MATERI

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

(materi di ambil dari Buku Bahan Ajar Kepala Perpustakaan – UPGRIS SEMARANG)

O
L
E
H

ANI SETIJAWATI

DISAMPAIKAN PADA PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN CALON KEPALA
PERPUSTAKAAN – UPGRIS
TAHUN 2019
 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A. PENDAHULUAN
Organisasi yang baik harus di awali dengan perencanaan yang
matang, perencanaaan merupakan titik awal berbagai kegiatan
organisasi yang menentukan keberhasilan suatu organisasi.
Perencanaan perpustakaan merupakan dasar pengetahuan yang harus
dimiliki oleh pengelola perpustakaan/kepala perpustakaan, dari
Organisasi Perpustakaan, Pengadaan Koleksi, pengelolaan Koleksi,
Layanan Perpustakaan, Administrasi Perpustakaan, Penganggaran
Perpustakaan dan lain sebagainya, terlebih seorang kepala
perpustakaan harus memahami fungsi dan tugas perpustakaan secara
keseluruhan. Berdasarkan pemahaman inilah kepala perpustakaan
dapat melakukan tugas pengembangan perpustakaan.

B. PEMBAHASAN
1. Pengertian Perpustakaan
Perpusatakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung,
ataupan gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan
buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata
susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual
(Sulistyo-Basuki, 1993). Menurut Sutarno NS (2006 :11)
perpustakaan adalah bagian dari sebuah gedung atau bangunan
atau bangunan tersendiri yang didalamnya berisi buku-buuku
koleksi, yang diusun dan diatur sedemikian rupa, sehinngga
mudah untuk dicari dan dipergunakan sewaktu-waktu yang
dbutuhkan oleh pembaca.Istilah perpustakaan bahkan bermula
sejak zaman Mesopotamia dan budaya mesir Kuno saat mana orang
menggunakan “Scroll, papyri, tanah liat sebelum system tulisan
 lahir. Sedangkan fungsi perpustakaan selama berabad-abad adalah
untuk: “to collect, to preserve, and to make available.” (1988:307).
Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang
Perpustakaan, “perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi
karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional
dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”.
Perpustakaan memiliki ciri-ciri umum dan persyaratan tertentu,
seperti tersedianya ruangan atau gedung, memiliki koleksi, terdaat
petugas yang melyani pemustaka, pemustakka, dan prasarana dan
sistem yang mengatur tata cara agar perpustakaan dapat berjalan
sesuai dengan lancar. Dalam pelaksanaan perpustakaan harus
sesuai dengan sistem manajemen yang telah ditetapkan.

2. Pengertian Manajemen
Manajemen mempunyai arti yang sangat luas, yang dapat
berarti proses, seni, ataupun ilmu. Manajemen menurut G.R. Terry
(2010:16) menjelaskan bahwa manajemen merupakan sebuah proses
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, dan
pengawasan sumber daya manusia dan sumber-sumber lain untuk
mencapai tujuan ataupun sasaran secara efektif dan efisien (Lasa,
2005:2).Sedangkan pengertian manajemen itu sendiri dalam
penerapanya di perpustakaan, Bryson (1990; 4) menyatakan bahwa
manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan
dengan adanya pemanfaatan sumberdaya manusia, informasi,
sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi
manajemen, peran dan keahlian. Dapat disimpulkan bahwa
menajemen adalah sebuah proses dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan melalui
 pemanfaatan sumber daya dan sumber-sumber lainnyta secaea
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu (Athoillah, 2010)

