1

BAB II
HASIL PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

1.1 RANCANGAN DAN HASIL PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN

Pada pelaksanaan proyek perubahan terdapat 3 (tiga) tahapan aksi proyek
perubahan yang terdiri dari persiapan, pelaksanaan dan pengendalian dan hasil dari
tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1
Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Kegiatan

Rancangan Pelaksanaan Waktu Hasil Pelaksanaan

No Ket
Tahapan Kegiatan Kegiatan
Mulai Selesai
1 Persiapan
Pembentukan Tim 25-Okt- 25-Okt- - Saran dan terlampir
- Rapat persiapan dengan 19 19 masukan proyek
tim dan mentor perubahan
- Penyusunan Draft SK - SK Tim
Tim - Notulen
- Pendistribusian SK
Penyiapan sarana dan 28-Okt- 28-Okt- Dokumen terlampir
prasarana, bahan dan aturan 19 19
terkait aplikasi
- Penyusunan kebutuhan
sarana dan prasarana
- Penyusunan bahan dan
aturan terkait aplikasi
Penyamaan Persepsi 29-Okt- 29-Okt- - Tidak
- Rapat Koordinasi 19 19 terlaksana,
- Pembagian Kerja kegiatan
dipadatkan
pada rapat
persiapan

2 Pelaksanaan
membuat rancangan desain 30-Okt- 30-Okt- Draft Flowchart terlampir
aplikasi 19 19 Aplikasi
- Menyusun Draft
Flowchart Aplikasi
Koordinasi dengan Tenaga 31-Okt- 31-Okt- Perbaikan terlampir
IT Kominfo 19 19 Flowchart Aplikasi
 2

- Koordinasi terkait
flowchart
- Masukan dari tenaga IT
Membangun aplikasi 1-Nov- 29-Nov- - Surat Permintaan terlampir
- Surat Permintaan Sub 19 19 - Aplikasi
Domain Aplikasi
- Pembuatan Aplikasi oleh
Tenaga IT
02-Des- 04-Des- Aplikasi dengan
19 19 data master OPD
uji coba aplikasi/ simulasi 05-Des- 06-Des- Aplikasi yang terlampir
19 19 sudah di uji coba
oleh admin dan
user
penyempurnaan aplikasi 07-Des- 19-Des- Aplikasi Sirena terlampir
19 19
Sosialisasi Aplikasi 20 Des- 20 Des- - Undangan terlampir
19 19 - Daftar Hadir
- Notulen

3 Pengendalian

Evaluasi 20-Des- 20-Des- Laporan terlampir

19 19

Pada pelaksanaan tahapan rancangan dan hasil pelaksanaan kegiatan

proyek perubahan dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Tahapan Persiapan
pada tahapan persiapan meliputi:
a. Pembentukan Tim
Pada tahapan pembentukan tim diawali dengan rapat dengan kepala bidang
dan staf pada bidang dalam rangka persiapan penyusunan proyek perubahan.
Persiapan penyusunan proyek perubahan meliputi penyusunan draft SK Tim
dan Pembagian kerja dan penyamaan persepsi dalam pelaksanaan proyek
perubahan ( tanggal 25 Oktober 2019, terlampir)
Hasi dari tahapan ini adalah Surat Keputusan Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daeran Nomor:050/038/SK/BAPPEDA/X/2019 tentang
 3

