BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Upaya pengembangan Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan

kegiatan yang harus dilakukan dan difasilitasi oleh pemerintah agar
pengetahuan, kemampuan, dan sikap ASN meningkat sesuai dengan
tuntutan pekerjaan. Pegawai merupakan tenaga kerja manusia
jasmaniah maupun rohaniah yang senantiasa dibutuhkan dan oleh
karena itu menjadi salah satu modal pokok dalam mencapai tujuan
organisasi. Mereka dipekerjakan dalam suatu badan tertentu, baik di
lembaga-lembaga pemerintah maupun dalam badan-badan usaha
Pendapat lain menyatakan bahwa pegawai adalah mereka yang secara
langsung digerakkan oleh manajer sebagai pelaksana pekerjaan untuk
menghasilkan karya- karya yang dapat mewujudkan tujuan organisasi.

Berdasarkan definisi tersebut dapat diketahui bahwa pegawai

adalah salah satu modal pokok dalam suatu organisasi, baik di
pemerintahan maupun swasta. Sebagai unsur manusia dalam suatu
organisasi maka keberadaan serta kemampuan dan keterampilan
pegawai akan menentukan tercapai tidaknya tujuan suatu organisasi.

PNS merupakan unsur abdi negara, abdi masyarakat, dan aparatur

negara yang wajib setia dan taat kepada Pancasila sebagai ideologi
bangsa, Undang- Undang Dasar 1945 dan Pemerintah. PNS mempunyai
kedudukan sebagai unsur aparatur negara dengan tugas pokok utama
sebagai pelayan publik. Hal ini sesuai dengan amanat PP No 53 tahun
2010 tentang Disiplin PNS dimana salah satu kewajiban PNS yaitu
memberikan pelayanan secara professional dan merata kepada
masyarakat sesuai dengan tugas.

1
 Pengelolaan manajemen kepegawaian (kenaikan pangkat,
kenaikan gaji berkala, dan pensiun) di lingkungan Kecamatan Mauk saat
ini masih dilakukan secara manual. Masalah yang dihadapi ialah tidak
adanya system untuk mengelola manajemen kepegawaian ASN di
kecamatan dalam hal kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan
pensiun, sehingga sering terjadi keterlambatan pengajuan dikarenakan
ketidaktahuan waktu pengajuan. Dengan adanya system informasi ini
diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang ada dalam proses
manajemen pegawai ASN dalam hal kenaikan pangkat, kenaikan gaji
berkala, dan pensiun di lingkungan Kecamatan Mauk.

Pada Kecamatan Mauk sendiri masih sangat perlu dilakukannya

pembinaan dan bimbingan guna meningkatkan kinerja Aparatur Sipil
Negara (ASN) baik dalam hal kedisiplinan, tanggung jawab maupun

pemanfaatan teknologi komputerisasi diantaranya personal record (arsip

pegawai) seperti fotocopy KTP,Ijazah,Akta Nikah, Karpeg, SK dan lain
sebagainya Pegawai Kecamatan Mauk yang belum lengkap dan terarsip
dengan baik sehingga ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk keperluan
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pengajuan tunjangan dan
lainya pegawai harus mengumpulkan ulang berkas yang seharusnya
sudah ada pada bagian arsip Pegawai Kecamatan Mauk, masalah lainya
adalah personal record yang sudah dikumpulkan sering dipinjam oleh
pegawai yang bersangkutan dan tidak dikembalikan, dengan adanya
sistem penyimpanan berkas secara online dan terkomuterisasi
diharapkan kedepanya penyimpanan berkas Pegawai dapat terarsip
dengan baik dan tidak lagi terjadi kehilangan berkas karena sudah ada
backup data pada sistem komputer kecamatan mauk yang diunggah di
cloud computing seperti gdrive ataupun dropbox dimana ketika berkas
atau dokumen tersebut disimpan di folder kecamatan secara otomatis
sudah tersimpan di server cloud. Berkas yang sudah tersimpan secara
online pun dapat akses dan di unduh oleh pegawai ketika membutuhkan

2
 berkas tersebut dimanapun dan kapanpun sehingga lebih mempermudah
baik pegawai ataupun staff arsip kepegawaian pada kecamatan mauk.

Masalah lainya adalah belum adanya flowchart atau alur diagram

serta pemberian label pada pelayanan surat masuk dan surat keluar
sehingga ketika ada permintaan nomor surat untuk surat keluar bagian
Unit Umum dan Kepegawaian Kecamatan Mauk sering kehilangan arsip
surat dikarenakan adanya ketidaktahuan pegawai betapa pentingnya
pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Sehubungan dengan
permasalahan-permasalahan di atas maka diperlukan adanya kajian
lebih lanjut mengenai bimbingan dan solusi yang dilaksanakan secara
substantif guna meningkatan kinerja pegawai pada kecamatan mauk
kabupaten tangerang.

B. Tujuan Aksi Perubahan

1. Tujuan Jangka Pendek

Yang dapat diselesaikan dalam 60 (enam puluh) hari adalah:
Terwujudnya Sistem Informasi Manajemen ASN (Kearsipan Online)
Kecamatan Mauk, dengan indikator sebagai berikut :
a. Terbentuknya Tim Rencangan Aksi Perubahan
b. Lengkapnya pemberkasan data-data pegawai ASN Kecamatan
Mauk
c. Dapat terimplementasinya Laporan Aksi Perubahan
d. Semua arsip pegawai telah dibuatkan backup di Komputer unit
umum dan kepegawaian yang secara otomatis terbackup di server
online
e. Tersedia surat perintah pelaksanaan dari Camat Mauk untuk
penggunaan Sistem Informasi Manajemen ASN (Kearsipan
Online)

2. Tujuan Jangka Menengah,

Dalam waktu (dalam 6 bulan hingga 1 tahun) adalah :

Meningkatnya kinerja pegawai bagian umum kepegawaian khususnya

3
 dalam hal digitalisasi data dan semua arsip pegawai tersimpan secara
online sebagi backup data fisik.

3. Tujuan Jangka Panjang,

Ektimasi waktu (dalam 1 hingga 2 tahun) adalah : Lebih

terstrukturnya penyimpanan seluruh data penting pegawai dan juga arsip
surat keluar dan surat masuk yang dapat diakses dengan lebih mudah
dengan media online ketika dibutuhkan dan meminimalisir kehilangan
arsip data fisik.

