BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN

SPIP UNSUR KEGIATAN PENGENDALIAN
SUB UNSUR PENGENDALIAN FISIK
ATAS ASET
(3.4)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
 KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai
penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-
masing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
b. sosialisasi SPIP;
c. pendidikan dan pelatihan SPIP;
d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP, yaitu:
a. lingkungan pengendalian;
b. penilaian risiko;
c. kegiatan pengendalian;
d. informasi dan komunikasi; dan
e. pemantauan pengendalian intern.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset i

 Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,
BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan
ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub
unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan
acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam
penyelenggaraan sub unsur SPIP.
Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP sub unsur
Pengendalian Fisik atas Aset pada unsur Kegiatan Pengendalian
merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan
hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing
instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas
instansi tersebut.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset ii

 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................ 1
B. Sistematika Pedoman ............................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 4
B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 7
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 7
D. Parameter Penerapan ............................................. 8

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

A. Tahap Persiapan....................................................... 12
B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 16
C. Tahap Pelaporan...................................................... 33

BAB IV PENUTUP

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset iii

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset iv
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun
2008 tentang SPIP dinyatakan bahwa menteri/pimpinan
lembaga, gubernur, dan bupati/ walikota bertanggung jawab atas
efektivitas penyelenggaraan sistem pengendalian intern
di lingkungan masing-masing. SPIP, yang ditetapkan dengan
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tersebut,
mencakup lima unsur, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian
risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta
pemantauan pengendalian intern. Penerapan kelima unsur SPIP
tersebut dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari
kegiatan instansi pemerintah. Selanjutnya, pada pasal 18
Peraturan Pemerintah tersebut mewajibkan pimpinan instansi
pemerintah menyelenggarakan kegiatan pengendalian, sesuai
dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas, serta fungsi
instansi pemerintah yang bersangkutan.
Dalam pasal 34 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun
2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib
melaksanakan pengendalian fisik atas aset. Tujuan
pengendalian fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi
pemerintah adalah agar aset tersebut aman dari risiko hilang,
rusak, atau digunakan tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi
pemerintah harus menetapkan kebijakan dan prosedur
pengamanan fisik atas aset, mengimplementasikan, dan
mengomunikasikan kepada seluruh pegawai.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 1

 Untuk mencapai tujuan pengendalian fisik atas aset,
diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari
Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman sub
unsur ini merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi
pemerintah, baik instansi pemerintah pusat maupun daerah,
guna mewujudkan pengendalian fisik atas aset yang efektif.

B. Sistematika Pedoman
Sistematika yang digunakan dalam pedoman ini adalah
sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini menjelaskan latar belakang perlunya
pengendalian fisik atas aset, maksud dibuatnya
pedoman, dan sistematika pedoman.
Bab II Gambaran Umum
Bab ini menjelaskan konsep dasar aktivitas
pengendalian dan sub unsur pengendalian, keterkaitan
pengendalian dengan penilaian risiko, keharusan
mempertimbangkan efektivitas aktivitas pengendalian,
tujuan dan manfaat pengendalian fisik atas aset
dikaitkan dengan peraturan yang berlaku, serta uraian
mengenai parameter penerapan.
Bab III Langkah-Langkah Penerapan
Bab ini menguraikan secara terinci tahap-tahap yang
harus dijalani oleh instansi pemerintah dalam
melaksanakan pengawasan fisik atas aset, disesuaikan
dengan daftar uji pengendalian.
Bab IV Penutup
Menguraikan kembali hal-hal penting dan menjelaskan
penggunaan pedoman ini.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 2

 BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Pengertian
Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur
yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan
pimpinan instansi pemerintah, untuk mengurangi risiko yang
telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Kebijakan dan
prosedur dikembangkan untuk meminimalkan risiko, sehingga
membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa tujuan
instansi pemerintah dapat dicapai. Kebijakan dibuat untuk
mengarahkan apa yang seharusnya dikerjakan dan berfungsi
sebagai dasar bagi penyusunan prosedur. Prosedur adalah
rangkaian urutan tindakan, dilakukan oleh satu atau beberapa
orang, dengan peralatan dan waktu tertentu dalam
melaksanakan kegiatan tertentu. Kebijakan dan prosedur harus
dibuat secara tertulis.
Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan
kegiatan pengendalian, sesuai dengan ukuran, kompleksitas,
serta sifat dari tugas, dan fungsi instansi pemerintah yang
bersangkutan. Penyelenggaraan kegiatan pengendalian,
sekurang-kurangnya memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok
instansi pemerintah;
2. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses
penilaian risiko;
3. Kegiatan pengendalian yang dipilih disesuaikan dengan sifat
khusus instansi pemerintah;

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 3

 4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;
5. Prosedur yang ditetapkan harus dilaksanakan sesuai dengan
yang tertulis;
6. Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan
berfungsi seperti yang diharapkan.
Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat
berdasarkan hasil penilaian risiko dari kegiatan pokok dan
karakter khusus dari instansi pemerintah. Hal ini terlihat dari
kenyataan bahwa atas semua risiko yang relevan, pimpinan
instansi pemerintah telah mengidentifikasi tindakan dan kegiatan
pengendalian yang diperlukan dalam menangani risiko tersebut.
Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Identifikasi

