FORMULIR

Sejak lahir sampai meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan
formulir. Pada saat lahir, banyak orang di lingkungan kita mengisi berbagai formulir
untuk mencatat peristiwa kelahiran kita. Bidan mengisi formulir untuk mencatat data
kelahiran kita. Orang-tua kita membawa formulir ini ke kelurahan. Di kelurahan, atas
dasar formulir yang telah diisi oleh bidan tersebut, kemudian pejabat pemerintah
membuat surat kelahiran yang merupakan formulir yang diisi data nama orang-tua dan
data kelahiran kita. Orang-tua kita kemudian membawa surat kelahiran ini ke Kantor
Catatan Sipil sebagai dasar pengisian akte kelahiran. Sepanjang hidup kita tidak terhitung
banyaknya formulir yang harus kita isi untuk berbagai keperluan. Sampai dengan saat
kita meninggal dunia pun, banyak formulir yang harus diisi oleh orang-orang di
lingkungan kita untuk merekam peristiwa tersebut. Kehidupan manusia modern tidak
dapat dilepaskan dari formulir.

DEFINISI FORMULIR
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Faktur penjualan tunai
dalam Gambar 3.1 merupakan contoh formulir, yang berupa secarik kertas yang akan
diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor unit,
nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga
total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga. Di samping informasi ini, formulir
tersebut berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama
formulir. Formulir sering pula disebut dengan dokumen, dan dalam buku ini kedua
istilah tersebut akan digunakan secara bergantian.

FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi formulir tersebut di atas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam
bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, peinakaian
formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir
elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan
untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Penggunaan
formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat berikut ini.
1. Tidak Pernah Kehabisan Formulir. Jika perusahaan menggunakan formulir kertas,
operasi bisnis dapat terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Tidak dlemikian
halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan perminutaan.
2. Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan
segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali
disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk
pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir
elektronik.
3. Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari. Penggunaan formulir elektronik
memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan format formulir untuk meme-
nuhi perubahan keadaah sehingga memungkinkan penyediaan formulir tcpat sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa
penggunaan formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pema.kai, karena
untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.
4. Tidak Dimungkinkan Penggunaan Formulir yang Salah. Penerapan h ukum Murphy

1
 terhadap formulir berbunyi sebagai berikut: Jika formulir yang, salah dapat dipakai,
hal ini akan terjadi. Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan
penggunaan formulir yang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh
orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat
dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terba.tas pada orang
yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus
memasukkan password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan
jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimasukkan ke dalam komputer.
Jika suatu formulir telah direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir,
karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer..
5. Kecepatan Pengisian Formulir. Kecepatan pengisian formulir elektronik jauh me-
lebihi kecepatan pengisian formulir kertas. Cursor akan ber'nenti di setiap ruang
kosong yang harus diisi data, dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian
formulir secara logis. Jika diperlukan, "help window"dapat disediakan untuk setiap
ruang yang harus diisi data. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan
(penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencantumkan secara
otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan Data Dilakukan Sekali. Dengan menggunakan formulir kertas,
data direkam dalam formulir, kemudian orang lain.harus membaca data dari
formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan
menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data
ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak Ada Data yang Mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasuk
kan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik. sdmtgga
tidak ada data yang mengambang. Dengan tprmuiir kertas, data akan
mengamhaug sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk mentransfer
formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir. Jika perusahaan menggunakan
ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar
dan kompleks. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan,
pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang
terintegrasi. Sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir
telah digu-nakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan
berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data tersebut
sangat ber-manfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam
perusahaan.

Gambar 3.1 Faktur Penjualan Tunai

2
MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua
peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk
merekamnya. Banyak orang mengira bahwa pesawat terbang Garuda dapat terbang
karena pilotnya, dan hanya sedikit yang mengetahui bahwa sebenarnya pesawat itu
terbang karena secarik kertas yang disebut formulir yang memberikan ijin bagi pilot
untuk menerbangkan pesawat tersebut.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian
dalam bentuk tulisan.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi
yang sama atau ke organisasi lain.

Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan. Dalam

suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang
tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan
formulir. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya

3
transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti
pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.
Dengan demikian formulir digunakan dalam organisasi untuk menetapkan tanggung
jawab timbulnya transaksi. Dalam transaksi pembelian misalnya, Kepala Bagian
Pembelian yang bertanggungjawab atas transaksi tersebut membubuhkan tanda
tangan di atas formulir surat order pembelian. Formulir yang sudah ditandatangani
oleh Kepala Bagian Pembelian tersebut memperlihatkan siapa yang
bertanggungjawab atas terjadinya transaksi pembelian barang yang telah dilakukan
oleh perusahaan. Jika ada berbagai pejabat yang bertanggungjawab atas terjadinya
suatu transaksi, dalam formulir perlu disediakan ruang untuk pencantuman tanda
tangan berbagai pejabat tersebut. Dalam formulir bukti kas keluar (voucher) dalam
Gambar 3.2 misalnya, disediakan ruang untuk beberapa pejabat yang:

a. Mengisi formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pen-

dukung oleh Kepala Bagian Utang.
b. Memberikan otorisasi pengeluaran uang oleh Kepala Departemen Keuangan atau
Direktur Keuangan.
c. Melaksanakan pembayaran oleh Kasa.
d. Mencatat transaksi pengeluaran kas oleh Kepala Bagian Utang dalam register
bukti kas keluar (voucher register) dan oleh Kasa dalam register cek (check
register).

Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan. Formulir berfungsi sebagai

alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang
diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Seperti
telah disebutkan di atas, dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan
memerlukan data berikut ini direkam dalam formulir faktur penjualan tunai:

a. Tanggal penjualan.
b. Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.
c. Nama barang yang dijual.
d. Kuantitas barang yang dijual.
e. Harga jual per satuan.
f. Total harga jual setiap jenis barang yang dijual.
g. Total harga jual semua barang yang dijual.
h. Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan.
i. Tanda penerimaan kas dari Bagian Kasa.
j. Tanda penyerahan barang kepada pembeli.
k. Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi.

Semua data tersebut perlu direkam dalam formulir, sebagai bukti telah dilaksana-
kannya transaksi penjualan tunai. Dengan demikian perancang formulir perlu menye-
diakan ruang dalam formulir faktur penjualan tunai untuk memungkinkan perekaman
semua data tersebut (lihat kembali Gambar 3.1).

Untuk Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan Semua

Kejadian dalam Bentuk Tulisan. Dalam kehidupan kita, jika seseorang tertipu oleh
janji orang lain, kita sering memberi komentar "memang lidah tidak bertulang".
Karena semua orang memiliki lidah tidak bertulang inilah, formulir diperlukan dalam
organi-sasi. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu

4
formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Jika misalnya order pembelian
barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara lisan oleh Kepala Bagian
Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adalah besar. Oleh
karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengiriman surat order
pembelian kepada pemasok.

Untuk Menyampaikan Informasi Pokok dari Orang Satu ke Orang Lain di dalam
Organisasi yang Sama atau ke Organisasi Lain. Formulir berfungsi pula sebagai
sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau
antarorganisasi. Bagian Gudang menggunakan formulir surat permintaari pembelian
untuk memberitahu Bagian Pembelian bahwa Bagian Gudang memerlukan barang
dengan spesifikasi dan kuantitas seperti yang ditulis dalam formulir tersebut. Dalam
sistem penjualan tunai suatu toko buku seperti yang telah diuraikan dalam Bab 1,
wiraniaga memberitahu bahwa pembeli akan membeli buku dengan jenis buku,
kuantitas, dan harga tertentu, dengan mengirimkan faktur penjualan tunai (via
pembeli) kepada Bagian Kasa, sehingga Bagian Kasa siap menerima uang dari
pembeli tersebut. Formulir faktur penjualan tunai ini di samping digunakan untuk
memberitahukan informasi pokok kepada unit-unit organisasi intern (Bagian Kasa,
Bagian Pembungkusan, dan Bagian Akuntansi), juga digunakan oleh wiraniaga
untuk memberitahukan kepada pembeli jumlah harga barang yang harus dibayarkan
ke Bagian Kasa untuk buku yang telah dipilih oleh pembeli. Dalam hal ini pembeli
merupakan pihak luar ditinjau dari organisasi toko buku tersebut.

