Mata Kuliah : Manajemen Terapan

Dosen Pengampu : Ida Umarul Mufidah ,S.T.,M.Si

PERENCANAAN :
DASAR-DASAR
PERENCANAAN
 KELOMPOK 6

Ardika Bramastha Wicaksono Nilam Patricia Maharani

022020005 022020026
 DAFTAR MATERI

01 Menentukan definisi
tujuan perencanaan
dan •

•
Apa itu Perencanaan (Plan)
Tujuan Perencanaan
• Perencanaan dan Kinerja

O • Tujuan (Goals) dan Rencana (Plan)

Klasifikasi jenis tujuan dalam • Jenis-Jenis Tujuan

02 organisasi dan rencana yang

digunakan • Jenis-Jenis Rencana

a
 DAFTAR MATERI

• Perbedaan Tujuan Tradisional dan

Perbandingan pendekatan Management By Objectives (MBO)
03 dalam penetapan
perencanaan tujuan
dan • Langkah-langkah dalam Menetapkan
Sasaran dan Tujuan
• Mengembangkan Rencana

O
• Perencanaan Secara Efektif dalam

04 Perencanaan dalam Isu Masa

Kini •
Lingkungan Dinamis

Perencanaan Menggunakan
Pemindaian Lingkungan
Menentukan Definisi dan
tujuan perencanaan
Perencanaan (Plan)
Perencanaan yaitu kegiatan untuk menentukan tujuan organisasi, menetapkan strategi untuk
mencapai tujuan dan diperlukan pengembangan rencana untuk integrasi dan koordinasi
kegiatan kerja.

Perencanaan juga dapat diartikan pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan
strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, dan standar yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan. Dalam perumusannya, Louis A. Allen mengatakan, “Planning is the
determination of a course of action to achieve a desired result”. Jadi, perencanaan adalah
penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
Tujuan Perencanaan

Dalam upaya pemmbuatan perencanaan pasti memerlukan banyak usaha. Perencanaan terkandung
tujuan dalam pembuatannya, terdapat empat tujuan dalam perencanaan antara lain :

01 02 03 04
Meminimalkan
Memberikan pemborosan dan Menetapkan tujuan
arahan Mengurangi atau standar yang
redundansi
ketidakpastian digunakan dalam
pengendalian
Perencanaan memberikan arahan kepada para manajer dan non-manajer.
Ketika karyawan tahu apa yang organisasi atau unit kerja mereka coba capai
dan apa yang harus mereka kontribusikan untuk mencapai tujuan, mereka
dapat mengoordinasikan aktivitas mereka, bekerja sama dengan satu sama
lain, dan melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Tanpa perencanaan, departemen dan individu mungkin bekerja di lintas tujuan
dan organisasi bekerja secara tidak efisien dalam mencapai tujuannya.

Perencanaan mengurangi ketidakpastian dengan memaksa manajer untuk

melihat ke depan, mengantisipasi perubahan, pertimbangan dampak
perubahan, dan pengembangan respons yang sesuai. Meskipun perencanaan
tidak akan menghilangkan ketidakpastian, manajer merencanakan sehingga
mereka dapat merespons secara efektif.
Perencanaan meminimalkan pemborosan dan redundansi. Saat aktivitas
kerja sedang berlangsung dikoordinasikan di sekitar rencana, inefisiensi
menjadi jelas dan dapat diperbaiki atau dieliminasi.

Perencanaan menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam

pengendalian. Saat manajer merencanakan, mereka mengembangkan tujuan
dan rencana. Ketika mereka mengontrol, mereka melihat apakah rencananya
telah dilakukan dan tujuan tercapai. Tanpa perencanaan, tidak akan ada gol
yang ditentang yang mengukur upaya kerja.
Perencanaan dan Kinerja

Sejumlah penelitian telah melihat hubungan antara perencanaan dan

kinerja. Meskipun sebagian besar menunjukkan hubungan yang
umumnya positif, tidak bisa dikatakan bahwa organisasi yang secara
formal membuat rencana selalu mengungguli yang tidak merencanakan.

