DIGITALISASI DOKUMEN KEPEGAWAIAN

PADA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Laporan Aksi Perubahan

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Disusun Oleh:

Nama : Ellita, S.E

NIP : 197901262008102001
Jabatan : Kasubbag. Keuangan dan Kepegawaian
Unit Kerja : Fakultas Teknik Unsyiah
Angkatan : I Tahun 2020
Nomor Presensi : 15
Mentor : Mursal, S.E
Coach : Sunarto, S.Sos., M.Si.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020

1
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
PUSDIKLAT PEGAWAI KEMENDIKBUD
TAHUN 2020

Judul : DIGITALISASI DOKUMEN KEPEGAWAIAN

Nama : ELLITA, S.E
NIP : 197901262008102001
Angkatan : I TAHUN 2020
Nomor Presensi : 15
Jabatan : KASUBBAG. KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN
Unit Kerja : FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Banda Aceh, 25 November 2020

Pembimbing/Coach, Mentor,

Sunarto, S.Sos., M.Si Mursal, S.E

NIP 196907282989031001 NIP 196606201987031001

Penguji/Narasumber,

Miskuindu AS, S.Pd., M.Pd.

NIP 196501281995031004

2
 ABSTRAK

Pelayanan administrasi kepegawaian pada Fakultas Teknik Universitas Syiah Kuala

dilaksanakan sebagai salah satu pemenuhan terhadap tugas dan fungsi pelaksanaan layanan
administrasi Fakultas yang baik dan sesuai dengan Undang-undang nomor 25 Tahun 2019
tentang Pelayanan Publik. Dalam pelaksanaannya, belum semua dokumen kepegawaian
terdatakan dengan menggunakan sistem digitalisasi, hal ini disebabkan sistem digitalisasi
yang ada dan belum memenuhi kebutuhan untuk dilakukan penyimpanan data sebagaimana
mestinya. Hal ini menyebabkan proses pencarian data/dokumen kepegawaian menjadi lama
dan rentan kehilangan.
Untuk meningkatkan mutu layanan pada Fakultas Teknik dibutuhkan sebuah sistem
digitalisasi yang mampu menyimpan data sesuai kebutuhan saat ini dan memudahkan saat
proses pencarian data secara cepat, tepat dan efisien. Sistem digitalisasi yang dibutuhkan
juga harus mampu untuk memberikan informasi terkait data kepegawaian yang selama ini
sudah dilakukan oleh Fakultas Teknik Universitas Syiah Kuala, Sehingga akan terjadi
peningkatan kinerja organisasi dalam melakukan pelayanan kepada publik.

3
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur tiada hentinya penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala
nikmat yang telah diberikan sehingga peserta dapat menyelesaikan Laporan Aksi
Perubahan pada Pelatihan Kepemimpinan Pengawas angkatan I tahun 2020 dengan judul
“DIGITALISASI DOKUMEN KEPEGAWAIAN PADA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA”. Tidak lupa pula selawat beriring salam kepangkuan
alam Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita menjadi ummat yang berakhlakul
karimah di muka bumi ini.
Dengan selesainya Laporan Aksi Perubahan (LAP) ini, saya ingin menyampaikan
terima kasih yang setinggi-tingginya kepada:
1. Bapak Sunarto,S.Sos., M.Pd. selaku pembimbing
2. Bapak Miskuindu AS, S.Pd., M.Pd selaku narasumber
3. Bapak Mursal, S.E selaku mentor
4. Ibu Pudji Astuti dari Pusdiklat
5. Ibu Syarifah Soraiya dari Pusdiklat
6. Ibu Painem dari Pusdiklat
7. Bapak/Ibu peserta PKP Angkatan 1 Tahun 2020, serta semua pihak yang telah
membantu kelancaran pelaksanaan aksi perubahan ini.
Penulis menyadari bahwa Laporan Aksi Perubahan ini masih memiliki kekurangan.
Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan
Laporan Aksi Perubahan dimasa yang akan datang.
Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Aksi Perubahan ini dapat memberikan
manfaat bagi Fakultas Teknik pada khususnya dan Universitas Syiah Kuala pada
umumnya, atas segala dukungan serta bantuan dari semua pihak saya ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Ellita, S.E
No. Absen : 15

4
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... 2

ABSTRAK ............................................................................................................. 3

KATA PENGANTAR ............................................................................................ 4

DAFTAR ISI .......................................................................................................... 5

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ......................................................... 6

1. Membangun Integritas ................................................................................ 6
2. Pengelolaan Budaya Pelayanan ................................................................... 8
3. Pengelolaan Tim ......................................................................................... 10
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ............................................................ 12
1. Capaian Dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ............................................... 12
2. Manfaat Aksi Perubahan ................................................................................ 23
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ....................................................... 24
1. Jangka Menengah........................................................................................ 24
2. Jangka Panjang ........................................................................................... 24
D. PENUTUP ......................................................................................................... 25
1. Kesimpulan ................................................................................................. 25
2. Saran .......................................................................................................... 25

5
 LAPORAN AKSI PERUBAHAN

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan merupakan sebuah proses untuk menjalankan organisasi dengan

berbagai sumber dayanya untuk mencapai tujuan tertentu. Proses kepemimpinan ini
membutuhkan sebuah kondisi yang dibangun dalam diri pemimpin tersebut, dalam
organisasi, kinerja organisasi dan adanya jejaring atau kolaborasi dengan berbagai pihak
yang dapat bermanfaat dalam mewujudkan capaian organisasi. Motivasi merupakan
sesuatu yang esensial dalam kepemimpinan, karena memimpin adalah memotivasi.
Seorang pemimpin harus bekerja bersama-sama dengan orang lain atau bawahannya, untuk
itu diperlukan kemampuan memberikan motivasi kepada bawahan. Hal ini sejalan dengan
McShane dan Von Glinow (2010: 360) yang menyatakan kepemimpinan adalah tentang
memengaruhi, memotivasi, dan memungkinkan orang lain memberikan kontribusi ke arah
efektivitas dan keberhasilan organisasi di mana mereka menjadi anggotanya.
Kepemimpinan juga adalah proses memengaruhi dan mendukung orang lain untuk bekerja
secara antusias menuju pada pencapaian sasaran (Newstrom, 2011:171).
Dalam melaksanakan aksi perubahan ini terdapat beberapa kondisi utama dalam
membangun proses kepemimpinan yang dapat dijelaskan dalam aksi perubahan yang
menjadi landasan bagi pencapaian dan kesuksesan dalam menjalankan kegiatan dan
mencapai tujuan, yaitu membangun integritas dan akuntabilitas kinerja organisasi,
mengelola budaya kerja dengan mengadopsi teknologi informasi, serta membangun
jejaring kerja dengan berbagai pihak.

1. MEMBANGUN INTEGRITAS
Integritas adalah bagian penting dari kepribadian seseorang. Seseorang yang
sifatnya baik (memiliki etika dan moral yang baik), tanpa memiliki integritas kemungkinan
hanya bermanfaat bagi dirinya saja, belum dapat mendatangkan manfaat bagi orang lain.

6
 Integritas juga merupakan gambaran suatu organisasi yang dapat terlihat dari
perilaku dan tindakan pemimpin dan sumber daya manusia di dalamnya dalam
menjalankan tugas. Integritas menunjukkan konsistensi antara ucapan dan keyakinan yang
tercermin dalam perbuatan. Nilai-nilai integritas sangat penting untuk diterapkan dalam
sebuah organisasi, agar semua orang di dalamnya bisa saling percaya dan pada akhirnya
bisa lebih cepat untuk mencapai tujuan bersama. Jika nilai-nilai integritas tidak dijalankan,
maka kerjasama tim yang dilakukan akan menjadi lebih sulit akibat tidak terbangunnya
kepercayaan yang komprehensif di antara mereka.
Transparansi dan konsisten juga menjadi dasar dalam membangun organisasi dan
kepemimpinan. Dalam jaman yang serba digital saat ini, maka akan sangat mudah
mengetahui apa yang dilakukan oleh orang baik di tempat yang dekat maupun di tempat
yang jauh sekalipun. Konsisten dalam menjalankan amanah merupakan kunci dalam
pelaksanaan tugas, karena dengan demikian maka tidak ada upaya untuk melakukan hal-hal
atau tindakan yang tercela dan dapat merusak organisasi. Sebagai seorang pemimpin,
tanggung jawab harus dipikul dan menjadi ukuran dalam kesuksesannya menjalankan dan
menghasilkan output yang berkualitas. Dengan bertanggung jawab maka pemimpin akan
selalu berfikir cara terbaik, cara terefisien dan cara yang dapat dijalankan oleh semua pihak
untuk mencapai tujuan bersama. Objektivitas pemimpin menjadi penting dalam menilai
tanggung jawab yang didistribusikan kepada pihak lain. Objektivitas ini menjadi penting
ketika adanya kolaborasi dan membentuk jejaring yang merupakan sebuah upaya untuk
memberikan penilaian atas kinerja yang dilakukan oleh pihak lain yang juga dapat
mempengaruhi kinerja organisasi.
Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam membangun integritas adalah perubahan
dan perbaikan kinerja, upaya melaksanakan aksi perubahan sampai tuntas, keterlibatan tim
kerja sesuai perannya serta komunikasi dengan mentor dan coach.
Dengan memperhatikan aspek integritas, dalam aksi perubahan ini dilakukan beberapa
tahapan kegiatan antara lain:
a. Diskusi dengan staf tentang aksi perubahan

7
 Pelaksanaan diskusi dilibatkan beberapa staf Fakultas Teknik yang merupakan
stakeholder pengguna aplikasi, dalam diskusi lahir komitmen dari para staf Fakultas
Teknik untuk mewujudkan aksi perubahan ini menjadi sebuah karya yang sangat
membantu dalam meningkatkan pelayanan di bagian kepegawaian Fakultas Teknik.
b. Konsultasi dengan Mentor
Setiap tahapan pelaksanaan aksi perubahan ini selalu melakukan koordinasi untuk
mendapat arahan dan bimbingan dari mentor. Dengan adanya konsultasi dengan
mentor ini menjadikan aksi perubahan ini sesuai dengan arah visi dan misi Fakultas
Teknik Universitas Syiah Kuala.
c. Membentuk tim kerja
Tim kerja merupakan unsur yang sangat penting dalam melaksanakan aksi
perubahan ini, dengan Tim kerja yang kuat menjadikan aksi perubahan ini bisa
terlaksana dengan baik. Untuk mewujudkan hal tersebut di atas dibentuklah tim
kerja yang terdiri dari staf Administrasi, serta unsur tim IT yang membangun
Aplikasi. Adapun struktur Tim Kerja sebagaimana SK Dekan yang disajikan dalam
lampiran.

2. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN

Budaya pelayanan merupakan suatu konsep yang didasari oleh kebiasaan atau
keseluruhan pola perilaku setiap individu atau kelompok yang dibudayakan dan
dikembangkan dalam suatu organisasi untuk mempertahankan efisiensi dalam bekerja.
Dalam aksi perubahan ini melakukan perubahan pengelolaan budaya pelayanan dari
kebiasaan manual menjadi kebiasaan pengelolaan budaya pelayanan dengan menggunakan
IT.
Budaya Pelayanan juga diartikan sebagai sebuah konsep yang mengatur kepercayaan,
proses berpikir, serta perilaku pegawai yang didasarkan pada ideologi dan prinsip suatu
organisasi. Konsep inilah yang mengatur bagaimana setiap pegawai berinteraksi satu sama
lain serta bagaimana suatu organisasi berfungsi. Budaya pelayanan organisasi dapat
dibangun dengan adanya kepemimpinan. Dalam membangun budaya pelayanan maka

8
pemimpin perlu memastikan dan memposisikan dirinya sebagai acuan dalam
mentransformasi budaya pelayanan bagi pegawainya. Pemimpin menjadi contoh dalam
penerapan budaya kerja, dan juga dapat menjadi contoh dalam merubah budaya kerja yang
kurang baik menjadi lebih baik. Perubahan budaya kerja tidak terjadi dalam sekejap,
namun perlu terus diupayakan oleh pimpinan. Kecepatan perubahan budaya pelayanan
ditentukan oleh kesiapan dari setiap personal dalam organisasi dan pemahamannya tentang
perlunya berubah untuk mencapai sesuatu yang lebih baik. Pegawai perlu dimotivasi bahwa
dengan perubahan budaya kerja akan dihasilkan hal-hal baik dan utama baik bagi individu
maupun bagi organisasi.
Pengelolaan budaya pelayanan pada aksi perubahan ini dilakukan beberapa tindakan
antara lain:

a. Membangun komitmen dengan tim kerja

Komitmen dari tim kerja sangat berpengaruh terhadap suksesnya aksi perubahan ini,
karena kesuksesan aksi ini bukan hanya pada terbangunnya sebuah aplikasi, tapi
terjaminnya keberlangsungan dan kemanfaatan dari aksi perubahan ini sendiri. Untuk
terbangunnya komitmen ini dilakukan beberapa pertemuan untuk saling menguatkan.
b. Rapat koordinasi Tim kerja
Rapat koordinasi tim kerja ini diperlukan untuk kemudahan dalam pelaksanaan aksi
perubahan, dalam rapat-rapat ini dilakukan pengarahan dan penjelasan-penjelasan
teknis terkait penyelesaian aksi perubahan.

Berikut ini tabel pemberdayaan tim kerja aksi perubahan

No Kegiatan Pemanfaatan Teknologi Informasi

1 Menyusun persiapan
2 Pembuatan Aplikasi Digital
3 Pengadaan sarana dan prasarana
4 Uji coba aplikasi digital
5 Pengelolaan aplikasi digital
Perangkat komputer
Perangkat komputer dan jaringan internet
Pengadaan secara elektronik
Perangkat komputer, jaringan internet
dan proyektor
Perangkat komputer, jaringan internet
dan scaner

9
3. PENGELOLAAN TIM
Pengelolaan Tim merupakan suatu kegiatan penting dalam berorganisasi yang
bertujuan agar organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Dengan melakukan
koordinasi antar bagian dari satu organisasi atau dengan organisasi lain, akan memudahkan
setiap individu mengatasi masalah untuk tujuan bersama. Pengelolaan tim juga merupakan
suatu metode dan alat yang membantu angkatan kerja untuk bersatu, memiliki rasa
tanggung jawab, mensukseskan usaha dan membantu suatu sistem organisasi yang
menghasilkan kinerja yang lebih baik.
Mengelola tim kerja pada hakekatnya adalah sebuah proses membangun
komunikasi atau hubungan, berbagi ide, informasi dan sumber daya atas dasar saling
percaya (trust) dan saling menguntungkan diantara pihak-pihak yang bermitra yang
dituangkan dalam bentuk nota kesepahaman atau kesepakatan guna mencapai kesuksesan
bersama yang lebih besar. Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa pengelolaan tim
dapat dilakukan jika pihak-pihak yang bermitra memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a). Ada dua pihak atau lebih organisasi/Lembaga
b). Memiliki kesamaan visi dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga.
c). Ada kesepakatan/kesepahaman
d) . Saling percaya dan membutuhkan
e) . Komitmen bersama untuk mencapai tujuan yang lebih besar.
Dalam aksi perubahan ini pengelolaan tim kerja di bagi ke dalam dua kategori
yaitu:
a. Tim Administrasi
Tim ini memiliki peran melakukan pengumpulan dan pendataan berkas,
penyusunan dan pengelompokan data, pemindaian data serta penginputan data
lanjutan. Dalam melakukan tugas, tim bertanggung jawab langsung kepada
Kasubbag. Keuangan dan Kepegawaian sebagai project leader.

10
b. Tim Teknis (tim IT)
Tim ini memiliki peran melakukan design aplikasi, membangun aplikasi,
melakukan input data awal, melakukan sosialisasi, uji coba dan pelatihan
penggunaan aplikasi. Tim teknis ini merupakan pihak ke 3 yang bertanggung jawab
langsung kepada Wakil Dekan bidang Umum dan Keuangan Fakultas Teknik
sebagai Pejabat Pembuat Komitmen.

Tabel Pengelolaan Tim kerja aksi perubahan

No Kegiatan Nama Tim Kerja Peran dan Urgensi Tanggal
Pelaksanaan
1 Menyusun Mursal, S.E Membimbing dan 28 September
Persiapan memberi arahan kepada
s/d 4 Oktober
Project Leadar
Ellita, S.E Memprakarsai Aksi 2020
Perubahan
Fuaddin Said, Operator Jurusan Teknik
Sipil
ST
Khalidah M. Operator Jurusan Teknik
Elektro dan Teknik
Daud, A.Md
Kimia
Haniyun, A.Md Operator Jurusan Teknik
Mesin dan Arsitektur
2 Pembuatan Ellita, SE Memberi masukan 5 s/d 11
Aplikasi tentang aplikasi yang
Oktober 2020
Digital diinginkan
Masduki Merancang design dan
membangun aplikasi
Akhyar Mengumpulkan data
terkait design aplikasi
3. Pengadaan Dr. Ir. Penanggung Jawab 12 s/d 25
Sarana dan Muhammad Pengadaan
Oktober 2020
Prasarana Zaki
Mursal, S.E Verifikator Pengadaan
Ellita, S.E Pengusul Pengadaan
(project leader)
Ali Imron, ST Pelaksana Administrasi
Pengadaan

11
 4. Uji Coba Ellita, SE Pengarahan (Project 26 Oktober
Aplikasi Leader)
s/d 8
Digital Akhyar Pemateri/ Pelatih
November
Fuaddin Said, Operator 1
ST 2020
Khalidah M. Operator 2
Daud, A.Md
Haniyun, A.Md Operator 3
5. Pengelolaan Ellita, SE Mengkoordinir kegiatan 9 s/d 22
Aplikasi
Fuaddin Said, Petugas pendataan dan November
Digital
penginputan (operator)
ST 2020
Khalidah, M. Petugas pendataan dan
penginputan (operator)
Daud, A.Md
Haniyun, A.Md Petugas pendataan dan
penginputan (operator)

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

Dalam deskripsi hasil kepemimpinan ini akan dijelaskan mengenai capaian dalam
perbaikan sistem pelayanan berkat adanya aksi perubahan yang dilakukan, dan manfaat
dari aksi perubahan itu sendiri.

1. CAPAIAN DALAM PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN

Capaian dalam perbaikan sistem pelayanan dalam aksi perubahan ini adalah
pencapaian dalam penerapan sistem digitalisasi dokumen kepegawaian (SIDIK FT).
Untuk dapat menguraikan capaian dalam perbaikan sistem pelayanan secara substansial
maka akan digunakan tahapan kegiatan/milestone sebagai dasar ketercapaian aksi
perubahan yang akan menimbulkan dampak perbaikan dalam sistem pelayanan. Tahapan
kegiatan yang telah dilaksanakan adalah pada jangka pendek. Dengan demikian maka
uraian capaian dan dampak pada perbaikan sistem pelayanan mengikuti hasil tahapan
kegiatan yang telah diselesaikan sebagai berikut.

12
 Tabel capaian setiap tahapan Aksi Perubahan

Tautan/ link
Waktu dokumen
No Kegiatan Output
Pelaksanaan bukti
kegiatan
1 Menyusun Persiapan
a. Rapat internal Dukungan
b. Koordinasi dengan mentor 1 Minggu mentor Dokumen
c. Pembentukan Tim Kerja SK Tim Kerja
2 Pembuatan Aplikasi Digital
a. Penyusunan design
Terbentuknya
aplikasi digital dengan 1 Minggu Dokumen
design aplikasi
tenaga IT
dan SOP
b. Pembuatan SOP
3 Pengadaan Sarana dan Prasarana
Tersedianya
a. Pengadaan scaner dan
Sarana dan
server 2 Minggu Dokumen
Prasarana dan
b. Pengadaan aplikasi digital
Terbentuknya
dengan tenaga IT
aplikasi
4 Uji Coba Aplikasi Digital
a. Pengarahan kepada Pemahaman
operator digitalisasi
2 Minggu Dokumen
b. Pelatihan aplikasi digital pengelolaan
c. Uji coba dokumen
5 Pengelolaan Aplikasi Digital
a. Pendataan dokumentasi
kepegawaian Tersedianya
b. Memasukkan data dokumen
dokumen oleh operator 2 Minggu kepegawaian Dokumen
c. Evaluasi selama uji coba dalam bentuk
d. Evaluasi pelaksanaan digital
aplikasi digital

13
Pencapaian penyelesaian aksi perubahan ini dilakukan dalam beberapa tahap yaitu:

a. Menyusun Persiapan
Menyusun persiapan ini sangat perlu dilakukan dalam penyelesaian Aksi
Perubahan, untuk mendapatkan Tim kerja yang solid sudah barang tentu
memerlukan komitmen yang tinggi, oleh karena itu koordinasi sesama tim kerja
selalu dilakukan setiap tahapan penyelesaian.
1). Rapat Internal
Rapat internal ini diperlukan untuk kemudahan dalam pelaksanaan aksi
perubahan, dalam rapat ini dilakukan pengarahan dan penjelasan-penjelasan
teknis terkait penyelesaian aksi perubahan.

2). Koordinasi dengan Mentor

Setiap tahapan pelaksanaan aksi perubahan ini selalu melakukan koordinasi
untuk mendapat arahan dan bimbingan dari mentor. Dengan adanya konsultasi
dengan mentor menjadikan aksi perubahan ini sesuai dengan arah visi dan misi
Fakultas Teknik Universitas Syiah Kuala.

14
 3). Pembentukan tim kerja
Komitmen dari tim kerja sangat berpengaruh terhadap suksesnya aksi perubahan
ini, karena kesuksesan aksi ini bukan hanya pada terbangunnya sebuah aplikasi,
tapi terjaminnya keberlangsungan dan kemanfaatan dari aksi perubahan ini
sendiri. Pembentukan tim kerja ini dibuat dalam bentuk SK Tim Kerja.

b. Pembuatan aplikasi digital

Proses perancangan sistem digitalisasi dokumen kepegawaian ini dimana draft
rencana aksi perubahan dikonsultasikan dengan tim IT. Dari kegiatan tersebut tim
IT menganalisis rencana dan melakukan perancangan sistem, output tahapan ini
melahirkan sebuah rancangan sistem yang akan dijadikan acuan dalam membangun
aplikasi oleh tim IT. Aksi ini diimplementasikan dalam beberapa tahapan:
1). Penyusunan Design aplikasi digital
Dalam penyusunan design ini menghasilkan sebuah rancangan sistem yang akan
dijadikan acuan untuk membangun aplikasi Sistem digitalisasi dokumen
kepegawaian. Sebelum dilakukan konsultasi dengan tim IT, semua draft rancangan
awal sudah dikonsultasikan dengan mentor sebagai pengarah.

15
 2). Pembuatan SOP
Tahapan pembuatan SOP ini dilakukan langsung oleh project leader dengan
berkonsultasi dengan mentor dan membahas bersama tim kerja.

c. Pengadaan sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana untuk mendukung terlaksananya aksi perubahan ini sangat
diperlukan, tanpa sarana yang memadai tidak mungkin aksi ini bisa berjalan dengan
lancar.
1) Pengadaan Scaner dan server
Tersedianya Perangkat scanner dan server sangat mendukung dalam
mendapatkan data digital, dimana semua dokumen arsip manual discan dan
disimpan dalam bentuk Pdf, soft file tersebut berikutnya di input oleh operator.
Sementara server keberadaannya ditanggung secara sentral oleh UPT TIK
Unsyiah, karena semua data dari unit unsyiah di back up oleh UPT TIK.