Tujuan
Analisis Risiko Instansi
Pemerintah

Respon/Kelola

Gambar 1: Implementasi Kegiatan Pengendalian

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 4

 Kegiatan pengendalian meliputi kegiatan pengendalian
yang bersifat detektif dan preventif. Setelah terdeteksi adanya
penyimpangan atau kelemahan, harus dilakukan tindakan
koreksi untuk menyempurnakan kegiatan pengendalian,
sehingga diperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan
organisasi dapat tercapai.
Kegiatan pengendalian terjadi di semua tingkat organisasi,
kegiatan, unit, dan fungsi instansi pemerintah. Kegiatan
pengendalian merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan
dari perencanaan, penerapan, serta reviu kinerja dari instansi
pemerintah. Dalam menetapkan kegiatan pengendalian, harus
dipertimbangkan hubungannya dengan proses penilaian risiko,
dan kecukupan kegiatan pengendalian.
Penerapan pengendalian pada suatu instansi pemerintah
dapat berbeda dengan instansi pemerintah lainnya. Perbedaan
penerapan tersebut antara lain disebabkan oleh perbedaan:
1. visi, misi, dan tujuan;
2. lingkungan dan cara beroperasi;
3. tingkat kerumitan organisasi;
4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan
5. risiko yang dihadapi.
Meskipun instansi pemerintah mempunyai misi, tujuan,
sasaran, dan struktur organisasi yang sama, dapat menerapkan
kegiatan pengendalian yang berbeda. Hal ini karena
pertimbangan pimpinan, implementasi, dan manajemen. Semua
faktor tersebut memengaruhi kegiatan pengendalian intern
sehingga pengendalian tersebut harus dirancang untuk
memberikan sumbangan dalam pencapaian misi, tujuan, dan
sasaran instansi.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 5

 Kegiatan pengendalian terdiri dari sebelas sub unsur, yaitu:
1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;
2. pembinaan sumber daya manusia;
3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;
4. pengendalian fisik atas aset;
5. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;
6. pemisahan fungsi;
7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;
8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian;
9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;
10.akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; dan
11.dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern,
serta transaksi dan kejadian penting.

Dalam pasal 34 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun

2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib
melaksanakan pengendalian fisik atas aset. Tujuan pengamanan
fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi pemerintah adalah agar
aset tersebut aman dari risiko hilang, rusak, atau digunakan oleh
pihak lain tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi pemerintah
harus menetapkan kebijakan dan prosedur pengamanan fisik,
mengimplementasikan, serta mengomunikasikan kepada seluruh
pegawai.
Untuk mencapai tujuan pengamanan fisik atas aset,
diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari
pedoman teknis penyelenggaraan SPIP.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 6

B. Tujuan dan Manfaat
Pedoman Sub Unsur Pengendalian Fisik atas Aset ini
merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi pemerintah,
baik instansi pemerintah pusat maupun daerah, guna
mewujudkan pengendalian fisik atas aset yang efektif.
Diharapkan, pedoman teknis ini dapat diaplikasikan secara nyata
oleh pimpinan instansi pemerintah dalam mengamankan fisik
aset dari risiko hilang, rusak, dan penggunaan/pemanfaatan oleh
pihak yang tidak berhak.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Pengendalian fisik atas aset yang dibangun oleh setiap
instansi pemerintah mengacu pada peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Peraturan yang terkait dengan
pengendalian fisik atas aset instansi pemerintah antara lain:
1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 1994 tentang Rumah
Negara;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang
Standar Akuntansi Pemerintahan;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang
Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, yang telah diubah
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang
Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006;
5. Peraturan Presiden Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Pengadaan, Penetapan Status, Pengalihan Status, dan
Pengalihan Hak atas Rumah Negara;

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 7

 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96/PMK.06/2007
tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan,
Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara;
7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.06/2007
tentang Penggolongan dan Pengodifikasian Barang Milik
Negara;
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007
tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah;
9. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Negara Nomor
38/PB/2006 tentang Pedoman Akuntansi Konstruksi dalam
Pengerjaan dan Nomor 40/PB/2006 tentang Pedoman
Akuntasi Persediaan;
10. Keputusan Menteri/Kepala Lembaga/Gubernur/Bupati terkait
dengan Pengamanan Fisik atas Aset;
Keputusan pimpinan instansi pemerintah, kepala satuan
kerja/satuan kerja perangkat daerah, terkait pengamanan fisik
atas aset harus mengacu pada ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

D. Parameter Penerapan
Parameter penerapan pengendalian fisik atas aset adalah
sebagai berikut:
1. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan,
mengimplementasikan, dan mengomunikasikan rencana
identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset
kepada seluruh pegawai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan
adalah sebagai berikut:

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 8

 a. Kebijakan dan prosedur pengamanan fisik aset telah
ditetapkan, diimplementasikan, dan dikomunikasikan
kepada seluruh pegawai.
b. Instansi pemerintah telah mengembangkan rencana untuk
mengidentifikasikan dan mengamankan aset infrastruktur.
c. Aset yang berisiko hilang, dicuri, rusak, digunakan tanpa
hak, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan,
persediaan, dan peralatan, secara fisik diamankan, dan
akses ke aset tersebut dikendalikan.
d. Aset, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan,
persediaan, dan peralatan, secara periodik dihitung dan
dibandingkan dengan catatan pengendalian. Setiap
perbedaan diperiksa secara teliti.
e. Uang tunai dan surat berharga yang dapat diuangkan,
dijaga dalam tempat terkunci, dan akses ke aset tersebut
secara ketat dikendalikan.
f. Formulir, seperti blangko cek dan Surat Perintah
Membayar/Surat Perintah Pencairan Dana, diberi nomor
urut tercetak (prenumbered), secara fisik diamankan, dan
akses ke formulir tersebut dikendalikan.
g. Penanda tangan cek mekanik dan stempel tanda tangan
secara fisik dilindungi dan aksesnya dikendalikan dengan
ketat.
h. Peralatan yang berisiko dicuri, diamankan dengan
dilekatkan atau dilindungi dengan cara lainnya.
i. Identitas aset dilekatkan pada mebeler, peralatan, dan
inventaris kantor lainnya.
j. Persediaan dan perlengkapan disimpan di tempat yang
aman secara fisik dan dilindungi dari kerusakan.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 9

 k. Seluruh fasilitas dilindungi dari api dengan menggunakan
alarm kebakaran dan sistem pemadaman kebakaran.
l. Akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan pagar,
penjaga, atau bentuk pengendalian lainnya.
m. Akses ke fasilitas di luar jam kerja dibatasi dan
dikendalikan.
2. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan,
mengimplementasikan, dan mengomunikasikan rencana
pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan) kepada
seluruh pegawai.