Terwujudnya Sistem Informasi Manajemen ASN (Kearsipan Online)

Kecamatan Mauk,dengan tercapainya indikator sebagai berikut :
a. Monitoring Kearsipan Online Kecamatan Mauk
b. Evaluasi penggunaan Kearsipan Online Kecamatan Mauk
c. Pengembangan Kearsipan Online Kecamatan Mauk

C. Manfaat Aksi Perubahan

Adapun manfaat dari aksi perubahan ini antara lain :

1. Manfaat bagi penulis :

a. Melaksanakan Tugas Pokok Dan Fungsi Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian

b. Meningkatkan kapasitas SDM (Sumber Daya Manusia penulis

dalam halpelayanan prima
2. Manfaat bagi Organisasi :

a. Membantu Visi dan Misi Kecamatan Mauk

b. Mempermudah dan mempercepat kinerja dalam memanajemen

kepegawaian diKecamatan Mauk

c. Mempermudah dalam mendapatkan informasi keadaan pegawai

(Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat

4
 d. Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan
perencanaan,pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian
pegawai

e. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu

dan akurat

3. Manfaat bagi PNS Kecamatan Mauk :

a. Terampilnya pengetahuan pegawai kecamatan atas pekerjaan

yang berbasis teknologi informasi

b. Mampu memberikan pelayanan terbaik sesuai dengan Tupoksi

nya

5
6
 BAB II
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN

A. Capaian Kegiatan Aksi Perubahan

Pelaksanaan aksi perubahan meliputi hal-hal yang dirancang

dalam tahapan jangka perndek dan menengah, yang
pelaksanaannya dimulai pada minggu kesatu bulan April hingga
minggu kedua bulan Juni 2021.

Hasil capaian kegiatan aksi perubahan dalam tahapan jangka

pendek dan menengah dapat dijelaskan, sebagai berikut :
1. Capaian Umum Jangka Pendek dan Menengah
Terdapat 3 hal yang menjadi capaian keberhasilan aksi
perubahan ini, yaitu :
a. Terbentuknya sistem informasi kearsipan digitalisasi kepegwaian
sebagai system informasi menejemen ASN di Kecamatan Mauk.

Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan pegawai dan hak-hak keperdataan
pegawai, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan
standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan yang andal.

b. Proteksi dari kerusakan dokumen yang biasanya terjadi pada

arsip fisik seperti warna yang luntur akibat waktu juga kertas yang
rusak atau robek terkait penanganan dokumen yang tidak hati-
hati. Dengan menyimpan dokumen dalam bentuk soft copy maka
resiko kerusakan yang terjadi pada arsip fisik akan mudah di
hindari.

c. Meminimalisir adanya kemungkinan kehilangan file tentunya

dengan perangkat prosedur dan keamanan yang telah diterapkan
sebelumnya, ataupun prosedur backup data yang bisa kita
terapkan.

6
 2. Tabulasi Realisasi Implementasi Aksi Perubahan

Realisasi implementasi aksi perubahan dilaksanakan berdasarkan

tahapanaksi perubahan (milestone). Tabulasi realisasi implementasi
aksi perubahan Digitalisasi Kearsiapan Online ,digambarkan sebagai
berikut:

Tabel 1
Tahap Persiapan Implementasi Laporan
Aktualisasi

1. Persiapan

TARGET TANGGAL HASIL

NO OUTPUT
ANTARA PELAKSANAA YANG
(MILESTONE) N DICAPAI
1 Lapor Kepada Mentor Minggu Terlaksanaya Adanya saran
dan Persiapan ke I mentoring dan masukan
Pelaksanaan Aksi April tentang
perubahan pelaksanaan
aksi perubahan
2 Pembentukan Tim Minggu Terbentuknya Adanya
Kerja ke I Tim Kerja keputus
April an
Camat Mauk
tentang
pembentukanTim
Kerja aksi
perubahan
3 Rapat Dengan Tim Minggu ke Tersusunnya Adanya jadwal
Kerja Untuk jadwal dan dan pembagian
II April
PenyusunanJadwa pembagian tugas timkerja
l tugas tim kerja aksi perubahan

7
 Dan
PembagianTugas
Tim Kerja
4 Koordinasi Minggu Adanya Adanya
Dengan Calon Ke II dukungan dari dukungan
Stakeholders April stakeholder danmasukan
dari
stakeholder
5 Pengumpulan Minggu Tersedianya Lengkapnya
Data Ke II Data Data
Kepegawaian, April Kepegawaian, Kepegawaian,
Data/Bahan Data/Bahan dan Data/Bahan
modul Draft modul Draft modul
6 Penyesuaian Minggu Terkumpulnya Tersedianya Arsip
Laporan Kearsipan Ke III data arsip Pegawai secara
Online dengan April pegawai Digital Berbasis
data Kepegawaian Negeri Sipil Online
yang ada Kecamatan
mauk yang
akan
dikumpulkan
dalam satu
binder untuk
mempermuda
h proses
scanning dan
pendataan
untuk arsip-
arsip pegawai
yang belum
lengkap

Tabel 2
8
 Tahap Pelaksanaan Implementasi Laporan
Aktualisasi
2. Pelaksanaan
TARGET TANGGAL HASIL
NO OUTPUT
ANTARA PELAKSANAAN YANG
(MILESTONE) DICAPAI
7 Scanning Minggu ke Terbentuknya Adanya arsip
Arsip IV Data Pegawai digital
kepagawaian Secara Digital pegawai
April
8 Pembuatan akun Minggu Tersedianya Adanya
google drive yang ke akun yang sistem
akan digunakan Imei digunakan untuk penyimpanan
untuk menyimpan penyimpanan online untuk
arsip pegawai online kearsipan
9 Proses unggah arsip Minggu ke Tersedianya Adanya arsip
kepegawaian kedalam arsip pegawai pegawai
IIMei
akun google drive secara online yang dapat
diakses
secara
online
10 Pembuatan link/url Minggu ke Tersedianya Adanya
yang akan di link/url yang bisa kearsipan
IIIMei
bagikan kepegawai diakses oleh digital yang
pegawai sudah siap
digunakan
untuk
11 Sosialisasi : Minggu ke Pegawai Adanya sistem
sudah kearsipan yang
a. Pemberian IIIMei
memahami sudah
link/url
cara tervalidasi siap
akses data
mengakses digunakan
b. Penjabaran link/url yang
penggunaan tersedia
link
12 Pre Test sistem Minggu ke Hasil Pre Adanya pre

9
 Informasi yang Test Pegawai testKearsipa
IIIMei
berjalan atas n Online
Informasi
yang berjalan
13 Workshop Minggu ke Terlaksananya Adanya
atau Workshop/semi workshop /
IIIMei
Seminarsiste n arKearsipan seminar
m Informasi Online Kec. Kearsipan
yang berjalan Mauk Online

Tabel 3
Tahap Evaluasi Implementasi Laporan
Aktualisasi
3. Evaluasi

TARGET TANGGAL HASIL

N OUTPUT
ANTARA PELAKSANAA YANG
O
(MILESTONE) N DICAPAI
14 Monitoring dan Minggu ke IV Terlaksanan Adanya
EvaluasiPelaksana MEI ya dokumen hasil
an Kearsipan monitoring
Monitoring
Online danevaluasi
dan Evaluasi
yang berjalan Kearsipan
Jangka Pendek Online
15 Pembuatan Minggu ke I Juni Tersusunnya Adanya
Laporan LaporanAksi dokumen
AksiPerubahan perubahan Laporan
Hasil aksi
Revisi/Coachi Perubahan
ng
16 Persiapan Seminar Minggu ke II Tersusunn Adanya
Aksi Juni ya Laporan Dokumen
Aksi Laporan aksi
perubahan
10
 Hasil

