Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan
dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai
pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik
pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat digunakan untuk menganalisis setiap
permasalahan yang dihadapi.
Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal Control
Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas
sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tsb,
para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan
sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran tersebut, auditor sistem akan mudah
melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.
Artikel ini disusun untuk menyediakan informasi bagi masyarakat luas mengenai Teknik dan
Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi pada perusahaan yaitu PT Shopee Indonesia, baik
penerapan, hambatan, tantangan dan keuntungannya. Dalam hal ini, berbagai perusahaan pasti
memerlukan suatu fasilitas untuk memberikan informasi kepada setiap karyawan, manager, dan pihak
umum secara cepat dan akurat.
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman, ilmu pengetahuan dan teknologi informasi berkembang
dengan sangat pesat. Hal ini menyebabkan setiap perusahaan baik perusahaan manufaktur, dagang
maupun jasa harus mampu bersaing agar dapat tetap bertahan, berkembang, dan mampu
memenangkan daya saing. Informasi menjadi sumber daya yang tidak kalah penting yang harus
dikelola. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan
bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi factor kritis dalam
menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan
dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi,
serta bagaimana pengendalian sistemnya.
Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan
dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai
pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik
pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat digunakan untuk menganalisis setiap
permasalahan yang dihadapi.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan
alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian
dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan
interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
Membantu kerja analis sistem dalam melakukan project pengembangan sistem yang sedang
dijalankannya
Membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan keuangan
Sebagai buku panduan operasi/ kegiatan aktivitas bisnis perusahaan
Mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan peusahaan
Dokumentasi sistem dapat dilakukan dengan menggunakan teknik dokumentasi. Teknik
dokumentasi merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi sistem dan
untuk memahami keterkaitan antara satu subsistem dan subsistem lainnya
B. Kegunaan Teknik Dokumentasi Sistem
Pengembangan sistem informasi terbagi menjadi dua metode yaitu :
1. Pendekatan konvensional
2. Pendekatan terstruktur modern
Diagram Input Proses Output (IPO) dan Diagram Hierarki Input Proses Output (HIPO)
Digunakan oleh pengembang sistem informasi untuk membedakan level rincian pemrosesan
sistem yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO merupakan diagram yang menguraikan
aktivitas pemrosesan yang sudah digambarkan dalam diagram HIPO yang berfungsi untuk
menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah sistem akuntansi perusahaan.
Diagram HIPO merupakan serangkaian diagram yang terdiri dari serangkaian level yang
mengalir dari atas ke bawah yang menggambarkan sistem secara lebih detail. Diagram HIPO
dirancang sebagai alat bantu dan alat dokumentasi yang digunakan untuk mengidentifikasikan apa
yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu informasi. Selain itu, diagram HIPO juga
digunakan untuk menguraikan keseluruhan pemrosesan transaksi yang terjadi dalam aktivitas
perusahaan.
2. Teknik Dan Alat Bantu Terstruktur Modern
Teknik terstruktur adalah sekumpulan teknik, metodologi dan perangkat untuk membangun
sistem perangkat lunak yang menyertakan metodologi pemrograman, analisis, perancangan, coding
dan testing, konsep manajemen proyek, dan perangkat dokumentasi.
Cakupan teknik terstruktur adalah sekumpulan petunjuk dan perangkat komunikasi grafis yang
memungkinkan analisis sistem mengganti spesifikasi fungsional klasik dengan spesifikasi yang
baru sehingga pemakai dapat membaca dan memahaminya.
Alat/ perangkat analisis terstruktur adalah :
Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara
intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem
adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mengdokumentasikan sistem dan
hubungan antara subsistem yang berkaitan. Dengan demikian seorang Akuntan harus memiliki
keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis. Untuk
menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan desain dan teknik dokumentasi yang akan digunakan
secara rutin oleh seorang Desainer dan auditor sistem oleh tenaga Akuntansi.
Sedangkan Dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram
dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini
meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan,
menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering
digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir
dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem,
yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.
Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang
beredar, yaitu : file induk, file transaksi, file referensi, dan file arsip.
1) File Induk, secara umu berisi data-data akun. Buku besar dan buku besar pembantu adalah
contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi.
2) File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan
untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan penjualan,
penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh dari file transaksi.
3) File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses
transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak. File referansi
lainnya meliputi daftar harga untuk faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, daftar
nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk penjualan kredit.
