BAB III

ANALISA DAN DESAIN SISTEM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

CV. Maju Auto Semarang adalah perusahaan supplier sparepart

mobil mulai dari truk hingga minibus. CV.Maju Auto Semarang berdiri sejak

tahun 2013. Perusahaan terletak di komplek perumahan denganalamat Jl.Puri

Anjasmoro blok K4 No.14 Semarang.

Area pemasaran adalah kota Semarang dan sekitarnya. Pengiriman

sparepartada dua jenis yaitu paket dan kanvas. Pengiriman paket dilakukan

melalui jasa ekspedisi, sedangkan untuk kanvas dikirim olehkaryawan CV.

Maju Auto Semarang setiap akhir pekan.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

a) Visi Perusahaan

Menjadi supplier penyedia suku cadang terbaik dan terlengkap yang

dikelola secara profesional.

b) Misi Perusahaan

Selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen dan berusaha

untuk menjadi supplier penyedia suku cadang truk dan minibus yang

terdepan. Menyediakan suku cadang lengkap, berkualitas dan layanan

purna jual yang baik dengan menerapkan sistem garansi transaksi. Secara
 terus-menerus mengembangkan variasi produk untuk melayani dan

memuaskan seluruh konsumen.

3.1.3 Struktur organisasi

Struktur organisasi CV. Maju Auto Semarang ditunjukkan pada

gambar 3.1.

Manajer

Admin Kepala Admin Kepala

Keuangan Penjualan Pembelian Gudang

Staf Staf Driver

Penjualan Gudang

Gambar 3.1 Struktur organisasi CV.Maju Auto Semarang

Job Description masing-masing jabatan pada struktur organisasi

adalah sebagai berikut :

a) Manajer

1) Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi, dan

melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang

aman, nyaman, dan tertib.

2) Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi,

perencanaan, monitoring, dan menilai hasil pekerjaan.

 3) Melakukan coaching, konseling, dan mendisiplinkan karyawan,

mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur,

dan standar produktivitas.

4) Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis

yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi.

5) Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan,

mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil.

6) Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan,

mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians

dan memulai tindakan korektif.

7) Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar

kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan

kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan

perbaikan sistem.

8) Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi,

pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.

b) Admin Keuangan

1) Melakukan pengelolaan uang kas perusahaan mulai dari menyimpan

di bank, menentukan setoran, melakukan pencatatan transaksi dll.

2) Membuat laporan keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan

yang kemudian dilaporkan ke atasan.

 3) Bersama-sama karyawan lain dan atasan untuk menentukan kebijakan

administrasi keuangan.

4) Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan

AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.

5) Mencatat penerimaan pembayaran dari pelanggan.

6) Mengelola semua pembayaran tagihan agar pembayaran tepat waktu,

termasuk pembayaran terhadap supplier.

7) Melakukan pengarsipan dokumen transaksi guna menjaga ketertiban

administrasi dan memudahkan nanti jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

8) Membantu mengelola aktivitas hutang dan piutang perusahaan.

c) Admin penjualan dan staf penjualan (bagian penjualan)

1) Menangani permintaan pelanggan.

2) Mempertahankan hubungan pelanggan yang baik.

3) Menjawab permintaan pelanggan melalui telepon.

4) Menangani panggilan masuk dan korespondensi.

5) Memperbarui status pesanan dan rincian pengiriman sehingga mereka

dapat terus menginformasikan pelanggan.

6) Menumbuhkan bisnis.

7) Memproduksi laporan.
d) Admin Pembelian

1) Melakukan pembelian barang.

2) Memastikan barang yang dipesan tiba di waktu yang ditentukan.

3) Menerima kedatangan barang dan mengecek kualitasnya.

4) Melakukan pembayaran atas barang yang dibeli.

5) Dokumentasi faktur, purchase order, work order, dan invoice.

6) Melakukan pelaporan atas pembelian yang dilakukan.

7) Melakukan kontrol atas ketersediaan barang.

8) Menjalin hubungan baik dengan para vendor.

e) Kepala Gudang

1) Mengawasi dan mengontrol operasional gudang.

2) Melakukan pengecekan pada barang yang diterima sesuai SOP.

3) Membuat perencanaan, pengawasan dan laporan pergudangan.

4) Memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan.

5) Melaporkan semua transaksi keluar masuk barang dari dan ke gudang.

f) Bagian Gudang atau Staf Gudang

1) Bertanggungjawab atas bongkar muat barang.

2) Ikut serta menandatangani surat penerimaan barang.

3) Mengecek barang di gudang.

4) Menyiapkan pengiriman dan penyimpanan barang.

 g) Driver

1) Mengirimkan berbagai pesanan kepada para pelanggan.

2) Memastikan barang kiriman sesuai dan sampai ke tujuan yang dituju.