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut
sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan
c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Formulir ini dibuat dalam
perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh formulir ini adalah: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit,
kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan kepada Pihak Luar Perusahaan. Formulir
ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada
pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur penjualan tunai,
faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga,
bukti kas keluar, dan surat order penjualan.

Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan. Formulir ini diterima dari
pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar
tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari
pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank
(bank statement).

GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

5
a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
b. Formulir yang digunakan unruk mencatar tindakan yang telah dilaksanakan.

Formulir yang Dibuat untuk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan. Formulir

dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit
organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Sebagai contoh adalah formulir surat permintaan pembelian. Formulir ini digunakan
oleh Bagian Gudang untuk meminta Bagian Pembelian melaksanakan transaksi
pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di Bagian Gudang. Contoh
lain formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah:

 Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials requisition)

 Surat permintaan penawaran harga (price quotation).
 Memo kredit dan memo debit (debit or credit memos).

Formulir yang Digunakan untuk Mencatat Tindakan yang Telah Dilaksanakan.

Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah
dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir
ini digunakan oleh Bagian Penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima
dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah:

 Faktur penjualan
 Faktur pembelian
 Kartu jam kerja
 Surat muat (bill of lading)
 Pernyataan piutang (account receivable statement)

PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi adakalanya memenuhi beberapa
fungsi sekaligus. Sebagai contoh dalam transaksi penjualan, suatu perusahaan
menggunakan suatu formulir yang disebut surat order penjualan. Formulir ini diisi
berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya tanggal
penjualan, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual
per satuan dan total harga jual. Surat order penjualan ini dibuat 4 lembar sekaligus
untuk mengurangi pekerjaan klerikal. Lembar pertama berfungsi sebagai faktur
penjualan yang dikirim kepada pembeli; lembar kedua berfungsi sebagai permintaan
otorisasi penjualan kredit kepada Bagian Kredit; lembar ketiga berfungsi sebagai
perintah pengiriman kepada Bagian Pengiriman untuk mengirim barang yang
tersebut dalam formulir tersebut kepada pembeli yang bersangkutan; lembar
keempat berfungsi sebagai tembusan piutang yang dipakai oleh Bagian Piutang
untuk mencatat timbulnya piutang dari penjualan kredit. Hanya dengan satu kali
pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan ini memenuhi berbagai fungsi
sekaligus.

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.

2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.

6
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan
untuk komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir
lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan ta-
ngan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak
perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga
jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang
lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglafi formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya
membubuh-kan tanda V, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk
menghemat waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan
menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa
karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok
dae-rah yang logis yang berisi data yang saling terkait.

Pemanfaatan Tembusan atau Copy Formulir. Untuk memenuhi beberapa tujuan

sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Dalam melaksanakan transaksi pembelian
mi-salnya, diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan,
pemberitahuan kepada Bagian Penerimaan mengenai barang yang akan diterima
dari pemasok, dan pemberitahuan kepada Bagian Utang untuk melakukan
pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima. Untuk mengurangi pekerjaan
klerikal, analis sistem mem-buat beberapa lembar formulir, yang dengan sekali
pengerjaan, beberapa tujuan tersebut dapat tercapai. Oleh karena itu, analis sistem
merancang formulir surat order pembelian (purchase order) untuk dikirim kepada
pemasok, yang hanya dengan sekali pengerjaan dapat menghasilkan tembusan
yang dapat memberikan informasi kepada Bagian Penerimaan dan Bagian Utang.

Penghindaran Duplikasi dalam Pengumpulan Data. Dalam mengumpulkan data

hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. Sekali data telah
dikumpul-kan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam
formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.

Rancangan Formulir yang Sederhana dan Ringkas. Formulir yang dirancang

sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data
yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan
buku pembantu.

Unsur Internal check dalam Merancang Formulir. Formulir merupakan bagian dari
berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal check ini diciptakan untuk
dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga
kekayaan organisasi. Kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja
adalah kelemahan yang melekat pada setiap manusia. Pengisian data ke dalam

7
formulir seringkali mengandung kesalahan manusiawi tersebut. Untuk menghindari
kemung-kinan kesalahan dalam pengisian formulir, analis sistem hams memasukkan
unsur internal check pada saat perancangan formulir.

Nama dan Alamat Perusahaan pada Formulir. Formulir untuk antar bagian di
dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun untuk
formulir yang dikirim keluar perusahaan, nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan
perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir
tersebut bagi perusahaan penerima. Pencantuman nama, alamat, dan logo tersebut
umumnya di bagian formulir sebelah atas, kiri atau kanan. faktur penjualan, surat
order pembelian, Pernyataan Piutang, dan bukti kas keluar merupakan contoh
formulir yang memuat nama, alamat, dan logo perusahaan. Lihat formulir faktur
penjualan tunai (Gambat 3.1) dan formulir bukti kas keluar (Gambar 3.2).

Nama Formulir. Seperti halnya dengan orang, formulir pun memerlukan nama untuk
memudahkan identifikasinya. Nama rormulir biasanya dipilih untuk menggambarkan
fungsi formulir tersebut. Jika formulir digunakan untuk meminta barang dari Bagian
Gudang, maka formulir tersebut diberi nama bukti permintaan barang gudang. Jika
formulir digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari Bagian Gudang, maka
formulir tersebut diberi nama bukti pengeluaran barang gudang. Jika formulir diguna-
kan untuk meminta dan sekaligus juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang
dari Bagian Gudang, formulir tersebut diberi nama bukti permintaan dan pengeluaran
barang gudang. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan
identifikasi terhadap formulir tersebut.

Nomor Identifikasi pada Setiap Formulir. Jika perusahaan menggunakan berbagai

jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Untuk
mengingat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan.
Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi
formulir. Dalam praktek tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk
menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.

Gambar 3.2 Bukti Kas Keluar

8
Formulir Besar. Jika kita harus mengisi banyak koiom dalam formulir yang lebarnya
dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkinan kita mengisi pada baris yang salah
adalah besar. Untuk menghidari kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis
diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah kanan.

Pencetakan Garis pada Formulir. Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir ter-
sebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan
mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi
sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan
waktu guna menempatkan tulisan tepat di antara dua garis.

Pencantuman Nomor Urut Tercetak. Nomor urut tercetak digunakan untuk menga-
wasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. Penggunaan
nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, memo kredit, faktur
pen-jualan, dan memo debit merupakan elemen pengawasan intern terhadap
transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Nomor urut tercetak ini akan
dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali
dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut. Lihat
nomor urut tercetak yang tercantum pada formulir bukti kas keluar (Gambar 3.2).

9
Rancangan Formulir yang Hanya Memerlukan Pertgisian Tanda √ atau X, atau
dengan Mencantumkan Jawaban "Ya" atau "Tidak". Jika informasi yang akan
dikum-pulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat
waktu pe-ngisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir,
sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V atau x untuk informasi yang
dipilih oleh pengisi. Sebagai contoh, jika salah satu informasi yang akan dikumpulkan
dalam formulir adalah jenis kelamin pengisi, maka analis sistem tinggal
mencantumkan informasi tersebut dalam formulir sebagai berikut:

Pengisi formulir tidak perlu menuliskan kata laki-laki atau wanita pada saat mengisi
formulir tersebut, namun cukup hanya membubuhkan tanda M atau x dalam kotak di
muka informasi yang dipilihnya. Cara lain yang ditempuh oleh analis sistem untuk
menghemat waktu pengisian formulir adalah dengan membuat pertanyaan
sedemikian rupa guna memperoleh informasi dari pengisi. Pengisi formulir cukup
hanya memilih jawaban ya atau tidak yang sudah tersedia, dengan cara melingkari
jawaban yang dipilihnya. Lihat contoh pertanyaan tersebut dalam formulir Survai
Formulir (Gambar 3.6)

Formulir Ganda. Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan
tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada for-
mulir aslinya dengan berbagai cara berikut ini:

a. Dengan menyisipkan karbon yang dapat dipakai lebih dari satu kali di antara
lembar asli dengan lembar tembusannya da di antara lembar tembusan yang
lain.
b. Dengan menyisipkan karbon sekali pakai di antara lembar asli dengan lembar
tembusannya da di antara lembar tembusan yang lain.
c. Dengan menggunakan kertas tanpa karbon (carbonless paper) sebagai bahan
cetak formulir berganda.

