KERANGKA ACUAN KEGIATAN

SOSIALISASI PROSEDUR
ALUR PENDAFTARAN

DISUSUN OLEH:
TIM POKJA UKP
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUASIN
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS MEKARSARI
TAHUN 2019
 3
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019

BAB I
DEFINISI

A. Pendahuluan

Di era globalisasi, banyak masyarakat yang mengerti akan hak dan kewajiban
sebagai masyarakat pengguna pelayanan publik. Tuntutan masyarakat akan
pelayanan publik semakin tinggi. Salah satu pelayanan publik dalam bidang
kesehatan adalah Puskesmas. Sebagai pelayanan kesehatan tingkat pertama,
tentunya puskesmas adalah pelayanan kesehatan yang paling dekat dengan
masyarakat. Masyarakat dengan mudah menilai pelayanan yang diberikan
Puskesmas.

Tempat pendaftaran pasien rawat jalan di puskesmas, merupakan pelayanan

pertama yang diterima oleh masyarakat yang akan berobat atau pasien. Pasien
tentunya menuntut supaya pelayanan pendaftaran rawat jalan berkualitas dan
dapat memberikan kepuasan. Mengingat pentingnya peningkatan kepuasan
pasien maka perlu adanya peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran rawat
jalan sehingga didapatkan pelayanan yang bermutu sesuai harapan pasien.
Oleh karena itu diharapkan dengan telah disepakati kegiatan Sosialisasi
(training) petugas pendaftaran rawat jalan ini, maka para unit terkait yang
berhubungan dengan rekam medis dapat melaksanakan, memonitor dan
mengevaluasi dengan baik dan terkoordinasi, sehingga dalam memberikan
pelayanan kepada pelanggan atau pasien, seluruh unit pelayanan yang ada dan
seluruh karyawan berkoitmen untuk memberikan pelayanan yang bermutu,
efektif dan efesien serta menjamin kesinambungan pelayanan terhadap pasien.

B. Latar Belakang
Salah satu unsur penting dalam Mutu Pelayanan Klinis adalah pemahaman
pasien mengenai alur pelayanan sehingga proses pelayanan dapat berjalan
dengan semestinya dan meminimalisir ketidaktahuan pasien tentang layanan di
puskesmas, pasien membutuhkan informasi yang jelas di tempat pendaftaran,
oleh karena itu informasi pendaftaran harus tersedia dengan jelas yang dapat
mudah di akses dan di pahami oleh pasien.

3
 4
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019
Penyediaan informasi kepada pasien juga harus memperhatikan latar belakang
dan bahasa yang dimiliki oleh pasien, dengan dasar tersebutlah maka dilakukan
kegiatan sosialisasi prosedur alur pelayanan di UPT Puskesmas Mekar sari.

C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu layanan pendaftaran rawat jalan dengan
menyelenggarakan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan secara
maksimal dengan SDM yang berkompeten di UPT Puskesmas Mekar sari

2. Tujuan Khusus
1. Masyarakat mengetahui dan memahami alur pelayanan di UPT
Puskesmas Mekar sari
2. Meningkatnya kualitas pelayanan pendaftaran rawat jalan
3. Meningkatnya kepuasan pasien di pelayanan pendaftaran rawat jalan.
4. Pelayanan di UPT Puskesmas Mekar sari dapat berjalan dengan lancar,
efektif dan efisien
5. Meningkatnya kemampuan dan penguasaan petugas pendaftaran rawat
jalan terkait peningkatan kepuasan pasien

D. Kegiatan
1. Kegiatan Pokok:
Sosialisasi prosedur alur pendaftaran pasien rawat jalan UPT Puskesmas
Mekar sari.

2. Rincian Kegiatan:
Adapun kegiatan yang dilakukan adalah;
1) Pemaparan Prosedur Alur pendaftaran pasien
2) Evaluasi yang berkaitan dengan pemahaman alur pelayanan
3) Membuat laporan dan evaluasi terhadap pelaksanaan Sosialisasi
Prosedur Alur Pendaftaran

