Anda di halaman 1dari 10

Nota NPQEL

DEFINISI KOMUNIKASI

Pelbagai definisi bagi komunikasi telah dikemukakan oleh pelbagai tokoh. Menurut McPheat
(2010), komunikasi merupakan seni dan proses mencipta serta berkongsi idea. Komunikasi yang
berkesan bergantung kepada keberkesanan idea-idea tersebut dikongsikan. Griffin (2012) pula
berpendapat, komunikasi merupakan proses relatif yang mewujudkan serta menterjemahkan
mesej kepada tindakan.

Komunikasi merupakan satu proses transaksional yang membolehkan komunikator


mempengaruhi orang lain. Proses komunikasi bertolak ansur dalam kehidupan. Proses ini boleh
berlaku dalam dua bentuk, iaitu komunikasi verbal dan bukan verbal. Komunikasi
verbal merupakan komunikasi yang disampaikan secara bertulis atau lisan. Komunikasi ini
menggunakan perkataan-perkataan, sama ada disampaikan secara kuat dalam sesuatu ucapan
atau dibaca secara senyap pada sesebuah buku. Komunikasi bukan verbal merupakan proses
komunikasi yang tidak dituturkan atau ditulis iaitu tanpa ucapan atau kata-kata, tetapi
menggunakan gerakan atau isyarat (Fujishin, 2013).

Dalam istilah sains sosial, komunikasi merupakan kajian saintifik tentang penghasilan,
pemprosesan dan kesan sistem isyarat dan simbolik yang digunakan oleh manusia untuk
menghantar serta menerima mesej-mesej (Hargie, 1992). Definisi ini menonjolkan tiga dimensi
utama (Hargie, Dickson & Tourish, 2004), iaitu:

1. Komunikasi mempunyai ciri saintifik. Komunikasi merupakan proses yang boleh diukur,
dianalisis, dinilai serta ditambah baik.

2. Kajian tentang komunikasi berpusat pada cara mesej dikeluarkan, kemudian cara mesej
diproses atau disampaikan (misalnya melalui interaksi bersemuka, dalam bentuk tulisan atau
melalui media teknologi), dan kesan yang ditimbulkan oleh mesej terhadap penerima.

3. Kepentingan tanda dan simbol ditegaskan. Segala tingkah laku interpersonal mempunyai
fungsi kominikasi, dan dinilai berdasarkan kandungan verbal dan tanda non-verbal. Mesej
tersurat mungkin kurang penting daripada mesej tersirat.

Kita berkomunikasi secara langsung dan tidak langsung. Kebanyakan komunikasi langsung
adalah disengajakan, termasuk apa yang kita pilih untuk dituturkan, ditulis serta dibuat. Selain
itu, kita juga berkomunikasi melalui cara tidak langsung dan tidak disengajakan melalui bahasa
badan, ekspresi muka, dan pola pertuturan. Kebanyakan komunikasi tidak langsung merupakan
hasil daripada tabiat lama, ciri-ciri personaliti, dan adat-adat sosial. Komunikasi jenis ini tidak
disengajakan serta memerlukan usaha tambahan untuk mengawalnya (Bender, 2005).

Ringkasnya, komunikasi merupakan satu proses penyampaian sesuatu mesej daripada seorang
komunikator kepada seorang penerima, sama ada dalam bentuk verbal atau nonverbal, secara
langsung atau tidak langsung melalui sesuatu media yang difikir paling sesuai.

