No.

Dokumen

Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
KUNJUNGAN TAMU DARI LUAR NEGERI
Halaman 1 dari 6

1. DASAR PEMIKIRAN
1.1 Tentang kejelasan aturan dan tata cara penerimaan tamu hingga tamu kembali ke negeri asal.
1.2 Selain dari pada itu diterangkan pula, mengenai tarip-tarip yang berlaku.

2. TUJUAN
2.1. Memberikan pedoman untuk pelaksanaan Penerimaan Tamu dengan memperhatikan segi
kualitas, kuantitas, waktu, maupun anggaran.
2.2. Adanya standard prosedur pelaksanaan Penerimaan Tamu.
2.3. Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut anggaran yang telah
disetujui untuk menunjang aktivitas Karyawan sebagai penerima tamu, dan juga Tamu itu
sendiri.

3. PENGERTIAN
3.1 Tamu dari Luar Negeri adalah Sesorang yang diperbolehkan berkunjung ke PT. Formulatrix
dengan maksud dan tujuan tertentu.
3.2 Anggaran Penerimaan Tamu adalah Anggaran yang disediakan untuk menunjang kegiatan
operasional pada kegiatan selama tamu berkunjung di PT. Formulatrix.

2. RUANG LINGKUP
2.1.Kebijakan serta prosedur Penerimaan Tamu ini berlaku untuk semua tamu di seluruh lingkungan
PT. Formulatrix Indonesia.
2.2.Prosedur Penerimaan Tamu ini berlaku untuk Penerimaan tamu asing yang dilakukan di dalam
PT. Formulatrix Indonesia.
3. REGULASI DAN ATURAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PEMERINTAHAN
3.1. Visa On Arrival
3.1.1. Visa on Arrival digunakan saat Tamu dating untuk vacation
3.2. Visa Kunjungan Bisnis
3.2.1. Visa Kunjungan Bisnis diperlukan untuk diproses untuk apabila tamu akan aktif di
dalam PT. Formulatrix Indonesia.
Multiple Business
 No. Dokumen

Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
KUNJUNGAN TAMU DARI LUAR NEGERI
Halaman 2 dari 6

3.3.Laporan ke kepolisian
3.3.1. Diperlukan untuk memberitahukan keberadaan tamu asing
3.4.Laporan ke Dinas Tenaga Kerja
3.4.1. Apabila tamu menggunakan Visa on Arrival, maka diperlukan laporan ke Dinas tenaga
Kerja dan Immigrasi yang menjamin bahwa tamu dating namun hanya dalam kapasitas
berkunjung dan tidak aktif ketika berada di Perusahaan. Hal ini diperlukan untuk
menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
3.4.2. Apabila tamu menggunakan Visa Bisnis, maka tidak diperlukan laporan apapun, karena
proses pengurusan Visa dari Jakarta, telah memberikan laporan secara otomatis ke pada
pihak-pihak terkait

4. TATA CARA PELAKSANAAN PENERIMA TAMU

Description PIC Asking Approval Report
Passport &itinerary, pass to
Kelengkapan dokumen passport terbaru dan itinerary HR The visitor
all related person in charge
ArrangeVisa GA HR Visa
Reporting to government GA HR Approval from goverment
Ticketing (Domestic / Int)* Purchasing + Admin Purchasing PO- Purchasing
Hotel Purchasing + Admin Purchasing PO- Purchasing
Rent Car Purchasing + Admin Purchasing PO- Purchasing
Lunch/ Dinner Admin Admin Admin – Kasir
Weekend vacation Admin Admin Admin – Kasir
*Note:
Air Ticket/ Hotel request
Admin Email to Purchasing (Inform the Schedule and passenger detail)
Purchasing Comparison
Admin If there any, Admin could also give other comparison for alternative choice
Requester Confirmation
Purchasing Asking approval to Director or the PIC (Manager)
Purchasing Purchase proses
Admin/Requester If requester want to purchase it online
Purchasing Create PO

Rent Car
Admin Email to Purchasing (Inform the Schedule and place) to pick / drop
Purchasing Arrange the rent car

Lunch / Dinner all arrange by admin

Weekend vacation all arrange by admin

 No. Dokumen

Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
KUNJUNGAN TAMU DARI LUAR NEGERI
Halaman 3 dari 6

5. BATASAN-BATASAN ANGGARAN:
budget of $200 USD per full week to spend on team building. (This is exclusive of that person’s meal allowance). A
few rules:
1. This should only be used for legitimate team building expenses. That could include lunches, dinners, playing
pool, renting bicycles.
2. The objective should be activities that promote people spending time with each other so they build better
working relationships.
3. This should be considered a maximum budget – if you don’t need to spend it all, please don’t.
4. Good judgment should be used on these expenses. As a guideline, here are things that would not be included
a. Gifts for team members.
b. Overnight trips.
c. Spa treatments/messages.
5. If necessary we can make exceptions to the budget and what’s ok for the expenses. Just ask.

Prepared By : Approved By

Dina Christiana Ferry Haryadi

Direktur