4) File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk
referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagan yang penting dari jejak audit.
File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama
pegawai sebelumnya, ecord tentang akun yang dihapus dan buku besar periode
sebelumnya.
Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan keuangan
akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial, memenuhi
kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu sederhana cara
beroperasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Akan tetapi,
ketika buku besar umum digunakan untuk mendukung kisaran tugas yang lebih luas dalam
organisasi, suatu sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung mungkin
diperlukan. Pada bagian ini kita akan mengkaji general ledger otomatis tradisional dan pendekatan
rekayasa teknologi yang menggunakan software dengan basis-komputer.
Teknik dokumentasi perlu dikuasai oleh akuntan maupun keuangan dan akuntansi untuk
mendesain dan mempermudah auditor sistem, para akuntan menggunakan dokumentasi sistem
secara rutin. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik karena
merupakan keahlian penting bagi para akuntan untuk dikuasai. Ada enam teknik dokumentasi
dasar, diantaranya: diagram relasi entitas (REA), diagram arus data (DAD), flowchart dokumen,
flowcahart sistem, flowchart program, dan diagram tata letak record.
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media
diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan
evaluasi sistem adalah :
1) Analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah
berjalan) dan
2) Auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan
hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat
dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang
andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam
sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
C. Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian
yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan
penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi
kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, tabel pencabangan dan
keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan
kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk
membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks
yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar
tindakan.
Keunggulan Tabel Keputusan
a. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata
input.
b. Mampu menangani lebih banyak alternatif
Kelemahan Tabel Keputusan
a. Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
b. Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
Proses /
Menyatakan kegiatan yang akan terjadi
Langkah
dalam diagram alier.
(Process)
Shape:
Basic
Basic terpisah.
Kegiatan
Manual Untuk kegiatan yang dilakukan secara
(Manual manual.
Shape:
Operation)
Audit Diagram
Shapes
Untuk memberikan keterangan pada
kegiatan. Melambangkan komentar
Keterangan tentang suatu atau beberapa bagian dari
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di makalah ini, yaitu sebagai berikut ini.
1. Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang
dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang
tampak sebagai berikut ini.
2. Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form
flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini
menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan
bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem.
Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir
sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang
digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan
komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir.
Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama
menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara
rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan
alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol. Bagan alir
program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic
flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart).
Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam
program komputer secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis
sistem. Berikut contoh bagan alir program.
5. Process Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart)merupakan bagan alir yang banyak digunakan di
teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima
buah simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan
simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan
yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Bekal tsb
diharapkan mampu membantu seorang analis dalam menganalisis setiap permasalahan yang
terjadi. Statement of Auditing Standard (SAS) 55, mensyaratkan auditor independen memiliki
pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005).
Atas alasan tsb, para auditor direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika
mendokumentasikan sistem yang luas dan rumit. Dengan gambaran grafis tsb, auditor akan mudah
melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan. Teknik dokumentasi yang populer
digunakan adalah diagram arus data dan bagan alir yang terdiri atas bagan alir dokumen, bagan alir
sistem dan bagan alir program. Alat pendokumentasian tsb dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem,
yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor
intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem
juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-
alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan
antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu.
1) Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media
diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2) Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
3) Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam
sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi,
meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program
atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan
untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam
dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
DAFTAR PUSTAKA
Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education , Accounting
Knowledge , and Utilization Of Information Technology Toward Quality The Quality of
MSME ’ s Financial Reports. (3). https://doi.org/10.4108/eai.3-2-2020.163573
Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The Determinants of Micro , Small
and Medium Enterpreneur ( MSME ) Become Customer of Islamic Banks ( Religion ,
Religiousity and Location of Islamic Banks ). The 1st Annual Conference Economics,
Business, and Social Sciences, (2). https://doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775
Putra, Y. M., (2018). Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah Sistem
Informasi Akuntansi. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta.
Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting
Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826.
https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129
Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing (Empirical Testing of
Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and Bekasi). EPRA International Journal of
Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7), 154-161.
Ahatmyo, Atyanto. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Suatu Pengantar. Yogyakarta: Deepublish
Marshall B. Romney dan Paul John Steintbart, 2015. Accounting Information Systems, edisi-13,
Pearson Education Limited, England.
James A. Hall, 2013. Accounting Information Systems, 8th Edition, South Western Cengage
Learning, USA.