KEPENTINGAN KOMUNIKASI DALAM KONTEKS PENGURUSAN PENDIDIKAN

Proses komunikasi merupakan satu asas di mana kesemua fungsi pengurusan


diperkukuh. Maklumat mesti dihantar kepada penyelia bagi tujuan perancangan. Apa yang telah
dirancangkan kemudian disampaikan kepada ahli-ahli untuk dilaksanakan.
Nota NPQEL

Antara kepentingan komunikasi berkesan di organisasi adalah seperti yang berikut:


a) Membantu ahli-ahli organisasi bergerak ke arah hala tuju yang sama.
b) Memudahkan berlakunya proses perubahan di organisasi.
c) Menjimatkan masa bagi menyelesaikan sesuatu urusan.
d) Menyampaikan maklumat dengan segera dan tepat.
e) Berperanan sebagai sistem kawalan yang efektif.
f) Meningkatkan keberkesanan organisasi dan mengurangkan kesilapan.
g) Meningkatkan produktiviti sesebuah organisasi.

Komunikasi yang berkesan bukan sahaja dapat menyelesaikan masalah yang timbul tetapi juga
dapat membantu memperbaiki perhubungan antara satu sama lain. Pakar dalam bidang
komunikasi percaya bahawa komunikasi yang lemah merupakan punca kepada kebanyakan
masalah dan komunikasi yang efektif adalah penyelesaian kepada kebanyakan masalah
(Pearson, 2000). Di peringkat sekolah, pemahaman tentang prinsip dan teori komunikasi yang
baik dan digabungkan dalam amalan boleh mewujudkan suasana harmoni antara pentadbir, guru,
murid dan ibu bapa.

Dalam konteks bilik darjah, berkomunikasi ialah proses bagaimana guru berkongsi pengalaman
dengan murid-muridnya dan begitu juga sebaliknya. Dalam proses guru dan murid-murid
bertukar-tukar pengalaman dan pengetahuan, mereka sebenarnya mencipta makna antara satu
sama lain. Salah satu kemahiran yang dimiliki oleh seseorang guru yang berkesan, popular dan
disukai ramai pelajar ialah kemahiran berkomunikasi.

MODEL – MODEL KOMUNIKASI

Model A

Aristotle merupakan ahli falsafah yang mula-mula mewujudkan model komunikasi massa yang
paling awal. Model beliau dikonseptualisasikan sebelum 300 S.M. Beliau menegaskan peranan
penting yang dimainkan oleh audiens dalam rangkaian komunikasi. Mengikut model ini,
komunikasi dianggap sebagai fenomena statik yang melibatkan proses penghantaran mesej
daripada pengucap kepada penerima sahaja. Tugas pengucap menyampaikan mesej dan
penerima hanya mendengar sahaja mesej tersebut. Model ini tidak menekankan aspek bukan
lisan semasa berkomunikasi. Model komunikasi ini lebih menjurus kepada komunikasi retorik
(pengucapan awam/pidato) dan bukan komunikasi interpersonal. Lima elemen asas wujud
dalam model tersebut, iaitu pengucap, mesej atau ucapan, situasi, audiens, dan kesan. Faktor
yang memainkan peranan penting dalam menentukan kesan pemujukan dalam sesuatu pidato
ialah isi pidato, susunan dan cara penyampaiannya. Aristotle menasihati pengucap
membangunkan ucapan untuk audiens yang berlainan di situasi yang berlainan serta untuk kesan
yang berlainan.
Nota NPQEL

Teori Retorik Aristotle

Teori yang diperkenalkan oleh Aristotle menekankan tiga konsep utama dalam bahasa Greek
iaitu Ethos, Logos dan Pathos.

i. Ethos – bermaksud boleh dipercayai dan dihormati (credibility). Penampilan diri


penyampai adalah fokus utama semasa berkomunikasi.

ii. Logos – bermaksud memilih kata-kata bersesuaian untuk dijadikan hujahan secara lojik
(logical reasoning). Tiga dasar utama yang harus dipegang dalam
mengembangkan Logos semasa berkomunikasi ialah mudah difahami, logik berdasarkan
data/maklumat yang jelas dan tepat.

iii. Pathos – bermaksudkan emosi (emosional) atau kaedah dalam menyentuh aspek emosi
seseorang. Perkara ini dapat dilakukan melalui pemilihan perkataan, intonasi suara (sedih
dan emosi) serta mimik muka (body language) penyampai.

