SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)

MAJELIS PERMUSYAWARATAN MAHASISWA

POLITEKNIK NEGERI POTIANAK
PERIODE 2021

A. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Sekretariat MPM POLNEP

1. Sekretariat MPM merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang dirancang baik
sebagai tempat pelaksanaan kegiatan serta penyedia fasilitas bagi pengurus MPM
POLNEP. Sekretariat MPM berada dalam pengawasan Komisi Kesekretariatan.
2. Terkait dengan fungsinya, MPM POLNEP tidak memperkenankan Sekretariat
MPM dijadikan tempat penyimpanan barang pribadi yang mengganggu kerapian
ruangan dan berjalannya kegiatan organisasi kecuali barang – barang yang sudah
dikondisikan dengan baik.

B. SOP Penggunaan Sekretariat MPM

1. Pemeliharaan kebersihan dan kerapian ruang sekretariat menjadi tanggung jawab
seluruh pengurus MPM POLNEP.
2. Terkait program kerja dengan waktu pelaksanaan jangka panjang diizinkan
menitipkan barang-barang keperluan kegiatannya dengan melakukan konfirmasi
pada Ketua Kesekretariatan secara langsung.
3. Penitipan barang harus menjadi tanggung jawab orang tersebut kecuali barang
tersebut bersangkutan dengan program kerja MPM.
4. Apabila program kerja yang bersangkutan telah selesai, batas penitipan barang di
Sekretariat MPM maksimal 3 hari kerja setelah kegiatan berlangsung, namun tetap
harus dijaga kerapian dan kebersihannya.
5. Jika penitipan barang melebihi batas waktu yang ditentukan, barang titipan akan
dikembalikan kepada pihak yang bersangkutan.
6. Barang-barang program kerja jangka panjang diletakkan dengan rapi di Sekretariat
MPM sehingga tidak mengganggu pelaksanaan kegiatan yang lain.
7. Jika aturan diatas dilanggar maka akan dikenakan sanksi, berupa pengembalian
barang secara paksa pada pihak yang bersangkutan oleh Ketua Kesekretariatan.
8. Sekretariat MPM diperbolehkan digunakan sebagai tempat rapat dan kegiatan lain
yang bersangkutan dengan MPM maksimal sampai puku 21.30 WIB untuk
 perempuan sedangkan laki-laki batas maksimal 22.00, terkecuali ada Event atau
Agenda maka sekre diperbolehkan untuk digunakan hingga agenda tersebut selesai.
9. Pihak yang ingin menggunakan Sekretariat MPM diwajibkan melakukan
konfirmasi kepada Ketua Kesekretariatan (kegiatan yang menyangkut MPM)
minimal H-1 sebelum penggunaan dan mengisi buku peminjaman Sekretariat
MPM.
10. Ketua Kesekretariatan berhak menentukan kegiatan apa yang diprioritaskan untuk
menggunakan Sekretariat MPM apabila terdapat jadwal peminjaman yang sama.
Maka yang diprioritaskan adalah pihak yang melalakukan konfirmasi lebih awal.
11. Apabila pihak yang bersangkutan telah selesai menggunakan Sekretariat MPM,
diharuskan merapikan kembali Sektretariat dan tidak meninggalkan sampah,
dengan mekanisme minimal “1 orang membuang 1 sampah”.
12. Jika aturan diatas dilanggar maka akan dikenakan sanksi berupa tidak
diperbolehkannya yang bersangkutan untuk menggunakan kembali Sekretariat
selama rentang waktu 3 Bulan.

C. Pemeliharaan Sekretariat MPM

1. Seluruh pengurus MPM wajib menjaga dan memelihara kebersihan dan kerapian
Sekretariat dan isinya.
2. Pemeliharaan dilakukan dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang wajib setiap
pengurus MPM POLNEP periode 2021. Jadwal piket disusun dan ditetapkan oleh
Ketua Kesekretariatan beserta anggotanya.