Setiap pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan

dan mengembangkan parameter penerapan SPIP dengan
mengacu kepada Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah
dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang
disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan risiko masing-masing
instansi pemerintah (lihat Lampiran Peraturan Pemerintah
Nomor 60 Tahun 2008 tentang Daftar Uji Pengendalian Intern
Pemerintah-Pendahuluan, paragraf ke-6).

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 10

 BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN

Penerapan sub unsur pengendalian fisik atas aset ditandai

dengan adanya rencana identifikasi, kebijakan dan prosedur, serta
rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan), yang
dibangun sesuai dengan karakteristik organisasi dan mengarah pada
pencapaian tujuan organisasi, serta dikomunikasikan kepada seluruh
jajaran pimpinan dan pegawai dalam organisasi instansi pemerintah.
Pedoman ini memberikan panduan dalam penerapan sub
unsur pengendalian fisik atas aset yang sesuai dalam tiga tahap
utama, yaitu:
1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang
ditujukan untuk memberikan pemahaman mengenai
pengamanan fisik atas aset dan pemetaan atas kondisi yang
ada, sebagai masukan dalam menentukan kebutuhan untuk
pembangunan dan penerapan infrastruktur yang diperlukan untuk
terciptanya suatu aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik
atas aset.
2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas
pemetaan, yang meliputi kegiatan pembangunan infrastruktur,
internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam
pengamanan fisik atas aset yang berkelanjutan.
3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap penginformasian atas
kemajuan pelaksanaan/implementasi aktivitas pengendalian
dalam pengamanan atas aset secara menyeluruh, mulai dari
tahap persiapan sampai dengan tahap pelaksanaan, yang
mencakup kemajuan kegiatan pembangunan infrastruktur,
internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam
pengamanan fisik atas aset, serta hambatan yang dihadapi, dan
langkah mengatasinya.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 11

 Tahapan untuk implementasi aktivitas pengendalian dalam
pengendalian fisik atas aset, mencakup langkah-langkah sebagai
berikut:
A. Persiapan
Tahap persiapan, merupakan tahap awal dalam
penyelenggaraan SPIP, yang terdiri dari proses pemahaman dan
pemetaan, yaitu:
1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan
Rencana Penyelenggaraan
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap
kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Berdasarkan
peraturan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi
pemerintah membuat rencana penyelenggaraan, yang antara
lain memuat:
a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. waktu yang dibutuhkan;
c. dana yang dibutuhkan;
d. pihak-pihak yang terlibat.
Berdasarkan peraturan tersebut, Satuan Tugas
Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas mengawal
pelaksanaan penerapan kebijakan dan praktik pengendalian
fisik atas aset yang ditetapkan. Satgas tersebut terlebih
dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur
terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur tersebut.
2. Pemahaman (Knowing)
Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk
memberikan pemahaman bagaimana pembentukan
pengamanan fisik atas aset dapat memberikan kontribusi

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 12

 dalam penyelenggaraan aktivitas pengendalian, yang
mendukung secara keseluruhan berfungsinya sistem
pengendalian intern instansi pemerintah.
Tahap pemahaman, diawali dengan pengomunikasian
pentingnya aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik
atas aset, yang mencakup rencana identifikasi, kebijakan,
dan prosedur yang ditetapkan dalam rangka pengamanan
fisik atas aset, serta rencana pemulihan setelah bencana
(disaster recovery plan). Pengomunikasian pentingnya
aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset
akan menghasilkan kesamaan persepsi dan kepedulian
pentingnya pengamanan fisik atas aset.
Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk
mengamankan fisik aset. Instansi pemerintah dapat
memberikan pemahaman dan membangun komitmen
pegawai melalui sosialisasi. Metode yang dapat ditempuh
untuk melakukan sosialisasi dapat dipilih dari beberapa
metode komunikasi penyampaian informasi yang dirasa
cocok dan tepat bagi instansi dalam membangun
pemahaman yang dimaksudkan. Adapun metode tersebut
antara lain menggunakan:
a. metode tatap muka;
b. metode penggunaan situs jaringan (website) penyampaian
informasi;
c. metode penyampaian dengan menggunakan multimedia
interaktif;
d. metode penyampaian yang menggunakan majalah atau
buku saku;

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 13

 e. metode penyampaian dengan penggunaan saluran
komunikasi yang umum; dan
f. metode pemberian akses ke jaringan informasi (network),
dengan menggunakan password.
Beberapa kasus tidak optimalnya instansi pemerintah
menyelenggarakan aktivitas pengendalian dalam
pengamanan fisik atas aset, tercermin dari belum adanya
aktivitas pengendalian yang memadai, dan jika pun telah ada
kebijakan dan prosedur yang jelas dalam pengamanan fisik
atas aset, ternyata terdapat faktor lain yang kurang
mendukung berjalannya aktivitas pengendalian, yaitu tidak
dipahaminya kebijakan dan prosedur pengamanan fisik atas
aset tersebut oleh jajaran pimpinan dan pegawai. Salah satu
indikator yang tampak jelas adalah saling lempar tanggung
jawab di dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Tidak
jelasnya siapa mengerjakan apa, siapa melapor kepada
siapa, dan siapa yang bertanggung jawab, merupakan
cerminan yang menggambarkan tidak berfungsinya aktivitas
pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset.
Salah satu manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan
pengomunikasian dan penyebaran informasi mengenai
aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset
adalah adanya masukan (feedback) dari para pejabat dan
pegawai yang memiliki posisi sebagai pemangku
kepentingan dalam pengelolaan aset, berupa dorongan
kepada pimpinan instansi pemerintah untuk melakukan
pembaruan atau perbaikan atas rencana identifikasi,
kebijakan, dan prosedur, dalam rangka pengamanan fisik
atas aset, serta perbaikan untuk rencana pemulihan setelah
bencana (disaster recovery plan).

