MINI CASE MINGGU KE-12

AUDIT MANAJEMEN

TOPIK: AUDIT IN EXPENDITURE CYCLE

KP B / Kelompok 10

Ellen Angelina 130318074

Jesica Wijaya 130318097

Alenzia Fatonah 130318098

Florence Rebecca 130318100

FAKULTAS BISNIS DAN EKONOMIKA

UNIVERSITAS SURABAYA

2021
 1. AUDIT PROGRAM
Tujuan audit adalah untuk meyakinkan bahwa :
1. Mereview dan menganalisa aktivitas pembelian agar dapat mencapai 3E yaitu
effective, effisien, dan economist.
2. Mereview ketaatan terhadap kebijakan prosedur dan regulasi yang berlaku
3. Mereview dalam penggunaan sumber daya manusia pada manajemen operasional
telah berfungsi secara efektif dan efisien
4. Meyakinakan bahwa pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi
dan program

Program audit : Departemen Human Resources and General Affair

Tujuan operasi: Untuk mengetahui bahan baku (ATK/infrastruktur ) apa saja yang perlu dibeli

Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

Tidak ada kejelasan informasi Laporan untuk setiap Pencarian supplier yang tepat untuk
atau standar yang dapat permintaan pembelian barang efisiensi anggaran dan sesuai dengan
digunakan untuk menilai bahan baku ATK/infrastruktur jaminan kualitas yang ditawarkan.
aktivitas permintaan pembelian seperti : penyesuaian dengan
barang ATK/infrastruktur. Pastikan anggaran ATK sudah
laporan bulanan atau tahunan
direncanakan karena memungkinkan
terkait sisa stock barang.
pembelian ATK dalam jumlah
banyak akan lebih murah.
Perbandingan dan pencarian
supplier ATK yang tepat untuk Periksa dengan laporan sisa stock
efisiensi anggaran dan kualitas untuk menentukan apakah stock yang
produk ATK. dipesan memang penting dibutuhkan.

Periksa terkait form pemesanan

barang apa telah benar disetujui oleh
direktur.

Penggabungan departemen Departemen tersebut berdiri Periksa terkait otorisasi dan tanggung
HRGA yang bertugas untuk sendiri yaitu sebagai HR dan jawab pada sop karyawan perusahaan
melakukan permintaan GA dikarenakan fungsi HR dengan mencari siapa yang
pembelian kurang efektif lebih fokus pada pengembangan bertanggung jawab untuk melakukan
sehingga dapat menyebabkan SDM/ karyawan dan fungsi dan membuat form permintaan
tumpang tindih pekerjaan / fokus GA fokus pada fasilitas pembelian barang.
yang bercabang. operasional perusahaan dan
 pengadaan barang. Pemisahan HR dan GA untuk
efektivitas operasional perusahaan.

Program audit: Departemen PPIC dan Staff Gudang

Tujuan operasi: Untuk mengetahui rencana pembelian bahan baku yang dibeli

Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

Informasi atau standar untuk Penetapan prosedur pembelian
menilai aktivitas permintaan barang secara tegas terutama
pembelian barang bahan baku barang insidentil.
dan insidentil masih belum jelas.
Penyesuaian Laporan untuk
setiap perencanaan pembelian
barang bahan baku seperti :
staff gudang menyesuaikan
dengan stock opname
mingguan.
Periksa dengan laporan sisa stock
untuk menentukan apakah stock yang
dipesan memang penting dan
dibutuhkan.
Observasi dan periksa dengan
laporan stock opname untuk
memastikan jumlah bahan baku yang
dibutuhkan.
Pastikan rencana pembelian telah
memuat tentang kuantitas yang
dibutuhkan dan standar kualitas
bahan baku

Pastikan form rencana pembelian

bahan baku terutama barang
insidentil telah disetujui oleh GM.

Adanya 2 rencana pembelian Adanya perencanaan pembelian Rencana pembelian bahan baku
bahan baku yang dapat bahan baku dengan jadwal yang direncanakan sekali saja sehingga
memungkinkan operasional pasti atau bila adanya dapat memudahkan operasional
pembelian bahan baku tidak pergantian hari untuk rencana perusahaan apalagi bila pembelian
efektif dan memungkinkan pembelian maka dapat diganti bahan baku dilakukan dalam
terjadinya penggandaan dalam setahun sekali. mingguan.
pemesanan barang ke supplier.

Program audit: Departemen Pembelian Barang (Purchasing)

Tujuan operasi: Untuk melakukan pembelian bahan baku dan pemilihan supplier
 Risiko Kontrol Pengujian Yang Direkomendasikan

Departemen pembelian Fungsi pembelian (purchasing) Pemisahan otorisasi bagian

melakukan perangkapan tugas terpisah dari bagian penerimaan pembelian dan penerimaan barang
yaitu pada bagian pembelian dan barang.
penerimaan barang yang dapat Verifikasi bahwa Pesanan Pembelian
memungkinkan terjadinya hanya dapat dibuat jika otorisasi
kecurangan. yang diperlukan telah diberikan
sebagaimana mestinya

Adanya evaluasi berkala untuk

pengecekan relasi antara departemen
purchasing dengan supplier

Kurangnya rotasi dalam Adanya ketentuan secara tegas Pastikan untuk penerimaan supplier
penugasan pembelian mengenai rotasi penugasan yang dipilih telah sesuai dengan
memungkinkan bagian dalam bagian pembelian. prosedur pemilihan supplier yang
pembelian memiliki hubungan tepat seperti ditinjau kemampuan
jangka panjang dengan supplier Dibuat laporan pesanan terkait supplier dalam menyediakan bahan
tertentu. alasan mengapa memilih dengan kualitas dan harga yang
supplier tersebut. sesuai.