D. Piket Sekretariat MPM

1. Piket Sekretariat dilaksanakan setiap hari kerja dengan terdapat satu PJ yang
ditunjuk oleh Ketua Kesekretariatan pada setiap shiftnya.
2. PJ shift bertanggung jawab atas kinerja petugas piket yang terdapat dalam satu
shift kerjanya.
3. Pengurus MPM yang piket wajib melapor kepada PJ yang bersangkutan setelah
melaksanakan piket.
4. Adapun tugas dan tanggung jawab petugas piket adalah sebagai berikut
a. Membersihkan ruangan Sekretariat MPM POLNEP;
b. Merapikan sarana dan prasarana yang ada di Sekretariat MPM POLNEP;
 c. Anggota piket wajib berada di Sekretariat MPM POLNEP dengan minimal
waktu 2 jam (apabila terdapat hal yang mendesak dapat melakukan perizinan
pada PJ Piket bersangkutan) guna mengantisipasi adanya kepentingan dari
ORMAWA yang berkaitan dengan MPM POLNEP, seperti peminjaman
inventaris, penerimaan surat masuk, penerimaan proposal dan laporan
pertanggungjawaban dan lain sebagainya.
5. Apabila anggota piket tidak menjalankan tugas dan tanggungjawab sesuai dengan
SOP yang telah ditetapkan, maka akan dikenakan sanksi sebagai berikut:
a. Satu kali tidak melaksanakan piket tanpa keterangan akan diberikan teguran
oleh PJ Piket yang bersangkutan;
b. Dua kali tidak melaksanakan piket tanpa keterangan akan diberikan teguran
oleh Ketua Kesekretariatan;
c. Apabila pada point a dan b masih tidak dilaksanakan oleh anggota piket maka
anggota piket yang bersangkutan tidak diperbolehkan untuk berada di
Sekretariat MPM POLNEP dalam kurun waktu 6 bulan.

E. SOP Pemakaian Printer

1. Penggunaan printer untuk keperluan internal semua Komisi dan Kepanitiaan di
bawah instruksi dari Ketua Kesekretariatan.
2. Penggunaan selain poin diatas dikenakan biaya Rp. 800,-/lembar (berwarna) dan
Rp. 500,-/lembar (hitam putih).
3. Jika saat mengeprint menggunakan kertas yang ada di Sekretariat maka wajib
diganti sesuai dengan jumlah yang digunakan.

F. SOP Penggunaan Inventaris MPM

1. Inventaris MPM adalah seluruh fasilitas yang telah diinventariskan oleh Komisi
Kesekretariatan.
2. Inventaris MPM dapat dipinjam oleh seluruh ORMAWA POLNEP.
3. Inventaris MPM tidak dapat dipinjam/disewakan untuk kepentingan selain
ORMAWA POLNEP.
4. Peminjaman Inventaris dilakukan dengan mengirim surat yang ditujukan kepada
Ketua Kesekretariatan dan mengisi Buku Daftar Peminjaman Inventaris.
 5. Ketua Kesekretariatan berhak menentukan ORMAWA POLNEP yang
diprioritaskan untuk menggunakan inventaris MPM. Maka yang diprioritaskan
adalah pihak yang mengirim surat lebih awal.
6. Peminjaman akan dikontrol dengan Buku Daftar Peminjaman Inventaris.
7. Pengiriman surat untuk peminjaman maksimal 3 hari sebelum kegiatan dan
minimal 1 hari sebelum kegiatan.
8. Peminjam bertanggung jawab sepenuhya atas barang yang dipinjamnya, serta
diwajibkan merapikan dan mengembalikan barang yang dipinjam pada tempatnya
apabila telah selesai.
9. Batas pengembalian adalah 1 hari setelah kegiatan berlangsung.
10. Apabila peminjam tidak mengembalikan dalam waktu yang ditentukan maka akan
dikenakan sanksi tidak diperbolehkannya menggunakan inventaris kurun waktu 6
bulan.
11. Jika terdapat kerusakan atau kehilangan maka peminjam wajib memperbaiki atau
mengganti barang yang dipinjam dengan yang baru atau sesuai kesepakatan
mengganti dengan uang tunai senilai barang tersebut.

G. Prosedur Peminjaman Inventaris MPM POLNEP

MPM POLNEP
ORMAWA
(Ketua Kesekretariatan)
Mengirimkan
Mulai Surat
Permohonan
Peminjaman
Menerima Inventaris
Surat
Peminjaman
Inventaris
(Setuju)
Mengisi Buku
Peminjaman
Inventaris dan
Setuju/Tidak Menyerahkan
Inventaris