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 14

 Dengan demikian, yang ingin dicapai dari tahap
pemahaman tersebut adalah seluruh pimpinan dan pegawai
memahami kedudukan, peran, dan tanggung jawab dalam
pengamanan fisik atas aset, serta mendorong timbulnya
kepedulian dari pimpinan instansi pemerintah, untuk selalu
melakukan koreksi atau perbaikan atas rencana identifikasi,
kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset ke arah yang
lebih sempurna, serta perbaikan untuk rencana pemulihan
setelah bencana (disaster recovery plan), sehingga tujuan
organisasi dapat dicapai dengan baik, khususnya yang terkait
dengan terwujudnya pengamanan atas aset negara.
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu
kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap
keberadaan infrastruktur untuk menerapkan pengendalian
fisik atas aset tersebut. Keberadaan infrastruktur diwujudkan
dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan juga
diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana kondisi
penyelenggaraan SPIP yang sudah berjalan, kesesuaian
penyelenggaraan dengan kebijakan sehingga didapatkan
areas of improvement (AOI).
Pemetaan dilakukan untuk memperoleh informasi atau
gambaran mengenai:
a. Sejauh mana instansi pemerintah telah memiliki
peraturan/ kebijakan yang mendasari pengendalian fisik
atas asset.
b. Peraturan/kebijakan yang ada telah sesuai dengan
ketentuan di atasnya.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 15

 c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman
untuk melaksanakan peraturan tersebut.
d. Pedoman atau petunjuk dimaksud telah sesuai dengan
peraturan yang ada dan/atau yang akan dibangun.
e. SOP atau pedoman tersebut telah dipraktikkan dan
didokumentasikan dengan baik.
Dari pemetaan ini, diharapkan dapat memberikan
masukan atas rencana tindak yang paling tepat untuk
pembentukan infrastruktur dan internalisasi aktivitas
pengendalian untuk sub unsur pengamanan fisik atas aset,
yang sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah.

B. Pelaksanaan
Tahapan pelaksanaan terdiri dari proses pembangunan
infrastruktur dan internalisasi, serta pengembangan
berkelanjutan mengenai aktivitas pengendalian dalam
pengamanan fisik atas aset, yang terdiri dari rencana identifikasi,
kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset, serta rencana
pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan).
1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)
Pada tahap pembangunan infrastruktur, pimpinan
instansi pemerintah bertanggung jawab untuk menyediakan
rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan
aset berupa perangkat keras pengamanan atas fisik, yang
sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah. Hal-hal yang
perlu dilakukan dalam membangun infrastruktur
pengendalian fisik atas aset dapat dilakukan dengan cara:

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 16

 a. Identifikasi Kebijakan dan Prosedur Pengendalian
Fisik atas Aset
Salah satu tugas dan fungsi instansi pemerintah adalah
mengelola aset negara. Jenis fisik aset negara yang
dikelola oleh instansi pemerintah secara umum dapat
dibedakan dalam dua kategori besar, yaitu aset kas dan
aset nonkas.
Untuk mengelola aset negara, baik yang berbentuk kas
maupun nonkas, maka dalam setiap organisasi instansi
pemerintahan, secara umum harus ditetapkan satuan
kerja yang bertanggung jawab untuk mencatat,
memantau, melakukan pengecekan fisik aset secara
periodik, dan melaporkan aset negara tersebut. Untuk
melakukan pengelolaan aset negara tersebut, diperlukan
adanya kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh
pimpinan instansi pemerintah.
Pada tahap awal pembangunan infrastruktur
pengendalian fisik atas aset, pimpinan instansi
pemerintah harus menyusun rencana untuk melakukan
identifikasi terhadap semua kebijakan dan prosedur
tertulis yang diperlukan, dalam rangka pengamanan aset
negara. Kebijakan dan prosedur tersebut, merupakan
bagian dari komitmen pimpinan instansi pemerintah,
dalam rangka mengantisipasi hasil penilaian risiko atas
pengelolaan aset.
Dalam hal hasil identifikasi kebijakan dan prosedur
menunjukkan adanya suatu kelemahan yang dapat
memengaruhi pencapaian tujuan organisasi, pimpinan
instansi pemerintah harus segera menindaklanjuti hasil
identifikasi tersebut dengan menyempurnakan kebijakan
dan prosedur pengendalian atas fisik aset.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 17

 Hasil identifikasi diharapkan juga dapat mengungkapkan
secara lebih jelas mengenai keselarasan kebijakan dan
prosedur pengendalian aset, yang berlaku untuk setiap
jenjang organisasi instansi pemerintah, serta
keselarasannya dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
b. Identifikasi Fisik atas Aset Yang Dimiliki oleh Instansi
Pemerintah
Rencana identifikasi atas aset, juga mencakup kebutuhan
aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset,
melalui kegiatan pengidentifikasian yang dilaksanakan
secara berkala, sehingga jumlah, jenis, dan sebaran
aset instansi pemerintah dari waktu ke waktu dapat
diketahui, baik kondisi maupun nilainya.
Kebijakan dan prosedur pengendalian dalam rangka
identifikasi fisik atas aset yang harus diakomodasi oleh
instansi pemerintah, sekurang-kurangnya mencakup hal-
hal sebagai berikut:
1) Untuk fisik aset berupa kas atau setara kas, maka
pengidentifikasian keberadaan dan keamanannya
harus dilakukan secara teratur, sekurang-kurangnya
sebulan sekali atau waktu yang lebih pendek, sesuai
dengan kebutuhan, melalui pembandingan fisik kas
dan setara kas dengan catatan dan laporan. Demikian
juga, dalam hal aset berupa kas dan setara kas
tersebut ditempatkan di bank, maka identifikasi melalui
prosedur rekonsiliasi dan konfirmasi perlu dilakukan
oleh pimpinan instansi pemerintah.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 18

