Nama : Aprilla Brillian

Kelas : XI OTKP 1

1. SEJARAH KOMUNIKASI KANTOR

Jenis-Jenis Alat Komunikasi

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan pemerintahan
maupun swasta, yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor guna
memungkinkan di dapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat,
menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi di segala
bidang.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor,
memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan
kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.
Menurut jenisnya, alat komunikasi dapat dikelompokkan dalam tiga macam yaitu :
1. Alat Komunikasi Berupa Audio : yaitu suatu alat komunikasi yang dapat ditangkap
melalui alat pendengaran. Contoh: telepon, radio, rape recorder.
2. Alat Komunikasi Berupa Audio Visual : yaitu alat komunikasi yang dapat dilihat dan
dapat didengar. Contoh: televisi, VCD, internet.
3. Alat Komunikasi Berupa Visual : yaitu alat komunikasi yang ditangkap melalui alat
penglihatan. Contoh: surat, chart.
Bentuk komunikasi lainnya, yaitu antara lain:
1) Komunikasi Internal
Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi.
Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau
mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penjualan perusahan menurun. Menurut
informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya.
Untuk menjamin keberlangsungan komuniakasi internal yang baik, kita menggunakan:
a. Jaringan Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik
berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataannya keberadaan
struktur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi
satu sama lain.
· Downward
Komunikasi dari atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk,
informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
· Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran-
saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan.
· Horizontal
Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal,
antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana
kerja.
b. Jaringan Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan
kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Menurut penelitian komunikasi yang terjadi di suatu
organisasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi
memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk
memberikan tanggapan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapagnan dalam
jaringan komunikasi informal.
c. Komunikasi Diagonal
Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi/bagian lainnya.
2) Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi,
dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan
perusahaan. Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ini ada bentuk komunikasi
perkantoran yang lain.
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi yang berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-
kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan grammar dan meletakkan potongan-potongan kalimat
sesuai dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
b. Komunikasi Non Verbal
Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan
yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi. Dengan kata
lain, aksi lebih berarti dibanding kata-kata. Komunikasi non verbal tidak terstruktur, sehingga
agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda
dalam menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan
dan tanpa ungkapan.
3) Komunikasi Tulisan
Komunikasi ini dapat berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui
tulisan/simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena
berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan.
Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk
jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah penggunaan kata-kata pada komunikasi ini
lebih hati-hati, logis dan jelas dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun
kekurangannya adalah menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat
feedback sebuah surat.
Perkembangan Alat Komunikasi
Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi,
khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya
tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.
Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai zaman
prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah
perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk
mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.
Berikut ini merupakan beberapa perkembangan alat komunikasi serta kekurangan dan
kelebihan masing masing:
2. JENIS JENIS MESIN KOMUNIKASI KANTOR
1) Telegraf
Alat ini ditemukan oleh Samuel Finley Breese Morse, Sir William Cook, dan Sir Charles
Wheatstone pada tahun 1837. Menurut sejarahnya, pada tahun 1793 ditemukannya jalur
telegraf optic jarak jauh oleh Claude Chape. Kemudian tahun 1843, Samuel FB. Morse
membuat jalur telegraf listrik jarak jauh. Telegraf adalah alat komunikasi yang menggunakan
peralatan listrik untuk mengirimkan dan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk
pulsa listrik. Di dalamnya terdapat kabel-kabel tembaga yang berguna untuk mengirimkan
sinyal jarak jauh. Sinyal-sinyal tersebut merupakan kode-kode sederhana yang mewakili
pesan yang dikirim. Kode tersebut dikenal dengan nama kode morse yaitu sebuah sistem
pengiriman pesan dengan perpaduan suara yang panjang (diwakili dengan tanda garis
penghubung) dan pendek (diwakili dengan tanda titik-titik) untuk mengkodekan bermacam-
macam huruf, angka dan karakter yang lain. Secara garis besar, cara kerjanya adalah data
dikirim oleh operator telegraf dengan cara menerjemahkan teks yang dikirim menggunakan
peralatan telegraf, oleh peralatan tersebut data dikirim melalui kabel listrik berupa pulsa
listrik dengan arus panjang dan pendek seperti pada kode morse. Pulsa listrik diterima oleh
peralatan telegraf pada lokasi penerima, lalu diterjemahkan oleh operator menjadi barisan
teks yang kemudian akan disampaikan kepada alamat yang dituju. Lama pengiriman data
ditentukan oleh jauh dekatnya jarak antar lokasi. Meski sudah berkembang alat komunikasi
yang lebih canggih, telegraf masih dipergunakan untuk keperluan navigasi pelayaran,
pesawat udara, dan komunikasi di bidang kemiliteran.
Kelebihan
a. Mesin telegraf adalah mesin yang dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan
menggunakan kawat.
Kelemahan
a. Berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan
dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa.
b. Biaya yang diperlukan sangatlah mahal.
c. Jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk
dikirim adalah pesan-pesan penting.

