LAPORAN PRAKTIKUM KEARSIPAN DINAS

PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN

JEMBER
TUGAS
Tugas ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Studi Arsip dan
Dokumentasi (B)

Dosen Pengampu :
Dr. Eko Crys Endrayadi, S.S.,M.Hum

Oleh :
Alfina Damayanti (190110301014)
Rita Alfiatun (190110301022)
Dea Firstca Dinialiyanti (1901103010690
Moh. Rizqi Alamsyah (190110301077)

JURUSAN SEJARAH
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS JEMBER
2021
A. Pendahuluan
Arsip adalah suatu catatan yang ditulis, dicetak, atau diketik dalam bentuk huruf,
angka atau gamabr yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film strip,
mikrofilm), media komputer (pita tape, pringan, rekaman, disket), kertas fotokopi dan
lain-lain. Sedangkan menurut UU No.43 Tahun 2009 Bab I pasa 1, mengenai kearsipan
ialah bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari definisi arsip diatas dapat kita pahami bahwa arsip pada dasarnya memiliki
fungsi yang sangat vital dalam penyelenggaraan administrasi suatu negara dan sebagai
identitas kolektif. Banyak lembaga atau instansi pemerintahan ataupun swasta, berbagai
organisasi, dan individu mengabaikan pentingnya arsip. Sehinggal hal itu mengakibatkan
hilangnya sumber informasi penting, baik untuk kepentingan praktis sebagai sumber
penelitian maupun sumber sejarah. Dalam penelitian sejarah arsip merupakan salah satu
edvinces yang tidak dapat diabaikan. Tidak hanya itu, arsip juga dijadikan sebagai
sumber primer dan juga sebagai bagian pertanggung jawaban ilmiahnya dalam penelitian
sejarah. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tujuan penyelenggraaan kearsipan adalah: (a)
menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional, (b) menjamin ketersediaannya arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan Undang-Undang, (d) menjamin perlindungan kepentingan
negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpecaya, € mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai
suatu sistem yang komperehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan aset nasional
dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa, (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat diketahui arti pentingnya arsip atau
kearsipan. Dimana kearsipan berperan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, serta
sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta.
Dalam proses penyajian informasi, suatu pimpinan dapat membuat sebuah keputusan dan
perencanaan kebijakan, jika sistem dan prosedur dibidang kearsipan sudah baik. Artinya,
suatu lembaga baik itu lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup memberikan data
informasi yang baik, lengkap, dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki
manajemen kearsipan yang baik dan terartur. Hal itu karena arsip dapat dikatakan sebagai
suatu sistem, dimana satu sama yang lainnya saling berkaitan dalam satu ikatan yang
utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi
perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi yang berkaitan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Jember merupakan salah
satu instansi yang bertugas dalam menangani dan mengelola arsip daerah dan juga
memberikan pelayanan kepada masyarakat dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan
arsip daerah Kabupaten Jember.
B. Sejarah Instansi Kearsipan Kabupaten Jember

Gambar 1 Tampak Depan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Seksi Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Jember