E. Cara Melaksanakan Kegiatan

a. Metode pelaksanaan sosialisasi alur pelayanan
1) Mengidentifikasi petugas rekam medis di Pelayanan Pendaftaran
2) Mengidentifikasi kebutuhan SDM terkait peningkatan kepuasan pasien

4
 5
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019
b. Tahapan Kegiatan sosialisasi alur pelayanan
1) Sosialisasi terhadap seluruh petugas pendaftaran rawat jalan dan unit
terkait
2) Evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan Sosialisasi

F. Sasaran
Sasaran harus Spesifik, dapat diukur, dapat dicapai dan relevan, Sasaran
sosialisasi alur pelayanan UPT. Puskesmas Mekar sari adalah petugas
pendaftaran rawat jalan dan unit terkait di UPT Puskesmas Mekar sari.

G. Jadwal Pelaksanan Kegiatan

Waktu pelaksanaan kegiatan dilaksanakan pada Hari: Senin, 2 Januari 2019,
Waktu: 09.00 s/d selesai, bertempat di Ruang pertemuan UPT Puskesmas
Mekar sari

H. Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

 Pemantauan terhadap pelaksanaan program/kegiatan
 Audit

I. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

 Berisi UMPAN dan juga berita acara,
 Bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi dilakukan
 Rencana pembiayaan dan anggaran

5
 6
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019

BAB II
RUANG LINGKUP

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

1. Petugas pendaftaran harus memenuhi kualifikasi minimal, SLTA dengan
pelatihan tambahan rekam medis atau pelatihan kerja yang diselenggarakan
UPT Puskesmas Mekar sari (on the job training)
2. Manakala dalam kondisi tertentu petugas dalam point 1 berhalangan/ tidak
dapat hadir maka dapat digantikan oleh petugas lain dengan kualifikasi
minimal lulus SLTA yang telah mendapatkan pengalaman kerja diruang
pendaftaran dan rekam medis
3. Petugas klinis dalam dokumen ini meliputi: dokter/dokter gigi,
perawat/perawat gigi dengan kualifikasi lulus D3, bidan dengan kualifikasi
lulus D3 kebidanan, analis kesehatan dengan kualifikasi sekolah menengah
analis dengan pelatihan tambahan, Farmasi.

B. Distribusi Ketenagaan
1. Petugas di R. Pendaftaran 3 orang
2. Petugas diruang rekam medis 1 orang
3. Petugas di ruang pelayanan klinis menyesuaikan dengan pedoman
lain yang mengatur khusus mengenai hal ini

C. Jadwal Kegiatan (pengaturan jaga)

Pengaturan jaga diatur oleh koordinator rekam medik diketahui oleh
penanggung jawab UKP

6
 7
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019

STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang

R. TUNGGU

UGD
LOKET

BP
APOTEK
UNGGU

R.

RUANG BERSALIN
T

GUDANG
RUANG OBAT
STERILISASI

KIA

P. KLINIS
GIGI

RUANG MTBS TOILET GUDA

LANSIA PASIEN NG

B. Standar Fasilitas
1. Kartu rawat jalan
2. Rekam medis
3. ATK
4. Komputer
5. Form pendaftaran
6. Nomor urut

C. Logistik
Kebutuhan logistik proses pendaftaran:
1. ATK
2. Komputer
3. Form pendaftaran
4. Nomor urut
5. RM kartu rawat jalan

7
 8
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019
Kebutuhan logistik dipenuhi dengan prosedur sebagai berikut;
1) Koordinator rekam medik menulis kebutuhan barang dibuku permintaan barang
pengelola barang
2) Pengelola barang memverifikasi ketersediaan barang, kemudian meminta
persetujuan kepala puskesmas
3) Kepala puskesmas memberikan persetujuan dan mengembalikan buku kepada
pengelola barang
4) Pengelola barang mengeluarkan barang sesuai kebutuhankoordinator Rekam
medik
5) Koordinator rekam medik memeriksa kondisi barang dan menandatangani bukti
penerimaan barang
6) Koordinator rekam medik memanfaatkan barang sesuai kebutuhan

