1/13

DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN DI KELURAHAN JEBRES

Nama Diklat : Dikatpim Tingkat IV Angkatan 1

Tahun : 2018
Ruang lingkup inovasi : Kelurahan
Cluster inovasi : Kearsipan & Perpustakaan
Inovator : SUGENG SARWONO, SH
Jabatan : SEKRETARIS KELURAHAN
Instansi : KELURAHAN JEBRES

Latar Belakang

1. JUDUL PROYEK PERUBAHAN

“DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN DI KELURAHAN JEBRES’

2. LATAR BELAKANG

Gambaran Umum Kelurahan Jebres

Kelurahan Jebres merupakan salah satu diantara 51 (lima puluh satu) kelurahan yang ada di Kota Surakarta, dan salah satu diantara 11 (sebelas) kelurahan
yang masuk dalam wilayah Kecamatan Jebres Kota Surakarta.

Gambaran Wilayah kelurahan Jebres secara umum dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Letak Geografis
2/13
Luas wilayah Kelurahan Jebres adalah 317,5 Ha, dibatasi dengan wilayah Kelurahan lain, yaitu :

Sebelah Utara : Kelurahan Mojosongo dan Kabupaten

Karanganyar.

Sebelah Timur : Kabupaten Karanganyar.

Sebelah Selatan : Kel. Purwodiningraan dan Pucangsawit .

Sebelah Barat : Kelurahan Tegalharjo.

Adapun ketinggian ± 110 M diatas permukaan laut, sedangkan suhu rata-rata 38°C

2. Kependudukan

Ditinjau dari segi kewilayahan Kelurahan Jebres mempunyai wilayah yang cukup luas diantara kelurahan kelurahan yang ada di wilayah kecamatan Jebres dan
termasuk kelurahan yang berpenduduk padat terdiri dari 36 RW dan 128 RT dengan jumlah penduduk sebagaimana tabel berikut :

Tabel 1

Data Kependudukan Kelurahan Jebres

Tahun 2018
3/13
No Kategori Jumlah

1 Jumlah KK 8.919

2 Jumlah penduduk 34.009

3 Jumlah penduduk laki-laki 16.879

4 Jumlah penduduk perempuan 17.130

Sumber : Data Monografi Kelurahan

3. Organisasi

Berdasarkan peraturan yang baru yaitu Perda No 10 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta dan
Peraturan Walikota Nomor 27-C tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta maka Kelurahan
bukan lagi merupakan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) akan tetapi hanya merupakan Unit Kerja dari OPD Kecamatan. Dan tugas dari Lurah adalah membantu
Camat untuk melaksanakan urusan pemerintahan umum, urusan pembangunan dan lingkungan hidup, melakukan pemberdayaan masyarakat , melaksanakan
pelayanan masyarakat, memelihara ketentraman dan ketertiban umum memelihara sarana prasarana serta fasilitas pelayanan umum, melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh Camat, melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh peraturan perundang-undangan.

Aparatur Sipil Negara di Kelurahan Jebres terdiri dari : Lurah, Sekretaris, Kepala Seksi Pemerintahan Ketentraman dan Ketertiban, Kepala Seksi
Pembangunan dan Lingkungan Hidup, Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat , serta Staf dan Tenaga Kontrak Perjanjian Kerja ( TKPK ) serta Pegawai K 2 (Kategori
2). TKPK sendiri terdiri dari berapa unsur diantaranya TKPK bertugas sebagai pengolah data, TKPK petugas kebersihan kantor dan TKPK petugas sampah dan
driver.dan Linmas (Perlindungan Masyarakat.

