Laporan Kerja Praktek Ramadhan Dan Bagaskara
Laporan Kerja Praktek Ramadhan Dan Bagaskara
Oleh:
RAMADHAN 1461405021
BAGASKARA PUTRA DEWANGGA 1461405042
TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
JULI 2017
i
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala karunia, rahmat , dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini dengan baik
dan lancar tanpa ada halangan.
Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak - pihak yang telah membantu
dalam pembuatan laporan kerja praktek ini, antara lain:
iii
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang ........................................................................................... 1
1.2.Tujuan ........................................................................................................ 1
1.3.Manfaat dari kerja praktek bagi perusahaan/staff : .................................... 2
1.4.Lokasi Tempat dan Waktu Kerja Praktek .................................................. 2
iv
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 kantor perpustakaan dan kearsipan jatim .............................................................. 3
Gambar 2.2 struktur organisasi .................................................................................................... 6
Gambar 3.1 kartu anggota perpustakaan .................................................................................... 8
Gambar 3.2 Pencarian no anggota................................................................................................ 9
Gambar 3.3 form anggota.............................................................................................................. 9
Gambar 3.4 kode buku ................................................................................................................ 10
Gambar 3.5 buku yang dipinjam ditemukan ............................................................................. 10
Gambar 3.6 menyimpan form entry peminjaman .................................................................... 10
Gambar 3.7 struk peminjaman buku ......................................................................................... 11
Gambar 3.8 memasukan barcode pengembalian....................................................................... 11
Gambar 3.9 form pengembalian buku ....................................................................................... 12
Gambar 3.10 denda ketika terlambat mengembalikan buku ................................................... 12
Gambar 3.11 use case diagram.................................................................................................... 14
Gambar 3.12 deployment diagram ............................................................................................. 15
Gambar 3.14 activity diagram..................................................................................................... 17
Gambar 3.15 tampilan awal sistem ............................................................................................. 18
Gambar 3.16 menu anggota ........................................................................................................ 18
Gambar 3.17 menu input anggota .............................................................................................. 19
Gambar 3.18 menu form buku .................................................................................................... 19
Gambar 3.19 menu input buku ................................................................................................... 20
Gambar 3.20 daftar peminjaman ............................................................................................... 20
Gambar 3.21 menu pinjam buku ................................................................................................ 21
vi
DAFTAR TABEL
vii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebuah
lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No.
41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Lembaga yang merupakan hasil
penggabungan dari dua lembaga, yaitu Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dan
Badan Arsip Provinsi Jawa Timur ini dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi
Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis
Daerah Provinsi Jawa Timur.
Sebagai lembaga baru, Badan Perpustakaan dan Kearsipan masih perlu
mengkonsolidasikan segala program kegiatannya agar bisa berjalan seiring sejalan.
Maka dari itu Kerja Praktek dilakukan di Kantor Badan Perpustakaan dan Kerarsipan
Jawa Timur guna mempelajari dan menganalisis “SISTEM PELAYANAN DI
KANTOR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KERASIPAN JATIM” jika terdapat
kekurangan didalam sistem pelayanan. Hasil analisa tersebut diharapkan untuk bias
diterapkan atau sekedar menjadi pertimbangan di kantor tersebut.
1.2 Tujuan :
Menganalisa sistem pelayanan yang ada di kantor dinas perpustakaan dan kearsipan
jawa timur.
1
1.3 Manfaat dari kerja praktek bagi perusahaan/staff :
1. Memberi kontribusi dalam pelaksanaan pengembangan dan peningkatan mutu
perusahaan.
2. Hasil analisa dapat dijadikan sebagai bahan referensi dan evaluasi kinerja dalam
menjamin pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan serta untuk mengetahui
posisi perusahaan dan tingkat pencapaian sasaran perusahaan, terutama untuk
mengetahui bila terjadi keterlambatan atau penyimpangan supaya segera
diperbaiki, sehingga sasaran atau tujuan perusahaan dapat segera tercapai.
2
BAB II
GAMBARAN UMUM
3
Badan perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebuah
lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No.
41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Lembaga yang merupakan hasil
penggabungan dari dua lembaga, yaitu Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dan
Badan Arsip Provinsi Jawa Timur ini dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi
Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis
Daerah Provinsi Jawa Timur.