Seringkali informasi tertentu yang tercantum dalam lembar formulir asli tidak dikehen-
daki tampak dalam lembar tembusan tertentu. Untuk memenuhi keperluan ini ada
beberapa cara yang dapat ditempuh:

a. Kolom atau baris pada lembar tembusan tertentu yang tidak dikehendaki berisi
informasi tertentu yang tercantum dalam lembar formulir asli dihitamkan (black-
out), sehingga pada waktu pengisian formulir dilakukan, pada tempat yang dihi-
tamkan tersebut tulisan tidak dapat dibaca. Sebagai contoh adalah formulir tem-
busan surat order pembelian yang dikirimkan oleh Bagian Pembelian ke Bagian
Penerimaan untuk memberitahukan tentang adanya barang yang akan diterima
oleh Bagian Penerimaan dari pemasok tertentu. Informasi kuantitas barang yang
tercantum dalam lembar asli surat order pembelian tidak dikehendaki tampak
dalam tembusan formulir tersebut yang dikirimkan ke Bagian Penerimaan, agar

10
 bagian yang terakhir ini melaksanakan penghitungan barang secara
independen,sehingga hasil perhitungannya benar-benar dapat dipercaya. Oleh
karena itu kolom kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga dalam tembusan
surat order pembelian yang diperuntukkan bagi Bagian Penerimaan dihitamkan
agar informasi yang dicantumkan dalam lembar asli formulir tersebut tidak dapat
dibaca oleh Bagian Penerimaan. Lihat Gambar 3.3 Surat Order Pembelian dan
Gambar 3.4 Tembusan Surat Order Pembelian.
b. Karbon yang disisipkan di atas lembar tembusan yang dikehendaki tidak terisi
dengan informasi yang tercantum dalam lembar formulir asli dipotong sedemikian
rupa sehingga informasi yang dicantumkan pada lembar asli tidak terekam pada
lembar tembusannya.
c. Formulir tembusan yang tidak dikehendaki terisi dengan informasi yang
tercantum dalam lembar asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang
dicantumkan pada lembar asli tidak terekam pada lembar tembusannya.

Pembagian Zona. Zona membagi formulir menurut blok-blok yang logis yang berisi
data yang saling terkait seperti dilukiskan pada Gambar 3.5.

KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4 keadaan yang
mendasari perlunya penggunaan formulir:
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan
mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat
yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan
informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tangguhg jawab terjadinya transaksi, formulir
perlu digunakan.

Gambar 3.3 Surat Order Pembelian

11
Gambar 3.4 Tembusan Surat Order Pembelian yang Dikirim ke Bagian Penerimaan

12
13
Gambar 3.5 Pembagian Zona dalam Formulir

Jika Suatu Kejadian Harus Dicatat. Jika suatu peristiwa perlu dicatat, maka
diperlukan formulir untuk merekamnya. Misalnya suatu perusahaan perlu mencatat
transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari. Untuk itu perusahaan
tersebut perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi
tersebut setiap harinya.

Jika Suatu Informasi Tertentu Harus Dicatat Berulang Kali. Jika suatu informasi
harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan
informasi tersebut. Sebagai contoh jika setiap kali mengajukan permintaan
pembelian, Bagian Gudang harus menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas,
dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir
dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi
waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh Bagian Gudang kepada
Bagian Pembelian.

Jika Berbagai Informasi yang Saling Berhubungan Perlu Disatukan dalam

Tempat yang Sama. Untuk dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan
oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai
nama barang yang
akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan.
Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan
Bagian Pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi
tentang barang yang diminta oleh Bagian Gudang, maka formulir surat permintaan
pembelian harus digunakan.

14
Jika Diperlukan Penetapan Tanggung Jawab Terjadinya Transaksi. Seperti telah
disebutkan di atas, formulir digunakan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya
transaksi. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada
seseorang, diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan
transaksi tersebut.

FAKTORYANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan
fak-tor-faktor berikut ini:

1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam for-
mulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus
dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi
di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak
perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip
pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun
menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya ke-
salahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan
peng-gunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemro-sesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar
spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin
khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan
jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus
disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan
menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi
yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.

INFORMASIYANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU

FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk
menen-tukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau
penghentian pe-makaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu
dilakukan survai guna mengumpulkan informasi:

a. Yang bersangkuran dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumiah
lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
b. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan
infor masi dari formulir tersebut.

Berikut ini disajikan contoh daftar pertanyaan yang digunakan oleh analis sistem
untuk mengumpulkan informasi formulir yang akan diperbaiki desainnya (lihat Gam-
bar 3.6).

15
Gambar 3.6 Survai Formulir

SURVAI FORMULIR
NAMA FORMULIR ............ ........DEPARTEMEN ................................ NO. FORMULIR
…………
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI ................................................... .
DISURVAI OLEH.............................. TANGGAI. SURVAI.......

Jika Saudara perlu rnenambahkan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman

sebalik formulir ini. Tunjukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan
penjelasan Saudara.

1. Fungsi umum formulir

2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan? Ya Tidak
3. Dapatkah digunakan formulir lain? Ya Tidak
4. Dapatkah formulir ini dapat digabung dengan formulir yang lain? Ya Tidak
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa? ....................................
6. Formulir Iain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini? Nama formulir
.................. No. Formulir……… ............. Informasi diambil dari formulir nomor ..................
Ditransfer ke formulir no …………

TEKS
Ya Tidak
7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas? Ya Tidak
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan? Ya Tidak
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudah termuat di dalam formulir? Ya Tidak
11.Apakah susunan informasi sesuai dengan urutan operasinya? Ya Tidak

DESAIN

12.Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data? Ya Tidak

13.Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik? Ya Tidak
14.Apakah garis diatur cukup untuk diproses dengan ekuipmen Ya Tidak
kantor yang tersedia?
15. Apakah penampilan formulir menarik? Ya Tidak

KERTAS

16. Apakah mutu kertas sesuai dengan lama pemakaian formulir? Ya Tidak
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan? Ya Tidak
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap karakteristik pemakainnya? Ya Tidak
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakteristikpenggunaannya? Ya Tidak
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien? Ya Tidak
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor? Ya Tidak
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop Ya Tidak
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi? Ya Tidak
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan? Ya Tidak

PRODUKSI

25.Berapa kuantitas yang digunakan? Bulanan .................. Tahunan .......................

26.Dimana tempat penyimpanan formulir? ................................................................
27.Berapa jumlah lembar formulir ini yang tersedia sekarang ditempat penyimpanan? .
28.Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan dihubungi?

KESIMPULAN ................ DISAHKAN OLEH: .................. TANGGAL:

16
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi
dua macam: dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung
[supporting document atau corroborating document). Dokumen sumber adalah
dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku
pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri
dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen
sumber. Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi
penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai
dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan
surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muat (bill of lading)
sebagai dokumen pendukung faktur penjualan tersebut. Dokumen pendukung ini
berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam
faktur penjualan. Surat order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan
tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang
membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai
dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat
muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum
dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya
berbagai dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang
dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi menjadi dapat
diandalkan kesahihannya. Dalam Gambar 3.7 disajikan nama dokumen sumber dan
dokumen pendukung yang bersangkutan.

Gambar 3.7 Transaksi, Dokumen Sumber, dan Dokumen Pendukung

yang bersangkutan

Dokumen Pendukung yang

Transaksi Dokumen Sumber
Bersangkutan

Penjualan tunai Faktur penjualan tunai Pita register kas

Surat order pengiriman Laporan

Penjualan kredit Faktur penjualan
pengiriman barang Surat muat

Retur penjualan Memo kredit Laporan penerimaan barang

Surat order pembelian Laporan

Pembelian Bukti kas keluar penerimaan barang Faktur dari
pemasok

Retur pembelian Memo debit Laporan pengiriman barang

Penggajian dan Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji
pengupahan
Bukti permintaan dan
Pemakaian barang
pengeluaran barang
gudang
gudang

17