3) Merawat dan menjaga kebersihan kendaraan.

4) Melakukan pemeriksaan surat – surat kendaraan dan masa berlakunya.

3.2 Analisa Sistem

3.2.1 Sistem Lama

Selama ini administrasi penggajian dilakukan secara konvensional oleh

admin keuangan. Prosedur penggajian karyawan yaitu :

1. Karyawan melakukan presensi harian menggunakan mesin presensi.

2. Admin keuangan melakukan rekap presensi dan menghitung gaji. Draft

hitungan gaji dibuat rangkap dua. Kemudian draft hitungan gaji seluruh

karyawan diserahkan ke manajer untuk diperiksa dan untuk persetujuan.

3. Draft gaji yang telah disetujui, dikembalikan ke bagian admin keuangan

untuk mencetak slip gaji.

4. Admin keuangan mencetak slip gaji karyawan, rangkap dua untuk

masing-masing karyawan. Pada saat penyerahan gaji, karyawan

menandatangani dua slip gaji dan dua daftar gaji. Satu lembar slip gaji

diserahkan pada karyawan dan satu lembar disimpan oleh admin

keuangan sebagai arsip perusahaan.

5. Satu daftar gaji (laporan gaji) disimpan atau diarsip oleh admin keuangan

dan satu lagi diserahkan dan disimpan atau diarsip oleh manajer.
 Prosedur penggajian sistem yang lama dapat digambarkan dengan

diagram Flow Of Document seperti pada gambar 3.2.

Karyawan Admin Keuangan Manajer

Presensi Merekap presensi dan hitung gaji

manual

presensi presensi

Draft
Cetak draft gaji gaji karyawan
karyawan

Cek dan Persetujuan

Draft (tanda tangan)
gaji karyawan

Daftargaji
disetujui
Daftargaji
disetujui

Cetak
slip gaji

Daftar gaji Slip gaji

ditandatangani

Slip gaji
ditandatangani Daftar gaji
Daftar gaji ditandatangani
ditandatangani

Slip gaji
ditandatangani

Gambar 3.2 Diagram Flow Of Document sistem lama

3.2.2 Sistem Yang Ingin Dikembangkan

Sistem informasi penggajian yang lama memiliki kelemahan yaitu :

1. Sistem berbasis kertas mudah hilang atau rusak oleh kelembaban.

2. Sistem berbasis kertas membutuhkan tempat penyimpanan yang relatif

lebih besar.

3. Sistem rawan akan kesalahan input dan hitung.

4. Data tersebar dan membutuhkan waktu yang lebih lama saat pencarian.

5. Dibutuhkan waktu yang yang relatif lebih lama untuk menghasilkan

laporan gaji karyawan.

Berdasarkan kelemahan sistem tersebut maka penulis mengusulkan

pengembangan sistem baru (sistem informasi penggajian berbasis komputer)

yang memanfaatkan perangkat komputer dan basisdatasehingga data dapat

tersimpan dengan baik, perhitungan gaji dilakukan otomatis dan cepat, dan

laporan gaji dan slip gaji dapat dihasilkan dengan cepat. Aplikasi sistem

informasi penggajianakan dibuat menggunakan pemrograman desktop Visual

Basic 6 dan basisdata Ms. Access.

Prosedur sistem informasi penggajian CV. Maju Auto Semarang yang

diusulkan yaitu :

1. Karyawan melakukan presensi harian menggunakan mesin presensi.

2. Admin keuangan merekap dan menginput data presensi di aplikasi.

3. Admin keuangan membuat data gaji di aplikasi.

4. Manajer memeriksa data gaji dan memberikan persetujuan di aplikasi.

5. Admin keuangan mencetak laporan gaji rangkap dua danslip gaji rangkap

dua untuk masing-masing karyawan dengan dibantu aplikasi.

6. Pada saat penyerahan gajikaryawan empat kali tanda tangan, yaitu dua di

slip gaji dan dua di dalam laporan gaji. Satu lembar slip gaji diserahkan

pada karyawan dan satu lembarslip gaji disimpan oleh admin keuangan

sebagai arsip perusahaan.

7. Laporan gaji ditandatangani admin keuangan dan manajer. Satu laporan

gajidisimpan atau diarsip oleh admin keuangan dan satu lagi disimpan

atau diarsip oleh manajer.

Prosedur penggajian sistem baru digambarkan dengan diagram Flow

Of Document gambar 3.3.

