlah berkas
di software INA CBG dengan Kepala Bagian Rekam Medik.
- Bertanggung jawab menyerahkan berkas klaim dan file txt ke
Bagian LPA.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.

20
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

4. PETUGAS REKAM MEDIK 5.


SISILIA ALIT RORO TYASTI,A.MD.PK.

KEWAJIBAN KHUSUS

- Bertanggung jawab melakukan proses assembling / perakitan DRM


IRNA
- Bertanggung jawab melakukan pengecekan dan entri data KLPCM,
Informed Consent dan DPJP kedalam komputer evaluasi.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan ulang dari rak
 penyimpanan untuk pasien KRS yang belum lengkap.
- Bertanggung jawab melakukan permohonan untuk melengkapi ke
dokter DPJP di IRJ hingga semua lengkap.
- Bertanggung jawab melakukan pelaporan eksternal ke Kepala
Bagian Rekam Medik dan Dinas Kesehatan jika ada kasus DBD
dan wabah.
- Bertanggung jawab membuat laporan bulanan KLPCM, DPJP dan
Informed Consent ke Panitia Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam
Medik bersama Ketua dan Sekretaris Panitia Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan surveilans Dalin sesuai SPO dari
Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.

21
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.3. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN.


1. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 1.
JAHJA DARMAWAN

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab menjadi koordinator pendaftaran jika Kepala


Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.
- Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 (satu) tahun
 jika ada petugas pendaftaran baru.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Formulir Ringkasan
Keluar Masuk dengan stempel nomor register IRNA.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Buku Register IRNA
dengan menulis nomor register IRNA.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya formulir Surat Pernyataan
Pasien Umum dan Surat Pernyataan Pasien Askes.
- Bertanggung jawab terhadap tersedianya Kartu Bebas Parkir.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

22
5. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 2.
MELLA KRISNA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya Alat Tulis Kantor (ATK) dan


Sticker Labeling untuk operasional Bagian Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok, meminta
 persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR dan Wakil
Direktur Umum & Keuangan.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian
Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.
- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan dan pencatatan
 barang operasional di loker yang telah ditentukan dan
menguncinya.
- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan
secara efektif dan efisien.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 3.


CATUR SUKO RAHAYU

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan Sensus Harian IRJ dan IGD.

23
- Bertanggung jawab melaporkan hasil penghitungan kunjungan
harian IRJ dan IGD ke Kepala Bagian Rekam Medis dan Kepala
Bagian LPA tiap senin.
- Bertanggung jawab memasukkan data kunjungan harian ke
komputer.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.
-
7. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 4.
YUNING NANTI MUSTIKA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggungjawab terhadap masuknya berkas klaim Jamkesmas,


Jamkesda, Jampersal dan SPM setelah pelayanan ke Bagian Rekam
Medik.
- Bertanggung jawab melakukan penataan urutan berkas klaim
Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan SPM.
- Bertanggung jawab melengkapi jika ada beberapa persyaratan yg
kurang.
- Bertanggung jawab melakukan pengelompokan jenis klaim tiap
tanggal.
- Bertanggung jawab menyimpannya ditempat yang telah ditentukan
hingga siap entri kedalam komputer INA CBGs.

24
KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

8. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 5.


FRANSISCA MEGA PUSPITA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab terhadap pengajuan klaim Asuransi dan Jasa


Raharja.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan dokumen rekam
medis (DRM) yang akan digunakan klaim Asuransi dan Jasa
Raharja.
- Bertanggung jawab membuat perjanjian pengisian kelengkapan
kepada pasien / keluarga dan kepada Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan.
- Bertanggung jawab memberikan penanda pada dokumen rekam
medis yang akan dipakai untuk pengajuan klaim Asuransi dan Jasa
Raharja.
- Bertanggung jawab mengajukan pengisian kelengkapan pengajuan
klaim asuransi dan jasa raharja kepada Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan baik didalam RS dan diluar RS.
- Bertanggung jawab melakukan desain sesuai permintaan (memo
internal) dari Bagian Humas atau Bagian Pemasaran.

