BAB 2 : Kegiatan Sistem

dan Aspek-aspek Manajemen Perkantoran

a) Konsep Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah kegiatan kegiatan yang ada dikantor seperti tata usaha, clerical work,

paper work, kesekretariatan. Tata usaha menurut Gie merupakan segenap rangkaian aktivitas

menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-

keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Fungsi kantor yaitu menyediakan suatu

pelayanan dalam komunikasi dan arsip dinamis, cakupan pekerjaan kantor sangat luas.

Konsepsi tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran adalah tugas pelayanan yang berwujud

dalam 6 pola aktivitas-aktivitas berikut ini:

1. Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga sipa untuk

dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-

keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan

disimpan termasuk pula alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar.

3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan

maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara atau alat sebanyak

jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan perbagai cara dan alat dari satu pihak

kepada pihak lain.

 6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu

yang aman.

Menurut Charles O. Libbey, pekerjaan perkantoran dapat dibagi menjadi 9 kelompok

yaitu:

1. Ruang perkantoran (office space)

2. Komunikasi (communication)

3. Kepegawaian perkantoran (office personnel)

4. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment)

5. Peralatan dan mesin (appliances and machines)

6. Perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationey)

7. Metode (Methods)

8. Arsip dinamis (records)

9. Kontrol penjawab pimpinan (executive controls)

b) Fungsi-fungsi Manajemen Kantor

Dalam upaya mengatur sesuatu, kegiatan atau fungsi pertama kali harus dilakukan adalah

perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan

pengawasan (controlling). Disingkat dengan POAC. Fungsi lain yaitu mengarahkan staff

(staffing), pelaporan (reporting), pengeloaan anggaran (budgeting). Berikut adalah penjelasan

fungsi-fungsi manajemen:

1. Fungsi perencanaan

Yaitu menentukans asaran yang idnin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksankana,

bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggung

jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.

 Tujuan fungsi perencanaan:

1) Mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan di waktu yang akan datang

2) Memusatkan perhatian kepada sasaran

3) Mendapatkan/ menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis

4) Memudahkan pengawasan

2. Fungsi pengorganisasian

Adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang

dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya,

pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok-kelompok aktivitas kepada

manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoordinasian hubungan

wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.

3. Fungsi memimpin dan mengarahkan

Adalah seni atau proses memengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka mau

berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok.

Aspek-aspek yang penting dalam kepemimpinan:

a. Motivasi biasanya diartiakn sebagai dorongan

b. Kepemimpinan atau leadership yaitu proses untuk memengaruhi dan mengarahkan

orang lain agar mereka mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh

kelompok.

c. Komunikasi yaitu penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima, yang

dipahami oleh si penerima.

4. Fungsi pengawasan
 Pengawasan adalah suatu uoaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada

sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi

kerja dengan standar yang telah ditetapkan, menetapkan apakah ada penyimpangan,

mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwasemua sumber

daya perusahaan telah digunakan dengan cara paling efektif dan efisien guna tercapainya

sasaran perusahaan.

c) Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran terdiri dari subsistem-subsistem pekerjaan kantor masing-masing, yang

secara keseluruhan membentuk satu-kesatuan sistem besar yang utuh. Sistem perkantoran

adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata

tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman

penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengakapan, tata cara, penaruhan dan

pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan

pemusnahan arsip.

Sistem perkantoran dilakukan dengan langkah dan cara tertentu, yang berbeda di setiap

kantor yang disebut dengan prosedur perkantoran.

Prosedur perkantoran adalah suatu rangkaian langkah kerja ketatausahaan yang saling

bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang. Prosedur diterima sebagai suatu

cara yang tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan

menyeluruh. Prosedur diperolej dengan pra-perencanaan berbagai langkah yang dianggap

perlu untuk menyelesaikan pekerjaan

Manfaat sistem perkantoran sebagai berikut:

 1. Memperlancar pekerjaan perkantoran

2. Mengurangi keterlambatan dan hambatan

3. Pengawasan yang lebih baik terhadap pekerjaan, sehingga dapat mencegah kemungkinan

kesalahan dalam pekerjaan.

4. Menghemat tenaga, waktu dan biaya.

5. Meningkatkan koordinasi antar bagian dalam organisasi

6. Mempermudah dalam pelatihan para pekerja.

Prinsip atau asas pembuatan sistem perkantoran yaitu sebagai berikut:

1. Mempunyai suatu arus kerja yang lancar

2. Menghindari terjadinya duplikasi kerja dan penciptaan arsip

3. Menjadikan karyawan bekerja seefisien mungkin

4. Menghindari kegiatan tulis menulis yang tidak perlu

5. Memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja

6. Memaksimumkan pemakaian kertas secara baik dan memaksimalkan pekerjaan

7. Menghindari pengecekan yang tidak perlu

8. Memanfaatkan sebaik-baknya peralatan perkantoran

9. Sistem sederhana

Soal: bagaimana sistem kerja birokrasi dalam suatu organisasi di Indonesia?

d) Aspek-aspek manajemen kantor

Menurut H. Mac Donald dalam manajemen perkantoran terdapat 6 aspek yang meliputi

rangkaian aktivitas antara lain:

1. Kepegawaian kantor (office personel)

2. Metode perkantoran (office method)

 3. Perlengkapan kantor (office equipment)

4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (physical factor)

5. Biaya perkantoran (office costs)

6. Kebijakan perkantoran (office polices)

e) Model perkantoran modern

Perkantoran modern adalah suatu tempat yang memiliki struktur bangunan besar dan sesuai

tuntutan jaman yang memiliki tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan

termasuk mebeler yang tepat, dan memiliki pegawai yang disiplin, profesional serta sikap dan

memiliki pola pikir yang baik, efektif dan efisien.

Tata usaha berkonsep modern, menurut Prajudi Atmosudirdjo terdiri atas empat macam,

yaitu:

1. Tata usaha umum yaitu tempat pengumpulan, penerimaan, pengolahan, dan penyampaian

data atau informasi secra teratur, sistematis dan terus menerus dengan tujuan untuk

memperlancar jalannya tugas pimpinan dan jalannya tugas organisasi

2. Tata usaha teknis operasional yaitu tata usaha yang menangani segala data atau informasi,

tentang jalannya operasi-operasi yang dilancarkan oleh organisasi secara teknis

mendetail.

3. Tata usaha sumber daya (resource), pada umumnya digolongkan menjadi tata usaha

pegawai, tata usaha financial dan tata usaha logistik

4. Tata usaha khusus, dilaksanakan untuk memperlancar pengambilan keputusan pimpinan.

Pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern:

1. Menerima informasi. Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah

surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Selain

menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.

2. Merekam informasi. Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan

segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk

disimpan menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk

memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi.

Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan

sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen,

rekaman stok, dan hasil analisis lainya.

3. Mengatur informasi. Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang

sama seperti pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang

berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi

dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang

paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh

pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.

4. Memberi informasi. Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari

rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat

khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi,

laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.

5. Melindungi Aset. Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya

sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Masih ada tambahan
 tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital,

mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

Efisiensi Perkantoran Modern

Ada 5 unsut sumber kerja yang sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan

perkantoran modern, yaitu:

1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah

2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan

3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat

4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat

5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah