Pertemuan X

Siklus Pengeluaran

Mahasiswa mampu mengevaluasi siklus

pengeluaran
 Curriculum Vitae
SD s.d SMU (Magelang)
1985-2002
D III Akuntansi STAN (Bintaro)
2002-2005
Auditor Terampil, BPKP Maluku
(Ambon)
2006-2008
DIV Akuntansi STAN (Bintaro)
2009-2010
Auditor Pertama, BPKP
Kalimantan Selatan (Banjarbaru)
2011-2012
S2 MEP UGM (Yogyakarta)
2012-2014

Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev. Auditor Muda, BPKP Pusat dan
NIP. 19850529 200602 1 003 Dosen Tidak Tetap PKN
Magelang, 29 Mei 1985 STAN(Jakarta)
2014-sekarang
 Contact
Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.
NIP. 19850529 200602 1 003
Magelang, 29 Mei 1985

085243341401 twitter.com/adiswebid

085243341401 facebook.com/rohmadadis

www.adis.web.id slideshare.net/rohmadadis
Chapter 13

Cash Disbursement
Approving Supplier Invoices
Receiving
Ordering Materials, Supplies and
Services
Expenditure Cycle Information
System
Introduction
 Introduction
Expenditure Cycle :

Expenditure
Cycle
Context
Diagram
DFD Level 0 : Expenditure Cycle
Expenditure Cycle Information System
 Latihan Perbedaan Aktivitas Siklus
Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Siklus Pendapatan Siklus Pengeluaran
1. Sales Order Entry 1. Ordering Materials,
2. Shipping Supplies and Services
3. Billing 2. Receiving
4. Cash Collection 3. Approving Supplier
Invoices
4. Cash Disbursement
 Jawaban
Siklus Pendapatan Siklus Pengeluaran
1. Sales Order Entry : 1. Ordering Materials, Supplies
Memproses pesanan dari and Services : Mengirimkan
pelanggan pesanan ke pemasok
2. Shipping : Mengantar 2. Receiving : Menerima barang
barang dagangan/jasa ke atau jasa dari pemasok
pelanggan 3. Approving Supplier Invoices :
Meninjau dan menyetujui
3. Billing : Mengirimkan faktur dari pemasok
faktur ke pelanggan 4. Cash Disbursement :
4. Cash Collection : Memproses pembayaran ke
Memproses pembayaran pemasok
dari pelanggan
Threats and Controls : Masalah Umum

1. Data induk tidak 1. Pengendalian

akurat/tidak valid integritas pemrosesan
2. Pengungkapan yang data
tidak diotorisasi atas 2. Enkripsi dan
informasi sensitif pengendalian akses
3. Kehilangan/penghancu 3. Back up dan prosedur
ran data pemulihan bencana
4. Kinerja yang buruk 4. Laporan manajerial
Ordering Materials, Supplies and Services

Level 1 DFD:
Ordering
Materials,
Supplies and
Services
Menentukan Apa, Kapan dan Berapa

Economic Order Quantity (EOQ)

Reorder Point

Material Requirement Planning (MRP)

Just-in-time (JIT) Inventory System

Purchase Requisition
Economic Order Quantity (EOQ)
Ukuran pesanan barang optimal
untuk meminimalkan jumlah biaya
pemesanan, penyimpanan dan
kehabisan stok
Reorder Point

Menentukan pada
tingkat saldo persediaan
berapa suatu barang
harus berada sebelum
adanya permintaan
pesanan untuk pengisian
stok
Material Requirement Planning (MRP)
Sebuah pendekatan manajemen persediaan
untuk mengurangi tingkat persediaan yang
dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi
teknik perkiraan untuk menjadwalkan
pembelian dengan lebih baik guna memenuhi
kebutuhan produksi
Latihan
 Jawaban

Material Requirement Planning (MRP) adalah

bagian dari Enterprise Resource Planning (ERP).
Just-in-time (JIT) Inventory System