25
KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan
SPM kedalam komputer CBG.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

9. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 6.


MICHAEL ABDI TULADHA

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya formulir cetakan untuk operasional


Bagian Rekam Medik dan Unit Terkait.
- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok dengan
meminta persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR
dan Wakil Direktur Umum & Keuangan.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian
Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.
- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan barang operasional di
loker yang telah ditentukan dan menguncinya.
- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan
secara efektif dan efisien.
- Bertanggung jawab melakukan pencatatan laporan pengambilan
 barang di gudang, pengeluaran barang untuk operasional.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

26
- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai
dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.4. PETUGAS FILING DRM.


1. PETUGAS FILLING DRM.
DONY CHRISTIAN

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggungjawab terhadap pengambilan dan pengembalian


Dokumen Rekam Medik dari rak penyimpanan.
- Bertanggungjawab melakukan pengecekan dan mengajukan slip
 perbaikan barang ke Bagian Pemeliharaan Sarana, IT RS dan
Rekanan (Mesin Fotokopi).
- Memasukan hasil PA dan Lab dalam DRM sesuai no. Rekam
Medis.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.5. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.


1. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.
TRI

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai


 pelayanan IGD dan IRJ.

27
- Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik
dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Membantu melakukan proses administrasi
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

10. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.


KRIS

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai


 pelayanan IGD dan IRJ.
- Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik
dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.


- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)
yang ada.
- Membantu melakukan proses administrasi
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

28
BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

7.1. SKEMA HUBUNGAN KERJA.

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN Bagian DOKTER


REKAM MEDIS

EKSTERN

 ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,


koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
 pertemuan dan atau surat dinas.

7.2. HUBUNGAN INTERNAL.


 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan Dokumen Rekam
Medis dalam pelayanan yang berkaitan dengan IRJ, IRNA maupun IRD

29
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
 penyediaan rekam medis
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien
 pengguna asuransi

7.3. HUBUNGAN EKSTERNAL.


 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga
yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal
mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Departemen kesehatan Pemerintah.
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun Propinsi dan
memberikan laporan RL kepada kementrian kesehatan dengan
menggunakan program SIRS 6

30
BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu


kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

31
8.1. TABEL KUALIFIKASI SUMBER DAYA.
JUMLAH
TENAGA
NAMA JABATAN PENDIDIKAN SERTIFIKASI
YANG
DIBUTUHKAN
1. Minimal DIII Rekam Medis.
. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
. Menguasai pencatatan dan
 pelaporan dengan
menggunakan program MS
DIII Rekam
Excell
Medis
Kepala Bagian 5. Pelatihan Pelaporan RS.
Rekam Medis 6. Menguasai program SIRS VI
1
Prilla kristoni . Menguasai grafik BARBER-
JOHNSON
8. Memiliki STR dari
PORMIKI
9. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
10.Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.

32
1. Minimal DIII Rekam Medis.
. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
. Menguasai pencatatan dan
 pelaporan dengan
Sub Unit Sensus menggunakan program MS
S1 Komputer
Harian Excell
Slamet 5. Pelatihan Pelaporan RS. 1

Santosa,S.Komp 6. Memiliki STR dari


PORMIKI
. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan
 bertahan dalam tekanan.

1. Minimal DIII Rekam Medis.


2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
DIII Rekam
Sub Unit Asembling  pelaporan dengan
Medis
Evaluasi KLPCM, menggunakan program MS
DPJP & IC Excell
1
5. Pelatihan Pelaporan RS.
Sisilia Alit Roro
6. Memiliki STR dari
Tyasti,A.Md.PK
PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.