Pembentukan Tim Kerja Penyusun Aplikasi Sistem Informasi Rencana Kerja

(Sirena) Badang Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pasaman
Barat, Notulen Rapat dan Daftar Hadir.
b. Penyiapan Sarana dan Prasaran, Bahan dan Aturan Terkait
Pada tahapan ini Tim Penyusun yang telah dibentuk menyusun kebutuhan
sarana dan prasarana, bahan dan aturan terkait yang mendasari pelaksanaan
proyek perubahan.(tanggal 28 Oktober 2019, terlampir)
Hasil dari tahapan ini adalah dokumen sarana dan prasarana, bahan dan aturan
terkait proyek perubahan
c. Penyamaan Persepsi
Pada tahapan direncanakan akan dilaksanakan rapat koordinasi penyamaan
persepsi dan pembagian kerja, namun pada pelaksanaan tidak terlaksana
karena agenda kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan pada rapat
persiapan.
2. Pelaksanaan
Pada tahapan pelaksanaan meliputi:
a. Membuat rancangan desain aplikasi
Pada tahapan ini tim kerja menyusun desain aplikasi berupa flowchart yang
akan diserahkan kepada tenaga IT Kominfo sebagai gambaran model
aplikasi.(tanggal 30 Oktober 2019, terlampir)
Hasil pelaksanan dari tahapan ini adalah draft desain aplikasi
b. Koordinasi dengan tenaga IT Kominfo
Desain aplikasi yang telah disusun tim kerja dikoordinasikan dengan tenaga
IT Kominfo untuk sempurnakan .(tanggal 31 Oktober 2019, terlampir)
Hasil dari tahapan ini draft flowchart yang sudah diperbaiki
c. Membangun aplikasi
Setelah selesai koordinasi dengan tenaga IT Kominfoa untuk
penyempurnaan draft desain aplikasi, tenaga IT membangun aplikasi sesuai
dengan flowchart aplikasi yang telah di desain.(1 s/d 29 November 2019)
Hasil dari tahapan ini adalah Surat Permintaan Sub Domain (tanggal 1
November 2019, terlampir) aplikasi sistem informasi rencana kerja (Sirena)
 4

d. Uji coba Aplikasi

Sebelum uji coba aplikasi ada tahapan input data master program dan
kegiatan OPD, namun tahapan tersebut tidak dilaksanakan karena data
tersebut dientry masing-masing oleh OPD ketika data username sudah
diberikan kepada masing-masing OPD. Uji coba aplikasi dilaksanakan untuk
memastikan aplikasi tidak mengalami error system ketika dilakukan
pengentrian data oleh OPD. (5 s/d 6 Desember 2019)
e. Penyempurnaan aplikasi
Aplikasi yang sudah diuji coba dilakukan penyempurnaan baik sistemnya
maupaun tampilannya ( 7s/d 19 Desember 2019)
f. Sosialisasi Aplikasi
Sosialisasi aplikasi dilaksanakan pada tangga 20 Desember 2019 dengan
mengundang seluruh kasubag program/perencanaan OPD.
Hasil pelaksanaan sosialisasi tertuang pada notulen rapat, daftar hadir dan
dokumentasi
3. Pengendalian
Pada kegiatan ini dilakukan evaluasi seluruh rangkaian proyek perubahan oleh
tim kerja proyek perubahan.
Hasil dari tahapan ini adalah laporan evaluasi pelaksanaan tahapan proyek
perubahan.

2.2 HASIL PELAKSANAAN TIM KERJA DAN STRATEGI MENGATASI

MASALAH
Pelaksanaan Tim Kerja untuk penyusunan aplikasi sistem informais
renana kerja (Sirena) meliputi persiapan, pelaksanaan dan pengendalian. Dalam
pelaksanaan tahapan tersebut tim kerja mengalami permasalahan diantaranya
adalah padatnya kegiatan bidang yang harus dilaksanakan. Untuk mengatasi
permasalahan tersebut strategi yang dilakukan adalah menyelesaikan seluruh proses
perencanaan penyusunan proyek perubahan yang melibatkan tim kerja pada minggu
pertama setelah seminar rancangan proyek perubahan. Selanjutnya seluruh
perencanaan untuk penyusunan aplikasi sistem informasi rencana kerja (Sirena)
diserahkan kepada tenaga IT Kominfo sebagai bahan dalam membangun aplikasi.
 5

2.3 AKUNTABILITAS PENGGUNAAN SUMBER DAYA

Dalam melaksanakan proyek perubahan ini ada sumberdaya yang dilibatkan yaitu
sumber daya manusia terdiri dari Stakeholder yang terkait dan berpengaruh terhadap
keberhasilan proyek perubahan serta sumber daya anggaran

Adapun sumber daya manusia yang terdiri dari 2 (dua) stakeholder dalam proyek
perubahan ini yaitu :

