Anda di halaman 1dari 38

Modul 12

Pemeriksaan Manajemen
Hutang Dagang
Kelompok 9 – BY
GIOVANNI REGINA GONDOKUSUMO 125180171
CHRSITIAN FREDERICK 125180173
NATHALIA ANGELINE 125180185
NERIA ANAYA 125180514
RAISSA NATASHA SUGANDHA 125180548
TUJUAN PEMERIKSAAN MANAJEMEN

Tujuan dari pemeriksaan manajemen hutang dagang ini adalah


untuk meyakini prosedur pencatatan dan pembayaran hutang
dagang telah dilakukan dengan benar. Dari hasil pemeriksaan yang
dilakukan pada tanggal 1 November s/d 30 November 2020 untuk
periode bulan Januari – September 2020, ditemukan beberapa
data atau informasi sebagai berikut.
P100 WT-FAX 100 Wed 24 Oct 14.09.4

Informasi lain yang diperoleh :


Hasil Observasi :
1. Terdapat beberapa tagihan yang tidak
dilengkapi dengan dokumen pendukung, 1. Terdapat beberapa tagihan yang sudah
namun tetap dilakukan pembayaran dibayarkan ke pemasok, namun belum dapat
(pelunasan) dengan alasan sudah jatuh dilakukan penjurnalan karena kasir kas besar
tempo dan jika tidak dibayar, maka belum memberikan Bukti Bank Keluar (BBK)
pengiriman bahan akan dihentikan. beserta bukti pendukungnya.

2. Terdapat faktur penagihan yang sudah dilunasi


2. Terdapat kesalahan pencatatan pada Kartu sebelum jatuh tempo. Menurut kasir kas besar,
Hutang. Setelah dikonfirmasikan ke bagian instruksi pembayaran ini berdasarkan perintah
Akuntansi, diketahui bahwa staf yang dari Kepala Seksi Pembelian yang tidak
mengerjakan kartu hutang tersebut adalah dilengkapi dengan Memo dari pejabat yang
staf baru dan dalam masa percobaan. berwenang.
Informasi yang Diperoleh
PT Veluna Shoes
Faktur yang telah dilunasi namun belum dicatat
Per tanggal 30 September 2000

PT Veluna Shoes
Pelunasan Hutang yang Belum Jatuh Tempo
Per tanggal 30 September 2000
Diminta
1. Evaluasi temuan dengan memperhatikan informasi
dan KKP yang sudah disediakan, dan isi checklist
yang ada pada audit program
2. Buatlah Kertas Kerja Pemeriksaan Pelaporan
(review temuan)
3. Buatlah Laporan Pemeriksaan Manajemen (lengkap
dengan lampiran jika dibutuhkan)
JAWABAN

SOAL 1
Evaluasi temuan dengan memperhatikan informasi
dan KKP yang sudah disediakan, dan isi checklist
yang ada pada audit program
Program Audit
PT Veluna Shoes
Program Audit
Pemeriksaan Manajemen atas Hutang Dagang

1. Tujuan Audit
Untuk memperoleh keyakinan prosedur pencatatan dan pembayaran hutang dagang telah dilakukan
dengan benar.