Secara garis besar waktu pelaksanaan aksi perubahan Kearsipan Online

dapat dilihat pada

schedule sebagai berikut :

Tabel 4

Schedule Tahap Persiapan

1. Persiapan

APRIL MEI JUNI PIC

NO KEGIATAN EVIDENCE
I II III IV I II III IV I II

1 Lapor Kepada 1. Dokumentasi

Mentor dan 2. Laporan RAP
Persiapan V
Pelaksanaan
Aksiperubahan
2 Pembentukan 1. Undangan
TimKerja V 2. Dokumentasi
3. Daftar hadir
4. SK tim kerja
3 Rapat Dengan 1. Undangan
Tim Kerja Untuk 2. Dokumentasi
Penyusunan V
3. Daftar Hadir
Jadwal
4. Notulensi
Dan Pembagian
Tugas Tim Kerja

4 Koordinasi V 1. Foto
DenganCalon Dokumentasi
Stakeholders

11
5 Pengumpulan 1. Dokumentasi
Data 2. Dokumen
V
Kepegawaian, Data
Data/Bahan
Modul
6 Penyesuaian 1. Arsip online
Laporan sistem Kepegawaian
Kearsipan 2. Peraturan
Online V Terkait
Kepegawaian

Tabel 5
Schedule Tahap Pelaksanaan
2. Pelaksanaan

APRIL MEI JUNI PIC

NO KEGIATAN EVIDENCE
I II III IV I II III IV I II

7 Scanning Arsip 1. Dokumentasi

kepagawaian 2. Laporan
V V V
RAP

8 Pembuatan akun 1. Undangan

2. Dokumentasi
google drive yang
3. Daftar hadir
akan digunakan
V 4. SK tim kerja
untuk menyimpan
arsip pegawai

9 Proses unggah arsip

kepegawaian 1. Dokumentasi
kedalam akun google 2. screen shoot layar
drive 3. catatan
V
10 Pembuatan link/url 1. Foto
V
yang akan di bagikan Dokumentasi
12
 kepegawai
11 Sosialisasi : 1. Dokumentasi
2. Dokumen
a. Pemberian
Data
link/url akses
3. screen
data
shoot layar
V
b. Penjabaran 4. Undangan
penggunaan link
12 Pre Test sistem 1. Arsip Online
Informasi yang Kepegawaian
berjalan V 2. Peraturan
Terkait
13 Workshop atau 1. Dokumentasi;
Seminarsistem 2. Daftar Hadir;
V
Informasi yang
berjalan

Tabel 6 Schedule Tahap Evaluasi

3. Evaluasi
APRIL MEI JUNI PIC
NO KEGIATAN EVIDENCE
I II III IV I II III IV I II

14 Monitoring dan Rekapitulasi

Evaluasi Sistem Kearsipan
Pelaksanaan V OnlineTerkait
Kearsipan Online Kepegawaianyang
yang berjalan telah berhasil

13
 Jangka Pendek Dibuat
15 Pembuatan 1. Dokumen
Laporan Aksi V V Draft
Perubahan Laporan
Aksi
perubahan
2. Dokumentasi
Foto
16 Persiapan 1. Dokumen
SeminarAksi V Draft
Perubahan Laporan
Aksi
perubahan
2. Dokumentasi
Foto

3. Kendala Implementasi Aksi Perubahan

Pada pelaksanaan kegiatan aksi perubahan ini reformer

mendasarkan pada uraian yang terdapat pada target milestone
kegiatan aksi perubahan, namun dari seluruh pelaksanaan
berdasarkan tahapan tersebut terkadang mendapatkan beberapa
kendala baik dari pihak internal maupun dari eksternal yang dihadapi
oleh reformer, diantaranya adalah sebagai berikut :

Tabel 7
Kendala pada Tahapan Persiapan
1. Persiapan

TARGET
NO OUTPUT KENDALA YANG
ANTARA
DIHADAPI
(MILESTONE)

14
1 Lapor Kepada Terlaksanany
Tidak ada kendala signifikan
Mentor dan a mentoring
Persiapan
Pelaksanaan
Aksi perubahan
2 Pembentukan Tim Kerja Terbentuknya
Tidak ada kendala signifikan
Tim Kerja
3 Rapat Dengan Tim Tersusunnya jadwal
Tidak ada kendala signifikan
KerjaUntuk dan pembagian
Penyusunan Jadwal tugas timkerja
Dan Pembagian
Tugas
Tim Kerja
4 Koordinasi Dengan Adanya
Tidak ada kendala signifikan
Calon dukungan dari
Stakeholders stakeholder
5 Pengumpulan Tersedianya Data
Tidak ada kendala signifikan
Data Kepegawaian,
Kepegawaian, Data/Bahan Draft
Data/Bahan modul modul

Tabel 8
Kendala pada Tahapan Pelaksanaan
2. Pelaksanaan

TARGET
NO OUTPUT KENDALA YANG
ANTARA DIHADAPI
(MILESTONE)
7 Scanning Arsip TerbentuknyaData Penetapan model
kepagawaian Pegawai Secara aplikasi dan
Digital penyesuaian dengan
regulasi
8 Pembuatan akun Tersedianya akun
Tidak ada kendala signifikan
15
 google drive yang yang digunakan
akan digunakan untuk untuk
menyimpan arsip penyimpanan
pegawai online
9 Proses unggah arsip Tersedianya arsip
Tidak ada kendala signifikan
kepegawaian pegawai secara
kedalam akun google online
drive
10 Pembuatan Tersedianya
Tidak ada kendala signifikan
link/url yang akan link/url yang bisa
di bagikan diakses oleh
kepegawai pegawai
11 Sosialisasi : Pegawai sudah
Tidak ada kendala signifikan
memahami cara
a. Pemberian link/url
mengakses
akses data
link/url yang
b. Penjabaran
tersedia
penggunaan link
12 Pre Test sistem Hasil Pre Test
Tidak ada kendala signifikan
Informasi yang Pegawai atas
berjalan Informasi yang
berjalan
13 Workshop atau Seminar Terlaksananya Masih minimnya
Workshop atau Workshop/semin pengetahuan
Seminarsistem ar Kearsipan SDM terhadap penggunaan
Informasi yang Online Mauk saranateknologi
berjalan

Tabel 9
Kendala pada Tahapan Evaluasi
3. Evaluasi

16
 TARGET
NO OUTPUT KENDALA YANG
ANTARA
DIHADAPI
(MILESTONE)
14 Monitoring dan Terlaksananya
Tidak ada kendala signifikan
Evaluasi Monitoring dan
Pelaksanaan Evaluasi Sistem
Kearsipan Online Kearsipan Online
yang berjalan
Jangka Pendek
15 Pembuatan Laporan Tersusunnya
Tidak ada kendala signifikan
AksiPerubahan LaporanAksi
perubahan Hasil
Revisi/Coaching
16 Persiapan Seminar Tersusunnya
Tidak ada kendala signifikan
Aksi Perubahan LaporanAksi
perubahan Hasil
dan Slide
Presentasi
Seminar

4. Strategi Mengatasi Kendala

Setiap melaksanakan dalam suatu kegiatan pasti ditemukan
kendala yang dihadapi. Kendala yang ditemua dalam pelaksanaan aksi
perubahan ini, harus dicari solusi yang terbaik agar kendala tersebut
nantinya tidak berkembang semakin besar. Strategi mengatasi
kendala tersebut dilakukan agar proses implementasi aksi perubahan
ini dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditentukan
sebelumnya.