1. Visi
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan visi
yang sesuai dengan tugas dan fungsinya, yaitu :
Jawa Timur Gemar Membaca dan Tertib Kerasipan
4
2. Misi
5
2.3 Struktur Organisasi
KEPALA BAGIAN
FUNGSIONAL
PUSTAKAWAN SEKERTARIS
ARSIPARIS
SUBAG SUNGRAM
SUBID
SUBID
SUBID JASA & PENGEMBANGAN & SUBID KELEMBAGAAN SUBID OTOMASI SUBID PENGOLAHAN SUBID PENGOLAHAN
PEMASYARAKATAN
KEARSIPAN PENGOLAHAN BAHAN PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN & PELESTARIAN & PELESTARIAN
KEARSIPAN
PUSTAKA
6
2.4 Aktifitas Pada Bagian Kepegawaian
1. Aktifitas Bagian Pelayanan
a. Pengembalian Buku
b. Peminjaman Buku
c. Registrasi Anggota
d. Layanan Informasi
7
BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Sistem Pelayanan Pada Perpustakaan
Koleksi suatu perpustakaan dapat dipergunakan oleh siapapun yang
memerlukannya sesuai dengan aturan yang berlaku. Kegiatan yang dilakukan
pada bagian pelayanan di perpustakaan adalah :
1. Pembuatan kartu anggota
Pemakai yang akan menjadi anggota suatu perpustakaan harus memenuhi
persyaratan dan menaati peraturan-peraturan perpustakaan, adapun tata cara
proses pembuatan kartu anggota antara lain sebagai berikut :
1. Memiliki KTP Jatim atau membawa KTM yang berlokasi diarea jatim
2. Mengisi formulir
3. Melakukan foto kartu anggota
4. Selesai
2. Peminjaman buku
Bagi anggota yang ingin meminjam buku di perpustakaan syarat yang utama
adalah menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu, adapun proses
peminjaman buku antara lain sebagai berikut :
1. Menunjukan kartu anggota perpustakaan
8
3. Petugas memasukan No.Anggota di pencarian anggota pada aplikasi
yang ada diperpustakaan
9
Gambar 3.4 : kode buku
10
7. Setelah menyimpan petugas melakukan print struck kemudian
memberikan struk tersebut kepada peminjam
3. Pengembalian buku
Bagi anggota yang ingin mengembalikan buku, menyerahkan buku ke
bagian perpustakaan, selanjutnya bagian perpustakaan mengecek apakah
pengembalian tersebut sesuai dengan tanggal peminjaman. , bila tidak sesuai
maka dikenakan denda adapun proses pengembalian buku antara lain
sebagai berikut :
a. Peminjam memberikan buku yang mau di kembalikan kepada
petugas
b. Kemudian petugas memasukan no barcode atau kode buku kedalam
aplikasi
c. Setelah no barcode atau kode buku ditemukan maka akan tampil form
pengembalian seperti gambar dibawah
11
Gambar 3.9 : form pengembalian buku
e. Jika ada denda pada proses pengembalian, maka anggota tersebut akan
dikenakan denda. Denda nya adalah berupa tidak bisa meminjam buku
sesuai keterlambatan derapa hari. Contohnya anggota terlambat 14 hari
maka anggota tersebut tidak bisa meminjam selama 14 hari.
4. Layanan informasi
Layanan informasi ini merupakan sarana yang dapat digunakan oleh
masyarakat atau pengunjung perpustakaan untuk mencari informasi secara
cepat.
12
3.2 Hasil Pengamatan ( masalah yang muncul)
Ketika pelaksanaan kerja praktek di kantor dinas perpustakaan dan kearsipan
jawa timur ada beberapa masalah yang kami temukan salah satunya adalah masalah
denda di sistem pengembalian, denda yang diberikan kepada pengguna ialah
mereka tidak bisa meminjam selama keterlambatan mereka mengembalikan buku.
Masalah denda ini kami rasa sangat serius karena mengakibatkan beberapa
problem atau kerugian bagi pengguna maupun kantor tersebut antara lain :
13
3.3 Pemecahan Masalah
Dari masalah yang kami temukan selama pelaksanaan kerja praktek di
kantor dinas perpustakaan dan kerarsipan jawa timur di bab sebelumnya, adapun
pemecahan masalah yang kami berikan adalah kami menggantikan sistem denda dari
yang sebelumnya dendanya adalah peminjam tidak bisa meminjam buku selama
keterlambatan mereka diganti dengan diberlakukannya pembayaran atau berapa
lama mereka melakukan keterlambatan pengembalian buku maka akan dikalikan
uang dengan nominal Rp 1000, sehingga ketika denda ini diberlakukan maka denda
akan dinyatakan habis sampai ke proses pengembalian sehingga masalah yang
muncul bisa terselesaikan diantaranya peminjam bisa meminjam buku dan tidak
akan ada lagi masalah keanggotaan ganda . Adapun rancangan sistem yang kami
tawarkan disini adalah menggunakan rancangan sistem UML.
14
2. Class Diagram
Class diagram menjelaskan sebuah hubungan antar class dalam sebuah
sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar saling berkolaborasi.
