MINI CASE MINGGU KE-13

AUDIT MANAJEMEN

TOPIK: AUDIT IN PRODUCTION CYCLE

KP B / Kelompok 10

Ellen Angelina 130318074

Jesica Wijaya 130318097

Alenzia Fatonah 130318098

Florence Rebecca 130318100

FAKULTAS BISNIS DAN EKONOMIKA

UNIVERSITAS SURABAYA

2021
 1. AUDIT PROGRAM
Tujuan audit adalah untuk meyakinkan bahwa :
1. Mereview dan menganalisa aktivitas produksi perusahaan agar dapat mencapai 3E
yaitu effective, effisien, dan economist.
2. Mereview ketaatan terhadap kebijakan prosedur dan regulasi yang berlaku
3. Mereview penggunaan sumber daya manusia pada manajemen operasional telah
berfungsi secara efektif dan efisien
4. Meyakinkan bahwa tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi dan program
telah tercapai.

Program audit : Dapartemen Pembelian

Tujuan operasi: untuk memperoleh supplier yang tepat dan barang baku yang berkualitas.

Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

PT Rundown dalam hal PT Rundown perlu memiliki ● Periksa daftar-daftar supplier

pemesanan bahan baku supplier lebih dari satu sebagai untuk memastikan apakah
dipercayakan kepada supplier supplier cadangan jika supplier supplier yang dipilih sudah tepat
tunggal. Resikonya adalah ketika utama kehabisan stock. bagi perusahaan dan mampu
perusahaan sangat membutuhkan memenuhi pesanan bahan baku
bahan baku dan dari supplier dari perusahaan. .
sendiri kehabisan stok maka ● Periksa apakah dokumen
akan menghambat proses pengajuan supplier telah
produksi. disetujui.

Kualitas bahan baku yang ● PT Rundown harus mencari
dipesan tidak sesuai (berkualitas tahu supplier mana yang
rendah). menyediakan bahan baku
berkualitas terbaik dengan
harga yang kompetitif
● PT Rundown harus
melakukan pemeriksaan dan
pemantauan pada kualitas
produk dari supplier.
● Periksa daftar supplier untuk
mengetahui bahwa supplier yg
dipilih sudah tepat.
● Periksa perencanaan pembelian
● Periksa review-review atas
kualitas bahan baku dari
supplier.
● Periksa SOP mengenai
pembelian bahan baku dan
pemilihan supplier.
 Program audit: Divisi Pembentukan Bodi
Tujuan operasi: untuk memproduksi bodi yang cukup dalam memenuhi permintaan pasar

Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

Kurangnya mesin pembentukan Perusahaan perlu mencari tahu ● Periksa daftar/data mengenai
bodi yang menyebabkan mengenai mesin pembentukan harga dan kualitas mesin
perusahaan kekurangan produksi bodi yang berkualitas dan pembentukan bodi
dan tidak bisa memenuhi harganya cocok dengan budget ● Periksa SOP mengenai
permintaan pasar. perusahaan. pengadaan mesin.

Mesin pembuatan bodi belum Perusahaan perlu ● Periksa SOP mengenai

dioperasikan secara maksimal. menjadwalkan atau
memaksimalkan pengoperasian
mesin, sehingga walaupun
perusahaan belum mampu
menambah mesin, mereka tetap
bisa mengejar permintaan pasar.
penggunaan mesin dan proses
produksi.
● Periksa secara berkala laporan
harian mengenai berapa produk
yang dibuat dalam satu hari
kerja.
● Pengecekan tingkat utilisasi
mesin.

Program audit: Divisi Pembentukan Pintu

Tujuan operasi: untuk mengetahui rencana yang tepat dalam memproduksi pintu

Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

Divisi pembentukan pintu lebih Perusahaan perlu memastikan ● Pengecekan utilitas mesin.
unggul dalam memproduksi atau menentukan kuantitas ● Periksa laporan harian dari divisi
pintu dimana satu hari pintu yang perlu diproduksi pembentukan pintu dan divisi
memproduksi pintu untuk 12 sehingga nantinya tidak ada pembentukan bodi apakah
mobil sedangkan divisi pintu yang kelebihan dan tidak kuantitasnya sudah saling sesuai,
pembentukan hanya mampu terpakai. tidak kurang dan tidak lebih.
memproduksi 6 mobil. Hal ini
berujung pada kelebihan
produksi atau kapasitasnya tidak
sesuai.