16
2) Pengadaan aplikasi digital dengan tenaga IT
Terbentuk aplikasi digital ini dibantu oleh tim teknis (tenaga IT), setiap tahapan
proses membangun aplikasi tersebut tidak terlepas dari koordinasi project
leader.

17
 Adapun sekilas tentang Aplikasi sistem digitalisasi dokumen kepegawaian
pada Fakultas Teknik (SIDIK.FT) Unsyiah dapat kami jelaskan sebagai berikut:
a). Interface Aplikasi SIDIK.FT.Unsyiah.ac.id
untuk memasuki aplikasi SIDIK.FT ini bisa mengunjungi laman
https://SIDIK.FT.unsyiah.ac.id/ . adapun halaman muka yang ditampilkan
seperti gambar di bawah:
Halaman login

Dalam aplikasi ini terdapat empat menu utama yaitu seperti yang ditunjukkan
pada gambar berikut:
Halaman beranda

18
 Pada Halaman Menu data Dosen terdapat sub menu dosen dan pegawai, untuk
mengubah data dosen dan pegawai juga terdapat fasilitas ubah data, password dan
lainnya. Untuk mengupload dokumen dapat memasukkan NIP
dosen/Pegawai/swakelola yang akan diubah seperti tampilan pada gambar di bawah ini:

d. Uji coba aplikasi digital

Ujicoba dilakukan untuk melihat sejauh mana sistem dapat difahami oleh para
pelaksana atau tim yang membantu. Dalam ujicoba ini hanya diikuti oleh operator
sekaligus mengevaluasi kinerja dari system yang dibangun tersebut.
1). Pengarahan kepada operator
Sosialisasi pengenalan aplikasi SIDIK.FT langsung dilakukan oleh project leader yang
diikuti oleh staf pada Bagian Kepegawaian Fakultas Teknik Unsyiah. Proses sosialisasi
ini untuk mengenalkan aplikasi dan fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi SIDIK.FT.
Kegiatan sosialisasi berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam sosialisasi ini dilakukan juga proses input data untuk menjelaskan item-item
data yang harus dipersiapkan sebelum dilakukan penginputan data oleh operator.
Dalam sosialisasi ini dijelaskan juga bagaimana memproses laporan atau output yang
sudah disediakan dalam sistem SIDIK.FT.

19
 2). Pelatihan aplikasi digital
Proses pelatihan dilakukan kepada para operator dan diarahkan langsung oleh tim IT.
Dalam pelatihan ini sekaligus digunakan untuk proses input/upload data pegawai yang
dipilih secara acak sebagai sampel.
3). Uji coba
Tahapan uji coba dilakukan langsung oleh tim IT dengan project leader untuk
mengetahui kekurangan – kekurangan atau kendala - kendala yang mungkin muncul
saat aplikasi dijalankan.

e. Pengelolaan aplikasi digital

1). Pendataan dokumentasi kepegawaian

Tahapan pendataan dokumentasi kepegawaian ini dilakukan untuk mendapatkan
susunan dokumen yang seragam sehingga memudahkan operator dalam menginput
dokumen tersebut.

20
2). Memasukkan data dokumen oleh operator
Proses pemasukan data ini merupakan tahapan proses yang dilakukan oleh operator,
kegiatan input data dilakukan setelah dokumen kepegawaian dibuat dalam bentuk
Pdf. Adapun data yang diinput meliputi:
a. Penginputan data kepegawaian tenaga pendidik (dosen)
b. Penginputan data kepegawaian tenaga kependidikan (pegawai)

21
3). Evaluasi selama uji coba

Evaluasi penggunaan aplikasi SIDIK.FT selama masa uji coba perlu dilakukan
untuk mengetahui apakah aplikasi ini sudah berfungsi sebagaimana yang diharapkan,
serta untuk mengetahui kendala kendala lainnya yang ditimbulkan oleh aplikasi
SIDIK.FT untuk perbaikan sebelum digunakan.

4). Evaluasi pelaksanaan aplikasi digital

Evaluasi pelaksanaan atau penerapan aplikasi SIDIK.FT di Fakultas Teknik

Unsyiah dilakukan meliputi evaluasi system aplikasi dan evaluasi proses penginputan
oleh operator. Evaluasi pelaksanaan ini dilakukan terbatas sampai pelaksanaan tahapan
jangka pendek.