4. Visi dan Misi Kelurahan Jebres

a. Visi

Kelurahan Jebres memiliki Visi sebagai berikut : “Terwujudnya Kesejahteraan Masyarakat yang bertumpu pada Pelayanan Prima, Pemberdayaan,
4/13
Pembangunan dan Kemasyarakatan dengan memperhatikan kelestarian budaya dan lingkungan.“ Visi tersebut mengandung makna bahwa Kelurahan adalah
sebagai ujung tombak Pemerintahan Kota, dengan segala potensi yang ada seoptimal mungkin untuk menuju keberhasilan, pencapaian tujuan secara berhasil guna dan
berdaya guna, tetapi tetap mengedepankan budaya jawa dan nilai- nilai kekeluargaan untuk mensejahterakan masyarakat.

b. Misi

Guna mewujudkan visi tersebut maka misi Kelurahan Jebres yang dilaksanakan adalah, sebagai berikut

1. Mengembangkan ekonomi kerakyatan dengan memberdayakan usaha kecil yang dikelola warga masyarakat mempermudah akses masyarakat terhadap peminjaman
modal untuk tumbuh kembangnya ekonomi kerakyatan melalui kelompok di tingkat RW, RT, PKK, Koperasi dan kelompok yang ada di masyarakat.

2. Mengadakan kegiatan yang merangsang tumbuhnya rasa kekeluargaan dan menjunjung nilai-nilai budaya jawa dalam masyarakat.

3. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di bidang kesehatan, di antaranya melalui program Pelayanan Kartu Indonesia Sehat (KIS), meningkatkan
kualitas kesehatan bersertifikasi ISO, makin memberdayakan Posyandu balita dan lansia, perbaikan gizi masyarakat serta menekan angka kematian ibu dan bayi.

4. Membuka lapangan kerja baru dengan menciptakan iklim investasi yang makin kondusif (Kota Ramah Investasi) dan suasana kota yang aman dan damai.

5. Menumbuhkan rasa tanggung jawab masyarakat tentang arti pentingnya Ruang Terbuka Hijau bagi kehidupan.

6. Mengembangkan dan meningkatkan pemerintahan yang bersih dan amanah dengan titik berat pada musyawarah pembangunan kelurahan

5. Korelasi Tugas Pokok dan Fungsi dengan Proyek Perubahan

Sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27-C Tahun 2016 Tugas pokok Fungsi Sekretaris dapat dijelaskan sebagai berikut :

Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis administratif ketatausahaan ,keuangan, dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

Tugas pokok dan fungsi sekretaris kelurahan sebagaimanan yang ada pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27-C Tahun 2016 ada 36 macam, namun yang terkait
dengan pelayanan publik dan pelayanan Informasi Publik adalah fungsi :
5/13

- Pada huruf (e) salah satu tugas seorang Sekretaris Kelurahan adalah melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien s
esuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

- Pada huruf (f) adalah merumuskan kebijakan teknis , pembinaan dan pengkoordinasian penyelenggaraan urusan kesekretariatan,

- Pada huruf (k) adalah pelaksanaan tugas selaku koordinator pelayan masyarakat yang berkaitan dengan administrasi;

- Pada huruf (u) melakukan urusan rumahtangga, perjalanan dinas, hubungan masyarakat dan protokol

6. Area Organisasi Yang Bermasalah.

Sebagaimana tugas pokok dan fungsi yang melekat pada seorang Sekretaris Kelurahan Jebres terdapat permasalahan yang harus mendapatkan perhatian sehingga
harus dilakukan perubahan agar program dan kegiatan yang telah direncanakan dapat berjalan dengan lancar utamanya masalah Pengelolaan Arsip Kepegawaian.
Permasalahan tersebut adalah :

1. Arsip kepegawaian tersimpan secara manual dalam Ordner yang berisi data-data kepegawaian seperti Ijazah, SK , SKP, Akta Lahir, KK, KTP dan data-data lain
yang berhubungan dengan kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil.

