KERANGKA MANAJEMEN PERUBAHAN

Tahap II – Desain
 Pada fase ini proyek program ini dirancang; ini harus dilakukan pada tingkat tinggi dan akan
melibatkan menyetujui sifat yang tepat dari visi, membangun tim untuk melaksanakan
perubahan dan mulai mendapatkan dukungan dari personil
 Juara juga harus disepakati pada tahap ini sebelum perencanaan rinci;
komunikasi, lokakarya dan diskusi sangat penting pada saat ini
Keluaran
 Termasuk visi bersama, membangun tim dan tanggung jawab yang disepakati

KERANGKA MANAJEMEN PERUBAHAN

Tahap III – Perencanaan
- Tujuan di sini adalah untuk merencanakan realisasi perubahan; ini membutuhkan melihat
kepada masa depan dan memikirkan semua risiko, ketergantungan, kontinjensi dan potensi
masalah, dan menyusun rencana untuk mengatasi mereka semua
- Hal ini termasuk mengalokasikan sumber daya, menyetujui waktu, menganalisis implikasi
dan mendapatkan buy-in pada prinsipnya dari mereka yang terkena dampak berbicara
dengan mereka dan mendapatkan masukan mereka
Keluaran
- Akan mencakup rencana, analisis risiko, grafik ketergantungan dan sumber daya untuk
mencapai rencana

KERANGKA MANAJEMEN PERUBAHAN

Tahap IV – Implementasi
- Setelah meletakkan rencana bersama-sama Anda sekarang harus menerapkannya
- Ini berarti memastikan bahwa rencana tersebut diikuti dan bahwa hal itu kembali dievaluasi
dalam terang perubahan lingkungan operasi dan / atau strategi dan karena hal-hal muncul
yang tidak diramalkan
- Keterampilan penting di sini adalah manajemen proyek dan diplomasi; manajemen yang
lebih baik dari tahap sebelumnya akan membuat tahap ini jauh lebih mudah
Keluaran
- Program yang dikelola dengan baik dan sukses perubahan

RENCANA PELAKSANAAN
Grafik berlawanan menunjukkan bagaimana manajemen perubahan cocok dengan program dan
bagaimana hal itu mendukung tujuan yang lebih besar.
Tujuan tersebut dapat menerapkan: infrastruktur TI yang baru; sebuah organisasi baru yang radikal;
Proses didesain ulang; dan sebagainya.
Apapun perubahan, perlu untuk mengintegrasikan manajemen perubahan ke dalam program secara
keseluruhan.

MANAJEMEN TIM
Sebuah tim khusus kecil untuk mengelola perubahan dapat memiliki efek besar pada sebuah
organisasi, salah satu yang tidak proporsional dengan ukuran tim. Memilih orang yang tepat, oleh
karena itu, penting.

MANAJEMEN TIM
PERAN
Sejumlah peran sangat penting untuk manajemen perubahan yang berhasil. Pilih orang yang tepat
atau proyek akan gagal. Nomor tim akan bervariasi tergantung pada ukuran proyek dan durasi.
- Seorang eksekutif senior harus tampak mensponsori proyek
- Orang senior harus mengambil hari-hari tanggung jawab
- Seorang manajer proyek penuh waktu dengan pengalaman mengelola perubahan harus
menjalankan proyek (sering peran konsultan eksternal)
- Sertakan orang dengan pengetahuan tentang organisasi dan pengalaman perubahan
program (konsultan eksternal sering terlibat juga)
- orang yang cukup di semua tingkatan dalam organisasi harus menjadi duta kemajuan untuk
membantu menyebarkan berita
- konsultan luar sering dapat bertindak sebagai katalis berguna karena kemerdekaan mereka
Tes yang diusulkan anggota tim untuk kesesuaian dengan menggunakan beberapa dari banyak
metode yang tersedia (Belbin, 16PF, Myers-Briggs, ODR, dll). Hal ini memastikan perpaduan yang
benar keterampilan.

PENGEMBANGAN PROSES
Anggota tim biasanya tidak bekerja sama dengan baik sejak hari pertama dan harus melalui proses
pengembangan mencari tahu tentang satu sama lain dan mencapai pemahaman kerja.
Hanya kemudian akan mereka berikan. Semakin awal terbentuk tim, semakin cepat mereka pindah
ke kinerja produktif.

RESISTANSI
Ketika Anda datang untuk menerapkan perubahan, tidak peduli apa yang telah Anda lakukan untuk
mempersiapkan dasar, masih akan datang sebagai kejutan bagi banyak orang.
Kejutan ini akan berubah menjadi perlawanan dengan cepat dan harus dikelola untuk memastikan
keberhasilan.
Mengatasi ketakutan masyarakat untuk mendapatkan komitmen mereka.