 2) Untuk mengetahui bahwa aktivitas pengendalian
dalam pengamanan fisik atas aset berupa kas dan
setara kas telah berjalan sesuai kebijakan dan
prosedur yang berlaku, maka atasan langsung
bendahara pada instansi pemerintah melakukan
identifikasi, melalui pemeriksaan fisik kas dan setara
kas secara mendadak, tanpa diketahui lebih dulu oleh
bendahara terkait.
Demikian pula, untuk pengamanan fisik atas aset
bersifat nonkas, setiap pengelola aset harus
melakukan identifikasi secara berkala, minimal sekali
dalam satu periode tahun buku, atau sesuai dengan
kebutuhan/ketentuan yang berlaku bagi instansi
pemerintah yang bersangkutan, terutama untuk
mengetahui keberadaan, penguasaan, kondisi, dan
kebutuhan untuk menambah, atau mengurangi fisik
aset. Identifikasi dilakukan dengan cara melakukan
pemeriksaan atau observasi atas fisik aset.
3) Untuk memastikan bahwa aset nonkas seperti
persediaan barang pakai habis telah dijaga secara
aman, maka perlu ditetapkan secara jelas
bendahara/penyimpan barang, yang juga
berkewajiban untuk menyelenggarakan administrasi
dan pencatatan kartu persediaan. Untuk inventaris
kantor, aset tetap yang bergerak, dan tidak bergerak,
termasuk infrastruktur lain yang dikuasai instansi
pemerintah, perlu diberi tanda/label/ atau plang nama
yang dapat menunjukkan tahun perolehan, dan status
kepemilikannya.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 19

 Kegiatan pengidentifikasian aset kas dan setara kas
serta aset bersifat nonkas tersebut, harus tertuang
dalam rencana identifikasi yang diketahui oleh
pimpinan instansi pemerintah.
c. Pengendalian Fisik atas Aset dari Risiko Hilang,
Pencurian, Rusak, dan Digunakan Tanpa Hak
Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara
aman semua fisik aset dari risiko kehilangan, rusak, dan
digunakan tanpa hak. Tingkat pengamanan fisik atas aset
bergantung pada sifat dari fisik aset tersebut, yaitu:
1) Fisik aset berupa perlengkapan, persediaan, dan
peralatan ditempatkan pada tempat serta ruang yang
terjaga secara aman, dibuat catatan yang dapat
menunjukkan mutasi penerimaan dan penggunaan,
serta saldonya. Barang persediaan yang rusak segera
dipisahkan, dicatat, dan dilaporkan sebagaimana
mestinya.
2) Fisik aset berupa barang bergerak dan barang tidak
bergerak harus dikendalikan, dengan cara penetapan
pejabat dan pegawai yang diberi wewenang untuk
mengelola aset bergerak dan tidak bergerak, oleh
pimpinan instansi pemerintah.
3) Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara
aman semua surat-surat yang membuktikan kepemilikan
atas aset bergerak dan tidak bergerak, serta
menyimpannya pada tempat yang aman dan terjaga.
4) Fisik aset tidak bergerak berupa tanah dan bangunan
harus dilindungi batas-batasnya dan diberi
tanda/label/plang yang dapat dilihat secara jelas
bahwa kepemilikan aset tersebut berada pada instansi
pemerintah.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 20

 d. Penanganan/Tindakan yang Dilakukan Apabila Aset
Hilang, Rusak, dan Bermasalah
Pimpinan instansi pemerintah harus menangani semua
fisik aset yang hilang, rusak, dan bermasalah, untuk
mengurangi dampak atau kerugian yang ditimbulkannya.
Proses penanganan atas aset yang hilang, rusak, dan
bermasalah dilakukan sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku, antara lain:
1) Pengenaan Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan
Ganti Rugi (TP/TGR);
2) Penghapusan atas fisik aset yang hilang dan rusak;
3) Penyelesaian secara hukum atas fisik aset yang
bermasalah.
Kebijakan dan prosedur untuk pengamanan terhadap
kehilangan, kerusakan, dan aset-aset bermasalah
tersebut dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan
kepada semua unit dalam organisasi pemerintah.
e. Inventarisasi Fisik Aset Instansi Pemerintah
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan
prosedur pengendalian yang tepat untuk mencatat dan
melaporkan aset. Aset berupa kas dan setara kas,
perlengkapan, persediaan, dan peralatan, harus dicatat
secara uptodate dan teratur mengenai mutasi penerimaan
dan penggunaan, serta saldonya setiap saat. Untuk
menjaga secara aman atas fisik aset tersebut, prosedur
inventarisasi fisik harus dilakukan secara periodik,
sekurang-kurangnya sebulan sekali atau dalam jangka
waktu tertentu, sesuai dengan kebutuhan.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 21

 Dalam hal hasil inventarisasi menunjukkan terjadi selisih
antara jumlah menurut catatan dengan jumlah fisiknya,
maka selisih tersebut harus diteliti penyebabnya, dicatat,
dan dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah.
Untuk selisih fisik kurang yang berpotensi menimbulkan
kerugian keuangan negara, perlu ditindaklanjuti dengan
evaluasi terpisah (separate evaluation), sehingga dapat
ditentukan tindak lanjut yang harus diambil untuk
penyelesaian permasalahan tersebut, serta pemulihan
kerugian keuangan negara yang timbul.
Formulir berita acara inventarisasi aset yang digunakan
dalam inventarisasi fisik atas aset dibuat dan ditetapkan
oleh pimpinan instansi pemerintah.
Hasil inventarisasi diinformasikan dan dilaporkan kepada
pimpinan instansi pemerintah dan pejabat lain yang
berwenang untuk melaksanakan dan memantau tindak
lanjut yang diperlukan.
f. Pengendalian Fisik Aset Kas dan Setara Kas
Tingkat pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara
kas menempati prioritas utama, sehingga pimpinan
instansi pemerintah harus mempunyai kepedulian yang
tinggi dalam melaksanakan aktivitas pengendalian
terhadap aset tersebut. Kebijakan dan prosedur
pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara kas yang
harus dibangun oleh pimpinan instansi pemerintah, yaitu:
1) Fisik aset berupa kas dan setara kas harus disimpan
pada tempat yang aman. Saldo kas berupa uang tunai
yang disimpan dalam brankas bendahara tidak boleh
melebihi jumlah yang sudah ditetapkan, sesuai