2. Data Pegawai TKPK belum teradministrasi, baik secara manual maupun secara digital.

Manfaat

1. MANFAAT

a. Manfaat bagi organisasi adalah bisa mendapatkan data yang lengkap untuk dijadikan acuan dalam menyusun rencana kebijakan untuk kepentingan masyarakat.
Selain itu lebih mudah dalam pencarian dokumen kepegawaian ketika dibutuhkan oleh Dinas / Instansi lain.

b. Manfaat bagi Pemerintah Kota Surakarta dengan adanya Sistem Tehnologi Informasi dalam bentuk Digitalisasi Arsip Kepegawaian akan mendapatkan data yang
valid sehingga memudahkan bagi pemerintah untuk melakukan monitoring dan evaluasi.
6/13

a. Manfaat bagi Stakeholder terkait bisa mendapatkan pelayanan maksimal dalam pelayanan publik khususnya di bidang pelayanan administrasi kepegawaian di
Kelurahan Jebres.

b. Bagi masyarakat utamanya warga kelurahan Jebres bisa mendapatkan pelayanan yang membahagiakan masyarakat karena dengan adanya tertib administrasi
kepegawaian akan berimbas pada nilai-nilai kedisiplinan yang tentunya berpengaruh pada peningkatan kinerja pegawai kelurahan jebres.

Milestone

Gambar 3

Diagram Roadmap Milestones

Jangka Pendek

Jangka Menengah

Jangka Panjang

4. Sosialisasi dan pengumpulan berkas arsip kepegawaian

5. Pembuatan aplikasi

6. Pelatihan sistem aplikasi

7/13
8/13
I7. Scanning data

8. Input data

Tersedianya data arsip kepegawaian dalam bentuk data fisik dan data digitall

Terwujudnya Tertib Administrasi Kepegawaian di Kelurahan Jebres

Monitoring dan Evaluasi

Kemudahan dalam pencarian dokumen

Tertib administrasi kepegawaian akan menumbuhkan peninngkatan kinerja dalam organisasi

I9. Monitoring dan Evaluasi

1. Membentuk tim efektif

9/13
10/13
3. Pelatihan petugas pengelola arsipkepegawaian

2. Melaksanakan FGD

Output
No. Tahapan Utama (Milestone)
Tahapan Utama

I. Tahap Jangka Pendek :

Milestone 1 :

Membentuk Tim Efektif Terbentuknya Tim Efektif

- Rapat koordinasi pembentukan Tim Efektif

- Menyusun Draft SK Tim Efektif

- Pengesahan Tim Efektif oleh Lurah

- Pendistribusian SK Tim Efektif

Milestone 2 :
11/13
Melaksanakan FGD (Forum Group Discussion) Terjalinnya koordinasi dan persamaan persepsi serta komitmen tentang pengelo

- Rapat persiapan internal

- Koordinasi dengan stakeholder eksternal

- Penyusunan materi FGD

- Pelaksanaan FGD

- Penyusunan Hasil FGD

Milestone 3 :

Input data dan scanning berkas arsip kepegawaian PNS dan TKPK
Pelatihan petugas pengelola arsip kepegawaian

Sosialisasi dan pengumpulan berkas arsip kepegawaian PNS dan TKPK

Pengelompokan berkas arsip kepegawaian

Pelaksanaan Scanning Berkas

Input Data

Milestone 4 :

Paparan dan pencocokan kebenaran data hasil input data dan scanning data kepada PNS dan TKPK Tersusunnya data kepegawaian dalam bentuk data fisik dan data digital
12/13

Penyempurnaan hasil input data dan scanning berkas Tersedianya data kepegawaian dalam bentuk data fisik dan data digital secara l

Milestone 5 :

Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan Terlaksananya monitoring dan evaluasi

Tahap Jangka Menengah :

II Milestone 6 :

Sosialisasi dan pengumpulan berkas arsip kepegawaian TKPK Petugas Sampah Tersusunnya data kepegawaian dalam bentuk data fisik dan data digital

Pengelompokan berkas arsip kepegawaian

Pelaksanaan Scanning Berkas pegawai TKPK petugas sampah

Input Data

Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan

Tahap Jangka Panjang :

III Milestone 7 :

Sosialisasi dan pengumpulan berkas arsip kepegawaian Linmas ( Perlindungan Masyarakat ) Tersusunnya data kepegawaian dalam bentuk data fisik dan data digital

Pengelompokan berkas arsip kepegawaian

Pelaksanaan Scanning Berkas pegawai Linmas (Perlindungan Masyarakat)

Input Data
 13/13
Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan

Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 04 Jun 2021 21:19:28

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)