15
3. Deployment Diagram
Merupakan gambaran proses pada suatu sistem yang berjalan dan bagaimana
relasi didalamnya.
4. Activity Diagram
Activity diagram merupakan sebuah tipe dari diagram workflow yang
menggambarkan tentang aktivitas dari pengguna ketika melakukan setiap
kegiatan dan aliran sekuensial. Satzinger et al (2010:141)
16
Gambar 3.14 : activity diagram
1. Proses Peminjaman
Mendaftar menjadi anggota Jika sudah mendaftar mencari buku
untuk di pinjam Jika sudah menemukan buku serahkan buku
untuk di pinjam ke petugas kemudian di proses, setelah di proses
buku di kembalikan di peminjam lalu selesai
2. Proses Pengembalian
Serahkan buku ke petugas untuk di kembalikan, petugas akan
memproses pengembalian jika tidak terlambat maka proses selesai
jika terlambat maka akan di kenakan denda yaitu membayar Rp.
1.000 di kalikan berapa hari terlambat mengembalikan buku
17
3.3.2 Simulasi Aplikasi Pelayanan Pada Perpustakaan
18
Gambar 3.17 : menu input anggota
19
Gambar 3.19 : menu input buku
20
Gambar 3,21 : menu pinjam buku
21
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 kesimpulan
kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis selama melaksanakan Kerja Praktek
ini adalah pada dasarnya bukan merupakan pekerjaan mudah untuk menjadi seorang
pustakawan. Tidak hanya memperluas pengetahuan dan keterampilan, namun juga
mengharapkan adanya perubahan tingkah laku yang sesuai dengan norma yang
dianut oleh masyarakat. Sejak observasi hingga selanjutnya tugas praktek di DINAS
PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN ini, banyak sekali pengalaman serta ilmu
pengetahuan yang penulis dapatkan dibawah bimbingan para staf/pustakawan.
Hal lain yang di dapat penulis adalah kenyataan bahwa pelayanan perpustakaan
juga merupakan hal yang tidak mudah pula. Di sisi lain penulis juga mempelajari
bagaimana melayani masyarakat mulai dari peminjaman, pengembalian buku dan
bahkan mendengarkan protes dari masyarakat. Sebagai akhir dari kesimpulan ini
penulis menyadari bahwa pada dasarnya teori dan ilmu pengetahuan yang kita dapat
di bangku kuliah tidaklah cukup, dengan mengadakan praktek perpustakaan kita
dapat mengetahui relevansi apa yang kita dapat di bangku kuliah dengan dunia
pendidikan. Selain itu, praktek kerja perpustakaan ini merupakan pengalaman yang
sangat berharga bagi penulis.
4.2 Saran
Dari kegiatan praktek perpustakaan yang telah dilaksanakan ada
beberapa hal yang menurut penulis perlu diperhatian karena sering nya lampu mati
atau internet yang padam jadi banyak peminjam dan pengembalian yang di tulis
secara manual dan lupa di inputkan data kedalam program maka banyak data yang
menumpuk saat dimasukan data lagi.
Demikian saran dan masukan dari penulis yang didapat selama
melaksanakan kegiatan Kerja Praktik di dinas perpustakaan & kearsipan. harapan
penulis apa yang telah diungkapkan dapat dijadikan masukan yang berguna bagi
pelaksanaan kerja praktik sendiri maupun pada perkembangan dinas perpustakaan &
kearsipan.
22
DAFTAR PUSTAKA
Arief yudia , sistem peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan,
https://www.scribd.com/doc/233950298/analisa-sistem-peminjaman-dan-
pengembalian-buku-pada-perpustakaan-stikom-cki-buaran-jakarta-timur-
dengan-metode-pieces ( diakses tanggal : 12-06-2017 )
Baleharjo,sistem informasi peminjaman buku dan komik pada taman bacaan fortune,
https://www.scribd.com/document/269313899/perancangan-sistem-informasi-
peminjaman-buku-dan-komik-pada-taman-bacaan-fortune-baleharjo-pacitan
(20 Mei 2017 )
23
LAMPIRAN
Lampiran 1 : surat balasan dari kantor dinas perpustakaan dan kearsipan jawa timur
24
Lampiran 2 : jadwal kegiatan di tempat kerja praktek
25
lampiran 3 : lembar penilaian dari kantor dinas perpustakaan dan kearsipan
26
lembar 4 : penilaian dari kantor dinas perpustakaan dan kearsipan jawa timur
27
Lampiran 5: Dokumentasi saat pelaksanaan kerja praktik
28
Lampiran 6 : Dokumentasi saat pelaksanaan kerja praktik
29
30
31
Lampiran 7 : kuesioner
32
Lampiran 8 : lembar bimbingan
33
Lembar 9 : lembar bimbingan
34