Sebuah sistem yang mengeliminasi

persediaan secara virtual dengan
membeli dan memproduksi barang
hanya sebagai respon terhadap
penjualan aktual, bukan yang
diperikirakan
Purchase Requisition
Dokumen/ Formulir elektronik
untuk mengidentifikasi
requisitioner, menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang
diperlukan, mengidentifikasi nomor
barang, deskripsi, kuantitas dan
harga dari setiap barang yang
diminta dan menyarankan seorang
pemasok
 Latihan
Identifikasi informasi
apa yang terkandung
dari Formulir Purchase
Requisition di samping!
1. …
2. …
3. …
4. …
5. …
6. …
7. …
8. …
9. dst…
 Jawaban
1. Saran vendor yang dipilih
2. Alamat pengiriman
3. Kode bagian/organisasi
4. Tanggal pembuatan
formulir
5. Nama bagian/organisasi
pemesan
6. Nama pemesan
7. Nomor telepon
8. Nomor rekening yang
dibebankan
9. Estimasi total biaya
pembelian
10.Nomor urut barang yang
akan dibeli
11.Kuantitas barang yang
akan dibeli
12.Unit dari kuantitas
 Jawaban
13. Deskripsi produk yang
akan dibeli
14. Harga satuan
15. Total harga per item
barang
16. Tujuan pembelian
barang
17. Otorisasi dari
organisasi/bagian untuk
membebankan
pembelian ke rekening
yang tertera
18. Nama pemberi
otordisasi
19. Estimasi total biaya
pembelian
Threats and Controls : Apa, Kapan dan
Berapa?
1. Kekurangan dan a. Sistem persediaan
kelebihan persediaan perpetual
b. Barcode atau RFID
c. Perhitungan
persediaan fisik secara
periodik
2. Membeli barang yang a. Sistem persediaan
tidak dibutuhkan perpetual
b. Tinjauan dan
persetujuan permintaan
pembelian
c. Fungsi pembelian
tersentralisasi
 Memilih Pemasok

Harga

Faktor dalam
Kualitas Bahan
memilih
Baku
pemasok
Keandalan
dalam
pengiriman
 Purchase Order

Dokumen formal untuk meminta pemasok menjual dan mengirimkan produk

tertentu pada harga tertentu. Dokumen ini juga termasuk janji untuk
membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya
 Jawaban
1. Identitas
Vendor
2. Alamat Vendor
dan Alamat
Pengiriman
Barang
3. Tanggal
pembuatan
4. Tanggal barang
harus sampai
5. Nomor urut
pesanan
pembelian
6. Syarat dan
ketentuan
pembelian
7. Kuantitas
barang per item
 Jawaban
8. Nomor ID
barang
9. Deskripsi
barang
10. Harga barang
11. Satu record
item barang
12. Estimasi total
harga barang
13. Tombol simpan
Purchase order
 Latihan
Perbedaan Purchase Requisition dan
Purchase Order
Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian
• Dibuat oleh ….. • Dibuat oleh ….
• Ditujukan kepada …. • Ditujukan kepada ….
• Dibuat berdasarkan …. • Dibuat berdasarkan ….
 Jawaban
Perbedaan Purchase Requisition dan
Purchase Order
Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian
• Dibuat oleh bagian yang • Dibuat oleh bagian
membutuhkan barang pembelian
• Ditujukan kepada bagian • Ditujukan kepada
pembelian vendor/supplier
• Dibuat berdasarkan • Dibuat berdasarkan
kebutuhan barang Purchase Order
Teknik Pengurangan Biaya Terkait
Pembelian
1
Blanket Purchase Order
2
Vendor-Managed Inventory
3
Reverse Auction
4
Pre-Award Audit
 Blanket Purchase Order
Definisi
Komitmen untuk membeli Ada dua metode :
barang tertentu pada harga yang 1. Periode waktu telah
telah ditentukan dari pemasok ditentukan
tertentu untuk jangka waktu 2. Kuantitas barang dan periode
yang telah ditetapkan, biasanya waktu telah ditentukan
satu tahun.