33
1. Minimal DIII Rekam Medis.
2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
 pelaporan dengan
SMU Sederajat menggunakan program MS
Sub Unit
Excell
Pemberkasan
5. Pelatihan Pelaporan RS. 1
Robertus Sutomo
6. Memiliki STR dari
Hadi
PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

1. Minimal DIII Rekam Medis.


2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
SMU Sederajat  pelaporan dengan
Sub Unit Koding & menggunakan program MS
Indeksing Excell
1
M. Yusuf 5. Pelatihan Pelaporan RS.
Elmianto. 6. Memiliki STR dari
PORMIKI
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

34
Sub Unit 1. Minimal SLTA atau
Pendaftaran pasien Sederajat
Jahja Darmawan 2. Menguasai atau bisa program
Mikael Abdi komputer
SMU Sederajat
Tuladha 3. Mampu berbahasa Inggris
6
Mella Krisna,S.Th. 4. Pelatihan Customer Service.
Yuning Nanti 5. Sehat Jasmani maupun
Mustika Rohani.
Catur Suko 6. Mampu bekerja dan bertahan
Rahayu dalam tekanan

1. Minimal SLTA atau


Sederajat.
2. Minimal tinggi 160 cm.
SMU sederajat
Sub Unit Filling 3. Pelatihan Rekam Medis.
1
Doni Kristian 4. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
5. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

1. Minimal SLTA atau


Sederajat.
Sub Unit Distribusi 2. Memiliki fisik yang kuat.
SMU sederajat 2
Kris 3. Sehat Jasmani maupun
Tri Rohani.
4. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

Jumlah 14

35
BAB VIII
KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah saha membantu para pekerja agar mengenali


secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan /
iklim bisnis suatu organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan
 bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
 perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui
dan memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu
melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

PENANGGUNG
HARI MATERI METODE
JAWAB
Orientasi hari pertama : Kepala Bagian Rekam
I (Hari I) 1) Penjelasan status pegawai Penjelasan Medis
dan tata tertib di bagian singkat
Rekam Medis
2) Penjelasan tentang
Pelaporan Pelaporan yang
ada di bagian Rekam Medis
3) Penjelasan Tentang SPO
 bagian Rekam Medis.

II Orientasi hari II s.d. III


Hari ke-2 Meliputi : - Kepala Unit Kerja
Sampai 1) Penjelasan tentang sistim Teori dan - Penanggung Jawab
Hari Ke-3 Penyimpan Praktek Ruang Filling
2) Penjelasan Tentang Sistim
Penjajaran
3) Penjelasan Tentang

36
Rekam Medis Aktif dan
Inaktif.
4) Penjelasan Tentang
Penggunaan Out
Guide,Tracer,dan
Perbedaan Warna
5) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam Medis di
Ruang Penyimpanan.
Penjelasan Tentang Sensus - Kepala Bagian
Hari Ke-4 Harian IRNA Rekam Medis
Sampai I) Penjelasan Tentang - Penanggung Jawab
Ke- 5 Hari Perawatan dan sensus harian
Lama dirawat
II) Penjelasan Tentang
Bed Occupation Ratio
III) Praktek Mengambil
Sensus di Ruangan
IV) Praktek Pengurutan
Sensus Per Jenis
Pelayanan
V) Praktek Menginput
Data Sensus ke
Komputer Dengan
Menggunakan Program
Mic Exell

37
Hari Ke-6 Orientasi Hari Ke-6 Sampai Teori dan Kepala Bagian Rekam
Sampai Hari Ke-7 Meliputi Praktek Medis
Hari ke-7 1) Pengenalan Tentang Petugas Assembling dan
Buku Exspedisi Evaluasi
Pengambilan Dokumen
Rekam Medis Dari
Rawat Inap.
2) Penjelasan Tentang
Pengurutan Dokumen
Rekam
Medis/Assembling
3) Penjelasan Tentang
Evaluasi KLPCM
4) Penjelasan Tentang
Informed Concent
5) Penjelasan Tentang
Laporan KLPCM yang
dilaporkan ke komite
medik.
6) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam
Medik di Ruangan
7) Praktek Assembling
8) Praktek Menginput
Data KLPCM ke
Computer Melalui
Program Micr Excel

