SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Kelompok 11
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utamanya adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.

Diagram Konteks Siklus Pengeluaran

Diagram Arus Data Tingkat 0 dari Siklus Pengeluaran

Keputusan - keputusan penting yang harus diambil manajer :

1. Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
2. Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga
terbaik?
3. Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan?
4. Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi maupun keakuratan
fungsi logistik inbound?
5. Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh
pemasok?
6. Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas

Ada empat kegiatan siklus pengeluaran dasar, yaitu :

1. Memesan Bahan Baku, Perlengkapan dan Jasa
2. Menerima Bahan, Perlengkapan Dan Jasa
3. Menyetujui Faktur Pemasok
4. Pengeluaran Kas

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

 Proses : Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab
utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, setiap
departemen dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah
permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk
mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item tersebut. Sistem kemudian
membuat pesanan pembelian yang sdnt ke pemasok melalui EDI.
 Ancaman dan Pengendalian : Ancaman pertama adalah kesalahan dalam data
induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan
kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegosiasi. Salah satu cara
untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid
adalah menggunakan pengendalian intregitas pemrosesan data. Ancaman kedua
adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti
informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang
ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Salah satu cara untuk menanggulangi
risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi sistem tersebut untuk
menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat
menampilkan informasi seperti itu. Ancaman ketiga berkaitan dengan kehilangan
atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman
ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA
Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam silus pengeluaran adalah memesan bahan
baku, perlengkapan, atau jasa. Berikut diagram arus data tingkat 1: memesan bahan
baku, perlengkapan, dan jasa (dijelaskan dengan menyertakan ancaman):
 Proses
 Economic order quantity (EQQ): ukuran pesanan optimal untuk
meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.
 Reorder point (titik pemesanan ulang): menentukan tingkat yang mana saldo
persediaan dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok
dimulai.
 Material requirement planning (MRP): sebuah pendekatan untuk
manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan
yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk
menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan
produksi.
 Sistem persediaan just-in-time (JIT): sebuah system yang meminimalkan
atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual,
bukannya yang diperkirakan.
 Permintaan pembelian (purchase requisition): sebuah dokumen atau
formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner, menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang,
deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin
akan menyarankan seorang pemasok.
 Ancaman dan Pengendalian: Catatan persediaan yang tidak akurat dapat
menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan pada hilangnya
penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya
(ancaman 5).
 Memilih Pemasok: Setelah kebtuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah
selanjutnya adalah memilih pemasok.
 Proses : Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih
pemasok yaitu harga, kualitas, dan bahan baku.
 Pesanan pembelian (purchase order): sebuah dokumen yang secara
formal meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan
produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji
untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok
menerimanya.
 Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order): sebuah komitmen
untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan
dari pemasok tertentu untuk jangka yang telah ditetapkan, seringnya satu
tahun.
 Vendor-managed inventory (VMI): praktik dimana para produsen dan
distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan
EDI. Pemasok mengakses system point-of-sales pelanggannya untuk
mengawasi persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika
produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.
 Ancaman Pengendalian : Penyuapan (kickbacks) adalah hadiah yang diberikan
oleh pemasok ke agen pembelian dengan tujuan memengaruhi pilihannya dari
pemasok.
 Evaluated Receipt Settlement : ERS merupakan sebuah pendekatan tanpa
faktur terhadap utang yg menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur
pemasok, laporan penerima, dan pesanan pembelian) dengan mencocokan
dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan
 Kartu pengadaan (procurement card) : kartu kredit korporasi yg para
pegawai dapat gunakan hanya untuk pemasok tertentu untuk membeli jenis
barang tertentu
 Dana imprest : rekening kas dengan 2 karakteristik, (1) sudah diatur dg
jumlah tetap, (2)voucher diperlukan untuk setiap pecairan. Jumlah
kas+voucher = saldo dana tetap