Keuntungan Kerugian
• Penggelapan barang dalam skala
• Fleksibel kecil
• Negoisasi hanya satu kali • Pengendalian internal harus
• Purchase Order hanya satu kali fleksibel
• Kepastian produksi bagi vendor • Kinerja vendor cenderung kurang
• Mengurangi aktivitas administrasi • Kesulitan vendor untuk memprediksi
• Proteksi harga kuantitas barang yang akan dipesan
dalam satu waktu
 Vendor-Managed Inventory
Praktek produsen dan
distributor mengelola Keuntungan :
persediaan pelanggan • Mengurangi jumlah
eceran menggunakan EDI. persediaan di tangan
Pemasok mengakses • Memotong biaya
sistem point-of-sales penyimpanan
pelanggannya untuk • Menurunkan biaya
mengawasi persediaan dan pemrosesan (biaya
secara otomatus mengisi permintaan pembelian,
kembali produk tersebut pemesanan pembelian
pada tingkat persediaan dll)
yang telah disepakati
 Kenapa
dinamakan
Pelelangan
Terbalik?

Karena berfokus pada harga, maka

tidak cocok untuk pembelian barang Teknik pengurangan biaya dalam
yang mengutamakan kualtas, pembelian, dimana para pemasok
keandalan vendor dan kinerja bersaing untuk memenuhi
pengiriman. Hanya cocok untuk permintaan harga terendah
barang-barang komoditas.
 Pre-Award Audit
Audit oleh internal auditor
dengan mengunjungi tiap
pemasok potensial untuk
membuktikan ketepatan
penawaran yang dilakukan.
Biasanya dilakukan pada
pembelian jumlah besar

Hasil audit berupa identifikasi

kesalahan matematis dalam
pemberian harga
 Threats and Controls : Memilih Pemasok
• Daftar harga • Tinjauan pesanan
Membeli pada harga yang
• Penawaran pembelian
tinggi
kompetitif • Anggaran
• Membeli dari pemasok biaya pengerjaan
Membeli barang yang disetujui ulang dan scrap
berkualitas rendah • Tinjauan pembelian• Pemantauan kualitas
dari pemasok baru produk
• Menambah terms

• Sertifikasi pemasok (ISO 9000)

Pemasok tidak dapat
• Pengawasan data kinerja pengawasan
diandalkan
pengiriman dari pemasok
• Konfigurasi pembelian hanya dari pemasok yang
Membeli dari pemasok disetujui
yang tidak diotorisasi • Tinjauan pada pembelian dari pemasok baru
• Pengendalian EDI

• Melarang penerimaan hadiah dari pemasok

Penyuapan (kickbakcs) • Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
• Audit pemasok
RECEIVING

Level 1
DFD :
Receiving
 Dokumen Terkait Penerimaan

Receiving Report
• Dokumen yang mencatat detail pengiriman,
termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok
dan kuantitas diterima

Memo Debit
• Dokumen yang digunakan untuk mencatat
pengurangan terhadap saldo yang harus
dibayarkan ke pemasok
Receiving Report
Unsur yang minimal
harus ada:
1. Tanggal diterima
2. Pengirim
3. Pemasok
4. Nomor pesanan
5. Nomor barang
6. Deskripsi
7. Unit ukuran
8. Kuantitas
9. Kualitas barang
saat diterima
 Memo Debit Manakah unsur yang tidak
ada dalam memo debit ini?
1. Nama pihak yang
mengeluarkan (pihak
pembeli)
2. Nama pihak yang dituju
3. Nomor nota debet
4. Nomor order pesanan
5. Alasan pendebetan
6. Perlakuan terhadap
barang yang didebet
7. Nomor item barang
8. Deskripsi barang
9. Kuantitas barang
10. Harga satuan
11. Total harga
Alasan penerbitan memo debet : 12. Total jumlah
1. Jenis barang yang dipesan berbeda 13. Tempat dan tanggal
2. Kuantitas barang yang dipesan berbeda pembuatan memo
3. Barang rusak 14. Personel yang
4. Barang gagal inspeksi mengotorisasi
 Threats and Controls : Receiving
1. Menerima barang yang tidak a. Mensyaratkan persetujuan pesanan
dipesan pembelian sebelum menerima
pengiriman