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 22

 dengan peraturan perundang-undangan, serta
brankas ditempatkan pada ruangan yang aman dan
mempunyai kunci yang hanya dipegang oleh
bendahara kas.
2) Fisik aset kas berupa uang tunai yang jumlahnya
melebihi jumlah yang dapat disimpan di brankas harus
segera disimpan dalam rekening jabatan di bank yang
sudah ditetapkan, atas seizin Menteri Keuangan, atau
pejabat lain yang berwenang.
3) Setiap penerimaan kas berupa uang tunai harus
diterima fisik uangnya lebih dahulu sebelum dicatat
oleh bendahara dalam catatan/buku kas, sedangkan
untuk setiap pengeluaran kas harus dicatat lebih
dahulu sebelum uang tunai dikeluarkan/dibayarkan.
4) Fisik aset setara kas, seperti surat berharga harus
disimpan di tempat dan dijaga secara aman dari risiko
hilang, rusak, atau disalahgunakan. Dalam hal nilai
surat berharga dipandang sangat material, maka
pimpinan instansi pemerintah harus menyimpan surat
berharga tersebut di dalam safe deposit bank, atau
di lembaga custodian yang terpercaya.
5) Akses ke tempat penyimpanan aset berupa kas dan
setara kas, hanya diberikan kepada pihak-pihak
tertentu, berdasarkan persetujuan dari pimpinan
instansi pemerintah.
g. Pengendalian Terhadap Berbagai Formulir
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan formulir-
formulir yang digunakan, sesuai dengan kebutuhan unit
kerja instansi pemerintah dalam melaksanakan kegiatan.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 23

 Formulir seperti blanko cek, surat perintah membayar/
surat perintah pencairan dana, bukti voucher kuitansi
penerimaan dan pengeluaran kas, serta formulir lain yang
diperlukan, diberi nomor dan kode yang dapat melindungi
instansi pemerintah dari penyalahgunaan formulir-formulir
tersebut oleh pihak yang tidak berwenang. Formulir-
formulir tersebut dicatat berdasarkan tanggal pencetakan
dan disimpan pada tempat yang terjaga secara aman,
serta terlindung dari risiko rusak, hilang, atau dapat
diakses oleh pihak lain yang tidak berwenang.
Dalam hal terdapat penggunaan formulir-formulir yang
bersifat umum dan dapat diakses melalui internet atau
e-form, maka pimpinan instansi pemerintah harus
membuat standarisasi formulir tersebut, serta
memberikan ruang dalam formulir yang memungkinkan
dilakukannya verifikasi oleh pejabat berwenang terhadap
keabsahan formulir yang digunakan.
h. Otorisasi Penanda Tangan Cek
Pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dua
orang pejabat yang berwenang menandatangani cek.
Untuk penandatanganan cek yang dilakukan secara
mekanik dan penggunaan stempel tanda tangan, harus
dilakukan di hadapan pejabat yang berwenang dan dibuat
daftarnya terlebih dahulu, sehingga penggunaan tanda
tangan secara mekanik dan penggunaan stempel tanda
tangan tersebut dapat dikendalikan secara tertib.
Penyimpanan mesin tanda tangan mekanik dan stempel
tanda tangan hanya dilaksanakan oleh pejabat yang
ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 24

 Untuk menghindari penyalahgunaan cek dan berbagai
formulir lainnya, pimpinan instansi pemerintah atau
pejabat lain yang berwenang dilarang menandatangani
cek yang belum tertulis atau formulir kosong.
i. Pengendalian atas Peralatan yang Berisiko Dicuri
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pejabat dan
pegawai yang bertanggung jawab untuk mengelola
peralatan. Pejabat dan pegawai yang menggunakan
peralatan yang bersifat permanen, harus menandatangani
surat pernyataan pemakaian peralatan, serta
berkewajiban merawat dan mengembalikan peralatan
tersebut, apabila yang bersangkutan dipromosikan atau
dimutasikan ke unit/satuan kerja yang berbeda.
Setiap peralatan diberi label atau tanda, yang berisi kode
peralatan yang tidak mudah dilepas, tetapi mudah dilihat.
Untuk peralatan yang baru dibeli dan berlaku garansi, maka
pemberian label atau tanda tersebut secara permanen baru
dilakukan setelah masa garansinya berakhir.
Penyimpanan peralatan yang bersifat barang bergerak,
harus ditempatkan secara khusus pada ruangan yang
terjaga secara aman, serta untuk peralatan yang
mempunyai nilai material sebaiknya diasuransikan,
sehingga terlindungi dari upaya pencurian oleh pihak
yang tidak bertanggung jawab.
Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan
prosedur mengenai pemeriksaan fisik atas aset secara
berkala dan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur
tersebut dilaksanakan dan dilaporkan sesuai dengan yang
telah ditetapkan, serta jika terjadi kehilangan telah
dilakukan tindak lanjut yang tepat.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 25

 j. Pengendalian Aset dengan Melekatkan Identitas Aset
Untuk menjaga keamanan aset dan kemudahan
pengidentifikasian, maka semua mebeler, peralatan, dan
inventaris kantor lainnya diberi identitas yang jelas,
dengan melekatkan label/stiker yang tidak mudah lepas,
tetapi mudah dilihat.
Dalam hal terdapat kerusakan barang-barang seperti
tersebut di atas, penanggung jawab ruangan atau pejabat
dan pegawai yang menguasai barang segera melaporkan
kepada pimpinan instansi pemerintah, atau pejabat yang
diberikan wewenang untuk mencatat barang milik negara,
serta pihak yang memantau dan menindaklanjuti
perbaikan yang diperlukan. Laporan kerusakan barang
sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai kode
barang, seperti termuat dalam label/stiker.
k. Pengendalian Fisik Persediaan dan Melindungi dari
Kerusakan
Fisik aset berupa persediaan dan perlengkapan, harus
disimpan di ruangan yang tepat, sehingga dapat
menjamin keamanan fisiknya dan terlindungi dari
kerusakan. Khusus untuk persediaan dan perlengkapan
yang mempunyai nilai material, sebaiknya diasuransikan.
Penyimpanan barang-barang persediaan yang mudah
rusak, seperti bahan-bahan kimia, reagen, obat-obatan,
atau barang-barang lain yang sejenis, penyimpanannya
harus dilakukan secara khusus, pada tempat yang sesuai
dengan sifat barang tersebut. Dalam hal terdapat
persediaan dan peralatan yang rusak, maka bendahara/
penyimpan barang segera melaporkan kepada pimpinan