Pastikan dokumen perbandingan

supplier telah ditelusuri dan
disetujui oleh direktur atau bila ada
diserahkan kepada cost controller
(untuk menghitung perbandingan
harga lebih detail).

Tidak adanya informasi untuk
menilai aktivitas pembelian
barang yang memungkinkan
bagian pembelian membeli
barang dengan berlebih /tidak
sesuai
Pembelian barang dengan Monitoring semua permintaan /
dokumen purchase order dokumen PO yang dibuat oleh
disesuaikan dengan dokumen purchasing dan bandingkan dengan
permintaan pembelian barang dokumen permintaan pembelian
barang.
Arsip untuk PO sebaiknya disimpan
dan diberi nomor urut untuk lebih
efektif nantinya bisa dijadikan bukti
untuk laporan penerimaan barang.
 Program audit: Departemen Staff Gudang , Purchasing , HRGA
Tujuan operasi: Untuk mengecek ketepatan penerimaan barang

Pengujian Yang
Risiko Kontrol
Direkomendasikan

Departemen penerimaan barang Fungsi departemen penerimaan Pemisahan otorisasi bagian

melakukan perangkapan tugas barang seharusnya terpisah dari penerimaan barang dan pembelian
yaitu pada departemen bagian pembelian (purchasing) misalnya adanya departemen baru
purchasing yang juga Adanya divisi lain untuk mengatur yaitu departemen receiver atau
melakukan pembelian barang penerimaan barang bisa dilakukan juga oleh divisi
memungkinkan terjadinya gudang/staff gudang saja
kecurangan sedangkan divisi purchasing hanya
menerima RR untuk arsip
penyesuaian dengan PO

Verifikasi bahwa laporan

penerimaan bahan baku
(Receiving report) hanya dapat
dibuat jika telah sesuai
sebagaimana mestinya

Adanya evaluasi berkala /inspeksi

mendadak untuk pengecekan
barang

Tidak adanya prosedur yang Adanya divisi lain untuk mengatur Pastikan bahwa adanya inspeksi
tepat dalam mengatur penerimaan barang seperti atas kuantitas dan kualitas barang
wewenang untuk receiver atau bagian staff gudang yang diterima telah sesuai dengan
yang dipesan
menandatangani /menyetujui
penerimaan barang sehingga
memungkinkan kecurangan
pada departemen purchasing
dalam terjadinya pembelian
barang untuk kepentingan diri
sendiri maupun jumlah dan
barang yang dipesan salah

Barang yang diterima tidak Receiver / bagian staff gudang Bila barang yang telah dicek oleh
sesuai dengan yang dipesan yang menerima barang harus receiver/bagian staff tidak sesuai
selalu melakukan pengecekan maka receiver akan menanyakan
 sebelum membuat receiving report kepada bagian purchasing , lalu
Program audit: Departemen Finance and Accounting
Tujuan operasi: Untuk melakukan pembayaran ke supplier
Risiko Kontrol
Fungsi pembayaran (finance and Adanya pemisahan yang jelas
accounting) dilakukan secara dalam hal departemen finance
bersamaan akan memungkinkan and accounting yaitu
terjadinya kecurangan departemen AP dan departemen
Kasir
- Departemen Kasir (bagian
yang bertugas membayar)
- Departemen AP (pencatatan
dan pengecekan)
Pengeluaran dana berlebih /tidak Sebelum membuat surat bukti
sesuai dengan anggaran dana pembayaran sebaiknya invoice
disesuaikan dengan RR dan PO
purchasing akan melakukan
pengecekan lagi terhadap PO dan
bila barang yang terkirim terbukti
tidak sesuai ,maka bagian
purchasing mengklaim kepada
pihak supplier untuk mereview
retur dan penundaan penagihan
Pengujian Yang Direkomendasikan
Pembuatan job desc yang tegas
terkait departemen finance and
accounting
Verifikasi otorisasi akses pada
bagian pembayaran. Akan lebih baik
bila adanya pemisahan dalam bagian
pencatatan dan bagian pembayaran
Rekonsiliasi invoice, RR dan PO
oleh departemen AP dan apabila
sudah sesuai maka bagian kasir yang
akan melunasi pembayaran invoice
tersebut
 2. KERTAS KERJA AUDIT

Auditee Involved : Departemen Human Resources and General Affair

Source of Information :
- SOP Departemen HRGA
- Form permintaan pembelian bahan baku ATK dengan disetujui direktur