2. Analisis sistem pengendalian internal/manajemen risiko:


a. Analisis Kekuatan Pengendalian Internal/Prosedur Kebijakan
I. Rencana pembelian dibuat setiap tahun dari hasil pembelian periode sebelumnya dan dilakukan
evaluasi dan revisi atas rencana setiap 3 bulan sekali
II. Pembelian bahan baku langsung dihitung berdasarkan kebutuhan sehingga tidak ada kelebihan
pembelian/sisa yang hanya disimpan di gudang (dapat mengurangi kualitas bahan baku langsung)
dan hutang dagang perusahaan tetap terkontrol
I.
II.
III. Penggunaan metode FIFO dalam pembelian sehingga memastikan barang yang masuk ke gudang
adalah barang yang baru dengan kondisi yang bagus serta adanya pengecekan kualitas barang
apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan sebelum dimasukkan ke gudang
IV. Adanya persetujuan atas setiap pembelian yang dilakukan sehingga hutang datang perusahaan
dapat dikontrol agar tidak melebihi limit kredit
V. Adanya kartu kontrol supplier yang memberikan informasi memadai mengenai total hutang
dagang yang harus dibayar oleh bagian keuangan
VI. Pengecekan hutang dagang secara internal dalam proses verifikasi dan pencatatan,
meningkatkan keakuratan dari nilai yang sudah tertagih dan nilai hutang dagang perusahaan saat
ini
VII. Adanya kas besar yang diatur agar tidak mengeluarkan uang untuk mengisi kas kecil dan
membayar kepada pihak ketiga di luar ketentuan yang berlaku, seperti pengisian kas kecil yang
dilakukan hanya boleh seminggu sekali kecuali pada saat kas kecil akan habis
VIII. Kas besar dipusatkan kepada satu rekening, menyebabkan semua mutasi yang terjadi dapat
dilacak/tracking ke dokumen terkait
a.
b. Analisis Kelemahan Pengendalian Internal/Prosedur Kebijakan
I. Terdapat kesalahan pencatatan pada Kartu Hutang yang ternyata dikerjakan oleh staf baru dan
masih dalam masa percobaan
II. Terdapat beberapa tagihan yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung, namun tetap
dilakukan pembayaran (pelunasan)
III. Terdapat beberapa tagihan yang sudah dibayarkan ke pemasok tetapi belum dilakukan
penjurnalan
IV. Total hutang dagang yang tercatat di buku perusahaan tidak menunjukkan total hutang dagang
perusahaan yang sebenarnya
V. Terdapat faktur penagihan yang sudah dilunasi sebelum jatuh tempo yang tidak dilengkapi dengan
Memo dari pejabat yang berwenang
VI. Terdapat dokumen hutang dagang yang terselip karena masih diarsip secara manual/belum
terkomputerisasi sepenuhnya
VII. Terdapat dokumentasi retur yang tidak lengkap karena faktor human error
VIII. Terdapat hutang dagang yang tidak dibuat estimasi total yang tidak terbayarkan setelah lebih
dari periode berjalan
a.
b.
c. Analisis Risiko Manajemen
Inherent Risk
I. Terdapat risiko kesalahan pencatatan pada Kartu Hutang karena faktor human error
II. Penggunaan komputerisasi yang masih terbatas dan tidak dioptimalkan sehingga human error
dapat terjadi pada saat input data
III. Terdapat beberapa tagihan yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung, namun tetap
dilakukan pembayaran (pelunasan)
IV. Terdapat beberapa tagihan yang sudah dibayarkan ke pemasok, namun belum dilakukan
penjurnalan
V. Terdapat faktur penagihan yang sudah dilunasi sebelum jatuh tempo yang tidak dilengkapi dengan
Memo dari pejabat yang berwenang
Residual Risk
VI. Terdapat risiko hutang dagang yang belum dibayarkan ke supplier sampai tanggal jatuh tempo
meskipun sudah ada limit kredit
VII. Terdapat hutang yang dicatat berulang kali
Matriks Analisa Risiko

Insignificant (1) Minor (2) Moderate (3) Major (4) Catastrophic (5)

Almost
I Unacceptable V Unacceptable
Certain (5)