3. Manajemen Perpustakaan Sekolah

Manajemen perpustakaan sekolah pada dasarnya adalah
proses  mengoptimalkan kontribusi manusia, material, anggaran
untuk mencapai tujuan perpustakaan. Perpustakaan sekolah masih
mengalami berbagai hambatan, sehingga belum bisa berjalan
sebagaimana mestinya. Hambatan tersebut berasal dan dua aspek.
Pertama aspek struktural, dalam arti keberadaan perpustakaan
sekolah kurang memperoleh perhatian dari pihak manajemen
sekolah. Kedua aspek teknis, artinya keberadaan perpustakaan
sekolah belum ditunjang oleh aspek-aspek pengembangan
perpustakaan sekolah yang bersifat teknis yang sangat dibutuhkan
oleh perpustakaan sekolah seperti tenaga, dana, serta sarana dan
prasarana.
Pengembangan perpustakaan sekolah memerlukan
perencanaan yang matang yang dalam pengembangannya perlu
dipikirkan tentang sumber daya manusia (SDM), sumber informasi,
sistem, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan manajemen,
peran, dan keahlian.
Kebutuhan SDM untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan
mempertimbangkan faktor-faktor: jenis kegiatan, kualitas tenaga,
spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat
pendidikan pemakai. Oleh karena itu, kebutuhan tenaga oleh satu
jenis perpustakaan berbeda dengan kebutuhan tenaga untuk jenis
perpustakaan yang lain.Perlu dipikirkan pula jenis bahan informasi
yang akan dikelola oleh suatu perpustakaan, apakah terdiri atas
bahan buku (book materials) atau bahan non buku (nonbook materials).
 Hal itu disebabkan oleh keanekaragaman bahan informasi
memerlukan spesialisasi tenaga yang akan menanganinya.

4. Perencanaan Perpustakaan Sekolah

Dalam penyusunan perencanaan perpustakaan sekolah perlu
dipikirkan tentang sistem yang akan diberlakukan di suatu
perpustakaan sekolah. Misalnya tentang sistem pengadaan koleksi,
sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem
sirkulasi, ataupun software yang akan dipakai. Perlu pula
direncanakan buku-buku pedoman yang akan dipergunakan
misalnya pedoman katalogisasi, transliterasi, dan klasifikasi.
Hal yang tidak kalah pentingnya adalah perencanaan
penggalian dana yang merupakan nafas suatu perpustakaan. Dana
dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda, jasa fotokopi, jasa
penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerjasama dengan penerbit,
anggaran rutin, dan anggaran proyek atau sponsor.
Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan
baik apabila memiliki sarana dan prasarana yang memadai. Sarana
dan prasarana (seperti gedung atau ruang, mebel, media
komunikasi dan perlatan kantor) perlu direncanakan sedini
mungkin sebab kenyamanan dan kelancaran tugas juga
dipengaruhi oleh penyediaan sarana dan prasarana ini.

5. Bagian-bagian Manajemen Perencanaan

a. Hakekat Perencanaan
 1) Untuk menghindari ketidakpastian langkah serta
perubahan-perubahan, sehingga kita dapat memfokuskan
langkah-langkah kita kearah sasaran dan target yang sudah
ditetapkan
2) Untuk memilih alternatif operasional yang ekonomis
3) Untuk memungkinkan adanya pengawasan.
b. Tujuan Perencanaan
1) Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang
akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah
2) Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol
pelaksanaan kegiatan, kontrol penggunaan anggaran dan
lain-lain.
3) Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif
baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi
perpustakaan maupun bagi pengembangan
pelayanankepada pengguna sesuai dengan rencana induk
pengembangan universitasnya.
4) Memungkinkan mengatisipasi kebutuhan sumber-sumber
informasi dengan caramembuat perencanaan berdasarkan
keadaan saat ini dan proyeksi keadaan dimasadatang.
5) Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan
perguruan tinggi dalam membuat perencanaan.
c. Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan titik awal kegiatan akan
menetukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan
dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang
bertanggungjawab atas suatu kegiatan. Perencanaan yang
matang berfungsi untuk:
 1) Membantu tercapainya tujuan
Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan alasan-
alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-raguan dapat
dibatasi atau bahkan dihilangkan. Sehingga dapat mencapai suatu tujuan
yang diinginkan.