Awal mula berdirinya Kantor Perpustakaan Arsip Kabupaten Jember bertempat di

Pemda Jember dan pernah ikut bergabung dengan kepegawaian bagian umum dan
kantornya sendiri bertempat di Arjasa lalu bergabung kembali dengan Kantor
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi sejak tahun 1999. Seiring berjalannya waktu
dengan peraturan yang ada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi memiliki 2 seksi
yaitu Seksi Kearsipan dan Seksi Perpustakaan untuk seksi kearsipan bertempat di Jalan
Dharmawangsa No.176 Kaliwining Rambipuji Jember sedangkan seksi perpustakaan
bertempat di jalan Letjen Panjaitan No.49. Dengan demikian pada awal tahu n 2009
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember yang masih dipimpin
bapak Drs.Sutrisno mulai mengalami perkembangan yang meningkat sehingga pada
tahun 2016 Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi berubah nama menjadi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan lembaga kearsipan daerah dengan peraturan
PP No.22 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No.43 tahun 1999 tentang Kearsipan.
C. Sitem Kearsipan (Sistem Penyimpanan Arsip)
Cara pengelolaan sebuah arsip sangat penting untuk diperhatikan, mengingat
pentingnya sebuah arsip bagi kehidupan manusia, organisasi, ataupun negara. Maka
sudah menjadi kewajiban bagi suatu instansi terutama intansi kearsipan daerah ataupun
pusat untuk senantiasa berupaya melaksanakan administrasi kearsipan yang baik. Tata
kelola penyimpanan arsip sangat menentukan apakah arsip tersebut tersimpan dengan
baik atau tidak. Oleh karena itu perlu diperhatikan faktor-faktor yang dapat menentukan
keberhasilan pengelolaan arsip. Faktor-faktor kearsipan yang baik yaitu sistem
penyimpanan arsip yang tepat, fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat dan petugas
kearsipan yang memenuhi syarat.
Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat. Sistem penyimpanan arsip
memiliki pengaruh yang besar untuk mempermudah dalam penemuan kembali suatu arsip
dengan cepat apabila dibutuhkan, agar penyimpanan arsip dapat ditata dengan baik maka
diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan penyimpanan arsip secara efektif.
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu
dibutuhkan. Dalam kearsipan dikenal adanya lima dasar pokok sistem penyimpnana
yaitu; Pertama, penyimpanan menurut abjad. Kedua, penyimpanan menurut objek/pokok
masalah. Ketiga, penyimpanan menurut wilayah. Keempat, penyimpanan menurut nomor.
Kelima, penyimpanan menurut tanggal.
Sistem penyimpanan yang digunakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Kabupaten Jember menggunakan dua sistem yaitu sistem subjek dan sistem penomoran.
Sistem subjek adalah sistem untuk menyususn arsip sesuai dengan pokok masalah.
Sedangkan sistem penomoran yaitu suatu sistem untuk menyusun arsip dengan
melakukan penomoran pada pokok masalah. Kedua sistem penyimpanan tersebut
digunakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Jember dengan
tujuan untuk mempermudah pegawai dalam melakukan kegiatan penyimpanan arsip statis
dan juga untuk memudahkan dalam mencari suatu arsip serta efiseinsi tempat
penyimpanan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Jember.
D. Personalia
Personalia atau sumber daya manusia dalam suatu instansi merupakan faktor yang
sangat penting sekali terutama dalam instansi kearsipan. Petugas kearsipan yang
profesional sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip pada suatu
kantor atau organisi. Untuk dapat menjadi seorang petugas kearsipan minimal harus
memiliki beberapa persyaratan, diantaranya ketelitian, kecerdasan, kecekatan, kerapian,
memiliki pengetahuan khusus tentang kearsipan, memiliki keterampilan untuk
melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
Mengingat pentingnya petugas kearsipan, maka untuk menjadi seorang petugas
kearsipan yang baik diperlukan beberapa syarat yang harus dipenuhi. Dalam teori
kearsipan petugas kearsipan harus dapat memenuhi 4 empat persyaratan, yaitu : memiliki
pengetahuan umum, terutama yang menyangkut surat menyurat dan kearsipan,
pengetahuan tentang seluk beluk lembaga atau organisasi, yaitu orang-orang beserta
tugas-tugas dengan pejabat-pejabatnya, memiliki keterampilan khusus untuk
melaksanakan tata kearsipan yang dijalankan, kepribadian, yaitu memiliki ketekunan,
kecerdasan, kejujuran serta loyalitas dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Namun pada kenyataannya, di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Kabupaten Jember sumber daya manusia yang dimilikinya khususnya mengenai
pengetahuan kearsipan sangat terbatas. Hal itu karena para pegawai yang bekerja di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten seksi kearsipan bukan berasal dari
pendidikan arsip dan tidak memiliki banyak pengalaman mengenai kearsipan.
Pengetahuan-pengetahuan mengenai kearsipan yang dimiliki oleh para petugas arsip
tersebut didapatkan dari pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh pemerintah dan juga dari
pedoman-pedoman kearsipan yang tersedia di kantor. Dari hasil penelitian menunjukkan
bahwa petugas yang bekerja di seksi kearsipan daerah Jember ini bukan karena memiliki
keterampilan atau keinginan untuk bekerja di arsiparis, melainkan karena keterpaksaan
perintah dari atasan semata.
 Gambar 2 petugas dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Jember seksi
Kearsipan dan dokumenter

E. Status Kepegawaian
Menurut data wawancara bersama Bapak Suradi S.Sos, selaku Kepala Bidang
Layanan dan Pembinaan Arsip Aktif bahwasanya berdasarkan PP No.22 Tahun 2012
tentang pelaksanaan UU No.43 tahun 1999 tentang Kearsipan di pasal (1) ayat (110)
lembaga kearsipan yang bertempat di jalan Dharmawangsa No.176 Kaliwining
Rambipuji Jember bukan sebagai penata atau petugas kearsipan tetapi sebagai Pembina,
maka yang berkewajiban menata dan mencatat yaitu di kantor masing-masing pencipta
arsip. Berikut struktur petugas seksi kearsipan dan dokumenter daerah Kabupaten
Jember;
 Kepala Bidang
Kearsipan
(Mulyadi Prihantono,
SE)

Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi

Sarana dan Layanan dan Layanan dan
Prasarana Pembinaan Pembinaan Arsip
(Dra. Rini Arsip Statis In Aktif
Retnowati) SAktif (Suradi, S.Sos)
(Mulyadi
Prihantono, SE)

Bagan 1 Struktur Petugas Kearsipan Daerah Kabupaten Jember

F. Kondisi Tempat Kerja dan Ruangan Penyimpanan Arsip di Kantor Dinas

Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kabupaten Jember
Tempat kerja dan ruang penyimpanan arsip atau yang dikenal dengan kantor seksi
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember memiliki gedung sendiri yang terpisah dari
kantor pusat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah. Kantor Seksi Arsip dan
Dukumentasi ini berada di Jalan Dharmawangsa No.176, Kaliwining, Rambipuji,
Kabupaten Jember. Bedasarkan hasil survei yang telah dilakukan oleh kelompok kami,
kantor Seksi Arsip dan Dokumentasi ini memiliki tiga ruangan kerja yang terdiri dari
ruang kerja kepala bidang seksi kearsipan, ruang kerja seksi layanan dan pembinaan
kearsipan, serta ruang kerja seksi pengembangan dan pengelolaan arsip, kemudian empat
ruangan yang dijadikan sebagai tempat penyimpanan arsip serta ruang tamu atau ruang
tunggu. Berikut akan dijelaskan mengenai kondisi tempat kerja dan ruangan
penyimpanan arsip di kantor seksi arsip dan dokumentasi antara lain sebagai berikut;
a. Ruang tamu atau ruang tunggu
Ruang tamu atau ruang tunggi di kantor seksi arsip dan dokumentasi ini
berada setelah pintu utama atau pintu masuk kantor seksi arsip dan dokumentasi ini.
Pada ruangan tamu ini terdapat 4 kursi, satu meja, dan lemari besar tempat
penyimpanan buku-buku sekaligus pembatas antara ruang tamu dan ruang kerja
kepala bidang seksi kearsipan. Diruangan tamu ini juga terdapat meja besar yang
berfungsi sebagai tempat penerima tamu. Ruang tamu ini biasanya berfungsi sebagai
tempat tunggu para tamu atau pengunjung kantor arsip ini. Kondisi ruangan tamu ini
cukup bersih dan tertata rapi.

Gambar 3 Penampakan Ruang Tamu dari sisi tempat duduk tamu

b. Ruang Kerja Kepala Bidang Seksi Kearsipan

Ruang kerja kepala bidang ini terletak di belakang lemari besar yang ada di ruang
tamu. Diruangan ini terdapat satu meja dan kursi kerja kepala bidang serta satu komputer,
namun komputer tersebut tidak dapat digunakan semana mestinya karena listrik di kantor
seksi kearsipan ini sudah tidak bisa difungsikan . Kemudian terdapat enam kursi dan satu
meja. Ruangan ini biasanya digunakan sebagai tempat untuk rapat dan berdiskusi
mengenai masalah yang ada dikantor arsip tersebut. Tidak hanya itu, ruangan ini juga
digunakan sebagai tempat kerja kepala bidang dalam mengelola pekerjaan yang berkaitan
dengan arsiparis. Kondisi dari ruangan kerja kepala bidang ini bersih dan rapi, namun
suasananya sedikit panas karena kipas angin yang digunakan sudah tidak berfungsi.

Gambar 4 Ruang Kerja Seksi Layanan dan Pembinaan Kearsipan

c. Ruang Kerja Seksi Layanan dan Pembinaan Kearsipan

Ruangan ini berada di samping kanan ruang tamu atau berada di depan
ruangan penyimpanan arsip statis inaktif. Didalam ruangan ini terdapat tiga meja dan
tiga kursi yang mana dua diantaranya digunakan sebagai tempat kerja seksi layanan
dan pembinaan kearsipan, sedangkan sisanya digunakan sebagai tempat duduk tamu
atau pengunjung. Diruangan tersebut memiliki dua komputer dan satu rak yang
berada tepat disebelah kiri meja kerja. Ruangan ini tidak hanya digunakan sebagai
tempat kerja seksi layanan dan pembinaan kearsipan, melainkan juga digunakan
sebagai kegiatan pelayanan dan pembinaan terkait bidang kearsipan. Kondisi ruang
kerja seksi layanan dan pembinaan ini bersih dan rapi, namun sedikit pengap dan
panas hal itu bisa disebabkan karena ruangannya sempit dan juga sirkulasi udara tidak
begitu lancar.
d. Ruang Kerja Seksi Sarana dan Prasarana
Ruangan ini berada tepat disebelah kanan ruang kerja seksi layana dan
pembinaan. Kondisi dari ruangan ini tidak jauh berbeda dengan ruangan kerja seksi
layanan dan pembinaan. Ruangan ini berfungsi sebagai tempat kerja dari seksi sarana
dan prasarana.