Probable (4) III Unacceptable IV Unacceptable

II Supplement
Possible (3)
Issue

VI Supplement
Unlikely (2) VII Acceptable
Issue

Rare (1)
1.
2.
3. Prosedur audit/pemeriksaan:
a. Mendapatkan daftar hutang dagang dan mencocokkannya dengan nilai di buku perusahaan
untuk memastikan nilai yang tercatat sudah sesuai
b. Melakukan pemeriksaan atas jurnal yang terdapat di daftar hutang dagang untuk
mengetahui apakah ada salah pencatatan atau klasifikasi akun yang tidak sesuai
c. Memeriksa dokumen terkait dengan hutang dagang dan pembelian, apakah dokumen
tersebut sudah lengkap atau belum untuk memastikan proses operasional perusahaan
berjalan dengan benar
d. Melakukan komparasi saldo hutang dagang periode berjalan dengan tahun sebelumnya,
dimana diperlukan prosedur reviu analisis dan membuat movement hutang dagang yang
perlu di-vouching ke dokumen pendukung utama yang menyebabkan adanya pergerakan
atas penambahan hutang dagang atau pelunasan hutang dagang. Dari sini, buat tie-up atas
beban di Laporan Laba Rugi
b.
c.
d.
e. Melakukan konfirmasi dengan supplier perusahaan untuk memastikan nilai yang dicatat di
buku perusahaan sama dengan nilai yang ada di supplier. Konfirmasi dilakukan dengan
tahapan sebagai berikut:
- Memperoleh daftar alamat nomor telepon dan data masing-masing supplier yang akan
dikonfirmasi
- Melakukan pengecekan konfirmasi, apakah konfirmasi telah dijawab oleh supplier
terkait
- Melakukan konfirmasi kedua kepada supplier yang tidak menjawab konfirmasi pertama
yang telah dikirimkan
- Melakukan prosedur subsequent payment untuk memastikan cut-off hutang dagang
sudah benar
- Membuat kesimpulan atas prosedur yang dilakukan sebelumnya dan apakah saldo
konfirmasi sama dengan saldo di buku perusahaan
c.
d.
e.
f. Membaca perjanjian atas transaksi dari supplier secara signifikan dan mencatat kertas
kerja mengenai persetujuan, significant issues yang relevan, jika ada
g. Melakukan pengetesan umur hutang dagang sesuai periode neraca dengan cara
pengukuran matematis dan rekonsiliasi total atas umur hutang dagang di saldo buku besar
jika ada signifikansi
h. Melakukan observasi atas bagaimana perusahaan melakukan proses pembelian dan
pembayaran
i. Melakukan pengamatan terhadap document flowchart untuk melihat bagaimana alur
dokumentasi perusahaan dan apakah rangkap dokumen dikirimkan ke bagian lain dengan
tepat
j. Memastikan apakah supplier telah melakukan perbandingan atas dokumen-dokumen
terkait dengan pengerjaan ulang (reperformance)
k. Mewawancara supplier sesuai dengan daftar pertanyaan
PT VELUNA SHOES
DAFTAR PERTANYAAN
Kegiatan Pemeriksaan Manajemen Hutang Dagang No. KKP CL001/03/2021
NO PERTANYAAN Y / T REFF. NO KKP KETERANGAN

1 Apakah permintaan pembelian menggunakan formulir permintaan Y Informasi pembelian


barang? no. 2
2 Apakah permintaan pembelian berdasarkan batas minimum Y Informasi pembelian
persediaan? No. 3
3 Apakah permintaan pembelian non barang produksi ditandatangani Y Informasi pembelian
oleh pejabat yang berwenang? No. 4
4 Apakah bagian pembelian melakukan evaluasi atas pemasok? Y Informasi pembelian
No. 5
5 Apakah SPP untuk pembelian barang/jasa dibuat berdasarkan Y Informasi pembelian
rencana produksi dengan mempertimbangkan posisi persediaan? No. 2
6 Apakah kegiatan pembelian dilakukan berdasarkan Y Prosedur pemesanan /
permintaan dari bagian yang membutuhkan dengan penerimaan barang No.
mencocokan formulir permintaan pembelian dengan PO? 1

7 Apakah terdapat otorisasi atas pesanan pembelian oleh Y Informasi pembelian


pejabat yang berwenang untuk memeriksa keabsahan PO?