• Pertama, secara umum, perencanaan formal dikaitkan dengan

keuangan yang positif hasil laba yang lebih tinggi, laba atas aset yang
lebih tinggi, dan sebagainya.
• Kedua, melakukan perencanaan kerja yang baik dan penerapan
rencana, memainkan peran yang lebih besar dalam kinerja tinggi
daripada seberapa banyak perencanaan dilakukan.
• Ketiga, dalam studi-studi tersebut dimana perencanaan formal tidak mengarah
pada kinerja yang lebih tinggi, lingkungan eksternal sering kali menjadi
penyebabnya. Kapan kekuatan eksternal harus dipikirka, peraturan pemerintah
atau serikat pekerja yang kuat membatasi opsi manajer, ini mengurangi
dampak perencanaan terhadap kinerja organisasi.

Akhirnya, hubungan perencanaan-kinerja tampaknya dipengaruhi oleh

perencanaan jangka waktu. Diibutuhkan setidaknya empat tahun perencanaan
formal sebelum dimulai untuk mempengaruhi kinerja.
Klasifikasi jenis tujuan dan
rencana yang digunakan
TUJUAN (GOALS) DAN RENCANA (PLAN)

Perencanaan sering disebut

sebagai fungsi manajemen
utama karena menetapkan dasar
untuk semua hal. Perencanaan
dilakukan manajer saat mereka
mengatur, memimpin, dan
mengendalikan. Hal ini
melibatkan dua aspek penting
yaitu Tujuan (goals) dan
Rencana (plans).
Tujuan (goals) secara objektif adalah hasil atau target yang diinginkan.Mereka
memandu keputusan manajemen dan membentuk kriteria untuk mengukur hasil kerja.
Itulah mengapa mereka ada sering digambarkan sebagai elemen penting dari
perencanaan. Anda harus mengetahui target yang diinginkan atau hasil sebelum Anda
dapat menetapkan rencana untuk mencapainya.

Tujuan Yang
Tujuan Nyata
Dinyatakan
(Real Goals)
(Stated Goals)
 Jenis-jenis Tujuan
Tujuan yang dinyatakan (stated goals)

Adalah pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi, dan apa yang diinginkan
oleh berbagai pemangku kepentingan dengan menetapkan tujuan tertentu. Namun, tujuan
yang dinyatakan yang dapat ditemukan dalam organisasi atau dalam pernyataan publik yang dibuat
oleh manajer sering kali bertentangan dan dipengaruhi berdasarkan apa yang menurut berbagai
pemangku kepentingan harus dilakukan organisasi. Maka tidak mengherankan bila menemukan
bahwa tujuan yang dinyatakan organisasi adalah seringkali tidak relevan dengan apa yang
sebenarnya terjadi

Tujuan Nyata (Real Goals)

Tujuan yang sebenarnya dikejar oleh organisasi, seperti ditentukan oleh tindakan
anggotanya.
tujuan tersebut sebenarnya adalah apa yang dikejar oleh organisasi dengan mengamati apa yang
dilakukan anggota organisasi. Tujuan ini didasarkan pada tindakan yang menentukan prioritas.
Rencana (plan) adalah dokumen yang menguraikan bagaimana tujuan akan
tercapai. Mereka biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain
yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Saat manajer merencanakan, mereka
mengembangkan kedua tujuan tersebut dan rencana.

Breadth Time Frame Specifity Frequency of Use

(Luasnya) ( Kerangka Waktu) (Spesifisitas) ( Frekuensi
Penggunanaan)
 Jenis-Jenis
Rencana

Breadth Specifity Frequency of Use

Time Frame
(Luasnya) (Spesifisitas) ( Frekuensi
( Kerangka Waktu)
Penggunanaan)

Strategis Jangka Panjang Terarah Sekali Pakai

Operasional Jangka Pendek Khusus Tetap

 Jenis-jenis rencana

Cara penggambaran rencana organisasi adalah berdasar luasnya (strategis /

operasional), kerangka waktunya (jangka pendek / jangka panjang), spesifisitasnya
(terarah / khusus), dan frekuensi penggunaannya (sekali pakai / tetap).

Jenis-jenis rencana ini tidak independen. Artinya,

Rencana strategis biasanya bersifat jangka panjang, terarah, dan sekali pakai.
Rencana operasional biasanya bersifat jangka pendek, spesifik, dan tetap.
Rencana Strategis (Strategic Plans)

Rencana yang berlaku untuk seluruh organisasi dan menetapkan tujuan organisasi
secara keseluruhan

Rencana Operasional (Operational Plans)

Rencana yang mencakup operasional tertentu dalam area organisasi/divisi.

