Peranan Kendali Internal dalam Memitigasi Resiko yang Inheren dalam Siklus

Pendapatan

Nama : Gisela Vionita

NIM : 01012190006

Revenue cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis yang terjadi berulang dan operasi
memproses data dengan cara menyediakan barang dan jasa kepada pelangan atau
pembeli lalu mendapatkan uang sebagai bayaran dri barang dan jasa tersebut.
Tujuan utama dari revenue cycle atau siklus pendapatan ini adalah untuk
menciptakan produk yang tepat, pada waktu dan tempat yang tepat, dan pada harga
yang tepat. Ada 4 aktivitas dasar dari siklus pendapatan ini :
- Sales order entry
- Shipping
- Billing
- Cash Collection

1. Sales Order Entry

Siklus pendapatan ini dimulai dari menrima pesanan dari pelanggan atau
pembeli pada Sales Department yang kemudian dilaporkan pada vice
president marketing. Proses yang terjadi disini berupa menerima pesanan
pembeli, mengecek dan menerima kredit dari pembeli, dan mengecek
ketersediaan barang dagang.
- Taking customers order : Jaman dulu, suatu organisasi menggunakan
dokumen kertas, tapi sekarang biasanya menggunakan sistem yang berbasis
elektornik dari tampilan computer. Pencatatan penjualan berisi informasi
mengenai nomor barang tersebut, kuantitas, harga, dan ketentuan lainnya
daam penjualan. Jaman dulu, order dari pelanggan dimasukan ke dalam
sistem oleh pegawai, sekarang dilakukan oleh teknologi seperti meminta
pelanggan untuk mengisi form pada website perusahaan dan pesanan akan
diinput secara otomatis dengan format yang telah kompetibel dengan
perusahaan. Kedua metode meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya
karena meminimalkan keterlibatan tenaga manusia. Selain itu, bisa
meningkatkan peluang untuk menaikan penjualan. Efektifitas dari sebuah
web tergantung pada designnya. Perusahaan harus bisa meriview
pelanggannya pada website agar dapat mengetahui apa yang salah. E-mail
dan instat messages menghemat biaya dan waktu untuk menginformasikan
staff mengenai perubahan harga dan promosi yang ada. Ancaman yang dapat
terjadi dalam penerimaan pesanan adalah adanya data penting yang hilang
atau tidak akurat. Bukan hanya menjadi tidak efektif, tetapi juga menciptakan
citra buruk di mata pelanggan. Namun, pemeriksaan kelengkapan dapat
memastikan semua data yang dibutuhkan, seperti alamat pengiriman dan
penagihan sudah dimasukkan. Pencarian otomatis dari referensi data sudah
disimpan dalam file pelanggan, seperti data alamat pelanggan. Dengan
mengecek data referensi pelanggan, sistem ERP melakukan test yang valid
untuk nama dan jumlah barang yang dimsaukan oleh salesperson. Sistem
 ERP juga bisa melakukan uji kelayakan untuk membandingkan kuantitas
yang dipesan dengan jumlah barang dann data history penjualan. Anacaman
selanjutnya adalah ketika perusahaan mengirimkan barang, namun pembeli
merasa tidak membelinya, ada potensi rugi pada asset. Walaupun barangnya
bisa diretur, namun perusahaan sudah rugi waktu dan uang untuk mengirim
dan meretur barang tersebut. Untuk transaksi paper-based, legitimasi
pesanan pelanggan sudah ditetapkan dengan tanda tangan pelanggan, sama
halnya dengan tanda tangan secara digital, bisa memberikan asuransi dari
legitimasi dan adanya bukti untuk mendukung penolakan barang pada
transaksi elektronik. Akuntan bisa membantu manager untuk memonitori
aktifitas oenjualan dengan baik dengan menggunakan kemampuan dan
pengetahuan tentang proses bisnis untuk mendesain laporan yang berfokus
oada performa kerja.
- Credit Approval : kebanyakan penjualan bisnis dibuat dengan kredit.
Ancacman yang bisa terjadi di tahap ini adalah adanya kemungkinan
membuat penjualan nantinya menjadi tidak tertagih. Namun, dengan adanya
pihak otoritas yang tepat untuk setiap penjualan kredit akan mengurangi
kemungkinan ancaman ini. Bagi pelanggan dengan history pembayaran yang
jelas, pengecekan kredit secara formal tidak terlalu dibutuhkan. Agar efektif,
persetujuan kredit harus terjadi sebelum barang keluar dari tempat
persediaan dan dikirimkan kepada pelanggan. Kita harus memonitori akun
piutang agar bisa memberikan perhatian pada pelanggan yang sudah
melewati batas pembayaran dan meminimalisir kerugian.
- Checking Inventory Availability : Salesperson harus memastikan
ketersediaan barang dagang untuk dipesan, jadi pembeli bisa dikabarkan
mengenai perkiraan waktu pengiriman. Contoh informasi mengenai
ketersediaan barang adalah jumlah kuantitas yang ada di tangan, barang
yang sudah dipesan oleh pembeli, dan jumlah yang tersedia. Ancamannya
berupa, pencatatan barang yang akurat sangat diperlukan untuk mencegah
kehabisan barang dan kelebihan barang. Kehabisan barang mengakibatkan
pelanggan tidak mau menunggu dan membeli dari tempat lain. Kelebihan
barang membuat biaya menjadi mahal dan bisa mengurangi keuntungan.
- Responding to Customer Inquires : merespon pada pertanyaan pelangan
dengan tepat sangat berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan
jangka panjang. Customer Service sangat penting dan banyak perusahaan
menggunakan software khusus yang disebut customer relationship
management systems.