8 Apakah terdapat pemisahan antara bagian gudang dengan Y Prosedur pemesanan /


bagian pengecekan kualitas? penerimaan barang No.
2&3
9 Apakah bagian quality control benar-benar melakukan Y Prosedur pemesanan /
pemeriksaan terhadap jenis dan kualitas barang yang penerimaan barang No.
diterima? 3

10 Apakah bagian gudang melakukan pengecekan antara PO Y Prosedur pemesanan /


dengan surat jalan untuk memastikan kesesuaian antara penerimaan barang No.
barang yang diterima dengan barang yang dipesan? 2
11 Apakah barang dengan kualitas yang tidak sesuai dilakukan Y Prosedur
retur ? pemesanan /
penerimaan barang
No. 3
12 Apakah bagian gudang yang membuat Bukti Penerimaan T Prosedur
Barang (BPB)? pemesanan /
penerimaan barang
No. 3
13 Apakah penjurnalan dilakukan saat kasir memberikan Bukti Y KKP Temuan No. 3
Bank Keluar (BBK) dan bukti pendukungnya? 01/11/2021

14 Apakah bagian akuntansi melakukan cross check antara PO, Y Prosedur


surat jalan, dan faktur sebelum melakukan pencatatan utang ? pemesanan /
penerimaan barang
No. 4
15 Apakah terdapat pemisahan fungsi antara bagian pencatatan Y Prosedur
hutang dengan pelaksana pembayaran? pengeluaran
bank/pembayaran
hutang
16 Apakah pengiriman bahan baku dapat dihentikan oleh Y KKP Temuan No. 1
pemasok? 01/11/2021

17 Apakah terdapat tagihan yang sudah dibayarkan namun belum Y KKP Temuan No. 3
di jurnal? 01/11/2021

18 Apakah pelunasan tagihan harus dilengkapi dengan dokumen Y KKP Temuan No. 1
pendukungnya? 01/11/2021

19 Apakah setiap cek yang dikeluarkan diotorisasi oleh Dirut Y Prosedur


atau pejabat yang berwenang? pengeluaran
bank/pembayaran
hutang

20 Apakah pembayaran hutang dagang ada yang melewati batas T KKP Temuan No. 1
jatuh tempo? 01/11/2021
21 Apakah kartu hutang dapat dikerjakan oleh staf baru? Y KKP Temuan No. 2
01/11/2021

22 Apakah pelunasan hutang dilakukan secara cash? T Informasi kas dan


bank No. 2

23 Apakah pelunasan tagihan dapat dilakukan tanpa dilengkapi Y KKP Temuan No. 1
dokumen pendukung? 01/11/2021

24 Apakah instruksi pembayaran harus berdasarkan perintah dari Y KKP Temuan No. 4
kepala seksi pembelian? 01/11/2021

25 Apakah kartu hutang telah dicatat dengan benar? T KKP Temuan No. 2
01/11/2021
JAWABAN

SOAL 2
Buatlah Kertas Kerja Pemeriksaan Pelaporan
(review temuan)
PT Veluna Shoes
KKP 01/11/2021
Kertas Kerja Pemeriksaan Manajemen Hutang Dagang

No. Temuan Kriteria Penyebab Dampak Rekomendasi


1. Terdapat beberapa tagihan Setiap tagihan harus dilengkapi Tagihan Sudah jatuh tempo • Kemungkinan • Setiap tagihan yang
yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung dan jika tidak dibayar maka terjadinya diberikan dilengkapi
dengan dokumen pengiriman bahan akan pembohongan tagihan dengan dokumen
pendukung dihentikan • Adanya tagihan fiktif pendukung seperti struk,
• Pengeluaran kas lebih dsb
besar • Pelunasan seharusnya
• Pembayaran kepada dijadwalkan pada
pemasok terhambat tanggal sebelum tanggal
jatuh tempo.
• Pelunasan dilakukan
sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan.
No. Temuan Kriteria Penyebab Dampak Rekomendasi
2. Terdapat kesalahan Setiap melakukan pencatatan Pembayaran hutang tidak • Terjadi kesalah • Dibutuhkan otorisasi
pencatatan pada kartu kartu utang seharusnya dilengkapi dengan memo pahaman terhadap setiap
utang dilakukan oleh staf hutang dari atasan • Aset perusahaan pembayaran hutang
dan jika dilakukan oleh staf terlihat kecil • Mencatat daftar saldo
baru harus dengan • Jumlah yang utang setiap akhir
pengawasan dari atasan yang dibayar kepada periode
berwenang. pemasok lebih besar • Mengecek kesamaan
dari yang saldo pada kartu utang
sebenarnya dengan saldo utang
pada buku besar
pembantu
No. Temuan Kriteria Penyebab Dampak Rekomendasi
3. Tagihan yang sudah Setiap tagihan yang sudah Kasir kas belum • Bisa terjadinya • Melakukan jurnal dari