Model B

Model ini menggambarkan bahawa setiap orang semasa berkomunikasi akan terlibat dengan
proses enkod dan dekod. Pihak yang berkomunikasi akan menerima serta mentafsir mesej yang
diterima, dan pada masa yang sama mereka akan menyampaikan mesej sebagai maklum balas
kepada mesej yang diterima. Model ini mengambil kira kesan daripada proses komunikasi
tersebut berdasarkan maklum balas yang diterima.
Nota NPQEL

Model C

Harold Dwight Lasswell, ahli sains politik Amerika Syarikat menyatakan bahawa satu cara mudah
bagi menjelaskan tindakan komunikasi adalah dengan menjawab soalan-soalan yang berikut:

 Siapa?
 Mengatakan apa?
 Dengan saluran apa?
 Kepada siapa?
 Dengan kesan apa?

Model ini berkaitan dengan proses komunikasi dan fungsinya dengan masyarakat. Menurut
Lasswell, tiga fungsi komunikasi adalah seperti yang berikut:

1. Pengawasan terhadap persekitaran.


2. Korelasi antara komponen-komponen masyarakat.
3. Pewarisan kebudayaan antara generasi.

BENTUK – BENTUK KOMUNIKASI

Komunikasi terbahagi kepada dua bentuk, iaitu:

i. Komunikasi Lisan (Verbal)



o Lisan – perbualan, percakapan telefon, ucapan, mesyuarat, temu duga dan
sebagainya.
o Bertulis – surat, memo, minit curai, minit bebas, laporan, buletin dan manual.

ii. Komunikasi Bukan Lisan (Non-verbal)



o Elemen dan tingkah laku bukan perkataan seperti ekspresi muka, gerak isyarat,
postur, penampilan peribadi, nada suara dan jarak interpersonal.

JENIS – JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi Intrapersonal
Nota NPQEL

 Komunikasi yang berlaku dalam diri seseorang iaitu komunikasi dengan diri sendiri.
 Melibatkan pemprosesan dan pentafsiran data untuk membuat keputusan.
 Individu sebagai sumber dan penerima.
 Mesej merupakan pemikiran dan perasaan yang diproses oleh otak.
 Maklum balas seperti bercakap sendiri, mengeluh, menjerit dan menolak idea.
 Rangsangan berkomunikasi boleh datang daripada diri sendiri ataupun daripada luar
tetapi bukan dilahirkan oleh manusia lain melalui percakapan.

Komunikasi Interpersonal

 Komunikasi ini berlaku apabila dua orang berkomunikasi sama ada secara bersemuka
atau berjauhan.

Komunikasi Kumpulan

Komunikasi kumpulan dapat dibahagikan kepada dua jenis, iaitu:

 Komunikasi kumpulan kecil berlaku apabila tiga orang ataupun lebih berkomunikasi
tetapi tidak melebihi 25 orang dalam satu-satu masa.
 Komunikasi kumpulan besar melibatkan bilangan ahli yang berkomunikasi melebihi 25
orang.

Komunikasi Keorganisasian

 Komunikasi yang berlaku dalam struktur organisasi.


 Organisasi menggunakan komunikasi sebagai alat untuk mengkoordinasikan tindakan
setiap ahlinya sama ada menerusi saluran rasmi atau tidak rasmi.

Komunikasi Massa

 Komunikasi yang melibatkan penyebaran mesej kepada audien yang besar dan
pelbagai melalui media massa.
 Dalam proses komunikasi massa penghantar dan penerima mesej tidak mengenali
antara satu sama lain dan mereka tidak berkomunikasi secara langsung.

ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI

Model Shannon Weaver (1949), memperkenalkan tujuh elemen penting dalam komunikasi yang
berkesan iaitu:

i. Penghantar
Sumber bermulanya proses komunikasi. Penghantar boleh individu, kumpulan ataupun
sesiapa sahaja yang memulakan komunikasi dengan menghasilkan mesej.

ii. Enkod
Proses mengubah sesuatu bentuk komunikasi menjadi bentuk simbol yang boleh difahami oleh
penerima.

iii. Mesej
Nota NPQEL

Idea, maklumat, pendapat, cadangan dan sebagainya yang ingin dikongsi bersama-sama oleh
penghantar dan penerima. Mesej mengandungi simbol-simbol lisan dan bukan lisan.

iv. Saluran
Jalan yang dilalui oleh mesej atau maklumat untuk sampai kepada penerima.

v. Penerima
Individu, kumpulan ataupun orang ramai yang merupakan sasaran mesej. Penghantar juga
boleh menjadi penerima iaitu sewaktu menerima maklum balas.

vi. Dekod
Proses mentafsir maklumat yang diterima daripada penghantar supaya boleh difahami oleh
penerima.

vii. Maklum Balas


Tindak balas yang dihantar oleh penerima kepada penghantar setelah mentafsir maklumat yang
diterima.

POLA – POLA KOMUNIKASI

Komunikasi Atas ke Bawah


 Komunikasi sehala daripada pihak atasan kepada staf bawahan untuk:
 Memberi arahan tentang tugas atau kerja
 Menyampaikan penerangan tentang polisi atau dasar organisasi.
 Memberi maklum balas tentang prestasi kerja staf.
 Memberi penerangan tentang aktiviti baharu.

Komunikasi Bawah ke Atas
Komunikasi staf bawahan dengan pihak pengurusan organisasi melibatkan perkara-perkara
seperti yang berikut:
 Maklum balas daripada staf kepada pihak pengurusan
 Membincangkan tentang kerja yang telah diamanahkan.
 Menyuarakan masalah.
 Mengenal pasti amalan dan dasar organisasi.
 Mengenal pasti cara melakukan sesuatu kerja.

Komunikasi Mendatar
Melibatkan komunikasi setara antara staf seperti berikut:
 Penyelarasan maklumat antara jabatan.
 Penyelesaian konflik antara jabatan.
 Perkongsian maklumat antara jabatan.
 Mengadakan acara-acara sosial yang melibatkan ahli-ahli jabatan.

HALANGAN – HALANGAN KOMUNIKASI

Komunikasi mungkin tidak berjaya kerana sebab-sebab tertentu, khususnya komunikasi


interpersonal. Dalam banyak proses komunikasi, mesej mungkin tidak diterima seperti yang
dihasratkan oleh penghantar. Oleh sebab itu, pemimpin sekolah amat perlu mengetahui
halangan-halangan ini demi meningkatkan keberkesanan komunikasinya.
Nota NPQEL

Selain menguasai kemahiran mendengar secara aktif, kemahiran membuat penjelasan dan
refleksi, pemimpin sekolah perlu sedar akan wujudnya halangan-halangan komunikasi serta
dapat mengatasinya. Contoh halangan yang mempengaruhi keberkesanan komunikasi
termasuklah:

 Membuat persepsi tertentu terhadap mesej dengan memberi penilaian yang berlaku awal.
 Sikap tidak mahu mendengar dan memberi perhatian terhadap mesej yang disampaikan.
 Perbezaan latar belakang termasuk kebudayaan antara penyampai dan penerima mesej.
 Bahasa yang berbeza termasuklah penggunaan dialek, loghat dan bahasa teknikal.
 Mengabaikan bahasa badan semasa berkomunikasi.
 Penggunaan istilah teknikal atau jargon yang tidak difahami oleh penerima.

STRATEGI KOMUNIKASI

Mendengar secara aktif

 Bersedia untuk mendengar.


 Mendapatkan penjelasan sekiranya kurang jelas (jangan membuat andaian)
 Mendengar sebelum mula bercakap kerana sukar untuk mendengar dan bercakap pada
masa yang sama.
 Memberi perhatian terhadap idea utama
 Membuat catatan tentang isi-isi penting yang sedang dikomunikasikan.