Gambar 5 Ruang Kerja Seksi Sarana dan Prasarana

e. Ruang penyimpanan arsip

Ruangan arsip ini dibagi menjadi dua yaitu ruang penyimpanan arsip inaktif
dan ruang penyimpanan arsip statis. Ruangan arsip inaktif terdiri dari dua ruangan
yaitu didepan ruang kerja layanan dan pembinaan arsip dan ruangan inaktif yang lain
terletak disebelah kanan ruang kerja seksi sarana dan prasarana. Sedangkan ruang
arsip statis terletak di sebelah kanan ruang kerja kepala bidang kearsipan dan ruang
arsip statis yang lain berada tepat didepannya.
Meskipun telah memiliki empat ruangan penyimpanan arsip, namun ternyata
hal tersebut masih kurang mencukupi. Hal itu dikarenakan, seiring bertambahnya
waktu, semakin bertambah juga jumlah arsip yang ada. Apalagi hal tersebut tidak
diimbangi dengan pelaksanaan pemusnahan arsip. Apalagi ditambah dengan kondisi
tempat penyimpanan arsip yang tidak bersih, pencahayaan kurang baik, banyak debu,
dan tidak dilakukan perawatan arsip dengan baik, misalnya dengan menyemprot
cairan anti serangga dll. Hal itu semakin memperparah kondisi pengelolaan arsip
daerah Kabupaten Jember.

Gambar 6 Penampakan Ruang Arsip Inaktif

Gambar 7 Penampakan Ruang Arsip Statis

G. Fasilitas dan Koleksi Arsip
Fasilitas kearsipan dapat diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia. Fasilitas
kearsipan sangat besar pengaruhnya terhadap berhasil atau tidaknya kegiatan pengelolaan
arsip dalam suatu lembaga atau kearsipan. Fasilitas tersebut dapat berupa peralatan yang
digunakan untuk penanganan dan penyimpanan arsip. Adanya peralatan yang memadai
pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik tanpa hambatan. Peralatan yang biasa
digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif antara lain box arsip, folder (map), kertas
cassing, kertas deskripsi dan rak arsip. Selain peralatan yang digunakan untuk
penyimpanan tersebut, keberadaan AC juga perlu diperhatikan mengingat keberadaan AC
sangat mempengaruhi dalam penyimpanan arsip. Dengan adanya AC ruangan akan lebih
bersih dan suhu udara dapat dikontrol. Peralatan asrip tidak mutlak harus ada seluruhnya,
namun harus disediakan sesuai dengan kebutuhan. Penyediaan fasilitas kearsipan tidak
harus mewah melainkan memadai.
Berdasarkan hasil observasi yang telah kelompok kami lakukan bahwa fasilitas
kearsipan daerah Kabupaten Jember kurang memadai. Hal itu bisa dilihat bahwasanya di
kantor kearsipan daerah Kabupaten Jember tidak memiliki aliran listrik selama kurang
lebih 5 tahun, serta fasilitas-fasilitas mengenai perawatan arsip seperti obat pencegah
serangga dan lain-lain juga tidak ada. Akan tetapi terdapat fasilitas lain seperti lemari
pentimpanan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pekerja dan tamu, serta
komputer. Akan tetapi, komputer tersebut sudah tidak bisa digunakan kembali karena
tidak ada aliran listrik.
Mengenai koleksi arsip berdasarkan yang sudah di kategorikan yakni dibagi
menjadi dua bagian, bagian arsip statis dan arsip dinamis. Namun koleksi di arsipnya
sendiri lebih banyak di bagian tentang administrasi-administrasi (laporan keuangan), dan
pengangkatan bupati (pemilu).
 Gambar 8 Penampakan koleksi arsip inaktif

H. Image Para Pegawai Tentang Kearsipan

Mengenai image para pegawai tentang kearsipan sesuai dengan hasil wawancara
kepada salah satu pegawai di kearsipan. Mereka berusaha menjadi lebih baik dari
sebelumnya meskipun mereka bukan lulusan dari studi kearsipan mereka tidak membuat
dinding pembatas dengan hal tersebut. Mereka berusaha mencari tau lebih tentang apa itu
arsip dana apa pentingnya arsip dll. Namun, hal itu tidak didukung oleh pemerintah
setempat, seperti menyediakan fasilitas dan sarana prasarana serta menyediakan pelatihan
terkait kearsipan kepada para pegawai arsip daerah Kabupaten Jember.