2) Telepon
Beberapa puluh tahun yang lalu terjadi kontroversi tentang siapa yang telah menemukan
pesawat telepon. Selama ini yang kita kenal adalah Alexander Graham Bell sebagai
penemunya. Sebenarnya bukan, setelah berbagai kontroversi dan pengakuan para ilmuan
jaman dulu, mulai dari Elisha Gray (Amerika), Philipp Reis (Jerman), dan Alexander Graham
Bell (Amerika) ternyata dalam sebuah kongres di Amerika Serikat menyatakan bahwa yang
menemukan pesawat telepon adalah seorang berkebangsaan Italia yang bernama Antonio
Meucci (Dikutip dari Detikinet.com).
Kalau kita lihat sejarah perkembangan telepon, dapat kita uraikan sebagai berikut:
Tahun 1889, Almond Stroger menciptakan telepon yang dapat langsung berhubungan dengan
nomor telepon yang lain tanpa melalui operator.
Tahun 1906, Lee de Frost menemukan tabung vakum untuk menguatkan gelombang suara
pada telepon.
Tahun 1918, telah dilakukan panggilan telepon antar benua di dunia.
Tahun 1948, Perusahaan Bell Telephone mengembangkan penggunaan transistor untuk
telepon.
Tahun 1962, Telstar satelit komunikasi pertama dikirim ke orbitnya untuk melayani telepon
jarak jauh.
Tahun 1980, penggunaan kabel serat optik sebagai saluran komunikasi antar benua lewat
bawah laut.
PSTN, penggunaan telepon untuk Voice Chatting.

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik dan mengirimkannya
melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan
telepon menjadi suara. Telepon berasal dari bahasa Yunani, tele, berarti jauh dan phone
berarti suara. Telepon terdiri atas empat bagian utama, yaitu mekanisme dialing, transmitter,
ringer dan receiver.
Kelebihan
a. Tarif telepon lebih murah.
b. Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal.
c. Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami
gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus.
Kekurangan
a. Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-
mana.
b. Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila
ingin menggunakannya.

3) Telepon Genggam (Handphone)

