Nomor Dok : IK/MRT/01/01

INSTRUKSI KERJA Nomor Revisi : 04

Identifikasi Penomoran dan Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2011

Distribusi Dokumen
ISO 9001 : 2008 Klausa ISO : 4.2.3

1. INSTRUKSI KERJA

Dokumen yang dikendalikan penggunaannya meliputi dokumen internal dan dokumen

eksternal

Dokumen yang sah adalah dokumen yang memiliki nomor dokumen, nomor revisi,
tanggal penerbitan, halaman, jenis dokumen, nama dokumen, logo dan ada status
pengesahan oleh yang berwenang.

Metode penomoran dokumen adalah sebagai berikut:

MM/XXXX MM Menyatakan dokumen manual mutu

X Menyatakan tahun dikeluarkannya manual mutu

PM/UUU/YY PM Menyatakan dokumen prosedur mutu

UUU Menyatakan penamaan prosedur mutu
YY Menyatakan nomor urut prosedur mutu

IK/UUU/YY/ZZ IK Menyatakan dokumen instruksi kerja

UUU Menyatakan penamaan prosedur mutu
YY Menyatakan nomor urut prosedur mutu
ZZ Menyatakan nomor urut instruksi kerja

FRM/UUU/YY/VV FRM Menyatakan formulir

UUU Menyatakan penamaan prosedur mutu
YY Menyatakan nomor urut prosedur mutu
VV Menyatakan nomor urut formulir

Keterangan: PMB : Penerimaan mahasiswa baru

KRG : Adm. Keuangan dan Registrasi
KUL : Perkuliahan
PKL : Praktek Kerja Lapangan
TA : Tugas Akhir
WDS : Wisuda
KRK1 : Pengelolaan Kurikulum
KRK2 : Pengelolaan Perkuliahan
PPS : Pengelolaan Saran dan Prasarana
PSK : Pengelolaan Perpustakaan
SDM : Pengelolaan Sumber Daya Manusia
SIM : Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen
MHS : Pengelolaan Organisasi Mahasiswa

Hal : 1 dari 2
 Nomor Dok : IK/MRT/01/01
INSTRUKSI KERJA Nomor Revisi : 04

Identifikasi Penomoran dan Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2011

Distribusi Dokumen
ISO 9001 : 2008 Klausa ISO : 4.2.3

PPM : Pengelolaan Penelitian

MRT : Manajement Representatif
MGT : Kebijakan Manajemen
PBL : Pembelian
P3AI : Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional
BDCTC : Bina Darma Career and Training Center
ELC : English Language Center
PPSI : Pusat Pelayanan Psikologi
ADM : Administrasi Umum
BKNI : Biro Kerjasama Nasional Internasional
PDP : Penerbitan dan Percetakan

Biro Penjaminan Mutu

1. Setelah disahkan dokumen dimasukkan dalam Daftar Induk Dokumen
2. Menyerahkan ke bagian BPM untuk di Upload ke WEB sebagai distribusi dokumen
yang TERKENDALI.
3. Bagian lain tidak boleh menyimpan Hard Copy dari dokumen yang disahkan.

Management Representatif
1. Memutuskan menyimpan atau tidak dokumen lama (MASTER) yang sudah tidak
berlaku.
2. Jika diputuskan untuk tidak disimpan, memberitahukan kepada BPM untuk
memusnahkan.
3. Jika diputuskan untuk disimpan, memberitahukan kepada BPM untuk menyimpannya.

Manajemen Representatif
1. Untuk dokumen yang direvisi, dan dokumen lama dimusnahkan jika Managemen
Representatif memutuskan untuk tidak menyimpannya.
2. Mengidentifikasi dokumen lama dengan memberi stempel “KADALUARSA” dan
menyimpannya jika Managemen Representatif memutuskan untuk menyimpan
dokumen lama.

Semua dokumen luar yang dipakai sebagai acuan dalam melakukan aktifitas yang ada di
Universitas Bina Darma didaftar dalam Daftar Dokumen Pendukung pada masing-masing
bagian yang memerlukannya. Daftar Dokumen Pendukung disimpan oleh bagian terkait
dan didistribusikan kepada Biro Penjaminan Mutu.

Pemusnahan dokumen yang sudah kadaluarsa dilakukan dengan cara dibakar, digunting
atau diberi tanda silang.

Pendistribusian dokumen menggunakan web yang beralamat di http://iso.binadarma.ac.id

Hal : 2 dari 2
 Nomor Dok : IK/MRT/01/01
INSTRUKSI KERJA Nomor Revisi : 04

Identifikasi Penomoran dan Tgl. Berlaku : 1 Oktober 2011

Distribusi Dokumen
ISO 9001 : 2008 Klausa ISO : 4.2.3

2. LAMPIRAN
 Formulir Daftar Induk Dokumen
 Formulir Daftar Dokumen Pendukung

Dibuat Oleh, Disetujui dan Disahkan Oleh,

( Kurniawan) Manajemen Representatif

Hal : 3 dari 2