Kedua jenis rencana ini berbeda karena rencana strategis luas

sedangkan rencana operasional sempit.
Rencana Jangka Panjang (Long-Term Plans)

Rencana dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun

Rencana Jangka Pendek (Short-Term Plans)

Rencana dengan jangka waktu untuk satu tahun atau kurang

Jumlah tahun yang digunakan untuk menentukan rencana jangka pendek dan jangka
panjang telah menurun drastis karena ketidakpastian lingkungan. Istilah jangka
panjang biasanya ideal dalam tujuh tahun. Rencana jangka panjang adalah rencana
dengan kerangka waktu lebih dari tiga tahun. Rencana Jangka pendek adalah rencana
yang mencakup dalam satu tahun atau kurang. Setiap jangka waktu di antaranya akan
menjadi rencana perantara.
 Rencana Terarah (Directional Plans)
Rencana yang fleksibel dan ditetapkan secara umum sesuai pedoman
perencanaan organisasi

Rencana Khusus (Specific Plans)

Rencana yang ditentukan dengan jelas dan tidak ada ruang untuk
interpretasi

Secara intuitif, rencana khusus lebih disukai daripada terarah, atau dipandu secara terencana. Rencana
khusus didefinisikan dengan jelas dan tidak menyisakan ruang untuk interpretasi. Sebuah rencana
khusus menyatakan tujuannya dengan cara yang menghilangkan ambiguitas dan masalah dengan
kesalahpahaman. Misalnya, seorang manajer yang berupaya meningkatkan pekerjaan unitnya sebesar
8 persen selama periode 12 bulan tertentu dengan menetapkan prosedur khusus, alokasi anggaran,
dan jadwal kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut.
Rencana Sekali Pakai (Single-use Plans)

Rencana satu kali yang dirancang khusus saat bertemu pada kebutuhan situasi yang unik

Rencana Tetap (Standings Plans)

Rencana berkelanjutan yang memberikan panduan kegiatan yang dilakukan berulang kali

Saaat ketika ketidakpastian tinggi dan manajer diharuskan bertindak fleksibel untuk
merespons perubahan tak terduga, rencana sekali pakai lebih disukai. Rencana
sekali pakai bersifat fleksibel dibanding rencana yang menetapkan pedoman umum.
Mereka memberikan fokus tetapi tidak mengunci manajer pada tujuan atau tindakan
tertentu.
Perbandingan pendekatan dalam
penetapan dan perencanaan
tujuan
 Perbedaan Tujuan Tradisional dan Management By
Objectives (MBO)

Penetapan Tujuan Tradisional

Pendekatan untuk menetapkan tujuan di puncak dimana manajer menetapkan

tujuan yang kemudian mengalir ke bawah organisasi dan menjadi sub-tujuan
untuk masing-masing area organisasi.

Manajemen Berdasarkan Tujuan (MBO)

Proses pengaturan yang disepakati bersama tujuan dan menggunakan tujuan

tersebut untuk mengevaluasi kinerja karyawan
Dalam penetapan tujuan tradisional,
perspektif tradisional ini mengasumsikan
bahwa manajer puncak tahu apa yang
terbaik karena mereka melihat "Big Picture". Program MBO memiliki empat elemen :
banyak organisasi atau perusahaan saat ini
yang menggunakan management by 1. Kekhususan Tujuan
objectives (MBO), proses menetapkan tujuan
yang disepakati bersama dan menggunakan 2. Pengambilan Keputusan Partisipatif
tujuan tersebut untuk mengevaluasi kinerja
karyawan. Jika menggunakan pendekatan
3. Periode Waktu Eksplisit
ini, maka setiap anggota timnya dan
menetapkan tujuan dan secara berkala
meninjau apakah kemajuannya dibuat untuk 4. Umpan Balik Kinerja
mencapai tujuan tersebut.
Langkah-langkah di dalam Management By Objectives (MBO)

1. Tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan dirumuskan.

2. Tujuan utama dialokasikan di antara unit divisi dan departemen.
3. Manajer unit secara kolaboratif menetapkan tujuan khusus untuk unit mereka dengan manajer
mereka.
4. Sasaran khusus ditetapkan secara kolaboratif dengan semua anggota departemen.
5. Rencana tindakan, yang menjelaskan bagaimana tujuan akan dicapai, ditentukan dan disepakati
oleh manajer dan karyawan.
6. Rencana aksi diimplementasikan.
7. Kemajuan menuju tujuan ditinjau secara berkala, dan umpan balik diberikan.
8. Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat oleh penghargaan berbasis kinerja
 LANGKAH-LANGKAH DALAM MENETAPKAN TUJUAN (GOALS)

Tentukan tujuan secara individu

Tinjau misi atau tujuan Tinjau hasil dan apakah
atau dengan masukan dari
organisasi. tujuan tercapai.
orang lain.