22
2. MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Manfaat dari aksi perubahan ini dapat dijelaskan dalam bentuk table seperti
di bawah ini:

No Capaian Aksi Perubahan Manfaat Aksi Perubahan

1 Adanya dukungan Mentor Terjaminnya pelaksanaan aksi
perubahan
2 Terbentuknya SK Tim Kerja Memudahkan Projec Leader dalam
menyelesaikan aksi perubahan
3 Terbentuknya design aplikasi Memudahkan tim IT dalam
membangun aplikasi
4 Terbentuknya SOP Memudahkan pemahaman dalam
penggunaan aplikasi digitalisasi
dokumen kepegawaian
5 Tersedianya sarana dan prasarana Memudahkan dalam penyelesaian
dan pemanfaatan aplikasi
6 Terbentuknya Aplikasi Terciptanya proses pengarsipan
dokumen secara digital
7 Pemahaman penggunaan aplikasi Memudahkan dalam penggunaan
aplikasi
8 Tersedianya dokumen digital Memudahkan dalam pencarian
dokumen dan mengurangi kehilangan
dokumen

23
C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

TAHAPAN JANGKA MENENGAH

Target Kegiatan Jangka Rencana Waktu

No Out Put
Menengah pelaksanaan

 Tersusunnya dokumentasi data

kepegawaian sesuai SOP secara
digital Tersedianya sistem
 Mengoptimalkan pembuatan digitalisasi dokumen untuk November 2020 – Mei
dan penggunaan aplikasi digital Jurusan Teknik Sipil, Mesin 2021
 Mengoptimalkan pelayanan dan kimia
yang sesuai dengan standar
pelayanan publik

TAHAPAN JANGKA PANJANG

Target Jangka Panjang Rencana Waktu

No Out Put
Pelaksanaan

 Meningkatkan keamanan sistem

digitalisasi dokumen
kepegawaian Penggunaan sistem
 Meningkatkan pelayanan Digitalisasi dokumen Mai 2021 –
dokumen kepegawaian secara kepegawaian secara Desember 2021
digital untuk seluruh dosen dan maksimal
pegawai di lingkungan Fakultas
Teknik

24
D. PENUTUP
1. KESIMPULAN
Laporan aksi perubahan ini saya ajukan untuk terciptanya peningkatan
pelayanan khususnya bagian kepegawaian Fakultas Teknik Unsyiah dan secara umum
untuk Universitas Syiah Kuala. Pelaksanaan aksi perubahan Sistem Digitalisasi
Dokumen Kepegawaian (SIDIK.FT) telah dilaksanakan dan membawa dampak positif
bagi perubahan system pengelolaan dokumen kepegawaian Fakultas Teknik kearah
yang lebih baik. Aksi ini merupakan inovasi yang dilakukan untuk melakukan
reformasi birokrasi. Hal ini tentunya didukung oleh kontribusi semua pihak yang ikut
dalam aksi perubahan ini yang menghendaki perbaikan dalam kinerja dan pencapaian
tujuan yang lebih baik. Pencapaian ini tentu saja tidak akan berhenti disini, namun
tetap perlu untuk perbaikan yang berkelanjutan karena tuntutan kinerja tidak akan
pernah berhnti namun akan selalu lebih tinggi dan lebih baik.

2. SARAN
Setelah melaksanakan aksi perubahan ini project leader dapat menyarankan antara
lain:
a. Agar penggunaan aplikasi ini benar benar dimanfaatkan dengan maksimal demi
peningkatan pelayanan di Fakultas Teknik Unsyiah, baik dari pihak operator
maupun pengguna lainnya.
b. Perlu komitmen serta dukungan penuh dari unsur pimpinan agar aplikasi ini tidak
diabaikan penggunaannya.
c. Project Leader berharap pengembangan sistem ini tidak berhenti, agar dilanjutkan
untuk pengembangan Fakultas Teknik Unsyiah di masa yang akan datang.

25