2. Shipping
Kegiatan selanjutnya adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan
pesanannya.
- Pick and Pack the order : Pekerja pabrik harua mengidentifikasi produk
mana dan kuantitas dari setiap produk untuk dikurangkan dari persediaan
barang. Harus mencatat kuantitas dari setiap barang, baik bagi picking
tickets sendiri atau dengan mamasukan data ke sistemnya. Warehouse
sistem yang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan
 efisiensi, tapi juga bisa meningkatkan pengiriman pelanggan yang
responsive.
- Ship the Order : Setelah barang dihilangkan dari warehouse, barang
dikirimkan ke pelanggan. Shipping department harus membandingkan
perhitungan barang secara fisik dengan kuantitas yang terindikasi dalam
picking ticket dan dengan kuantitas yang terindikasi dalam pesanan
penjualan. Mereka juga harus melihat pesanan sebelumnya yang salah dan
membenarkannya pada packing slip sehingga bisa membuat bill of lading.
Ancamannya adalah, pencurian dan shipping errors. Pemeriksaan berkala
dari informasi mengenai pengiriman dapat mendeteksi delay atau kegagalan
dalam mengirim barang ke pelanggan. Pengiriman barang yang salah atau ke
tempat yang salah dapat menyebabkan kerugian, untuk mencegahnya sistem
ERP harus bisa membandingkan kuantitas dan jumlah barang yang
dimasukkan oleh petugas pengiriman ke dalam informasi pengiriman dan
menampilkan peringatan pada tiap perbedaan agar permasalahan dapat
segera diatasi sebelum pengiriman.