Membina hubungan yang baik

 Mempunyai bahasa, gaya dan tujuan yang sama.


 Memahami dan menghayati cara berfikir mereka.
 Kesedaran terhadap aspek lisan dan bukan lisan.
 Mengambil kira aspek jarak peribadi (ruang/proksemik).
 Memberi perhatian terhadap elemen dan tingkah laku bukan prkataan seperti gerak
isyarat, postur dan bahasa badan.
 Mendengar secara aktif dan menghayati perkara yang dikomunikasikan.
 Mewujudkan hubungan mata antara penyampai dan penerima semasa berkomunikasi.

Memilih perkataan yang betul

 Permilihan perkataan yang tepat.


 Pastikan mesej yang disampaikan tepat dan khusus.
 Mesej lisan dan bukan lisan mestilah sama.
 Mengingati mesej yang disampaikan.
 Menggunakan bahasa yang jelas dan sesuai.
 Menggunakan senario, contoh, analogi, metafora dan bahan sokongan bagi
menjelaskan sesuatu perkara yang sukar untuk difahami.

KEMAHIRAN KOMUNIKASI BERKESAN

Kemahiran Mempengaruhi

Merupakan tindakan memujuk atau mengubah pemikiran pendengar atau penerima mesej yang
dikomunikasikan. Terdapat tujuh prinsip untuk mendapatkan kerjasama, iaitu:
Nota NPQEL

 Memberikan pemahaman.
 Mencari persefahaman.
 Mendengar secara aktif.
 Elakkan daripada berdebat.
 Mengambil berat kepada orang yang ingin dipengaruhi.
 Tanamkan kepercayaan tentang pentingnya berubah.
 Sesuaikan dengan situasi atau masa.

Kemahiran Memujuk

Menuturkan kata-kata manis untuk memikat hati atau melembutkan hati pendengar. Perkara ini
berkait rapat dengan peranan yang dimainkan oleh penutur atau media tertentu untuk
memaklumkan dan menerangkan tentang sesuatu isu atau perkara dengan tujuan untuk
memujuk orang perseorangan atau masyarakat. Tiga konsep penting berkaitan pembujukan
mengikut Aristotle ialah Logos, Pathos dan Ethos. Ketiga-tiga konsep ini telah dijelaskan
sebelum ini.

Kemahiran Perundingan

Perundingan merupakan satu proses yang melibatkan dua pihak atau lebih yang berusaha untuk
mencapai kata sepakat terhadap sesuatu konflik/perbezaan yang timbul agar dapat dipersetujui
oleh kedua-dua belah pihak mengelak perbezaan pendapat. Perundingan juga boleh dikatakan
sebagai proses tawar-menawar. Perkara penting dalam perundingan adalah:

 Mencari titik persamaan antara kedua-dua pihak yang berkonflik.


 Memulakan sesi perundingan dengan meletakkan kadar/sasaran yang lebih tinggi
daripada yang dikehendaki.
 Pertelingkahan seharusnya diselesaikan secara pukal dan bukannya secara berasingan.
 Menyelesaikan sesuatu isu secara bijaksana dengan mendapatkan keuntungan
tambahan.
 Perundingan seharusnya berfokuskan tujuan ke arah penyelesaian konflik dan bukannya
mengenai kedudukan seseorang.
 Perundingan sentiasa berfokus kepada faedah yang diperoleh dan bukannya perkara-
perkara yang dirundingkan

Kemahiran Delegasi

Delegasi adalah pemberian sebahagian tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain
(Keating, 1991; Taylor 1993), menyatakan bahawa pendelegasian merupakan satu proses untuk
mengembangkan potensi pegawai-pegawai bawahan kita.