Karyawan Admin Keuangan Manajer

Presensi
Input
manual
presensi
presensi
presensi

Kelola gaji Persetujuan

gaji

Cetak 2 slip gaji

dan 2 laporan gaji
dan
Slip gaji Slip gaji
Laporan gaji

Gambar 3.3 Diagram Flow Of Documentsistem usulan

 Karyawan Admin Keuangan Manajer

Terima gaji dan tanda tangan di 2 slipMenandatangani 2 laporan

gaji dan 2 laporan gaji dan mengarsip
gaji Menandatangani 1 slip gaji
2 laporan gaji dan mengarsip 1 laporan

Slip gaji Slip gaji Slip gaji Laporangaji

Laporan gaji
Laporan gaji Slip gaji Laporan gaji

Mengarsip
1 laporangaji
Laporan gaji

Gambar 3.3 Diagram Flow Of Documentsistem usulan (lanjutan)

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

1. DiagramKonteks

Diagram konteks (context diagram) hanya terdiri dari satu proses

yaitu sistem itu sendiri. Diagram konteks memberikan gambaran pengguna

luar sistem dan data yang masuk dan keluar dari sistem.

Konteks Diagram sistem informasi penggajian CV. Maju Auto

Semarang ditunjukkan dengan gambar 3.5context diagram CV. Maju Auto

Semarang.
 data_bagian

data_jabatan

data_komponen_gaji

data_karyawan

data_presensi

data_bulan_gaji
SISTEM
Admin data_gaji
INFORMASI
Keuangan data_gaji
PENGGAJIAN
slip_gaji

laporan_data_karyawan laporan_data_karyawan

laporan_presensi laporan_presensi
Manajer
laporan_gaji laporan_gaji

Gambar 3.5Context diagramCV. Maju Auto Semarang

Informasi yang dapat diperoleh dari diagram tersebut adalah

terdapat satu pihak pengguna sistem (entitas luar) yaitu admin keuangan

dan manajer. Data yang masuk kedalam sistem adalah dapat bagian, data

jabatan, data komponen gaji, data karyawan, data presensi, data bulan gaji,

dan data gaji.Data atau informasi yang keluar dari sistem adalah laporan

data karyawan, laporan presensi, laporan gaji, dan slip gaji.

2. DFD Level 0

DFD level 0 merupakan penjabaran dari konteks diagram. Pada

diagram ini sistem informasi penggajian dibagi menjadi tiga proses utama

yaitu proses kelola master data, kelola data gaji, dan menghasilkan

laporan.
 DFD level 0 sistem informasi penggajian CV. Maju Auto

Semarang ditunjukkan pada gambar 3.6.

data_bagian
1
data_jabatan
Mengelola
data_komponen_gaji
Master
Data
data_karyawan

data_bagian
data_jabatan
data_komponen_gaji
data_karyawan

data_presensi 2

data_bulan_gaji
Mengelola
Admin data_gaji
Data Manajer
Keuangan data_gaji
Gaji
slip_gaji

data_karyawan
data_presensi
data_bulan_gaji
data_gaji

laporan_data_karyawan laporan_data_karyawan
Menghasilkan
laporan_presensi Laporan laporan_presensi

laporan_gaji laporan_gaji

Gambar 3.6 DFD level 0 sistem informasi penggajian

a. Mengelola master data

Master data adalah data yang harus disiapkan terlebih dahulu

agar fungsi utama sistem dapat dilakukan. Master data tersebut adalah

data bagian, data jabatan, data komponen gaji, dan data karyawan.

b. Mengelola data gaji

Mengelola data gaji adalah fungsi utama sistem. Untuk

menghitung gaji salah satunya menggunakan data presensi.

Selanjutnya setiap bulan dibuat data bulan gaji. Data gaji ada disetiap

bulan gajim, data gaji di generate dari master data (data karyawan dan

data komponen gaji). Data gaji harus diperiksa oleh admin keuangan
 dan diubah statusnya menjadi “telah diperiksa”, dan harus diberi status

“disetujui” oleh manajer untuk dapat mencetak slip gaji dan muncul di

laporan gaji.

c. Menghasilkan laporan

Laporan yang disediakan oleh sistem yaitu laporan data

karyawan, laporan data presensi bulanan, laporan data gaji, dan slip

gaji karyawan.

3. DFD Level 1

DFD level 1 adalah penjabaran DFD level 0. Terdapat tiga buah

DFD level 1 yaitu DFD level 1 mengelola master data, DFD level 1

mengelola data gaji, dan DFD level 1 menghasilkan laporan.