dibayarkan ke pemasok dibayar harus langsung memberikan Bukti Bank pembayaran ganda setiap transaksi yang

belum di jurnal dilakukan penjurnalan. Keluar (BBK) dan bukti • Bisa ada indikasi dilakukan
• Kasir kas harus
pendukungnya korupsi oleh
langsung memberikan
pegawai
Bukti Bank Keluar
• Pembayaran fiktif
(BBK) beserta bukti
pendukungnya ke
bagian akuntansi ketika
pelunasan sudah
dilakukan.
• Kasir kas harus
melakukan otorisasi
dari setiap transaksi
yang dilakukan.
No. Temuan Kriteria Penyebab Dampak Rekomendasi
4. Terdapat faktur Setiap faktur penagihan Faktur penagihan sudah • Indikasi pencurian • Sebaiknya sebelum
penagihan yang tidak harus dilengkapi dengan dilunasi sebelum jatuh kas pembayaran tagihan
dilengkapi dengan Memo yang sudah diotorisasi tempo, namun tidak • Indikasi harus dilakukan
Memo dari pejabat yang oleh pejabat yang dilengkapi dengan Memo pembayaran fiktif otorisasi oleh pejabat
berwenang berwenang. dari pejabat yang • Indikasi terjadinya yang berwenang
berwenang penyalahgunaan • Pelunasan faktur
aset penagihan harus
dilengkapi dengan
Memo
• Memo yang diberikan
sudah diotorisasi oleh
pejabat yang
berwenang
JAWABAN

SOAL 3
Buatlah Laporan Pemeriksaan Manajemen (lengkap
dengan lampiran jika dibutuhkan)
Laporan Pemeriksaan
Manajemen
Jakarta, 15 Desember 2020

Kepada Yth
PT Veluna Shoes
Tangerang
Up. Bpk Sutardjo Laksamana (Direktur Utama)

Dengan hormat,
Sesuai dengan program kerja internal audit, kami telah melakukan pemeriksaan atas manajemen hutang dagang.
Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk meyakini bahwa semua prosedur pencatatan dan pembayaran hutang
dagang telah dilakukan dengan benar. Periode pemeriksaan atas produksi ini adalah bulan Januari 2020 sampai
dengan September 2020, dan audit dilaksanakan pada tanggal 1 November 2020 sampai dengan 30
November 2020, yang dilakukan oleh Sdr. John Sukanda dan Jeani Permana.
Ruang lingkup pemeriksaan dibatasi pada prosedur pencatatan dan pembayaran hutang dagang yang terjadi di PT
Veluna Shoes, yang meliputi pemesanan pembelian barang, penerimaan dan pengembalian barang, dan pengeluaran bank.

Ringkasan temuan dapat disajikan sebagai berikut:


1. Terdapat beberapa tagihan yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung.
2. Terdapat kesalahan pencatatan pada kartu utang.
3. Tagihan yang sudah dibayarkan ke pemasok belum di jurnal.
4.Terdapat pembayaran yang dilakukan tidak dilengkapi dengan Memo dari pejabat yang berwenang.
Rincian temuan:
1. Terdapat beberapa tagihan yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung,
dimana seharusnya setiap tagihan harus dilengkapi dengan dokumen pendukung. Hal ini dibuktikan
dengan adanya tagihan yang sudah jatuh tempo dan jika tidak dibayar maka pengiriman bahan akan
dihentikan. Dampak dari tagihan yang tidak dilengkapi oleh dokumen pendukung ini akan memungkinkan
terjadinya pembohongan tagihan. Dalam hal ini, kami merekomendasikan setiap tagihan yang diberikan
harus dilengkapi dengan dokumen pendukung seperti struk, dsb