Awal telepon dibuat hanya terbatas pada telepon tetap (fixed line telephone). Namun sejak 3
April 1973 telah dikenal suatu teknologi telepon genggam atau yang sekarang banyak orang
sebut dengan nama handphone (HP). Saat ini handphone banyak digunakan oleh masyarakat
luas, selain untuk berkomunikasi ternyata handphone juga sudah menjadi bagian dari gaya
hidup, penampilan, tren, dan prestise (gengsi).
Dengan kecanggihan teknologi, kini handphone dibuat dengan berbagai bentuk dan ukuran
sehingga semakin menarik dan beragam. Fitur-fitur yang ditambahkan di dalamnya juga
sangat kompleks, mulai dari kamera digital, radio FM, pemutar MP3/MP4, video, dan
berbagai jenis permainan yang menarik. Teknologi telepon genggam atau telepon seluler
merupakan gabungan dari teknologi telepon dengan teknologi radio, yang mengirimkan
sinyal suara melalui gelombang radio. Karena bersifat nirkabel (wireless), maka telepon
tersebut memungkinkan terjadinya komunikasi bergerak. Di Indonesia terdapat dua teknologi
handphone yaitu Global System for Mobile Comunication (GSM) dan Code Division
Multiple Access (CDMA). Secara prinsip, beda antara keduanya adalah cara penggunaan
kode dan pemancar frekuensi yang digunakan.
Kelebihan
a. Praktis/efisien. Telepon seluler membantu dalam hal kemudahan komunikasi. Ukuran
telepon seluler yang makin lama makin kecil lebih praktis dan lebih mudah dibawa kemana-
mana.
b. Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler. Misalnya travel
charger, headset, earphone, dll.
c. Keamanan. Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.
Kekurangan
a. Tarif. Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.
b. Sinyal. Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi
kualitas proses telepon, yaitu suara menjadi tidak jelas dan terputus-putus.
c. Virus. Dengan semakin bertambahnya telepon seluler mengakibatkan munculnya virus
yang menyerang komponen telepon seluler.
d. Perawatan dan pemeliharaan. Agar telepon seluler dalam keadaan baik maka telepon harus
ditangani dengan benar.
e. Mengganggu peralatan elektronik. Hampir semua peralatan elektronik modern dilindungi
sinyal frekuensi radio (RF). Meskipun demikian, ada peralatan elektronik yang tidak
dilindungi oleh sinyal RF dari telepon seluler.
f. Lingkungan hidup. Telepon seluler mengandung komponen yang terbuat dari material
logam dan plastic yang jika sampahnya ditimbun terus-menerus dan tidak diproses dengan
seksama dapat menjadi ancaman serius bagis lingkungan hidup manusia.
g. Kesehatan. Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