a. DFD level 1 mengelola master data

bagian

1.1
Mengelola
data_bagian data_bagian
data jabatan
bagian
data_bagian

1.2
data_jabatan
Mengelola
data_jabatan
data
data_jabatan
jabatan

data_bagian
1.3
Mengelola
data_komponen_gaji
data komponen
gaji
Admin data_jabatan
Keuangan
data_bagian
data_komponen_gaji
karyawan

komponengaji 1.4
Mengelola
data_karyawan data_karyawan
data
karyawan

Gambar 3.7 DFD level 1 mengelola master data

 Mengelola master data memiliki empat proses yaitu mengelola data
bagian, mengelola data jabatan, mengelola komponen gaji, dan mengelola
data karyawan.
1) Mengelola data bagian
Mengelola data bagianberarti admin keuangan dapat menambah,
mengubah, dan menghapus data bagian. Data bagian yang disimpan
yaitu nama bagian atau departemen dalam perusahaan. Data bagian
akan disimpan dalam datastore bagian.
2) Mengelola data jabatan
Data jabatan adalah posisi karyawan dalam struktur organisasi
perusahaan. Mengelola data jabatan berarti admin keuangan dapat
menambah, mengubah, dan menghapus data jabatan. Data jabatan yang
disimpan yaitu nama bagian dan nama jabatan. Data jabatan disimpan
dalam datastore jabatan.
3) Mengelola data komponen gaji
Masing-masing jabatan memiliki komponen gaji yang berbeda.
Mengelola data komponen gaji berarti admin keuangan dapat
menambah, mengubah, dan menghapus data komponen gaji pada suatu
jabatan. Data komponen gaji yang disimpan yaitu nama jabatan, nama
komponen gaji, jenis (pendapatan atau tagihan), faktor pengali (hari
kerja atau satu kali), dan besaran. Data komponen gaji disimpan dalam
datastore komponengaji.
 b. DFD level 1 mengelola data gaji

presensi

2.1
data_presensi
Mengelola
data_presensi
data
data_karyawan
presensi

bulangaji

karyawan

2.2 Manajer
data_bulan_gaji
Mengelola
Admin data_bulan_gaji
data bulan
Keuangan
gaji

data_karyawan

2.3 data_presensi
data_bulan_gaji
Mengelola
data_gaji
data
data_gaji data_gaji
gaji

2.4 gaji
Mencetak
slip_gaji data_gaji
slip
gaji

Gambar 3.8 DFD level 1 mengelola data gaji

Mengelola data gaji memiliki empat proses yaitu mengelola data

presensi, mengelola data bulangaji, mengelola gaji, dan mencetak slip gaji.
1) Mengelola data presensi
Mengelola data presensi berarti admin keuangan dapat
mengubah data presensi. Data presensi yang disimpan yaitu bulan,
karyawan, jumlah masuk kerja, jumlah tidak masuk tanpa keterangan,
jumlah tidak masuk karena ijin. Data presensi disimpan
didatastorepresensi.
2) Mengelola data bulangaji
Mengelola data bulan gaji berarti admin keuangan dapat
menambah, mengubah, dan menghapus data bulangaji. Data bulan gaji
 yang disimpan yaitu bulan, tahun, dan hari kerja. Data bulan gaji
disimpan di datastorebulangaji.
3) Mengelola data gaji
Mengelola data gaji berarti admin keuangan dapat mengubah
data gaji. Data bulan gaji yang disimpan yaitu bulangaji,
komponengaji, dan status. Data gaji disimpan di datastore gaji.
4) Mencetak slip gaji
Gaji karyawan yang berstatus “telah diperiksa dapat dicetak.

c. DFD level 1 menghasilkan laporan

karyawan
3.1

Menghasilkan
laporan_data_karyawan data_karyawan
lap data
karyawan

presensi

data_presensi
3.2
data_bulan_gaji data_karyawan
Menghasilkan
Admin
lap data
Keuangan laporan_presensi data_bulan_gaji
presensi
laporan_presensi

3.3
data_bulan_gaji
Manajer
data_bulan_gaji
Menghasilkan
laporan_gaji
laporan
laporan_gaji
gaji
data_bulan_gaji

data_gaji

gaji bulangaji

d. Gambar 3.9 DFD level 1 menghasilkan laporan

Menghasilkan laporan memiliki tiga proses yaitu menghasilkan

laporan data karyawan, menghasilkan laporan presensi, dan
menghasilkan laporan gaji.
 1) Menghasilkan laporan data karyawan
Laporan data karyawan dicetak apabila dibutuhkan. Laporan karyawan
berisi tabel nama karyawan, bagian, jabatan, dan data karyawan
lainnya. Laporan data karyawan mengambil data dari datastore
karyawan.
2) Menghasilkan laporan data presensi
Laporan data presensi dicetak setiap bulan gaji. Laporan data presensi
berisi tabel nama karyawan dan data presensi karyawan. Laporan data
presensi mengambil data dari datastore karyawan, datastore bulangaji,
dan datastore presensi.
3) Menghasilkan laporan gaji atau laporan penggajian
Laporan gaji dicetak setiap bulan gaji. Laporan gaji berisi tabel nama
karyawan dan data gaji karyawan. Laporan data gaji mengambil data
dari datastore karyawan, datastore bulangaji, dan datastore gaji.

3.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

3.3.3 Kamus Data

3.3.4 Rancangan Userinterface