Kemahiran Pengucapan Awam

Pengucapan awam didefinisikan sebagai pelahiran bahasa dengan penuh makna melalui
komunikasi lisan atau bukan lisan. Kemahiran komunikasi bukanlah sesuatu yang diperoleh
secara semula jadi. Kemahiran ini memerlukan latihan dan keyakinan. Semua orang boleh
menjadi pengucap yang baik seandainya dia sentiasa bersedia setiap kali berhadapan dengan
individu lain atau sekumpulan khalayak semasa memberikan ceramah, membuat pembentangan,
menghadiri sesi temu duga, dan sebagainya. Lima elemen asas dalam pengucapan awam ialah
Nota NPQEL

‘Siapa yang bercakap’, ‘Apa yang diperkatakan’ dan ‘Siapa yang menerima dengan
menggunakan saluran Apa’ dan ‘Apa kesannya'.

Elemen-elemen bagi pengucapan awam yang berkesan dan menarik:

 Menangani perasaan gemuruh.


 Berinteraksi dengan khalayak.
 Berpengetahuan dan bermaklumat dalam ucapan yang disampaikan.
 Menimbulkan suasana yang menyeronokkan.
 Mempelbagaikan kaedah penyampaian.
 Bertenaga dalam penyampaian.
 Mampu membuat hubungan mata dengan audien.
 Menggunakan teknik ‘berhenti seketika’.
 Menggunakan nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.
 Mampu mengawal kelajuan berucap.
 Penutupan ucapan dengan sempurna.

Kemahiran Menghadapi Pihak Media

Kebolehan seseorang berkomunikasi secara efektif dengan pihak media yang membuat liputan
tentang sesuatu peristiwa atau ketika membuat hebahan tentang sesuatu majlis/acara melalui
media elektronik dan media cetak. Liputan tersebut dilaksanakan terlebih dahulu sebelum majlis
atau secara langsung. Panduan menghadapi pihak media adalah seperti berikut:

 Menguasai isi wawancara dengan membuat persediaan dan menyediakan talking point.
 Mengemukakan pertanyaan-pertanyaan yang tidak memerlukan jawapan daripada pihak
media tetapi dijawab sendiri semasa memberi pendapat.
 Mengelakkan memberi jawapan secara teknikal atau berbentuk jargon.
 Menjawab hanya persoalan yang ditanya oleh pihak media sahaja.
 Elakkan menggunakan perkataan ‘No Comment’.
 Memberikan perhatian terhadap pertanyaan.
 Mengemukakan maklumat sokongan yang jelas dan tepat.
 Membuat latihan kendiri sebagai persiapan diri menghadapi pihak media.

ASPEK PERUNDANGAN DALAM KOMUNIKASI

Pada era digital ini, teknologi alat komunikasi berkembang dengan amat menakjubkan. Dengan
menyentuh butang pada telefon, seseorang boleh memasuki satu dunia yang
mengagumkan. Dunia menjadi kecil, sempadan menjadi sempit. Kebebasan mengakses
informasi bertambah secara mendadak, sama ada secara sah atau tidak sah. Walau
bagaimanapun, pemimpin pendidikan perlu berhati-hati dengan penggunaan alat-alat teknologi
informasi, penghantaran mesej, penggunaan pelbagai media sosial dan tindakan yang berkaitan
agar tidak terjebak dengan kesalahan yang tidak diingini.

Selain menguasai kemahiran komunikasi yang berkesan, pemimpin pendidikan perlu berjinak-
jinak dengan aspek-aspek perundangan, khususnya semasa membuat pernyataan
awam. Antara perkara yang perlu diberi perhatian serius:
Nota NPQEL

 Akta Hasutan 1948.


 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U.(A)395/1993] –
Peraturan 19: Membuat Pernyataan Awam.
 Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2010: Tindakan Tatatertib Terhadap Penjawat
Awam yang Membuat Kenyataan Menyentuh Sensitiviti Kaum dan Agama.
 Surat Edaran KPPA: JPA.BK(S)328/2 Jld. 9(17), 28 Januari 2015