Adapun strategi yang dilakukan reformer dalam upaya mengatasi

kendala adalah sebagai berikut :

17
 Tabel 10
Strategi Mengatasi Kendala pada Tahapan
Persiapan
1. Persiapan

KENDALA
TARGET
NO OUTPUT YANG
ANTARA
(MILESTONE) DIHADAPI
1 Lapor Kepada Mentor Terlaksananya
Tidak ada kendala signifikan
danPersiapan mentoring
PelaksanaanAksi
perubahan
2 Pembentukan Tim Terbentuknya Tim
Tidak ada kendala signifikan
Kerja Kerja
3 Rapat Dengan Tim Tersusunnya jadwal
Kerja Untuk dan pembagian Tidak ada kendala
Penyusunan Jadwal tugas timkerja signifikan
Dan Pembagian
TugasTim Kerja
4 Koordinasi Dengan Adanya dukungan
Tidak ada kendala signifikan
Calon dari
Stakeholders stakeholder

18
5 Pengumpulan Tersedianya
Tidak ada kendala signifikan
Dat Dat
aKepegawaian, aKepegawaian,
Data/Bahanmodul Data/Bahan Draft
Modul
6 Penyesuaian Terkumpulnya data
Tidak ada kendala signifikan
Laporan Kearsipan arsip pegawai Negeri
Online dengan data Sipil Kecamatan
Kepegawaian yang mauk yang akan
ada dikumpulkan dalam
satu binder untuk
setiap pegawai,
untuk
mempermudah
proses scanning dan
pendataan untuk
arsip- arsip pegawai
yang belum lengkap
agar pegawai yang
bersangkutan dapat
segera
mengumpulkan data
yang kurang tersebut
untuk dilakukanya
proses scanning

Tabel 11
Strategi Mengatasi Kendala pada Tahapan
Pelaksanaan
2 . Pelaksanaan

TARGET
NO OUTPUT KENDALA YANG
19
 ANTARA
DIHADAPI
(MILESTONE)
7 Scanning Arsip TerbentuknyaData Tidak ada kendala
kepagawaian Pegawai Secara signifikan
Digital
8 Pembuatan akun Tersedianya akun
Tidak ada kendala signifikan
google drive yang yang digunakan
akan digunakan untuk untuk
menyimpan arsip penyimpanan
pegawai online
9 Proses unggah arsip Tersedianya arsip
Tidak ada kendala signifikan
kepegawaian pegawai secara
kedalam akun google online
drive
10 Pembuatan Tersedianya
Tidak ada kendala signifikan
link/url yang akan link/url yang bisa
di bagikan diakses oleh
kepegawai pegawai
11 Sosialisasi : Pegawai sudah
Tidak ada kendala signifikan
memahami cara
a. Pemberian link/url
mengakses
akses data
link/url yang
b. Penjabaran tersedia
penggunaan link
12 Pre Test sistem Hasil Pre Test
Tidak ada kendala signifikan
Informasi yang Pegawai atas
berjalan sistem Informasi
yang berjalan
13 Workshop atau Terlaksananya Memberikan tambahan
Seminar Teknologi Workshop/seminar informasidan pelatihan
Informasi yang Kearsipan Online cara penggunaan
berjalan Mauk Kearsipan Online secara
langsung

20
 Tabel 12
Strategi Mengatasi Kendala pada Tahapan
Evaluasi
3. Evaluasi

NO OUTPUT KENDALA YANG

TARGET
DIHADAPI
ANTARA
(MILESTONE)
Monitoring dan
Evaluasi Terlaksananya Tidak ada kendala signifikan
14
Pelaksanaan Monitoring
Kearsipan Online dan Evaluasi
yang berjalan
Jangka Pendek

Pembuatan Laporan Tersusunnya Tidak ada kendala signifikan

15
AksiPerubahan LaporanAksi
perubahan Hasil
Revisi/Coaching

Persiapan Seminar Tersusunnya Tidak ada kendala signifikan

16
AksiPerubahan LaporanAksi
perubahan Hasil
dan Slide
Presentasi
Seminar

B. Aktualisasi Kepemimpinan

21
1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

Kinerja organisasi adalah kemampuan organisasi untuk

melaksanakan setiap tugas – tugas yang diberikan kepada organisasi
untuk mencapai sasaran, tujuan, misi dan visi organisasai yang telah
ditentukan. Kinerja organisasi tidak hanya berfokus pada pencapaian
hasil atau tujuan, tetapi juga menekankan pada proses pelaksanaan
dan sumber daya guna mencapai tujuannya.

Adapun Beberapa misi yang dimiliki Kecamatan Mauk berdasarkan

tugas pokok, fungsi, dan visi Kecamatan Mauk, yaitu :

a. Merencanakan perumusan kebijakan pemberdayaan masyarakat,

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, penerapan
dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati, pemeliharaan
prasarana dan sarana pelayanan umum, penyelenggaraan
kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh perangkat daerah di
tingkat Kecamatan, penyelenggaraan kegiatan Desa dan
Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi ruang lingkup
tugasnya di Kecamatan;

b. Membagi tugas program pemberdayaan masyarakat,

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, penerapan
dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati, pemeliharaan
prasarana dan sarana pelayanan umum, penyelenggaraan
kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh perangkat daerah di
tingkat Kecamatan, penyelenggaraan kegiatan Desa dan
Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi ruang lingkup
tugasnya di Kecamatan;

c. Memberi petunjuk program pemberdayaan masyarakat,

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, penerapan dan
penegakan Perda dan Peraturan Bupati, pemeliharaan prasarana dan
sarana pelayanan umum, penyelenggaraan kegiatan pemerintahan
yang dilakukan oleh perangkat daerah di tingkat Kecamatan,
penyelenggaraan kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan publik
22
 yang menjadi ruang lingkup tugasnya di Kecamatan

d. Mengatur program pemberdayaan masyarakat, penyelenggaraan

ketentraman dan ketertiban umum, penerapan dan penegakan
Perda dan Peraturan Bupati, pemeliharaan prasarana dan sarana
pelayanan umum, penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang
dilakukan oleh perangkat daerah di tingkat Kecamatan,
penyelenggaraan kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan
publik yang menjadi ruang lingkup tugasnya di Kecamatan;

e. Mengevaluasi kegiatan program pemberdayaan masyarakat,

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, penerapan
dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati, pemeliharaan
prasarana dan sarana pelayanan umum, penyelenggaraan
kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh perangkat daerah di
tingkat Kecamatan, penyelenggaraan kegiatan Desa dan
Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi ruang lingkup
tugasnya di Kecamatan; dan

f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan

terkait dengan tugas dan fungsinya.