(Menolak)
Mengirim surat
Selesai
Penolakan Peminjaman
H. SOP Surat Menyurat
1. Penanggung jawab surat menyurat adalah Ketua Kesekretariatan.
2. Jenis-jenis surat yang digunakan MPM:
a) Surat Keputusan (SK);
b) Surat Permohonan (S.Perm);
c) Surat Tugas (ST);
d) Surat Berita Acara (SBA);
e) Surat Perjanjian (S.Perj);
f) Surat Rekomendasi (SR);
g) Surat Perintah (S.Pern);
h) Surat Pengantar (S.Peng);
i) Surat Undangan (SU);
j) Surat Pemberitahuan (SPB);
k) Surat Keterangan (S. Ket);
l) Surat Penghargaan (SPH);
m)Surat Peringatan (SP);
3. Surat yang dibuat oleh Ketua Kesekretariatan:
a) Pendelegasian yang mewakili MPM secara langsung;
b) Permohonan dana delegasi yang mewakili MPM secara langsung;
c) Surat undangan, surat rekomendasi, surat keputusan, dan surat-surat lainnya
yang dianggap perlu dengan berkoordinasi dan mendapat izin dari Sekretaris
MPM POLNEP;
d) Apabila MPM POLNEP membentuk panitia dalam menjalankan PROGJA maka
surat akan dibuat oleh orang yang bersangkutan yang dibentuk pada kegiatan
tersebut, dengan berkoordinasi dengan Ketua Kesekretariatan maupun
Sekretaris MPM POLNEP; dan
e) Surat yang menyangkut kegiatan MPM POLNEP.
4. Apabila pada kondisi tertentu, surat yang menyangkut kegiatan pendelegasian dan
rekomendasi kegiatan harus dibuat oleh pihak yang bersangkutan, maka pihak
tersebut diwajibkan meminta nomor surat pada Ketua Kesekretariatan.
5. Format surat MPM POLNEP:
a) Kepala surat dicetak sesuai ketentuan:
1) Jarak tepi atas kertas ke garis penutup 4,5cm;
2) Politeknik Negeri Pontianak dicetak pada baris pertama dengan huruf
kapital dan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 16;
 3) Majelis Permusyawaratan Mahasiswa dicetak pada baris kedua dengan
huruf kapital dan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14 serta
dicetak lebih tebal dari pada nama Politeknik Negeri Pontianak;
4) Alamat ditulis lengkap tanpa singkatan atau akronim (penggalan) dengan
menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 disertai Kode Pos,
Telepon, dan Laman apabila ada;
5) Lambang Majelis Permusyawaratan Mahasiswa dicetak hitam putih dengan
ukuran:
- Tinggi: 3 cm
- Lebar: 3 cm
3 cm