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 26

 instansi pemerintah dan pejabat yang diberikan
wewenang untuk mencatat barang milik negara, dan
dibuatkan berita acara mengenai kondisi barang yang
rusak, sehingga memiliki dasar yang layak untuk
pencantuman kondisi fisik aset persediaan dan peralatan
dalam catatan aset instansi pemerintah.
l. Pengendalian Aset dari Bahaya Kebakaran
Aset berupa bangunan atau fasilitas sarana dan
prasarana yang dimiliki instansi pemerintah, harus
dilindungi dari risiko bahaya kebakaran, dengan cara
menggunakan alarm kebakaran dan sistem pemadaman
kebakaran, sesuai dengan kebutuhan.
Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan
pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya risiko
kebakaran, dengan cara:
1) membuat peraturan yang mewajibkan para pejabat
dan pegawai instansi pemerintah untuk memadamkan
semua peralatan elektrik, apabila tidak digunakan;
2) membuat peraturan larangan merokok pada semua
areal yang dianggap berbahaya dan ruangan khusus
merokok harus ditempatkan secara khusus, serta jauh
dari fasilitas-fasilitas yang mudah terbakar;
3) melakukan simulasi pengamanan bangunan dan
fasilitas, jika terjadi kebakaran;
4) mengasuransikan semua fasilitas yang mudah
terbakar; dan
5) khusus untuk instansi pemerintah yang melaksanakan
pelayanan publik, sedapat mungkin menyediakan
fasilitas cadangan untuk mengantisipasi jika bahaya

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 27

 kebakaran benar-benar terjadi, namun pelayanan
publik harus tetap dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
m. Pengendalian Berupa Pembatasan Akses ke Gedung
dan Fasilitas
Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan
bahwa akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan
membuat pagar, menyediakan penjaga, atau dengan
pengendalian fisik lainnya, sesuai dengan tingkat
keamanan gedung yang diperlukan. Pagar yang dibuat
harus dapat mencegah pihak-pihak yang tidak
berkepentingan memasuki atau merusak gedung. Pagar
harus disesuaikan dengan estetika gedung, serta
pembangunannya harus dilaksanakan secara ekonomis
dan efisien.
Penjaga gedung atau satuan pengamanan harus
diberikan pelatihan yang cukup, sehingga dapat bertindak
secara tegas, tetapi tetap menjaga kesopanan dan
kesantunan. Jika memungkinkan, untuk pengamanan
gedung dapat memanfaatkan teknologi kamera pemantau
atau closed-circuit television (CCTV).
n. Pembatasan Akses Terhadap Fasilitas
Pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan
kebijakan dan prosedur yang ketat atas penggunaan atau
akses terhadap fasilitas yang tersedia. Setiap
penggunaan fasilitas di luar jam kerja atau untuk
kepentingan di luar kedinasan harus mendapat
persetujuan dari pimpinan instansi pemerintah atau
pejabat yang berwenang.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 28

 Pimpinan instansi pemerintah juga harus menetapkan
pejabat yang berwenang melakukan pemantauan
terhadap penggunaan atau akses terhadap penggunaan
fasilitas yang tersedia, dan melakukan tindakan
pengamanan yang diperlukan.
2. Internalisasi (Forming)
Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk
mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan
operasional sehari-hari. Perwujudannya, dapat tercermin dalam
operasionalisasi infrastruktur yang dibangun dan memberikan
kontribusi dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Untuk tujuan internalisasi tersebut, maka pimpinan unit
organisasi/instansi dapat melakukan aktivitas sebagai berikut:
a. Mengomunikasikan Pengendalian Fisik atas Aset
kepada Seluruh Pegawai Secara Berkelanjutan
Tahap awal penginternalisasian kegiatan pengendalian
dalam pengamanan fisik atas aset adalah
mengomunikasikan peraturan/kebijakan pengendalian
fisik atas aset, yang telah dibangun/disempurnakan,
secara berkelanjutan kepada seluruh lapisan pegawai
di instansi pemerintah. Komunikasi ini menjadi penting
untuk membangkitkan arti pentingnya pengendalian fisik
atas aset dan tanggung jawab yang melekat kepada
masing-masing pegawai yang ditugaskan untuk
mengelola aset, sesuai dengan kondisi lingkungan yang
ada. Misalnya, diumumkan pada papan pengumuman
resmi, leaflet, maupun dimasukkan dalam media
informasi, komunikasi internet, dan intranet pada instansi
yang bersangkutan.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 29

 b. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai
untuk Menerapkan Pengendalian Fisik atas Aset dan
Menyadari Tugas dan Tanggung Jawabnya dalam
Organisasi
Pengendalian fisik atas aset merupakan salah satu
bagian dari pengelolaan aset di dalam organisasi. Aset
merupakan alat bagi organisasi dalam menjalankan
aktivitas utama. Jajaran pimpinan instansi pemerintah
merupakan pemangku kepentingan, yang memiliki peran
penting dalam menjalankan aktivitas utama organisasi,
sehingga menjadi tugas dan tanggung jawabnya
mendorong seluruh pegawai di dalam instansinya untuk
mengefektifkan kebijakan dan prosedur pengendalian fisik
aset. Masing-masing pegawai juga memiliki tugas dan
tanggung jawab melakukan pengendalian fisik aset yang
menjadi kewenangannya maupun aset instansi secara
umum.
c. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Pegawai untuk
Memahami Hubungan antara Pengendalian Fisik atas
Aset dalam Mendukung Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern merupakan proses yang
terintegrasi. Masing-masing komponen saling
berhubungan, sehingga kelemahan satu komponen dapat
menyebabkan kelemahan komponen lainnya. Dengan
demikian, apabila terjadi kelemahan dalam pengendalian
fisik atas aset, dapat menyebabkan terganggunya
pengendalian intern yang dibangun, serta dapat
menggangu pencapaian tujuan. Oleh karena itu, setiap
jajaran pimpinan dan pegawai yang ada di bawah
kepemimpinannya, perlu didorong untuk mengetahui