3. Billing
Aktivitas selanjutnya adalah penagihan pembayaang pelanggan, ada dua
tugas yang terlihat mirip tapi berbeda, yaitu invoicing dan updating accounts
receivable dimana dikerjakan oleh dua untit yang terpisah pada accounting
department.
- Invoicing : keakuratan dan penagihan yang tepat waktu adalah hal yang
penting. Invoicing adalah kegiatan memproses informasi yang mencangkup
informasi dari pencatatan penjualan dan aktivitas pengiriman. Hal ini
memerlukan infromasi dari shipping department yang mengidentifikasi
barang dan kuantitas yang dikirimkan. Lalu informasi mengenai harga, atau
penjualan khusus lainnya dari sales department. Dokumen yang dibuat oleh
proses pembayaran dinamakan sales invoice, dimana menampilkan
pelanggan tentang jumlah tagihan yang harus dibayar dan harus bayar
kemana. Beberapa perusahaan masih mencetak incoive dalam bentuk kertas,
tetapi ada juga yang menerima invoice via EDI. Karena perusahaan besar
biasanya akan melakukan cara ini untuk menghemat biaya dan waktu.
Dengan adanya invoice, pelanggan dapat mengetahui harga pada saat
pemesanan dan mengetahui kuantitas pada saaat penerimaan barang. Sistem
ERP yang terintegritas juga menyediakaan kemungkinan untuk
menggabungkan proses penagihan pembayaran dengan fungsi sales
marketing dengan menggunakan history data pelanggan. Adanya iklan juga
dapat menambah penjualan walaupun dengan sedikit tambahan biaya.
Ancaman yang dapat terjadi berupa kegagalan dalam menagih pembayaran
kepada pelanggan, dimana akan menciptakan kerugian kepada perusahaan.
Pemisahan antara pengiriman dan pembayaran akan mengurangi dampak
itu. Untuk mencegahnya, sistem ERP harus dikomfigurasi secara berkala dan
membandingkan pemesanan penjualan, picking ticket, dan mengirimkan
dokumen dengan sales invoice untuk mendapatkan laporan dari pengiriman
untuk invoive yang belum tercatat. Billing errors juga merupakan ancaman.
 Overbilling dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan. Underbilling
dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian. Kesalahan input pajak
penjualan dapat menyebabkan penalty dan denda. Kesalahan harga dapat
dicegah dengan cara membuat sistem mengambil kembali data dari file
master dan melarang employee untuk dapat mengubah data.
- Maintain Accounts Receivables : fungsi accounts receivable, dimana
melaporkan pengontrolan, tugasnya adalah menggunakan informasi dari
sales invoice untuk mendebit akun dan kemudian mengkredit akun pada
saaat pembayaran diterima. Cara untuk memaintain accounts receivable
adalah dengan metode open-invoice dan balance-forward. Dalam metode
open-invoice, pelanggan membayar berdasarkan setiap invoice, biasanya dua
lembar copy-an invoice dikirimkan kepada pelanggan yang merequest untuk
mengembalikan salah satu copyannya dengan pembayaran, yang disebut
remittance advice. Dalam balance-forward, pelanggan membayar berdasar
jumlah yang tertera pada laporan bulanannya dibanding pada invoice satuan.
Laporan bulanan mencangkup semua transaksi termasuk penjualan dan
pembayaran yang terjadi selama bulan itu dan memberitahu pelanggan
tentang accounts balance mereka pada saat itu. Kelemahan yang dapat
terjadi di sini adalah kesalahan dalam memaintain akun pelanggan dapat
menyebabkan kerugian pada penjualan kedepannya dan memungkinkan
pencurian dalam bentuk uang. Namun, data entry edit checks dapat
meminimalisir kemungkinan kesalahan tersebut. Contohnya pengecekan
yang valid dapat meyakinkan bahwa akun pelanggan yang benar akan
terupdate, pengecekan lapangan dapat memastikan bahwa hanya data
numeric yang dimasukan dalam penjualan dan pembayaran. Untuk
memastikan bahwa semua pembayaran telah diproses, jumlah akun
pelanggan yang telah diupdate harus dicocokan dengan jumlah checks yang
telah diterima. Mengirimkan laporan akun secara bulanan kepada pelanggan
akan menciptakan sebuah review yang independen mengenai keakuratan.
Karena, pelanggan akan complain jika akunnya tidak mengkreditkan
pembayaran yang mereka telah lakukan dengan benar. Untuk menghindari
employee membuat penjualan kepada teman-temannya yang kemudian bisa
dihilangkan begitu saja, sistem ERP harus dikonfigurasikan maka orang yang
bisa mengubah kreditnya tidak punya kendali atas memasukan pemesanan
penjualan atau mengatur akun pelanggan.

4. Cash Collection
Tahap terakhir dari siklus pendapatan adalah mengumpulkan dan
memproses semua pembayaran dari pelanggan. Dikarenakan checks dan
uang pelanggan dapat dengan mudah dicuri, penting bagi perusahaan
membuat perhitungan yang jelas untuk memperkecil kemungkinan resiko
pencurian. Artinya, fungsi accounts receivable, dimana bertanggungjawab
dalam mencatat pembayaran pelanggan tidak boleh punya akses secara fisik
ke uang atau checks. Sebaliknya, kasir yang melaporkan harta, mengatur
semua pembayaran pelanggan dan mendepositkannya di bank. Mengatur
arus kas sangat penting bagi keuntungan secara keseluruhan. Perusahaan
 mencari cara untuk mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan.
Salah satu caranya, saat pelanggan mengirim pembayaran secara langsung
kepada perusahaan, harus menggunakan Remote Deposit Capture untuk scan
checks pada computer lalu transkrip file digitalnya ke bank. Cara lainnya
adalah dengan menggubakan lock-box arrangements dengan bank. Lock-box
adalah alamat postal pelanggan untuk mengirimkan pembayaran. Bank
berpartisipasi dalam mengambil checks pada kotak surat dan langsung
mendepositkannya pada akun perusahaan. Teknologi informasi dapat
menambah efisiensi dalam menggunakan lockbox. Electronic lockbox adalah
sebuah penyusuhan lockbox dimana bank secara elektronik mengirimkan
perusahaan sebuah informasi mengenai nomor akun pelanggan dan jumlah
pembayarannya sesaat setelah menerima pembayaran. Fungsi cash
collection adalah untuk menyimpan pembayaran pelanggan dengan aman,
harus ada control khusus untuk memastikan uang tetap aman. Segregation of
dutis adalah cara yang aman dan efektif untuk mengurangi resiko seperti
pencurian. Employee yang punya akses fisik, tidak boleh diberikan
tanggungjawab untuk mencatat setiap transaksi yang melibatkan resinya.
Secara spesifik, tugas yang harus dipisahkan :
- Menghandle uang atau checks dan memposting pembaaran kea kun
pelanggan.
- Menghandle uang atau checks dan mengotorisasi credits memo.
- Menghandle uang atau checks dan menyesuaikan laporan bank.