3 cm

1
6) Kepala surat ditutup dengan menggunakan garis tebal tunggal 2
4

Contoh Format Kepala Surat yang digunakan Majelis

Permusyawaratan Mahasiswa

6. Tata cara pembentukan:

a) Surat diketik diatas kertas A4 dengan jenis huruf Times New Roman dengan
ukuran huruf 12
b) Bagian surat terdiri atas:
1) Kepala;
2) Pembuka;
3) Isi;
 4) Penutup; dan
5) Tembusan jika diperlukan.
c) Pembuka surat terdiri atas:
Kata nomor ditulis disebelah kiri bawah garis kepala surat , yang berisikan;
1) Nomor urut surat dan tidak dikombinasikan dengan huruf
a) Nomor surat baku:
1) Nomor surat adalah penomoran surat yang dikeluarkan.
2) Nomor surat pendelegasian, surat rekomendasi, surat keputusan
masing-masing memiliki nomor surat tersendiri.
3) Nomor surat izin kegiatan, permohonan dana, peminjaman dana,
peminjaman alat yang terkait keperluan MPM secara umum memiliki
nomor surat yang berkelanjutan pada kegiatan tersebut.
4) Nomor surat untuk perihal yang sama, dalam waktu dan tempat yang
sama cukup menggunakan satu nomor surat.
5) Nomor surat yang dibutuhkan oleh kepanitiaan ditentukan oleh
kepanitiaan tersebut dan berlanjut hingga kegiatan berikutnya dalam
lingkup kepanitiaan.
b) Penomoran surat dilakukan dengan 1/2/3/4/5/6/7
Keterangan:
1 : Nomor Surat (berurutan).
2 : Kode Jenis Surat.
3 : Pihak yang mengeluarkan surat.
4 : Kode nama organisasi (MPM).
5 : Kode nama Instansi (POLNEP).
6 : Bulan dikeluarkannya surat (menggunakan angka romawi).
7 : Tahun dikeluarkannya surat.
Contoh:
1. Jika surat dikeluarkan oleh komisi maka disingkat dengan KOM-
A/B/C/D/E/F/G
 01/KOM-A/MPM/POLNEP/VIII/2020
2. Jika surat dikeluarkan oleh Sekretaris maka disingkat SEKTA
 01/Sekta/MPM/POLNEP/VIII/2020
3. Jika surat dikeluarkan oleh kepanitian maka disingkat dengan PAN-
MUBES/RAPIM/EXPO/DLL
  01/PAN-EXPO/MPM/POLNEP/VIII/2020
c) Lampiran surat:
1) Lampiran surat tidak menggunakan kepala surat;
2) Kata lampiran ditulis dibawah kata nomor dan menyebutkan jumlah
lampiran;
3) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis
dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau
diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan
menggunakan angka Arab; dan
4) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.
d) Hal surat:
1) Berisikan inti keseluruhan isi surat ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata tanpa diakhiri tanda baca;
2) Kata hal ditulis dibawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang
dilampirkan, kata hal ditulis dibawah kata nomor.
e) Tanggal surat ditulis disebelah kanan sebaris dengan nomor surat, dan
tidak disertai nama tempat pembuatan surat.
f) Alamat tujuan surat:
1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat
disingkat Yth. Diikuti dengan pencantuman nama jabatan ormawa
atau nama orang yang dituju tanpa kata sapaan;
2) Singkatan Yth. ditulis dibawah dan sejajar dengan kata hal;
3) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di.
g) Isi surat terdiri atas:
1) Pendahuluan surat merupakan kalimat pembuka surat ditulis dibawah
dan sejajar dengan alamat tujuan surat;
2) Awal kalimat pembuka surat ditulis dibawah dan sejajar dengan
alamat tujuan surat;
3) Isi pokok surat berisi uraian dari inti surat;
4) Kalimat penutup berisi kalimat yang mengakhiri isi surat.
h) Penutup surat terdiri atas:
1) Nama jabatan penandatangan surat ditulis dibagian kanan bawah
berjarak 10 cm dari margin kiri menggunakan huruf kapital pada
 setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri dengan tanda
baca koma;
2) Tanda tangan dibubuhkan diantara nama jabatan dan nama pejabat;
3) Nama pejabat yang menandatangani surat ditulis dibawah, sejajar
dengan nama jabatan tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa
garis bawah;
4) Singkatan NIM/NIP ditulis dibawah dan sejajar dengan nama pejabat
yang menandatangani , menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri
dengan tanda baca titik dan diikuti dengan NIM/NIP tanpa
jarak/spasi, contoh: NIM 4201813019/NIP 197911152005011004;
5) Cap jabatan atau cap dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri
tanda tangan.
i) Apabila ada tembusan pada surat:
1) Bagian tembusan ditulis dengan menggunakan huruf Times New
Roman berukuran 10 pt;
2) Kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal
kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua dan sejajar dengan
NIM/NIP pejabat penandatangan surat;
3) Pihak yang diberi tembusan ditulis dibawah kata tembusan, dan
apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan
angka sejajar dengan kata tembusan;
4) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth. atau tidak
diikuti frasa sebagai laporan; dan
5) Arsip atau petinggal tidak perlu ditulis sebagai tembusan.
j) Bagian lampiran surat (jika ada) ditulis mengikuti ketentuan berikut:
1) Bagian lampiran ditulis menggunakan huruf Times New Roman
berukuran 10 pt;
2) Bagian lampiran tidak menggunakan kepala surat;
3) Bagian lampiran surat ditulis dibagian kanan atas berjarak 18 cm dari
margin kiri untuk lampiran dengan orientasi cetak landscape;
4) Bagian lampiran memuat Lampiran, Nomor Surat, dan Tanggal Surat;
5) Bagian lampiran yang hanya memiliki satu bagian lampiran hanya
ditulis Lampiran sedangkan jika bagian lampiran lebih dari satu maka
ditulis urutannya menggunakan abjad romawi;
 6) Isi lampiran surat dapat berupa dokumen, narasi, atau berisi table
maupun kombinasinya;
7) Lampiran juga ditandatangani oleh pejabat dengan isi dan format
seperti pada surat.
Contoh hanya 1 lampiran:
Lampiran Surat
Nomor 01/KOM-G/MPM/POLNEP/VIII/2020
Tanggal 12 Agustus 2020
Contoh lebih dari 1 lampiran:
Lampiran I Surat
Nomor 01/BidTU/MPM/POLNEP/VIII/2020
Tanggal 12 Agustus 2020