4) Faksimile (Faks)
Faksimili ditemukan oleh Alexander Brain pada tahun 1843. Faksimili berasal dari kata
facsimile yang artinya menyalin sama persis dengan aslinya. Faksimili digunakan untuk
menerima dan mengirim informasi melalui telefoto dengan sistem reproduksi fotografi
sehingga memungkinkan kita dapat mengirimkan salinan isi suatu halaman, baik berupa
tulisan maupun gambar ke mesin faksimili lain melalui saluran telepon dalam hitungan menit.
Mesin faksimili sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh. Ini berarti, baik
pengirim maupun penerima pesan harus mempunyai mesin faksimili karena cara kerja mesin
faksimili adalah pengirim akan memasukkan dokumen ke bagian dokumen feeder pada mesin
faks, kemudian menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Apabila koneksi atau
hubungan dari nomor pengirim ke mesin faks telah terjadi, mesin faks akan memindai (scan)
setiap halaman yang ingin dikirim dan mengubahnya menjadi sinyal listrik yang kemudian
dikirimkan melalui kabel telepon ke mesin faks penerima.
Kelebihan
a. Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu
singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim
lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.
Kekurangan
a. Kekurangan mesin faks dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat
elektronik atau e-mail sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah
tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.
5) Pocket PC (PDA)
Alat ini tergolong yang paling modern dan banyak dimiliki oleh kalangan tingkat atas. Pocket
PC sering disebut sebagai komputer mini karena bentuknya yang kecil dan dapat dibawa ke
mana-mana. Selain itu, disebut juga dengan nama PDA (Personal Digital Assistants) yaitu
sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan,
mengakses dan mengorganisasi informasi.
PDA sudah ada dan dikenal sejak bulan Agustus 1993 dengan nama Newton Massage Pad
yang dipelopori oleh Apple. PDA merupakan hasil kerjasama Steve Caps, Walter Smith, dan
Michael Tchao yang merilis Newton PDA dengan sistem operasi Newton Versi 1.0.
Kemudian pada awal tahun 1995, Palm Computing meluncurkan PDA dengan konsep yang
lebih sederhana, hanya sebagai organizer elektronik belaka. Dalam waktu yang hampir sama,
ketika dunia komputer mulai memperhatikan aspek portabilitasnya (aspek kemudahan untuk
dibawa), maka lahirlah produk semi-notebook seperti Psion. Inilah yang mengilhamkan
produk PDA memasukkan fungsi komputer secara perlahan, khususnya Microsoft dengan
Pocket PC-nya.
Kelebihan
a. Lantaran berukuran kecil dan ringan, piranti ini jelas menjadi penopang mobilitas kerja,
sehingga kita bisa membawanya kemana-mana dan dimana saja kita dapat melakukan kerja
dengan piranti ini.
b. Sebagian aplikasi berharga murah bahkan ada yang dapat di download secara gratis dari
Internet.
c. Aksesoris dan Perlengkapan, sebagian aksesoris dan perlengkapan umumnya dapat
diperoleh dengan gampang.
d. Instant, proses booting tidak memakan waktu yang lama dibandingkan desktop atau
notebook.
e. Baterai. Umur baterai tergantung model, tapi pada umumnya PDA punya ketahanan
digunakan minimal sehari tanpa dicolokkan ke listrik. Bahkan ada yang bisa diganti dengan
baterai alkaline biasa.
f. Sinkronisasi Desktop. Anda bisa melakukan sinkronisasi data antara PDA dengan PC
secara gampang dan praktis.
g. Wireless. Sebagian piranti PDA dilengkapi fasilitas teknologi tanpa kabel sehingga
memudahkan kita bekerja di mana saja.
h. Sinyal Infrared. Memudahkan fasilitas transfer data tanpa perlu kabel atau peranti
tambahan lainnya.
i. Cukup satu alat. Dengan alat ini, kita tidak perlu menenteng buku, kalender, arloji, bahkan
ponsel, karena saat ini ada PDA yang sudah terintegrasi dengan ponsel.
Kekurangan
a. Ukuran dan berat. Lantaran berukuran terlalu kecil, kadangkala kita lupa menaruhnya
dimana, atau terjatuh ketika kita simpan di dalam saku kemeja atau bahkan kita benar-benar
kehilangan piranti yang satu ini.
b. Aplikasi. Hampir semua OS di handheld tidak bisa di upgrade layaknya OS di PC desktop
atau notebook.
c. Aksesoris dan perlengkapan. Lantaran terlalu banyak aksesoris dan perlengkapan,
terkadang justru membuat ribet dan berat, apalagi jika kita sering bergerak mobile.
d. Input Data. Proses menginput data lebih lambat, baik menggunakan pena stylus maupun
dengan kibor mini jauh lebih kikuk dibanding input data di PC.
e. Baterai. Bila kita mencolokkan piranti ini ke sumber listrik AC terlalu lama, umur baterai
akan merosot lebih cepat dibanding umur normalnya.
f. Kenampakan layar. Sebagian PDA memang memiliki layar yang bagus, tetapi sebagian
besar layar PDA sangat susah dibaca ketika berada dibawah terik sinar matahari.
g. Kerusakan layar. Layar PDA biasanya sensitif terhadap goresan. Kadangkala sensitifnya
berlebihan sehingga layarnya mudah rusak.
h. Standarisasi. Standarisasi PDA terlalu banyak, mulai dari hardwarenya maupun
softwarenya, sehingga meyulitkan untuk pengembangan lebih lanjut.
i. Perubahan yang cepat. Perkembangan yang cepat mebuat kita kadangkala merasa sayang
membeli alat yang secara teknologis tidak berumur lama.