38
Hari Ke-8 Teori dan
Sampai 1) Penjelasan Tentang Praktek
Hari Ke-9 Lembar Lembar Yang
Proses Digunakan Dalam
Admission Proses
Admission.Sebelum
Berkas Didistribusikan
Ke Poliklinik
2) Praktek Admission
3) Penjelasan dan Praktek
Tentang Penggunaan
komputer Barcode.
Hari Ke- 1) Penjelasan Tentang Teori dan Kepala Bagian Rekam
10 Sampai Proses Pendaftaran Praktek Medik
Ke-11 Pasien Umum dan Koordinator Pendaftaran
IGD.
2) Penjelasan Tentang
Proses Pendaftaran
Pasien Yang
Menggunakan Jaminan
ASKES SOS dan
MASKIN.
3) Praktek Menaftar
Pasien Umum
4) Praktek Mendaftar
Pasien ASKES
5) Pengenalan
Penggunaan Mesin
EDC ADMEDICA
6) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan

39
Hari Ke- 1) Penjelasan Tentang Praktek Kepala Bagian Rekam
12 Sampai Pendaftaran Pasien dan Teori Medis
Ke-13 Rawat Inap dan Koordinator Pendaftara
Persyaratannya jika
 pasien ASKES
2) Penjelasan Tentang
Buku Register Rawat
Inap
3) Praktek Mendaftar
Pasien Rawat Inap
4) Praktek menginput
data Paien Rawat Inap
Melalui Komputer
5) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat Inap
Hari Ke- Umpan Balik dan Evaluasi Post Test Kepala Bagian Rekam
14 dan Medik
Interview

40
BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

10.1. RAPAT RUTIN INTERNAL.


Rapat Rutin di Bagian Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Hari
Jam : 07:00 s/d 07:30
Tempat : Ruang Bagian Rekam Medis Rekam Medis
Peserta : Seluruh petugas rekam medis
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi
Rekam Medis.
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).
5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

10.2.RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH MANAJER RAWAT


JALAN.
Rapat Rutin koordinasi dibawah Manajer IRJ diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Hari Kamis
Jam : 13:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Manajer Rawat Jalan
Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian dibawah
koordinasi
Manajer IRJ
Materi :

1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan.


2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi
seputar rawat jalan.

41
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

10.3.RAPAT KERJA ANTAR UNIT.


Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.
Jam : 07:00 s/d selesai
Tempat : Ruang Pertemuan.
Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Manajer,
Wadir dan Direktur.
Materi :

1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.


2. Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.
3. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja da n koordinasi.
5. Sosialisasi kebijakan baru.

10.4.RAPAT INSIDENTIL.
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal
yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Seluruh petugas rekam medis.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

42
BAB XI
PELAPORAN

11.1. LAPORAN MINGGUAN.


Laporan mingguan terdiri dari :

1. Laporan kunjungan IGD.


2. Laporan kunjungan IRJ.
3. Laporan pelayanan tiap poli.
4. Laporan kunjungan IRNA.
5. Laporan 5 besar asal pasien IGD dan IRJ.
6. Laporan 5 besar morbiditas penyakit IGD, IRJ dan IRNA.
7. Indikator efisiensi IRNA.
8. Laporan kegiatan IKO.

11.2. LAPORAN BULANAN INTERNAL.


Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan Oleh Bagian Administrasi
Rumah Sakit.

11.3. LAPORAN BULANAN EKSTERNAL.


Laporan bulanan eksternal terdiri dari :

1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan Kota Batu.


2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Batu.
3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan Kota Batu.
4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan -
Jakarta.
5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.
6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.
7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian
Kesehatan – Jakarta.

43
8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Kota Batu.
9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK)
 – Jakarta.
11.4. LAPORAN TAHUNAN INTERNAL.
Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Administrasi Rumah
Sakit.

11.5. LAPORAN TAHUNAN EKSTERNAL.


Laporan tahunan eksternal terdiri dari :
1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
 perubahan).
2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila
ada perubahan).
3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
 perubahan).
4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementria n Kesehatan RI.
15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

44