Audit Procedure :
- Mengevaluasi SOP terkait departemen HRGA
- Pemisahan HR dan GA sesuai job desc masing-masing
- Memastikan bahwa otorisasi dan tanggung jawab akan permbuatan form permintaan pembelian barang ATK telah sesuai
- Mengevaluasi perbandingan dan pencarian supplier ATK telah sesuai dengan anggaran dan kualitas produk ATK.
- Mengecek dan menginspeksi laporan sisa stock untuk menentukan apakah stock yang dipesan memang penting dibutuhkan.
- Mengkonfirmasi form permintaan pembelian bahan baku apakah benar keakuratanya telah disetujui direktur

Notes : Kami menyarankan agar perusahaan melakukan pemisahan pada departemen HR dan GA dikarenakan fungsi masing masing departemen
berbeda dan terdapat kebijakan dan prosedur formal secara tertulis dalam setiap aktivitas fungsi permintaan pembelian bahan baku ATK.
Auditee Involved : Departemen PPIC dan Staff Gudang

Source of Information :
- SOP departemen PPIC dan Staff Gudang
- Form permintaan pembelian barang bahan baku
- Form rencana pembelian barang bahan baku (mingguan)

Audit Procedure :
- Mengevaluasi SOP yang terkait dengan departemen PPIC dan Staff Gudang
- Memeriksa dan menginspeksi laporan sisa stock untuk menentukan apakah stock yang dipesan memang penting dan dibutuhkan
- Melakukan observasi terhadap laporan stock opname untuk memastikan jumlah bahan baku yang dibutuhkan
- Memastikan bahwa rencana pembelian telah memuat tentang kuantitas yang dibutuhkan dan standar kualitas bahan baku
- Mengkonfirmasi form rencana pembelian bahan baku terutama barang insidentil telah disetujui oleh GM

Notes : saran kami perusahaan sebaiknya merencanakan pembelian bahan baku dengan jadwal yang pasti atau apabila terdapat pergantian hari
untuk rencana pembelian maka dapat diganti dalam setahun sekali agar rencana pembelian barang bahan baku lebih efektif dan efisien.

Auditee Involved : Departemen Pembelian Barang (Purchasing)

Source of Information :
- SOP pembelian barang
 - Dokumen Perbandingan supplier
- Dokumen purchase order
- Dokumen permintaan pembelian barang

Audit Procedure :
- Mengevaluasi SOP pembelian barang apakah sudah sesuai dengan job desc bagian purchasing
- Mengecek dengan membandingkan dan menghitung ulang akan anggaran pembelian ke supplier apakah sudah sesuai standar yang
ditetapkan
- Mengevaluasi tindakan/relasi purchasing dan supplier dengan melakukan rotasi penugasan dalam bagian pembelian.
- Membandingkan dokumen PO dengan dokumen permintaan pembelian barang
- Mengkonfirmasi dokumen perbandingan supplier telah ditelusuri dan disetujui oleh direktur

Notes : Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan otorisasi bagian pembelian dan penerimaan barang untuk menghindari terjadinya kecurangan
dan melakukan rotasi penugasan secara berkala

Auditee Involved : Departemen Staff Gudang , Purchasing , HRGA

Source of Information :
- SOP Departemen Staff Gudang, Purchasing, HRGA
- Dokumen penerimaan bahan baku(receiving report)
- Dokumen pemesanan barang (purchase order)
Audit Procedure :
- Ada pedoman yang tegas terkait otorisasi divisi bagian penerimaan barang dalam bertanggung jawab untuk memeriksa bahan baku yang
diterima
- Memverifikasi bahwa laporan penerimaan bahan baku (Receiving report) hanya dapat dibuat jika sudah sesuai dengan sebagaimana
mestinya
- Menginspeksi kuantitas dan kualitas barang yang diterima telah sesuai dengan yang dipesan dengan membandingkan pada dokumen PO
- Mengevaluasi berkala /inspeksi mendadak untuk pengecekan barang

Notes : Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan otorisasi bagian penerimaan barang dan pembelian misalnya adanya departemen baru yaitu
departemen receiver atau dapat dilakukan juga oleh divisi gudang/staff gudang saja dan adanya penghapusan job desc HRGA terkait penerimaan
barang dikarenakan fungsi HRGA yang kurang sesuai pada fungsi penerimaan barang

Auditee Involved : Departemen Finance and Accounting

Source of Information :
- SOP Departemen Finance and Accounting
- Dokumen Faktur (Invoice)

Audit Procedure :
- Mengevaluasi SOP yang terkait dengan departemen finance and accounting
- Pemisahan finance and accounting sesuai job desc masing masing
 - Memverifikasi otorisasi akses pada bagian pembayaran
- Pemisahan bagian AP (pencatatan) dan bagian Kasir (pembayaran)
- Melakukan rekonsiliasi invoice, RR dan PO oleh departemen AP

Notes : Kami menyarankan sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan tugas departemen finance dan departemen accounting agar tidak terjadinya
kecurangan dan meminimalisir pengeluaran dana berlebih /tidak sesuai dengan anggaran dana.