Fungsi Pengawasan (Controlling)

1. Pengertian
Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk
mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja
yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal
yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu
dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi
perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini
biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam
suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai
fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984)
memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager
determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko
(1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial
proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-
penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin
bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan
efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha
untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana
letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
2. Sifat
Pengawasan merupakan salah satu fungsi organik administrasi dan
manajemen, karena apabila fungsi ini tidak dilaksanakan, cepat atau lambat akan
menyebabkan matinya/hancurnya suatu organisasi. Karena itu agar pengawasan
mendapatkan hasil yang diharapkan, pimpinan suatu organisasi harus mengetahui ciri-
ciri suatu proses pengawasan. Ciri-ciri itu ialah:
1) Pengawasan harus bersifat “fact finding” arti bahwa pelaksanaan fungsi
pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas-tugas dijalankan
dalam organisasi.
2) Pengawasan harus bersifat preventif yang berarti bahwa proses pengawasan itu
dijalankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan-pemyimpangan dan
penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan.
3) Pengawasan diarahkan pada masa sekarang yang berarti bahwa pengawasan hanya
dapat ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.
4) Pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi. Pengawasan tidak
boleh dipandang sebagai tujuan.
5)Karena pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen, maka
pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.
6) Pelaksanaan harus efisien. Jangan sampai terjadi pengawasan malahan
menghambat usaha peningkatan efisiensi.
7) Pengawasan tidak dimaksudkan untuk terutama menentukan siapa yang salah jika
tidak ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul.
8) Pengawasan harus bersifat membimbing agar supaya para pelaksana meningkatkan
kemampuannya untuk melakukan tugas yang ditentukan baginya.

3. Syarat
Rencana yang bagaimanapun baiknya dapat mengalami kegagalan, apabila
manajerial tidak menjalankan “pengendalian”, yaitu mengawasi, memeriksa,
mencocokan dan mengusahakan supaya segala sesuatu berlangsung sesuai dengan
rencana dan hasil yang ditetapkan. Untuk menciptakan kondisi daripada pengawasan,
maka syarat syarat umum mesti dapat dipergunakan.
 Sesuai dengan pendapat Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar
Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, bahwa pengawasan mesti memenuhi
beberapa syarat-syarat, sebagai berikut:
1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.
2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan
penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.
3. Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan
perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang. Handayaningrat,
1994:150.

Supaya proses pelaksanaan pengawasan dapat dilakukan sesuai dengan

ketentuan-ketentuan dari rencana, maka diperlukanya syarat-syarat dalam
pelaksanaannya. Menurut pendapat Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya
Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah menyebutkan beberapa syarat daripada
pengawasan, yaitu:

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengawasan

2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang dicapai

3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan

penyimpangan bila ada

4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan supaya

pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Hasibuan, 1996:249.

Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik atau buruknya

dalam hal pelaksanaan suatu kegiatan, program atau sejenisnya. Dengan adanya
syarat-syarat dalam pengawasan memungkinkan pengawaasan akan sesuai dengan apa
yang diharapkan juga supaya pemanfaatan semua unsur dari manajemen, efektif dan
efisien.
4. Tahapan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang
umum yaitu :
a.standarphisik
b.standarmoneter
c.standarwaktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan,
laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.