Kelebihan tenaga kerja pada Perusahaan harus memastikan ● Periksa mengenai pemisahan
divisi pembuatan pintu dimana bahwa penggunaan Sumber fungsi dan jobdesk setiap
penambahan tenaga kerja Daya Manusia benar-benar karyawan.
langsung pada departemen berfungsi secara efektif dan ● Periksa penempatan karyawan
pembuatan pintu sebanyak 20 efisien. dan departemen mana saja yang
orang sehingga total tenaga kerja membutuhkan karyawan.
langsung menjadi sebanyak 60
orang.

Program audit: Divisi Pembentukan Accessories

Tujuan operasi: untuk memperbaiki risiko atas divisi pembentukan accessories pada PT
RunDown

Pengujian Yang
Risiko Kontrol
Direkomendasikan

Untuk pengambilan accessories
diperlukan izin dari manajer
pembelian. Perijinan ini
membuat divisi ini menjadi
tidak efisien.
Perusahaan perlu membuat kartu ● Melakukan evaluasi terhadap
stock dalam hal pengambilan job desc, apakah job desc sudah
barang agar semua tercatat dengan dijalankan dengan baik atau
baik dan tidak ada terjadinya tidak
fraud.

Program audit: Divisi Pengecatan.

Tujuan operasi: untuk memperbaiki risiko atas Divisi Pengecatan pada PT RunDown

Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

Departemen pengecatan mampu Perusahaan perlu memastikan ● Memeriksa penyebab terjadinya

menyelesaikan dengan baik 3 atau menentukan kuantitas kekurangan produksi pada divisi
mobil sehari sedangkan pengecatan yang perlu pengecatan.
kemampuan departemen dilakukan sehingga nantinya ● Melakukan pengecekan terkait
perakitan adalah 9 mobil sehari. tidak ada mobil yang kemampuan divisi pengecatan
(Kekurangan produksi) kekurangan produksi. yang menyebabkan departemen
ini hanya mampu menyelesaikan
sedikit produksi.

Adanya penyalahgunaan ● Perusahaan perlu membuat ● Lakukan pengecekan data data

kekuasaan akibat pemilihan kebijakan yang tegas terkait supervisor apakah terdapat
supervisor hanya berdasarkan supervisor hubungan saudara dengan
“respect”. ● Mengevaluasi kemampuan pimpinan atau atasan pada
supervisor dalam departemen lain.
menangani karyawan ● Periksa apakah supervisor dapat
mengkoordinasikan dan
 mengawasi semua tugas divisi
sesuai dengan standar
perusahaan.
● Melakukan evaluasi terhadap job
desc, apakah job desc sudah
dijalankan dengan baik atau
tidak
2. AUDIT FINDING

Critical Problem Area: Departemen Pembelian Bahan Baku

Condition: Ditemukan bahwa PT Rundown dalam hal pemesanan bahan baku hanya dipercayakan pada satu supplier dan
ditemukan kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian kualitas bahan baku (kualitasnya rendah).

Criteria: Perusahaan sebaiknya memiliki supplier cadangan atau lebih dari satu sehingga pada saat perusahaan dalam
keadaan darurat dan membutuhkan bahan baku tapi ternyata supplier pertama kehabisan stock, perusahaan bisa
memesan kepada supplier cadangan. Dengan begitu proses produksi tidak akan terhambat. Selain itu, dengan
memiliki supplier lebih dari satu perusahaan bisa memiliki perbandingan mengenai harga dan kualitas dari supplier
yang berbeda, sehingga perusahaan bisa memperoleh bahan baku dengan harga yang lebih murah dan berkualitas
tinggi.

Cause: SOP yang diterapkan oleh PT Rundown dalam hal pemilihan supplier masih kurang memadai.

Effect: Proses produksi bisa terhambat apabila pada saat darurat, supplier kehabisan stock.

Recommendation: Sebaiknya perusahaan menambahkan dan memperbaiki SOP mereka dalam pemilihan supplier. Selain itu
perusahaan juga dapat melakukan survey mengenai kualitas dan harga dari berbagai supplier.

Critical Problem Area: Dapartemen Pembentukan Bodi

Condition: Ditemukan bahwa divisi pembentukan bodi kekurangan mesin dan mesin yang sudah ada belum dioperasikan
secara maksimal sehingga perusahaan kekurangan produksi dan tidak bisa memenuhi permintaan pasar.
Criteria: Seharusnya perusahaan mengatur dan memaksimalkan penggunaan mesin yang sudah ada apabila perusahaan
belum mampu untuk membeli tambahan mesin.

Cause: Perusahaan kurang memaksimalkan pengoperasian mesin pembuatan bodi, kekurangan mesin, dan tingkat utilitas
dari mesin tersebut tidak diperhatikan.