Evaluasi sumber daya yang Tuliskan tujuan dan

tersedia. komunikasikan kepada semua
yang perlu tahu.
 Goals Yang Tertulis Dengan Baik

Ditulis dalam istilah Menantang namun bisa

hasil, bukan tindakan dicapai

Terukur dan Dapat

Tertulis
Diperhitungkan

Dikomunikasikan
kepada semua anggota
Jelas untuk kerangka
organisasi yang
waktu
diperlukan
 Mengembangkan Rencana

Proses pengembangan rencana dipengaruhi oleh tiga faktor kontingensi dan

oleh pendekatan perencanaan yang diikuti. Tiga faktor kontingensi
mempengaruhi pilihan rencana:

1. Tingkat organisasi,

2. Tingkat ketidakpastian lingkungan, dan

3. Panjang dari komitmen masa depan.

Tingkat Perencanaan dan Organisasi

Perencanaan Strategis Eksekutif puncak

manajer tingkat menengah

manajer tingkat pertama

Perencanaan
Operasional
Faktor kontingensi kedua adalah ketidakpastian lingkungan,
sebuah faktor yang Ketika ketidakpastian tinggi, rencana harus
spesifik, tetapi fleksibel. Manajer harus siap untuk mengubah
atau mengubah rencana saat diterapkan

Faktor kontingensi terakhir yaitu terkait dengan kerangka

waktu rencana. Konsep komitmen (Commitment Concept)
mengatakan bahwa rencana harus diperluas cukup lebar
untuk memenuhi komitmen yang dibuat ketika rencana
dikembangkan.
Perencanaan Dalam
Isu Masa Kini
Terdapat dua isu kontemporer atau masa kini dalam perencanaan.

Pertama, kita harus melihat perencanaan secara efektif dalam lingkungan yang
dinamis.

Kedua, memahami bagaimana cara manajer dapat menggunakan pemindaian

lingkungan (Environmental Scanning) terutama dengan cara intelijen kompetitif
(Competitive Inteligence).
 Perencanaan Secara Efektif dalam Lingkungan
Dinamis

Salah satu isu perencanaan masa kini adalah perencanaan dalam lingkungan yang
dinamis, yang biasanya berarti perusahaan mengembangkan rencana yang spesifik tetapi
fleksibel. Selain itu, penting juga untuk melanjutkan perencanaan bahkan ketika lingkungan
sangat tidak menentu. Akhirnya, karena hanya ada sedikit waktu dalam lingkungan yang
dinamis untuk tujuan dan rencana mengalir tingkat atas, tingkat organisasi yang lebih
rendah harus diizinkan untuk menetapkan tujuan (goals) dan mengembangkan rencana
(plan) seperti diterapkannya Management by Objectives (MBO).
 Perencanaan Menggunakan Pemindaian Lingkungan
(Environmental Scanning)

Isu perencanaan masa kini lainnya adalah melibatkan penggunaan pemindaian

lingkungan yaitu untuk membantu melakukan analisis yang lebih baik tentang
lingkungan eksternal.
Salah satu bentuk pemindaian lingkungan masa kini adalah intelijen kompetitif
(Competitive Inteligence) yang dapat sangat membantu dalam mencari tahu apa
yang dilakukan pesaing dan mendeteksi kemunculan tren yang muncul.

Intelijen Kompetitif bukanlah spionase perusahaan, informasi spesifik tentang industri

dan organisasi terkait semakin tersedia melalui database elektronik. Manajer harus dapat
memanfaatkan kekayaan informasi kompetitif ini dengan menghadiri pameran dagang
atau memberikan pembekalan kepada staf penjualan.
Selain itu, banyak perusahaan bahkan secara teratur membeli produk pesaing dan
meminta karyawan mereka untuk mengevaluasi dan mempelajari produk inovasi
terbarunya.
TERIMA KASIH