Dalam melaksanakan tugas diatas, kecamatan mempunyai fungsi:

a. Penyiapan rumusan kebijakan teknis pelaksanaan pemberdayaan

masyarakat, penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum,
penerapan dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati,
pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan umum,
penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh
perangkat daerah di tingkat Kecamatan, penyelenggaraan
kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi
ruang lingkup tugasnya di Kecamatan;
b. Penyiapan rencana dan program kegiatan pemberdayaan
masyarakat, penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum,
penerapan dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati,
23
 pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan umum,
penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh
perangkat daerah di tingkat Kecamatan, penyelenggaraan
kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi
ruang lingkup tugasnya di Kecamatan;
c. Penyiapan koordinasi kegiatan pemberdayaan masyarakat,
penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, penerapan
dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati, pemeliharaan
prasarana dan sarana pelayanan umum, penyelenggaraan
kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh perangkat daerah di
tingkat Kecamatan, penyelenggaraan kegiatan Desa dan
kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi ruang lingkup tugasnya
di Kecamatan

d. Penyiapan pengawasan dan pengendalian kegiatan

pemberdayaan masyarakat, penyelenggaraan ketentraman dan
ketertiban umum, penerapan dan penegakan Perda dan
Peraturan Bupati, pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan
umum, penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan
oleh perangkat daerah di tingkat Kecamatan, penyelenggaraan
kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi
ruang lingkup tugasnya di Kecamatan;

e. Penyiapan bimbingan pelaksanaan kegiatan pemberdayaan

masyarakat, penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum,
penerapan dan penegakan Perda dan Peraturan Bupati,
pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan umum,
penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh
perangkat daerah di tingkat Kecamatan, penyelenggaraan
kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi
ruang lingkup tugasnya di Kecamatan;

f. Pengelolaan administrasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan

pemberdayaan masyarakat, penyelenggaraan ketentraman dan
24
 ketertiban umum, penerapan dan penegakan Perda dan
Peraturan Bupati, pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan
umum, penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan
oleh perangkat daerah di tingkat Kecamatan, penyelenggaraan
kegiatan Desa dan Kelurahan, dan pelayanan publik yang menjadi
ruang lingkup tugasnya di Kecamatan; dan

g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan

tugas dan fungsinya.

1. Motivasi

Dalam Hasibuan (2005:342) ada beberapa pengertian motivasi.

Menurut Hasibun motivasi adalah “penggerak yang menciptakan
kegairahan kerja seorang, agar mereka mau bekerja sama. Bekerja
efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai
kepuasan” Sedangkan Menurut Handoko (2010:143), motivasi berasal
dari kata latin movere yang berarti dorongan atau pemberian daya
penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang agar mereka
mau bekerja sama, bekerja efektif, dan terintegrasi dengan segala daya
upayanya untuk mencapai kepuasan. Motivasi (motivation) dalam
manajemen hanya ditunjukkan pada sumber daya manusia umumnya
dan bawahan khususnya. Pentingnya motivasi karena motivasi adalah
hal yang menyebabkan, menyalurkan, dan mendukung prilaku manusia,
supaya mau bekerja giat dan antusias mencapai hasil yang optimal.

Motivasi Kerja menurut Siagian (2002:89) sebagai daya dorong bagi

seseorang untuk memberikan kontribusi yang sebesar - besarnya demi
keberhasilan organisasi mencapai tujuannya, dengan pengertian bahwa
tercapainya tujuan organisasi berarti tercapai pula tujuan pribadi para
anggota organisasi yang bersangkutan. Sedangkan pengertian motivasi
kerja menurut Hasibuan (2008:132) adalah pemberian daya penggerak
yang menciptakan kegairahan seseorang, agar mau bekerja sama,

25
bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk
mencapai tujuan. Menurut Maslow yang dikutip oleh Hasibuan
(2008:157) bahwa motivasi kerja pegawai dipengaruhi oleh kebutuhan
fisik, kutuhana akan keamanan dan keselamatan, kebutuhan sosial,
kebutuhan akan penghargaan diri, dan kebutuhan akan perwujudan diri.
Kemudian dari faktor tersebut diturukanlah indikatorindikator untuk
mengetahui tingkat motivasi pada karyawan, yaitu:
a. kebutuhan fisik, ditunjukan dengan: pemberian gaji, pemberian bonus,
uang makan, uang transport, fasilitas perumahaan dan sebagainya.
b. kebutuhan rasa aman dan keselamatan, ditunjukan dengan: fasilitas
keamanan dan keselamatan kerja yang diantaranya jaminan sosial
tenaga kerja, dana pensiun, asuransi kesehatan, asuransi kecelakaan
dan perlengkapan keselamatan kerja.
c. kebutuhan sosial, ditunjukan dengan: melakukan interaksi dengan
orang lain yang diantaranya untuk diterima di kelompok dan
kebutuhan untuk dicintai dan mencintai.
d. kebutuhan akan penghargaan, ditunjukan dengan: pengakuan dan
penghargaan berdasarkan kemampuannya yaitu kebutuhan untuk
dihormati dan dihargai oleh pegawailain dan pimpinan terhadap
prestasi kerja.
e. kebutuhan perwujudan diri, ditujukan dengan sifat pekerjaan yang
menarik dan menantang, dimana pegawaitersebut mengerahkan
kemampuan, kecakapan, keterampilan, dan potensinya. Dalam
pemenuhan kebutuhan ini dapat dilakukan oleh perusahaan dengan
menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan.
Motivasi sebagai proses batin atau proses psikologis dalam diri
seseorang, sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor-faktor
tersebut antara lain :

 Pembawaan individu

 Tingkat pendidikan
26
  Pengalaman masa lampau

 Keinginan atau harapan masa depan.

Persepsi individu mengenai diri sendiri; seseorang termotivasi atau

tidak untuk melakukan sesuatu banyak tergantung pada proses kognitif
berupa persepsi. Persepsi seseorang tentang dirinya sendiri akan
mendorong dan mengarahkan perilaku seseorang untuk bertindak;
Harga diri dan prestasi; faktor inimendorong atau mengarahkan inidvidu
(memotivasi) untuk berusaha agar menjadi pribadi yang mandiri, kuat,
dan memperoleh kebebasan serta mendapatkan status tertentu dalam
lingkungan masyarakat; serta dapat mendorong individu untuk
berprestasi;

Gambar 1
Motivasi Camat dan Kasubag Umum
Kepegawaian dalam rangka Aksi Perubahan

Unit kerja yang baik pasti akan merasa tertantang dengan adanya
pengalaman baru secara positif. Teknologi yang mengandung