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 30

 secara jelas hubungan tersebut. Media yang dapat
digunakan untuk mendorong efektivitas pemahaman ini
antara lain adalah prosedur operasi baku (standard
operating procedure/SOP) yang jelas.
d. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai
untuk Memahami Peran SPIP
Penerapan pengendalian intern merupakan tanggung jawab
seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan.
Pimpinan sebagai sosok teladan (tone at the top), memiliki
kewajiban untuk mendorong dirinya sendiri dan seluruh
pegawai di lingkungannya untuk menerapkan sistem
pengendalian intern. Jajaran pimpinan harus memiliki
pengetahuan dan pemahaman yang memadai dalam
permasalahan sistem pengendalian intern. Jajaran
pimpinan memantau tingkat pengetahuan dan pemahaman
pengendalian intern atas seluruh pegawai di lingkungannya.
Sosialisasi yang efektif harus selalu diadakan untuk
mencapai tingkat pemahaman tersebut.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah
dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah sudah
efektif diterapkan, sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Pemantauan ini dilakukan secara berkelanjutan atau evaluasi
secara periodik untuk dilakukan perbaikan dan pemanfaatan
umpan balik dari hasil pemantauan yang dilakukan.
a. Pemantauan dan Evaluasi
Pengendalian fisik atas aset memerlukan pemantauan
terus menerus, sebagaimana halnya dengan sistem
pengendalian intern. Kontribusi pengendalian fisik atas
aset diharapkan dapat menjaga efektivitas kegiatan

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 31

 pengendalian yang terbangun. Apabila pengendalian fisik
atas aset menjadi tidak efektif, maka hal ini memberikan
sumbangan yang cukup signifikan dalam menggangu
pencapaian tujuan. Ketika tujuan tidak dapat dicapai atau
tidak mencapai hasil yang diharapkan, maka perlu
dilakukan evaluasi ulang apakah kebijakan dan prosedur
pengendalian fisik atas aset masih memadai.
Kegiatan pemantauan dan evaluasi atas pengendalian fisik
atas aset dapat dilakukan pada setiap level organisasi.
Hasil dari pemantauan dan evaluasi ini, diharapkan dapat
memberikan umpan balik untuk penyempurnaan kebijakan
dan prosedur pengendalian fisik atas aset pada instansi
pemerintah di masa yang akan datang.
b. Audit Kinerja atas Kebijakan dan Prosedur
Pengendalian Fisik Aset
Audit kinerja atas kebijakan dan prosedur pengendalian
fisik atas aset merupakan bentuk audit yang dilaksanakan
untuk menguji lebih lanjut apakah pengendalian fisik atas
aset masih efektif. Hal ini menjadi penting, mengingat
organisasi pemerintah bersifat melayani publik, sehingga
apabila roda organisasi mengalami hambatan, maka
pelayanan kepada masyarakat pun akan terganggu.
c. Pemanfaatan Umpan Balik Hasil Pemantauan
Umpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi dapat
langsung ditindaklanjuti oleh jajaran pimpinan terkait,
berupa perbaikan/peningkatan pengendalian fisik atas
aset secara terus menerus. Tentunya, setiap hambatan
atau permasalahan memiliki penyebab. Jajaran pimpinan
dapat menetapkan alternatif solusi permasalahan,
sehingga tujuan pengendalian fisik atas aset akan selalu
terjaga.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 32

C. Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan sub unsur pengendalian fisik atas aset perlu
didokumentasikan. Pendokumentasian ini merupakan satu
kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan
berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian
dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:
a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan
sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan
fokus grup) mengenai pengendalian fisik atas aset.
b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan
infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan
pengendalian fisik atas aset; 2) masukan atas rencana
tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan
prosedur pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian
umum maupun pengendalian aplikasi.
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi:
1) kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset;
2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian
umum dan pengendalian aplikasi.
d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas
aset; 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah
menerima informasi dan memahami kebijakan dan
prosedur pengendalian fisik atas aset.
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, antara lain
berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan
prosedur pengendalian fisik atas aset; 2) masukan bagi
pimpinan instansi pemerintah untuk menyatakan asersi
(pernyataan manajemen) bahwa pengendalian fisik atas
aset telah dikelola dengan baik.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 33

 2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam
pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya
target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.
3. Saran
Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan
pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan
masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, serta guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan adalah
saran yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah
dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan
periode sebelumnya.
Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi
penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum
Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai bentuk
akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP
di instansi pemerintah terkait.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 34

 BAB IV
PENUTUP

Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia acuan bagi

instansi pemerintah pusat dan daerah dalam membangun aktivitas
pengendalian, khususnya pada sub unsur pengendalian fisik atas
aset. Lebih lanjut, dengan terwujudnya pengendalian yang baik ini
dapat mendorong kegiatan pengendalian terbangun dan bekerja
secara efektif.
Langkah-langkah yang tertuang dalam pedoman ini
merupakan langkah pelaksanaan minimal yang sebaiknya
dibangun/diteguhkan. Instansi pemerintah hendaknya dapat
mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil,
sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu pada
(dan tidak boleh bertentangan dengan) peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Kami sadar bahwa pedoman ini belum sempurna, dan kami
pun mengerti bahwa perkembangan teori dan praktik-praktik sistem
pengendalian intern tidak mungkin terhentikan. Oleh karenanya,
pedoman ini akan terus diperbarui dan perlu masukan-masukan dari
pihak mana pun demi lebih baiknya pedoman ini.

3.4 Pengendalian Fisik atas Aset 35