Effect: Perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pasar, kekurangan produksi, kalah bersaing dan nama perusahaan di
mata konsumen menjadi kurang baik.

Recommendation: Perusahaan perlu mencari tahu dan menambah mesin pembuatan bodi yang sesuai dengan budget perusahaan dan
memiliki tingkat utilitas mesin yang mampu memenuhi permintaan pasar. Selain itu perusahaan juga lebih
memaksimalkan pengoperasian mesin yang sudah ada.

Critical Problem Area: Dapartemen Pembentukan Pintu

Condition: Ditemukan adanya kelebihan produksi pintu dan kelebihan tenaga kerja pada divisi pembentukan pintu.

Criteria: ● Seharusnya jumlah pintu yang diproduksi sesuai dengan jumlah bodi yang diproduksi oleh divisi pembuatan
bodi. Sehingga tidak akan ada pintu yang terbuang atau tidak terpakai.
● Perusahaan seharusnya menempatkan tenaga kerja pada divisi yang benar benar membutuhkan. Disini
sebelumnya divisi pembentukan pintu sudah memiliki 40 tenaga kerja dan dengan tenaga kerja sebanyak itu
divisi pembentukan pintu sudah mampu untuk memproduksi pintu sesuai pesanan bahkan lebih. Sehingga
dapat disimpulkan disini bahwa penempatan tenaga kerja tambahan pada divisi pembentukan pintu tidak
efisien.

Cause: Kurangnya pemahaman dan survey terhadap tiap-tiap divisi serta penempatan dan pemberdayaan sumber daya
manusia yang belum tepat.
Effect: Terjadinya kelebihan produksi yang mengakibatkan terdapat pintu yang tidak terpakai atau terbuang dan berujung
pada kerugian. Selain itu adanya tenaga kerja yang tidak efisien.

Recommendation: Sebaiknya setiap jumlah pintu disesuaikan dengan jumlah bodi yang dibuat sehingga tidak ada kelebihan pintu.
Selain itu sebaiknya perusahaan lebih memperhatikan divisi mana saja yang benar benar membutuhkan tenaga
kerja, sehingga penempatan tenaga kerja juga akan lebih tepat dan efisien.

Critical Problem Area: Departemen Pembentukan Accessories

Condition: Ditemukan adanya izin dalam pengambilan accessories dari manajer pembelian yang membuat divisi ini menjadi
tidak efisien.

Criteria: ● Seharusnya departemen ini tidak perlu ada perizinan untuk mengambil accessories.
● Departemen seharusnya mempunyai kartu stok untuk accessories sehingga dalam pengambilan accessories ini
tercatat dengan sangat jelas.
● Perusahaan seharusnya membuat SOP khusus terkait dengan departemen pembentukan accessories agar
departemen ini menjadi efektif dan efisien.

Cause: SOP yang diterapkan oleh PT Rundown dalam hal pembentukan accesories masih kurang memadai

Effect: Terjadinya keterlambatan dalam produksi karoseri mobil karena membutuhkan izin terlebih dahulu dengan manajer
pembelian. Selain itu departemen ini menjadi tidak efisien.

Recommendation: Sebaiknya perusahaan melakukan penyusunan ulang pada SOP dan job desc terkait dengan pengambilan
accessories agar menjadi lebih efisien.
Critical Problem Area: Departemen Pengecatan

Condition: Ditemukan bahwa departemen mengalami kekurangan produksi dan kegiatan monitoring yang kurang baik
diakibatkan oleh pemilihan supervisor yang kurang tepat.

Criteria: Perusahaan seharusnya memaksimalkan mesin pengecatan agar dapat mencapai kuantitas yang seharusnya. Selain
mengenai pemilihan supervisor sebaiknya ditentukan kriteria-kriteria yang sesuai dan dipilih orang yang
benar-benar bisa menjalankan tugas dari supervisor.

Cause: Perusahaan kurang memperhatikan utilitas dari mesin pengecatan dan tidak ada target yang ditetapkan di
perusahaan. Selain itu SOP mengenai pemilihan supervisor juga belum memadai.

Effect: Terjadi kekurangan produksi atau jumlah produksi tidak mencapai kuantitas yang maksimal. Pengawasan akan
jalannya produksi juga kurang baik dan memperbesar terjadinya kesalahan dan kecurangan.

Recommendation: Memperbaiki SOP mengenai pemilihan supervisor, penjelasan mengenai jobdesc perlu dikomunikasikan, dan
sebaiknya perusahaan memperhatikan kuantitas dari setiap departemen agra tidak ada yg kekurangan atau
kelebihan produksi