6) Internet
Internet (kependekan dari interconnection-networking) secara harfiah ialah sistem global dari
seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol
Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Manakala Internet (huruf
'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan
TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol).
Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian
dengan kaedah ini dinamakan internetworking.
Internet merupakan jaringan komputer yang dibentuk oleh Departemen Pertahanan Amerika
Serikat di tahun 1969, melalui proyek ARPA yang disebut ARPANET (Advanced Research
Project Agency Network), di mana mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware
dan software komputer yang berbasis UNIX, kita bisa melakukan komunikasi dalam jarak
yang tidak terhingga melalui saluran telepon.
Kelebihan
a. Konektivitas dan jangkauan global.
b. Akses 24 jam.
c. Kecepatan.
d. Interaktivitas dan fleksibilitas.
Kekurangan
a. Ancaman virus.
b. Ketergantungan pada jaringan telepon, satelit dan Internet Service Provider.

Kekurangan & Kelebihan Alat Komunikasi

1) Kelebihan
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
f. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
h. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
2) Kekurangan
a. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
b. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
c. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih
mereka.
d. Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.
e. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.
3. CARA MENGGUNAKAN MESIN KANTOR

1. Mesin Fotocopy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau
ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik
statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F.
Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik
statis ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani,
lalu mesin ini diberi nama xerox.

Kegunaan :

Memiliki fungsi dasar yaitu untuk duplikasi dokumen, memperbesar atau

memperkecil hasil fotocopy.

Cara menggunakan :

1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel
pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

2. Mesin Risograph

Risograph adalah sistem cetak digital dengan kecepatan tinggi yang

diproduksi oleh Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk
pencetakan volume tinggi dan fotokopi . Mesin Risograph sering disebut dengan
RISO Printer-Peniru, karena penggunaan umum mereka sebagai jaringan printer
serta berdiri sendiri duplikator. Ketika mencetak atau menyalin beberapa naskah
dengan jumlah biasanya lebih dari 20, maka biasanya jauh lebih murah per
halaman daripada konvensional mesin fotokopi, laser printer, atau printer inkjet.

Kegunaan :

Mesin risograph berfungsi untuk membuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat
merubah warna sesuai keinginan. Perangkat untuk mencetak dan menyalin
dokumen dengan kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.
 Cara menggunakan :

1. Buat master cetakan dengan cara meletakkan dokumen asli kearea scanner pada
mesin risograph.
2. Seteah master dibuat pastikan sample cetakan sudah sesuai dengan settingan yang
diinginkan.
3. Masukkan kertas pada baki.
4. Mulailah proses cetakan dan jangan lupa atur kecepatan cetaknya.

3. Mesin ketik

Mesin ketik atau Mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan
sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada
dokumen, biasanya kertas.

Kegunaan :

Untuk membantu meringankan pekerjaan di instansi, mesin tik juga bisa Anda
gunakan untuk membuat sebuah surat izin atau pernyataan suatu hal.

Sehingga baik untuk instansi maupun perseorangan pasti membutuhkan sebuah

mesin tik karena kegunaan dari mesin tik sangat penting sekali. Namun seiring
dengan berkembangnya jaman membuat mesin tik semakin sedikit sekali
peminatnya. Bahkan untuk beberapa kantor serta perusahaan sudah tidak
membutuhkan mesin tersebut karena tergantingan dengan komputer yang semakin
canggih saja. Meskipun demikian masih ada beberapa kantor atau instansi yang
menggunakan mesin tik untuk membantu meringankan pekerjaan mereka.

Cara menggunakan :

1. Duduklah dengan posisi punggung tegak, tetapi sebaiknya membungkuk sedikit,

punggung menyandar pada sandaran kursi.
2. Duduk tepat di depan mesin tik, jangan miring ke kiri atau ke kanan.
3. Jari-jari tangan dibengkokan, diletakan di atas barisan huruf yang ke dua (barisan
A-S-D-F dst)
4. Telapak tangan jangan ditempelkan pada mesin tik
5. Ibu jari diletakan tepat di atas papan spasi berdampingan
6. Kaki diletakan di atas lantai berdampingan, paha jangan dirapatkan, luruskan kaki
ke bawah, dengan sikap yang sama dan sebaiknya agak menjorok ke muka.
7. Tangan jangan aterlalu merapat ake badan.