27
 kreativitas semestinya dipandang oleh para unit-unit kerja tesebut
sebagai peluang untuk memudahkan tugas-tugas pelayanan.
Partisipasi mereka untuk turut menggunakan aplikasi ini menjadi
wujud nyata keberhasilan camat dalam menjalankan fungsi pemimpin
transformasional untuk terus menyalurkan motivasi kepada setiap unit
kerja.
Organisasi yang baik adalah organisasi yang sanggup memacu
orang- orang di dalamnya untuk terus maju dalam melangkah, makin
memuaskan stakeholder, dan makin efektif dan efisien dalam bekerja.
Seorang camat seyogyanya sanggup untuk mendorong jajarannya
terus maju sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dorongan atau
motivasi ini bisa dilakukan dengan memberikan bimbingan yang tepat,
kompensasi atau insentif yangmenggembirakan, dan tantangan yang
mendorong penyelesaian problem secarakreatif.
Pengembangan aplikasi sistem kepegawaian ini akan menjadi
terobosan di unit kerja sub bagian umum dan kepegawaian di Mauk.
Melalui suatu perangkat kerja (hardware dan software) yang baru ini,
unit-unit kerja di bawahcamat akan termotivasi untuk mengenal suatu
teknologi baru, mengenal cara kerjanya, dan mengenal cara
memberikan layanan yang lebih baik.
Unit kerja yang baik pasti akan merasa tertantang dengan adanya
pengalaman baru secara positif. Partisipasi ASN dalam menggunakan
aplikasi ini menjadi wujud nyata keberhasilan camat dalam
menjalankan fungsi pemimpin transformasional untuk terus
menyalurkan motivasi kepada setiap unit kerja.

2. Fasilitasi

Dalam upaya peningkatan kinerja pegawai perlu dilakukan

28
pendekatan dengan memperhatikan faktor-faktor psikologis yang
melekat pada diri pegawai seperti motivasi, ketenangan, kepribadian,
emosional dan lain sebagainya. Pada dasarnya pegawai akan merasa
nyaman dan betah bekerja apabila tersedia fasilitas kerja yang
memungkinkan terpenuhinya kebutuhan-kebutuhan mereka sebagai
manusia, bukan sebagai alat produksi semata. Fasilitas kerja
merupakan faktor-faktor yang tidak dapat dipisahkan dari dunia kerja
dan merupakan hal yang paling penting bagi pegawai untuk
menyelesaikan tugas- tugasnya. Tersedianya fasilitas berupa sarana
dan prasarana penunjang kerja yang lengkap maka pegawai akan
terdorong untuk meningkatkan produktivitasnya. Implikasi yang timbul
dari kondisi tersebut yaitu kinerja pegawai akan lebih optimal dan
tujuan dari organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Menurut Koyong (2011:11), fasilitas kerja adalah suatu bentuk

pelayanan perusahaan terhadap karyawan agar menunjang kinerja
dalam memenuhi kebutuhan karyawan, sehingga dapat meningkatkan
produktifitas kerja karyawan. Untuk meningkatkan disiplin kerja
karyawan perlu adanya fasilitas kerja yang baik. Adanya fasilitas kerja
yang disediakan oleh perusahaan sangat mendukung karyawan dalam
bekerja

Gambar 2
Fasiltasi Pembelajaran di Unit Kerja
29
30
3. Inovasi

Menurut UU No. 19 Tahun 2002, pengertian inovasi adalah

kegiatan penelitian, pengembangan, dan atau pun perekayasaan yang
dilakukan dengan tujuan melakukan pengembangan penerapan
praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau pun cara
baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sudah
31
ada ke dalam produk atau pun proses produksinya.

Alur proses Sistem Informasi Kepegawaian menggunakan

Kearsipan Onlineini dapat digambarkan sebagai berikut:

a. Proses persiapan

Pada tahap dilakukan persiapan perangkat keras dan proses

scanning data pegawai.

Gambar 3
Arsip Pegawai Manual Kecamatan Mauk

32
 Arsip manual pegawai Negeri Kecamatan Mauk yang disimpan
dalam lemari arsip, dan belum ada backup penyimpanan digital
baik offline maupun online menyebabkan bagian staf kepegawaian
sering kehilangan arsip yang disebabkan oleh berbagai masalah
seperti dipinjam arsip pegawai baik oleh pegawai yang
bersangkutan ataupun lainya dan ketika dikembalikan arsip
tersbut tidak lengkap atau rusak sehingga perlu dilakukan proses
digitalisasi dan pengarsipan secara online untuk meminimalisir
terjadinya kehilangan data pegawai negeri kecamatan mauk agar
ketika dibutuhkan data tersebut ada dan tersimpan dengan aman.

Gambar 4
Persiapan Perangkat keras scanning

Gambar 5

33
 Proses Scening Arsip Pegawai

Digitalisasi sistem aplikasi Kepegawaian (Kearsipan Online)

yang dikembangkan ini adalah wujud dari terobosan baru dari Unit
kecamatan Mauk Sub bagian Umum Kepegawaian. Semangat
motivasi ini adalah wujud dari mengikuti perubahan zaman di
mana pemanfatan teknologi informasi berbasis aplikasi makin
mengambil peran yang dominan dalam aktivitas sehari-hari.
Dengan perangkat baru ini diharapkan Kasubag Umum dan
Kepegawaian akan lebih mudah dalam menangani permasalahan
kepegawaian terutamaDengan perangkat baru ini diharapkan
Kasubag Umum dan Kepegawaian akan lebih mudah dalam
menangani permasalahan kepegawaian terutama Kenaikan
Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala (KGB), dan Pensiun para
pegawai di kecamatan Mauk.
Alur proses Sistem Informasi Kepegawaian menggunakan
Kearsipan Onlineini dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Pembuatan akun google drive

34
 Gambar 6
Pembuatan Akun Arsip Pegawai

Proses pembuatan akun google untuk penyimpanan arsip pegawai

secara online

Gambar 7
Download dan Instalasi Google Drive PC

35
 Gambar 8
Download dan Instalasi Google Drive PC

Gambar 9
Login Akun Google Drive Installer

Gambar 10
Proses Copying dan Uploading Arsip

36
 Setelah proses instalasi selesai selanjutnya adalah pembuatan
folder sesuai nama pegawai pada PC umpeg, Setiap file arsip digital
yang di salin kedalam folder maka akan secara otomatis ter backup
kedalam akun google drive sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan
cepat.

Google memodifikasi aplikasi penyimpanan cloud Drive dengan

fitur Backup dan Sync, sehingga bisa dipakai untuk mengamankan dan
menyimpan seluruh data dalam komputer desktop atau laptop.

Yang biasa disebut Cloud Storage atau penyimpanan awan,

penyedia jasa penyimpanan online. Jika menggunakan penyimpanan
online, resiko kehilangan data pribadi bisa di minimalisir. Denagn
cacatan anda tetap bisa mengakses penyimpanan online tersebut. Hal
ini perlu dilakukan, mengingat penyimpanan secara lokal offline rentan
mengalami kerusakan atau kemungkinan terhapus.

Misalnya menyimpan data seperti foto, video, atau file dokumen

lainnya di memory handphone. Tiba-tiba memori handphone maka
kebingungan mengingat data itu sangat penting.