2) Tercapainya efektifitas dan efisiensi

Efektivitas menunjukkan kemampuan seorang dalam
merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Peter
Drucker (dalam Handoko, 1993:7) menyatakan bahwa efektivitas adalah
melakukan pekerjaan secara benar. Adapun efisiensi adalah kemampuan
menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil,
produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak daripada
pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah
ini berarti menunjukkan adanya penghematan, baik dari segi tenaga
maupun biaya.

d. Jenis-jenis Manajemen Perencanaan

1) Jenis perencanaan menurut penggunaannya :
a) Single Use Planning,
yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja.
Dalam artian jika rencana tersebut telah tercapai, maka
tidak akan digunakan lagi.
b) Repeats Planning,
yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang,
walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali.
2) Jenis perencanaan menurut prosesnya :
a) Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebijakan
kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan
bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana
melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan.
Contohnya ada pada GBHN.
 b) Program Planning, merupakan perincian dan penjelasan
daripada policy planning. Dalam perencanaan ini
biasanya memuat, hal-hal berikut: 1) ikhtisar tugas-
tugas yang harus dikerjakan, 2) Sumber-sumber dan
bahan-bahan yang dapat digunakan, 3) Biaya,
personalia, situasi dan kondisi pekerjaan, 4) Prosedur
kerja yang harus dipatuhi, 5) Struktur organisasi yang
harus dipenuhi
c) Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatu
perencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis
seperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil
mencapai tujuan yang lebih tinggi. Hal-hal yang
seringkali dimuat dalam perencanaan ini adalah: 1)
Penetapan prosedur kerja, 2) Metode-metode kerja, 3)
Tenaga-tenaga pelaksana, 4) Waktu, dan sebagainya
3) Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :
a) Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang
yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih
dari tiga tahun
b) Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka
menengah yang waktu pelaksanaanya membutuhkan
waktu antara 1 hingga tiga tahun
c) Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek
yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari
1 tahun.

4) Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya:

a) National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan
bagi seluruh wilayah negara
 b) Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah
c) Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang
sangat terbatas
5) Jenis perencanaan menurut materinya:
a) Personnal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai
masalah-masalah kepegawaian. Dalam planning ini,
masalah pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai
segi secara mendalam dan mendetail.
b) Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai
masalah keuangan ataupun permodalan (anggaran
belanja) secara menyeluruh atau mendetail dari suatu
kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
c) Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut
kegiatan industry yang direncanakan sedemikian rupa
agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam
pencapaian tujuan.
d) Education planning, yaitu suatu perencanaan dalam
kegiatan pendidikan (misalnya :planning mengenai
pendidikan SMEA, SMA, dan lain-lain).
6) Jenis perencanaan menurut segi umum dan khusus :
a) General plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang
dibuat garis-garis besarnya saja dan menyeluruh dari
suatu kegiatan kerja sama.
b) Special planning (rencana khusus), yaitu suatu
perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat
secara mendetail dan terperinci. Misalnya :production
planning, education planning.
c) Overall planning, yaitu suatu perencanaan yang
memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan
 yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan
merupakan landasan dari fungsi-fungsi manajemen
lainnya.