4. Faksimile

Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk

mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu
beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Kegunaan :

Membuat salinan yang sama dengan aslinya.

Cara menggunakan :

Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan
pengirim harus memilikimesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang
hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks danscanning dengan membaca area
yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya
menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca
sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1”
untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon
dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap
dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama
dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

5. Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas merupakan sebuah mesin yang memang wajib ada
dalam sebuah kantor pada umumnya. Karena dengan adanya mesin tersebut kita
bisa mengurangi tumpukan berkas yang sudah tidak terpakai lagi pada lemari
penyimpanan kantor. Selain itu kita bisa mengurangi resiko penggunaan berkas
penting untuk hal jahat.

Kegunaan :

Mesin jenis ini memiliki fungsi untuk menjadi saran utama pemusnah dokumen
penting yang tercetak di atas kertas terutama jika dokumen tersebut merupakan
dokumen rahasia. Dengan menggunakan mesin ini, tidak perlu lagi memusnahkan
 dokumen rahasia yang penting dengan membakarnya. Cukup dengan
mempersiapkan mesin ini dan segala kerahasiaan di dalam satu dokumen
terhapuskan bersamaan dengan serpihan kertas dari dokumen yang dihancurkan.
Penggunaan yang praktis dan mudah serta fungsinya yang dinilai sangat penting
membuat mesin penghancur kertas ini sangat dibutuhkan di kantor.

Cara Menggunakan :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan
paper klip dan staples yang ada pada kertas.
2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan
siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak
mesin untuk dibuang.

4. PROSEDUR PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MESIN KANTOR

Pemeliharaan dan perawatan barang kantor mutlak harus dilaksanakan, karena kalau
tidak akan mengakibatkan barang menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu
pelaksanaan kerja. Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak
sebelum waktunya bukan?.
Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan terus menerus untuk
mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita
mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai
kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain
sebagainya.
Langkah – langkah perawatan mesin kantor
A. Perawatan dan pemeliharaan mesin stensil
• Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray
pada tempat semula
• Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usia, semua peralatan dibersihkan dengan
menggunakan minyak tanah
• Langkah terakhir mesin terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat
dari kain, tidak dibenakan ditutup dengan bahan plastik.
• Bersihkan casing
B. Perawatan mesin fotokopi
• Bersihkan cover-cover agar mesin foto kopi dalam keadaan bersih dan sehat,
• Bersihkan transfer bawah
• Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali apabila ada pemindahan tempat,
asalkan tidak melewati batas waktu 2 kali 24 jam
• Kalau kaca kotor bersihkan dengan alkohol
• Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis, jika tidak
memungkinkan lakukanlah tambahan bahan
C. Cara Perawatan Mesin Printer
• Buka bagian yang dapat dilepas dari printer dan bersihkan bagian dalam dengan kain
kering bersih.
• Ubah tinta yang diperlukan. Buka bagian atas printer dan keluarkan kartrid tinta.
Spesifikasi harus dicetak di samping untuk membantu Anda memesan kartrid lain dari
toko kantor lokal ritel Anda atau pemasok. Jika Anda tidak dapat menemukan kartrid
tinta, mengacu pada pedoman produsen di manual printer.
• Periksa spesifikasi pada berat dan ukuran kertas. Pastikan bahwa kertas yang Anda
gunakan tidak melebihi berat yang direkomendasikan dan ukuran. Berat kertas
menunjukkan ketebalan kertas dan dapat ditemukan pada kemasan pabrik.
• Hapus semua kertas yang macet sepenuhnya.

Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:

• Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
• Memperpanjang umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam
waktu singkat.
• Menghindari kehilangan karena selalu terpantau dengan baik.
• Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
• Dengan terpeliharanya akan menghasilkan pekerjaan yang baik.