Gambar 11

Membuat Link Akses Pegawai

37
 Dengan membuat Link pegawai dapat mengakses file yang
dibutuhkan untuk dimanapun dan kapanpun sesuai keinginan kita
sepanjang device terhubung ke Internet, hanya pegawai yang
bersangkutan yang dapat mengakses data pribadi mereka karena link
arsip setiap pegawai berbeda antara satu pegawai dengan lainya

Gambar 12
Prodses Penyikatan Link Akses

b. Mobilitas

Sebagai salah satu ujung tombak tercapainya tertib arsip di

Kecamatan Mauk, Sub Bagian Umum dan Kepegawian Kecamatan
Mauk terus menerus melaksanakan berbagai kegiatan guna

38
meningkatkan kesadaran pencipta arsip dan pengguna arsip bagi
pengelolaan arsip secara baik.

Pengerahan seluruh sumber daya yang ada untuk melengkapi dan

memperkuat setiap orang yang terlibat di dalamnya dalam mencapai visi
dan dan misi organisasi. Pemimpin transformasional akan selalu
mengupayakan pengikut dengan penuh tanggung jawab dan selalu
melakukan perubahan untuk menghasilkan kinerja yang tinggi. Dalam
rangka pengerahan ini tentunya memperhatikan kompetensi yang
dimiliki oleh pengikutnya/stafnya.

Dalam kegiatan ini kasubag memotret sampai sejauhmana

pelaksanaan pengelolaan arsip terutama arsip pegawai dan apa saja
yang menjadi kekurangannya serta sisi yang mana yang perlu
ditingkatkan. Sehingga dapat menjadi acuan bagi Sub bagian Umum
dan Kepegawaian Kecamatan Mauk dalam melakukan pembenahan
arsip di lingkungan Pemerintah ke depan.

Hasil dari kegiatan tersebut akan dijadikan bahan laporan mengenai

penyelenggaraan kearsipan terutama agar tujuan tercapainya tertib
arsip dapat terwujud. Serta apa solusi terbaik yang dapat dicapai
supaya kearsipan dapat terkelola dengan baik dan menjadi dasar bagi
pengambilan kebijakan ataupun sebagai bahan informasi yang akurat
dan bahan sejarah yang otentik
Gambar 13
Mobilisasi Pegawai Sub Bagian umum Kepegawaian

39
 Wujud nyatanya adalah memberikan penugasan kepada
operator maupun petugas administrasi agar mempelajari fungsi
kerja aplikasi, mempraktekannya secara langsung, dan saling
berinteraksi di antara sesama individu agar kemampuan semakin
terasah. Sudah sewajarnya dalam sebuah organisasi seluruh
perangkatnya bekerja secara total menjalan misi-misinya setiap
saat. Seluruh
sumber daya tersebut dikerahkan untuk melengkapi dan
memperkuat setiap orang yang terlibat di dalamnya dalam
mencapai visi.

40
41
 BAB III
KEMANFAATAN AKSI PERUBAHAAN

A. Penyelesaian Permasalahan Kinerja Pelayanan

Berdasarkan diagnosa organisasididapatkan beberapa permasalahan

yang ditemukan di Kecamatan Mauk yaitu :
1. Masih rendahnya SDM akan pemanfaatan teknologi informasi
2. Kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam pelayanan
administrasi masihbelum optimal
3. Proses manajemen kepegawaian masih dilakukan secara manual

Penyelesaian masalah diatas dalam Aksi perubahan ini terkait Tupoksi

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebagai berikut :
1. Mengadakan Sosialisasi dan Fasilitasi terkait pemanfaatan teknologi
Informasi serta pemahaman bahwa sebagai ASN harus berinovasi
dan mengikuti perkembangan Teknologi yang sedang berjalan.
2. Dengan terciptanya Sistem Informasi Kepegawaian (Kearsipan
Online) pelayanan Admistrasi Kepegawaian khususnya Kenaikan
Gaji Berkala, Kenaikan Pangkat, dan Pensiun tidak akan terkendala.
3. Proses Manajemen Kepegawaian beralih dari sistem manual ke
sistem Teknologi yaitu memanfaatkan Sistem Informasi
Kepegawaian (Kearsipan Online)
Dengan Adanya aksi perubahan ini diharapkan ada manaat baik secara
internal maupun external, antara lain yaitu sebagai berikut :
1. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemerintahan Kecamatan
khususnya di Sub bagian Umum dan Kepegawaian
- Jika sebelumnya sistem manajemen kepegawaian masih
menggunakan sistem manual, dengan adanya Sistem Informasi
Kepegawaian (Kearsipan Online) menjadi beralih ke teknologi
berupa aplikasi.
42
 - bagian Umum dan Kepegawain dituntut untuk mengikuti sistem,
sehingga terpacu untuk belajar kembali demi keberhasilan
bersama.
2. Meningkatnya Kualitas Pegawai di Kecamatan Mauk karena
beralihnya dari sistem manual berganti dengan sistem teknologi
berupa aplikasi yang mempermudah dalam proses manajemen
Kepegawaian
a. Tercapainya Visi dan Misi Kecamatan Mauk karena seluruh
pegawai berinovasi positif dalam penyelanggaraaan pelayanan.

B. Antisipasi Tuntutan Perubahan

Untuk mencapai tujuan dengan hasil yang lebih baik terkadang
seseorang dituntut untuk melakukan perubahan, baik itu dalam skala
besar maupun kecil, tak terkecuali sebuah organisasi atau perusahaan.
Namun, terkadang pula banyak yang tidak mau menerima perubahan
tersebut karena mereka sudah merasa nyaman berada di posisinya saat
ini. Disinilah peran seorang pemimpin untuk memfasilitasi perubahan
yang sewaktu-waktu perlu dilakukan.
organisasi harus menerima perubahan dengan mensyaratkan
metode baru, memaksa para pemimpin untuk memahami peran dan
tanggung jawab organisasi dalam konteks yang lebih holistik, ibarat
mengemudikan mobil balap dengan kecepatan tinggi di sirkuit ketika
elemen cuaca ekstrim, mereka harus lebih siap menghadapi tantangan
dramatis yang bisa muncul setiap detiknya. Setiap perubahan arah harus
dicermati mengingat tingkat keefektifan suatu organisasi tergantung pada
sejauh mana kemampuan mereka dapat menyesuaikan diri terhadap
perubahan tersebut.
Mengarah pada Efektivitas

Pada dasarnya semua perubahan yang dilakukan

oleh organisasi diarahkan untuk meningkatkan efektivitas
organisasi dengan tujuan mengupayakan perbaikan
42
kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri,
menghadapi perubahan lingkungan juga perubahan
perilaku anggota organisasinya.

Dalam mengelola perubahan, organisasi harus

memfokuskan diri untuk meningkatkan kemampuannya
dalam memanfaatkan tantangan dan peluang yang
muncul. Artinya, organisasi membutuhkan perubahan
perilaku manusia dan perubahan proses untuk berhasil.
Disinilah organisasi membutuhkan peran manajemen
perubahan, khususnya mengelola akibat-akibat yang
dimungkinkan terjadi ketika perubahan berlangsung.