6. Langkah-langkah Manajemen Perencanaan

a. Menentukan Visi
Visi adalah suatu pikiran atau gagasan yang melampaui
keadaan sekarang dan belum pernah terwujud selama ini. Visi
berfungsi memperjelas arah yang kan dituju, memberikan
motivasi, membantu koordinasi sebagai kegiatan.
Ada beberapa syarat dalam penetapan visi antara lain: dapat
dibayangkan, mudah dipahami dalam waktu singkat, terdapat
unsure kompetitif, sesuatu yang diinginkan bersama, dan yang
terakhir adalah fleksibel.
b. Menentukan Misi
Misi merupakan penjabaran visi dengan kegiatan rumusan-
rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat
diukur, dilihat, dirasakan, didengar, atau dapat dibuktikan
karena bersifat kasat mata.
c. Menentukan Tujuan
Tujuan adalah sasaran yang akandicapai perpustakaan
sekolah dalam waktu dekat dan hasilnya dapat dirasakan.
Pembuatan tujuan perpustakaan sekolah harus jelas dan dalam
penyusunan tujuan melibatkan seluruh komponen yang terlibat
dalam perpustakaan.
d. Analisis KEKEPAN (Kekuatan, Kelemahan,Peluang,dan
Ancaman)
Kekuatan perpustakaan perlu dikembangkan dalam rangka
mencapai tujun perpustakaan sekolah, halyang harus
 dikembangkan antara lain, perhatian pimpinan sekolah, potensi
orang tua siswa, keunggulan sekolah
Kelemahan perpustakaan adalah keadaan yang dapat
menghambat perkembangan perpustakaan. Antara lain,
struktur yang kurang jelas, miskin anggaran, cueknya pimpinan
sekolah, guru malsa berkunjung e perpustakaan, ruang yang
sumpek sempit dan sesak, miskin koleksi.
Peluang adalah faktor yang mungkin dapat membantu
perkembangan perpustakaan sekolah antara lain,
seponsor,bantuan dari Pemerintah Daerah,bantuan dari
LSM,proyek.
Ancaman adalah faktor yang mungkin dapat menghambat
perkembangan perpustakaan sekolah, ancaman ini dapat
berasal dari luar dan dari dalam. Kalau dari dalam kurang
minat baca siswa, guru kurang memberi contoh membaca,
cueknya pimpinan sekolah, tak pedulinya ketua komite sekolah
terhadap perkembangan sekolah. Sedangkan yang dari luar
adalah maraknya playstation, merebaknya mall, dan tayangan
televisi.

7. Contoh Kasus dalam Perencanaan Gedung dan Sarana

Perpustakaan
Gedung perpustakaan adalah salah satu unsur kebutuhan
perpustakaan dimana pengguna dan pelayan perpustakaan
bertemu. Untuk membuat atau merencana gedung perpustakaan
perlu melibatkan orang yang paham tentang perpustakaan. Desain,
tata ruang, pencahayaan,dan suasana harus dipersiapkan sebaik-
baiknya. Alur kemudahan pengguna dan kegiatan pemrosesan
 bahan pustaka juga diperhatikan. Syarat yang harus diperhatikan
pada unsur gedung perpustakaan:
a. Lokasi, harus di tempat yang mudah terjangkau didatangi
pengguna
b. Luas tanah
c. Konstruksi
d. Luas gedung atau ruangan harus cukup untuk menampung
bahan koleksi, dan ruang baca
e. Ruangan-ruangan lain yang diperlukan,seperti kamar kecil
f. Cahaya dalam ruang harus terang
g. Ventilasi udara harus baik
h. Lingkungan yang tenang
i. Tempat parkir
j. Taman, dll.

C. RANGKUMAN
Dalam pengelolaan perpustakaan sekolah membutuhkan
manajeman yang baik dan tenaga yang berkualitas. Di samping
kejelasan status atau kedudukan perpustakaan di dalam organisasi
memberikan kejelasan posisi dari tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Kepala sekolah dan kepala perpustakaan memegang peranan penting
atas keberhasilan hasil kerja perpustakaan. Perhatian kepala sekolah
tentunya sangat dibutuhkan demi perkembangan perpustakaan sekolah,
baik alokasi dana, tenaga, maupun sarana prasarana. Tujuan
perpustakaan sekolah mendukung terlaksananya dan tercapainya
tujuan sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya.
 DAFTAR PUSTAKA

Gaspersz, Vincent. 2005. Total Quality Management. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama

Husein, Husaini. 2008. Manajemen Teori Praktek dan Riset. Jakarta: Bumi
Aksara

Lasa, HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media

“Libray of Congress”. Encyclopedia Americana, 1988 ed.

Pidarta, Made. 2005. Perencanaan Pendidikan Partisipatori. Jakarta: Rineka

Cipta
Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Sulistyo-Basuki.1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama

Wexley, Kenneth N dan Gary A Yuki. 2005. Perilakau Organisasi dan

Psikologi Personalia. Jakarta: Rineka Cipta