2. Terdapat kesalahan pencatatan pada kartu utang,


dimana dalam melakukan pencatatan kartu utang seharusnya dilakukan oleh staf hutang dan jika dilakukan oleh
staf baru harus dengan pengawasan dari atasan yang berwenang. Hal ini dibuktikan dengan adanya pembayaran
hutang tidak dilengkapi dengan memo dari atasan. Dampak dari kesalahan pencatatan pada kartu utang adalah
jumlah yang dibayar kepada pemasok lebih besar dari yang sebenarnya. Dalam hal ini, kami merekomendasikan
untuk mengecek kesamaan saldo pada kartu utang dengan saldo utang pada buku besar pembantu.
3. Terdapat tagihan yang sudah dibayarkan kepada pemasok namun bagian kasir kas belum
memberikan Bukti Bank Keluar (BBK) dan bukti pendukungnya.
Dimana seharusnya setiap tagihan yang sudah dibayar harus langsung dilakukan penjurnalan.
Hal ini dibuktikan dengan adanya kasir kas yang belum memberikan Bukti Bank Keluar (BBK)
dan bukti pendukungnya. Dampak dari temuan ini akan menyebabkan terjadinya pembayaran
ganda. Dalam hal ini, kami merekomendasikan untuk melakukan jurnal dari setiap transaksi
yang dilakukan.

4. Terdapat pembayaran yang tidak dilengkapi dengan Memo dari pejabat yang berwenang,
dimana seharusnya setiap pembayaran harus berdasarkan perintah dari Kepala Seksi
Pembelian dan dilengkapi dengan Memo yang sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Hal ini menyebabkan faktur penagihan yang sudah dilunasi sebelum jatuh tempo dan
pembayarannya tidak dilengkapi dengan memo dari pejabat yang berwenang.
Komentar Manajemen:
1. Atas temuan auditor terhadap beberapa tagihan yang tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung, namun tetap
dilakukan pelunasan. Kami telah mendiskusikan dengan bagian pengeluaran kas bahwa setiap tagihan yang diberikan
akan disertai dengan dokumen pendukungnya. Hal ini akan diberlakukan paling lambat tanggal 5 Januari 2021.

2. Atas temuan auditor terhadap kesalahan pencatatan pada kartu utang. Kami telah mendiskusikan dengan bagian
Akuntansi bahwa dalam melakukan pencatatan kartu utang seharusnya dilakukan oleh staf hutang dan jika dilakukan
oleh staf baru harus dengan pengawasan dari atasan yang berwenang. Hal ini akan diberlakukan paling lambat tanggal 1
Januari 2021.

3. Atas temuan auditor terhadap penjurnalan yang belum dilakukan namun telah dilakukan pembayaran tagihan, kami
telah mendiskusikan dengan bagian pengeluaran kas bahwa kasir kas besar harus langsung memberikan Bukti Bank
Keluar (BBK) beserta bukti pendukungnya ke bagian akuntansi ketika pelunasan sudah dilakukan. Hal ini akan
diberlakukan paling lambat tanggal 1 Januari 2021.
4. Atas temuan auditor terhadap pembayaran yang tidak dilengkapi dengan Memo dari pejabat yang berwenang, kami
telah mendiskusikan dengan bagian pengeluaran kas bahwa setiap pembayaran harus dilengkapi dengan Memo yang
sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini akan diberlakukan paling lambat tanggal 1 Januari 2021.

Demikian laporan pemeriksaan manajemen hutang dagang yang telah kami lakukan. Kami mengucapkan banyak terima
kasih atas kerja sama dan bantuan tim bagian operasional pembelian barang, penerimaan dan pengembalian barang, dan
pengeluaran kas yang telah memberikan informasi dengan benar.

Hormat kami,

Susno Subroto, SE., M.Si., CIA

Cc: Bpk Jeffrey Jung (manager operasional)


Ibu Wendy Song (manager keuangan)
Lampiran

Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran
Lampiran

Lampiran
Lampiran

Anda mungkin juga menyukai