Lampiran II Surat
Nomor 01/BidTU/MPM/POLNEP/VIII/2020
Tanggal 12 Agustus 2020

7. Yang dapat mengeluarkan surat:

a) Sekretaris MPM POLEP;
b) Ketua Kesekretariatan; dan
c) Kepanitiaan yang dibentuk MPM POLNEP dengan izin Sekretaris dan/atau
Ketua Kesekretariatan.
8. Arsip surat:
a) Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, kerena
mempunya nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
detemukan kembali;
b) Pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang diterapkan MPM POLNEP
adalah sistem kronologis.
9. Penomoran halaman surat dan Lampiran
Penomoran halaman sudah terformat dalam template surat dengan ketentuan
bahwa:
a) Halaman pertama surat yang memiliki kepala surat dianggap halaman pertama
tanpa diberikan nomor halaman;
 b) Jika surat lebih dari satu halaman, maka penomorannya akan dimulai
dihalaman kedua surat dengan format: -nomor halaman- dan sebagai contoh
-2- yang menyatakan halaman kedua surat dan seterusnya;
c) Jika surat memiliki lampiran yang menyatu dengan surat dapat dibuat dengan
menyisipkan section break dengan cara:
1) Kursor harus berada pada bagian akhir surat setelah NIM/NIP pejabat
penandatangan atau setelah daftar tembusan;
2) Sisipkan section break pada akhir surat dengan memilih menu Layout pada
MS Word dan pada tab Page Setup klik Breaks pada pilih Next Page pada
bagian Section Break;
10. Alamat surat
Tata cara pembentukan:
a) Pada amplop surat
Alamat pada amplop perlu dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan alamat
lengkap.
b) Pada surat
Alamat pada surat dicantumkan nama jabatan, unit kerja, dan nama kota, tanpa
alamat lengkap.
c) Pencantuman kata penyapa seperti Bapak, Ibu, dan Saudara, didepan nama
jabatan dan gelar tidak diperlukan, baik pada amplop maupun pada surat.
I. Prosedur Surat Masuk dan Keluar MPM POLNEP
1. Prosedur Surat Masuk
MPM POLNEP
ORMAWA
(Sekretaris/Ketua Kesekretariatan)

Mengirimkan
Mulai
surat

Menerima
surat masuk

Menuliskan isi
surat pada papan
pemberitahuan
kegiatan

Mengagendakan
surat masuk pada
buku agenda surat
masuk

Mengarsipkan
surat masuk di
ordner

Selesai
2. Prosedur Surat Keluar
MPM POLNEP Pusat Informasi
Pembantu
(Sekretaris/Ketua Akademik ORMAWA
Direktur III
Kesekretariatan) POLNEP

Mulai

Membuat
surat keluar

Pemberian
nomor
surat dan
mengagendakan
surat keluar

Tanda tangan Meminta Menanda

Ketua MPM/ persetujuan/ tangani surat
Sekretaris mengetahui
tanda tangan
Pudir III

Mengambil Surat yang

Surat yang telah ditanda
ditandatangani tangani dan
di cap

Cap MPM (Fc lembar 1) Menerima

POLNEP dan Pemberitahuan surat
Di fotocopy kegiata kepada pemberitahuan
2 lembar Pudir III
(surat asli)
Menerima
(Fc lembar 2) surat keluar
Arsip
 Selesai

J. Dokumen dan Surat Lain

1. Dokumen atau sahifah adalah sebuah tulisan yang memuat informasi. Biasanya,
dokumen ditulis di kerta dan informasinya ditulis memakai tinta baik memakai
tangan ataupun menggunakan media elektronik.
2. Penanggung jawab dokumen yang berkaitan dengan MPM POLNEP adalah
Sekretaris MPM POLNEP.
3. Dokumen dapat berupa Surat Keputusan pengurus atau Surat Keputusan lain, AD
ART GBHK, SOP, Proposal, Laporan Pertanggung Jawaban, Laporan Kegiatan
dan segala sesuatu dokumen yang berkaitan dengan MPM POLNEP.
4. Arsip Dokumen:
a) Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, kerena
mempunya nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
detemukan kembali;
b) Pengarsipan Dokumen dilakukan oleh Sekretaris MPM POLNEP.

Ditetapkan di Politeknik Negeri Pontianak

Tempat : Sekretariat MPM POLNEP
Tanggal : 1 Juni 2021
Pukul : 12.03 WIB
Penanggung Kesekretariatan, Dibuat Oleh,
Ketua Kesekretariatan Sekretaris MPM

Ersyanti
NIM. NIM. 4201913023

Mengetahui,
Ketua MPM

Ekonius
NIM. 4201923002