2. Kesalahan dalam perhitungan a. Jangan menginformasikan kuantitas

barang kepada bagian penerima
barang
b. Tanda tangan bagian penerimaan
pada laporan penerimaan
c. Penggunaan Barcode dan RFID
d. Konfigurasi ERP System untuk
menandai perbedaan kuantitas
yang melebihi toleransi

3. Memverifikasi penerimaan jasa a. Pengendalian anggaran dan Audit

4. Pencurian persediaan a. Pembatasan akses fisik ke

persediaan, dokumentasi transfer
persediaan
 Approving Supplier Invoices

Level 1
DFD :
Billing
Voucher Package
Kumpulan dokumen untuk
mengotorisasi pembayaran
kepada pemasok
 Cara Memproses Faktur Pemasok
Non-Voucher System Voucher System
• Voucher package (termasuk • Metode memproses utang di
vendor invoices) yang disetujui mana disbursement voucher
diposting ke catatan individu disiapkan, bukan memposting
hutang ke pemasok dan disimpan faktur ke catatan individu hutang
dalam file faktur terbuka (belum ke pemasok.
dibayar) • Disbursement voucher
• Ketika pembayaran hutang akan mengidentifikasi pemasok,
dilakukan (melalui cek atau mencantumkan faktur yang
mekanisme lain), voucher beredar, dan menginformasikan
package dihapus dari file faktur jumlah bersih yang harus
terbuka, faktur ditandai sudah dibayarkan.
dibayar dan voucher package • Keuntungan : Cek yang harus
disimpan dalam file faktur ditulis lebih sedikit, mudah
dibayar. melacak hutang dengan
prenumbered voucher, lebih
efisien.
Evaluated Receipt Statement

Pendekatan tanpa faktur terhadap

utang, menggantikan proses
pencocokan tradisional voucher
package, dengan cukup mencocokkan
purchase order dan receiving report
Procurement
Card

Kartu kredit atas

nama perusahaan
yang dapat digunakan
pegawai untuk
pemasok tertentu dan
jenis barang tertentu.
Kartu ini digunakan
untuk pembelian yang
nilainya kecil dan
barang non
persediaan
 Threats and Controls : Approving
Supplier Invoices
1. Kesalahan dalam faktur a. Verifikasi atas keakuratan faktur
pemasok b. ERS
c. Pembatasan akses ke data induk
pemasok

2. Kesalahan dalam memposting a. Pengendalian edit entri data

hutang b. Rekonsiliasi catatan utang yang
detail dengan akun kontrol buku
besar umum
 Imprest Fund

Rekening kas dengan karakteristik
diatur dengan jumlah tetap dan
voucher diperlukan untuk setiap
pencairan
• Memudahkan kontrol
• Laporan kas rutin setiap isi kas
• Data keuangan (bukti pengeluaran
kas dan dokumen pendukung)
langsung disimpan ketika pengisian
kas
 Cash Disbursement
Threats and Controls
1. Kegagalan memanfaatkan a. Pengisian faktur berdasar
diskon tanggal jatuh tempo
b. Anggaran arus kas

2. Membayar barang yang tidak a. Pencocokan vendor invoice

diterima dengan laporan penerimaan
b. Tanda terima untuk jasa

3. Pembayaran duplikat a. Syarat voucher package

b. Pembayaran hanya dari voucher
package asli

4. Pencurian kas a. Audit insidentil terhadap kas kecil

b. Keamanan fisik cek kosong
c. Pemeriksaan periodik cek yang
telah keluar
 Referensi :
Accounting Information Systems 12th Edition
Marshall B. Romney
Paul John Steinbart