Ada dua hal yang bisa mendorong perubahan di

organisasi, yaitu karena faktor internal dan faktor
eksternal. Perubahan internal atau yang berasal dari
dalam organisasi, biasanya disebabkan oleh:

Perubahan perangkat keras organisasi (hard

system tools) yang biasa disebut dengan struktural
meliputi perubahan srategi, struktur organisasi dan
sistem, serta

Perubahan perangkat lunak organisasi (soft

system tools) atau perubahan kultural yang meliputi
perubahan perilaku manusia dalam organisasi, kebijakan
sumber daya manusia dan budaya organisasi.

Sedangkan perubahan eksternal atau yang

berasal dari luar organisasi seperti perubahan teknologi
yang semakin terintegrasi ke dalam sistem. Untuk
diketahui bahwa setiap perubahan organisasi harus
merangkul semua komponen organisasi termasuk
struktur, strategi, sistem, dan perilaku manusia di
43
 dalamnya. Ini dimaksudkan agar efektivitas perusahaan
bisa meningkat, menjadikan organisasi dinamis dalam
menghadapi perkembangan jaman.
Langkah yang Harus Diambil

Agar perubahan dapat diterima dan dipahami oleh

semua pihak, maka kita perlu menjalankan setiap
langkahnya dengan benar. Adapun langkah-langkah
tersebut meliputi :
Sosialisasi.

Tahap pertama yang harus dilakukan dalam

memulai perubahan adalah melakukan sosialisasi ke
semua stakeholder yang melaksanakan dan mereka
yang akan terdampak oleh perubahan. Kita perlu
menjelaskan hal-hal mendasar tentang perubahan,
termasuk alasan mengapa kita harus berubah.
Pemahaman.

Melalui sosialisasi, semua orang diharapkan

memiliki pemahaman yang sama akan pentingnya
perubahan yang dilakukan oleh organisasi. Pelaku
perubahan haruslah memahami alasan mengapa
perubahan itu dilakukan, dan apa manfaat serta
pengaruh perubahan itu bagi mereka secara pribadi
maupun bagi instansi.
Komitmen
Setelah mendapatkan sosialisasi dan pemahaman, seluruh anggota
organisasi diminta untuk memiliki komitmen agar perubahan dapat
terwiujud.
Implementasi

Implementasi merupakan point terpenting agar

44
 perubahan dapat berjalan sesuai dengan rencana
organisasi. Perubahan hanya terjadi ketika komitmen
yang disepakati dilaksanakan secara nyata.
Komunikasi

Implementasi dapat berjalan dengan komunikasi

yang efektif dan intens untuk memastikan jalannya
perubahan.
Evaluasi

Tindak lanjut berupa evaluasi/audit dilakukan

sebagai langkah pengawalan agar perubahan yang
terjadi sesuai dengan yang diharapkan, dan jika perlu
dilakukan tindakan koreksi.

45
 BAB IV

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

A. Tindak Lanjut Jangka Pendek ( 0 - 6 bulan )

1. Monitoring berkala pelaksanaan sistem informasi kepegawaian

kepada petugas administrator

2. Monitoring berkala pelaksanaan sistem informasi kepegawaian

kepada Pegawaipenerima manfaat dari pelayanan

3. Kontrol berkala kualitas layanan dan pemutakhiran data personal

pegawai jika diperlukan menyesuaikan dengan fakta pelaksanaan
yang sedang berjalan

4. Evaluasi berkala dan komparasi antara dulu pemakain manual

dengan sekarang memakai

B. Tindak Lanjut Jangka Menengah ( 6- 12 Bulan )

1. Mengembangkan sistem kearsipan ke seluruh administrsi di sub

bagian Umumdan Kepegawaian

2. Pembaharuan dan pemutakhiran perangkat baik software maupun

hardware sesuai kebutuhan di lapangan

3. Sosialisai kepada seluruh pegawai kecamatan Mauk agar mengenal

dan paham sistem informasi kepegawaian ini

C. Tindak Lanjut Jangka Panjang

1. Pembaharuan dan pemutakhiran sistem kearsipan online sesuai
kebutuhan di lapangan contohnya menambah database surat keluar,
masuk, personal record pegawai dll
2. Adanya konektivitas jaringan data kepegawaian di seluruh
Kabupaten Tangerang

46
 BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Penanganan dokumen dan kearsipan pada instansi

kenyataanya belum optimal, disebabkan oleh keterbatasan pada
aspek SDM, sarana dan prasarana, kebijakan pimpinan instansi dan
dampak perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Tuntutan
kemajuan dan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi
menuntut pemenuhan solusi terhadap persoalan pengelolaan
dokumen dan arsip. Terobosan melalui inovasi dalam bidang
teknologi informasi mendorong untuk menciptakan media untuk
mengelola arsip secara modern, yaitu memadukan sistem kearsipan
konvensional dengan kemajuan teknologi

Aksi Perubahan “Peningkatan Kinerja Aparatur Sipil Negara

Bidang Kearsipan Online Melalui Bimbingan Teknis Pada Sub Bagian
Umum Dan Kepegawaian Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang”
dapat terlaksana karena dukungan dan kerjasama dari pihak - pihak
yang memiliki pengaruh atas keberhasilan aksi perubahan ini.
Aksi perubahan ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan.
Adapun output yang dihasilkan aksi perubahan berupa :
1. Konsultasi, Koordinasi dan Pernyataan Dukungan Kepala Sub
Bidang MutasiJabatan Pimpinan Tinggi dan Administrasi
BPKSDM
2. Konsultasi, Koordinasi dan Pernyataan Dukungan Kepala Sub
Bagian dan Kepala Seksi Kecamatan Mauk
3. Konsultasi, koordinasi, dan Pernyataan Dukungan Mentor

a. Pembentukan Tim Kerja

b. Konsultasi, koordinasi dengan Konsultan Terkait Pembuatan

47
Sistem Informasi Kepegawaian (Kearsipan Online) Kecamatan
Mauk

48
 Capaian atas aksi perubahan ini adalah mendapat dukungan dari
para stakeholder di setiap tahapan pelaksanaan aksi perubahan
sehingga berjalan lancar. Keberhasilan atas aksi perubahan ini diukur
melalui tingkat keberhasilan serta untuk mengetahui kondisi sebelum
aksi perubahan dan sesudah aksi perubahan. Hal tersebut dapat
ditarik kesimpulan bahwa pelaksanaan aksi perubahan berhasil
membawa perubahan baik untuk para stakeholder maupun seluruh
pegawai.

47
 DAFTAR PUSTAKA

Sutirman. (2015). Manajemen Arsip Elektronik. Universitas Negeri

Yogyakarta,

Undang Undang No.11 tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik. (2008).

Undang Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi

Publik. (2008). Rencana Kerja 2020 Kecamatan Mauk;

Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan Daerah 2020 Kecamatan Mauk;

Rencana Kerja 2020 Kecamatan Mauk;

Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan Daerah 2020 Kecamatan

Mauk;

Sedarmayanti. (2001). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju

Arsip Rencana Kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang 2021

48