Resistansi adalah suara untuk status quo dan harus ditangani untuk mencegah perilaku yang
mengganggu. Ini harus direncanakan untuk dan ditangani dengan baik, jika tidak maka akan menjadi
lebih buruk dan dapat merusak proyek.
"Perusahaan Amerika dipenuhi dengan puing-puing program teknis suara yang telah dihancurkan
oleh resistensi karyawan untuk berubah" Tom Terez, Manajemen Modern

ALASAN
Resistansi terjadi karena berbagai alasan, baik yang nyata dan seharusnya:
- Kehilangan kontrol
- Ketidakpastian
- Takut perbedaan
- Kehilangan kekuasaan
- Kemungkinan peningkatan beban kerja
- Ancaman
- Kesalahpahaman
Sebuah program manajemen perubahan yang berhasil akan membahas penyebab tersebut dan
meniadakan mereka.

CARA UNTUK SETUJU DENGANNYA

Resistansi dapat diatasi bila Anda:
- Libatkan orang dalam proses
- Melatih
- Jelaskan perubahan mudah untuk memahami istilah
- Mengembangkan visi dan pembelian bersama
 - Jelaskan alasan (pembakaran platform)
- Mengatasi kekhawatiran pemangku kepentingan
- Di atas semua, komunikasi

MERAIH PENERIMAAN
Mendapatkan penerimaan melalui proses di bawah ini, dimulai dengan orang-orang yang paling
mungkin untuk menerima perubahan - inovator - sampai akhirnya lamban yang memenangkan lebih-
atau meninggalkan.
Gunakan inovator sebagai Duta Kemajuan.
 KOMUNIKASI
LIMA Ws
Who : Siapa yang harus diberitahu?
When : Kapan mereka harus diberitahu?
What : Apa yang harus mereka diberitahu?
Where : Dimana harus pesan disampaikan?
Who : Siapa yang harus mengontrol proses komunikasi?
Mengatasi FIVE Ws merupakan elemen penting dari program perubahan.
Komunikasi yang buruk berarti bahwa pesan yang salah bisa keluar dan, oleh karena itu,
kesalahpahaman terjadi - yang mengarah ke resistensi, antipati dan sering gagal.

SIAPA?
- Setiap orang yang harus diberitahu tentang sesuatu yang harus diberitahukan
- Keterbukaan adalah kunci (meskipun akan selalu ada beberapa hal yang tidak disebarluaskan
seluas lainnya)
KAPAN?
- Anggota proyek harus diberikan pengarahan sebelum mereka bergabung dengan proyek
- Semua karyawan yang terkena harus diberitahu pada saat yang sama, untuk menghindari
penyebaran rumor
- Ringkas mereka secara internal sebelum mereka eksternal; Anda tidak ingin staf mencari
tahu tentang perubahan dari media
- Membuat pengumuman menyusul peristiwa penting atau keputusan
APA?
Empat aturan komunikasi adalah:
- Katakan kepada mereka ketika Anda memiliki sesuatu untuk dikatakan
- Katakan kepada mereka apa yang Anda lakukan
- Katakan kepada mereka apa yang Anda lakukan
- Katakan kepada mereka apa yang Anda akan lakukan
DI MANA?
- Pilih kendaraan yang paling efektif untuk menyampaikan pesan Anda
- Ini bisa melalui seminar, surat staf, siaran pers atau apa pun; kuncinya adalah untuk
memastikan bahwa pesan Anda akan menyeberang ke orang yang tepat, untuk menghindari
rumor dan desas-desus
SIAPA HARUS MENGENDALIKANNYA?
Biasanya komunikasi akan berada di bawah kendali eksekutif sponsor.
Untuk program besar, ini biasanya CEO.
Ini adalah bagian penting dari keberhasilan program itu TIDAK HARUS diserahkan kepada junior.
- Manajer proyek biasanya akan memiliki masukan ke dalamnya
- Personil biasanya akan berkonsultasi
- Suatu perusahaan komunikasi orang, jika sesuai, akan terlibat
EPILOG
CARA BERHASIL
Sukses di Manajemen Perubahan melibatkan menjadi SMART:
S (strategy) : strategi didefinisikan
M (management) : Manajemen buy-in
A (assurance) : Jaminan untuk staf
R (risk) : analisis risiko
T (time) : Waktu pelaksanaan kritis

CARA GAGAL
Manajemen Perubahan akan gagal jika Anda STUPID:
S (sponsorship) : Sponsorship tidak kunjung datang
T (team) : Anggota tim tidak berfungsi sebagai agen perubahan
U (unclear) : Visi dan komitmen tidak jelas
P (poor) : program perubahan yang direncanakan Buruk
I (inappropriate) : Pantas / komunikasi cukup
D (don’t) : Jangan memperhitungkan budaya

TIPS
konfrontasi
Menghindari konfrontasi; memperoleh kesepakatan
perubahan tenaga kerja
Perubahan tenaga kerja (yang sering hasil dari perubahan) harus ditangani dengan simpatik untuk
memastikan pembelian dan penerimaan serta moral yang baik untuk staf yang tersisa
otomatisasi
Ingatlah bahwa otomatisasi biasanya menghasilkan posisi petunjuk yang dibuat berlebihan
Kerjasama dan pembelian
Adalah penting bahwa pembelian diperoleh dari staf dengan kesepakatan dan tidak pengenaan