D. KESELAMATAN PASIEN
Keselamatan pasien dalam proses pendaftaran dimulai dari:
1. Proses pendaftaran: kemungkinan kekeliruan identifikasi pasien dikurangi
kemungkinannya dengan pelaksanaan pendaftaran sesuai SOP
2. Rekam medis: kemungkinan kekeliruan pengambilan rekam medis dengan
pelaksanaan pendaftaran sesuai SOP
3. Keterlambatan rujukan dikurangi kemungkinannya dengan membuat SOP
dengan termpat rujukan
4. Kendala fifsik yang potensial menimbulkan masalah keselamatan dikurangi
dengan menyediakan alat bantu keterbatasan fisik dan petugas yang mampu
membantu.
5. Masalah yang mungkin timbul dalam proses kajian awal diatasi dengasn
adanya petugas yang kompeten

E. KESELAMATAN KERJA
Manajemen puskesmas berkewajiban mengupayakan peralatan dan ruang kerja
yang memenuhi syarat ergonomis:
1. Peletakan komputer pada meja yang memadai
2. Bentuk kursi nyaman
3. Tempat peralatan yang dekat
4. Memberikan ruang yang cukup untuk lalu lalang petugas dan pasien
5. Ruangan penyimpanan arsip tertutup

8
 9
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019
6. Ruang pelayanan pengkajian awal yang memisahkan pasien lansia dan non
lansia

F. PENGENDALIAN MUTU
Sistem kendali mutu ilakukan dengan mekanisme:
1. Menilai kepuasan pelanggan dan membuat tindak lanjutnya
2. Melakukan evaluasi penyampaian informasi ditempat pendaftaran
3. Membuat syarat kompetensi pemberi pelayanan
4. Mengikut sertakan petugas dalam pelatihan
5. Melakukan koordinasi antar unit
6. Melakukan identifikasi hambatan dan melakukan upaya pengendaliannya

BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

9
 10 PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR

Pelaksanaan pelayanan proses pendaftaran pasien dilakukan dengan cara:

a) Membuat panduan prosedur pendaftaran
b) Membuat SOP pendaftaran
c) Membuat SOP untuk menilai kepuasan pelanggan
d) Membuat SOP untuk mengidentifikasi pasien
e) Membuat survey pelanggan, kotak saran
f) Menganalisis dan melakukan tindak lanjut keluhan dan kebutuhan
pelanggan
g) Memberikan pemahaman kepada petugas mengenai pelaksanaan prosedur
dan alur pendaftaran
h) Membuat media informasi di tempat pendaftaran
i) Melaksanakan proses pemberian informasi dan mengevaluasinya
j) Membuat SOP penyampaian informasi
k) Membuat MOU dengan tempat rujukan
l) Memperhatikan hak-hak pasien dalam proses pendaftaran
m) Menginformasikan hak-hak pasien dan mensosialisasikannya
n) Membuat SK dan SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien
o) Membuat persyaratan kompetensi petugas dan pelaksanaannya
p) Membuat SOP koordinasi dan komunikasi antar unit
q) Membuat SOP alur pelayanan pasien
r) Membuat SK kepala puskesmas tentang kewajiban mengidentifikasi
hambatan dalam pelayanan dan SOP untuk mengidentifikasi hambatan
s) Melaksanakan prosedur untuk mengatasi hambatan yang ditemukan dalam
pelayanan

PENUTUP

10
 11 PENDAFTARAN PKM MEKARSARI TAHUN 2019
KERANGKA ACUAN KEGIATAN PROSEDUR ALUR
Kerangka Acuan proses pendaftaran pasien ini diharapkan dapat menjadi bahan
penyusunan panduan dan SOP sehingga mutu pelayanan dan keselamatan pasien
di UPT Puskesmas Mekar sari dapat terjamin serta program pengembangan SDM,
program peningkatan mutu dan keselamatan pasien dapat tercapai.

11