1. Stakeholder Internal
stakeholder internal terdiri dari :
a. Kepala Bappeda
Kepala Bappeda sebagai pimpinan OPD sangat mendukung dalam pelaksanakan
proyek perubahan,karena proyek perubahan ini diharapkan mampu meningkatkan
kinerja Bappeda sebagai OPD penunjang urusan perencanaan daerah. Dalam
pelaksanaan proyek perubahan ini kepala Bappeda mempunyia peran dalam
menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan Perencanaan Pembangunan
Daeran Nomor:050/038/SK/BAPPEDA/X/2019 tentang Pembentukan Tim
Kerja Penyusun Aplikasi Sistem Informasi Rencana Kerja (Sirena) Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pasaman Barat dan Meminta
Sub Domain untuk aplikasi kepada Dinas Kominfo.
b. Sekretaris Bappeda
Sekretaris Bappeda banyak memberikan dukungan dan arahan dalam pelaksanaan
proyek perubahan. Sekretaris membantu adminsitrasi terkait proyek perubahan jika
kepala Bappeda sedang melaksanakan dinas luar.
c. Kepala Bidang Statistik, Penelitian dan Pengembangan
Kepala bidang sekaligus mentor mempunyai peran yang sangat penting dalam
penyusunan proyek perubahan. Kepala bidang banyak memberi arahan dan
dukungan terutama terkait bagaimana bentuk dan tampilan aplikasi yang
direncanakan.
d. Staf Bidang
Staf mempunyai peran yang sangat penting dalam membantu project leader dalam
mengadministrasikan seluruh tahapan kegiatan yang telah direncanakan.
 6

2. Stakeholder Eksternal
Stakeholder Eksternal terdiri dari :
a. Dinas Komunikasi dan Informatika
Dinas Komunikasi dan Informatika memiliki peran yang sangat penting.
Peran dinas kominfo adalah memberikan subdomain aplikasi, karena
aplikasi yang dibuat berbasis web maka Bappeda harus meminta kepada
kominfo untuk subdomain aplikasi karena dinas kominfo merupakan OPD
mengelola domain website resmi kabupaten Pasaman Barat.
b. Seluruh OPD, Bagian Sekretariat Daerah dan Pemerintah Kecamatan
Seluruh OPD dan Pemerintah kecamatan sebagai user dari aplikasi
mempuyai peran sebagai OPD yang akan mengentry data pada aplikasi
c. Tenaga IT Kominfo
Tenaga IT Kominfo merupakan stakeholder yang mempunyai peran sangat
penting karena bertugas sebagai pembuat aplikasi
Selain membutuhkan sumber daya manusia dalam pelaksanaan proyek
perubahan ini juga dibutuhkan sumber daya anggaran dalam pelaksanaan proyek
perubahan ini. Anggaran yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek perubahan
ini meliputi :
Tabel 2.2
Uraian Anggaran proyek perubahan

No Uraian jumlah
1 Biaya fotocopy 600 x Rp. 250,- Rp. 150.000,-
2 Biaya konsumsi 50 x Rp. 10.000,- Rp. 500.000,-
3 Biaya Spanduk 1 buah x Rp. Rp. 150.000,-
250.000,-
4 ATK Rp. 100,000,-
Total Rp. 900.000,-

2.4 MONITORING PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Monitoring pelaksanaan proyek perubahan merupakan proses untuk
mengevaluasi setiap proses tahapan pelaksanaan proyek perubahan yang meliputi:
 7

1. Tahapan Persiapan
pada tahapan persiapan meliputi:
a. Pembentukan Tim
Pada tahapan ini terlaksana dengan baik dan sesuai jadwal dengan hasil Surat
Keputusan Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daeran
Nomor:050/038/SK/BAPPEDA/X/2019 tentang Pembentukan Tim Kerja
Penyusun Aplikasi Sistem Informasi Rencana Kerja (Sirena) Badang
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Pasaman Barat, Notulen
Rapat dan Daftar Hadir.
c. Penyiapan Sarana dan Prasaran, Bahan dan Aturan Terkait
Pada tahapan ini Tim Penyusun yang telah dibentuk menyusun kebutuhan
sarana dan prasarana, bahan dan aturan terkait yang mendasari pelaksanaan
proyek perubahan.
Kegiatan ini terlaksana dengan baik dengan hasil dokumen sarana dan
prasarana, bahan dan aturan terkait proyek perubahan
d. Penyamaan Persepsi
Pada tahapan direncanakan akan dilaksanakan rapat koordinasi penyamaan
persepsi dan pembagian kerja, namun pada pelaksanaan tidak terlaksana
karena agenda kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan pada rapat
persiapan.
3. Pelaksanaan
Pada tahapan pelaksanaan meliputi:
a. Membuat rancangan desain aplikasi
Pada tahapan ini tim kerja menyusun desain aplikasi berupa flowchart yang
akan diserahkan kepada tenaga IT Kominfo sebagai gambaran model
aplikasi.
Tahapan ini terlaksana dengan baik dengan hasil adalah draft desain aplikasi
b. Koordinasi dengan tenaga IT Kominfo
Desain aplikasi yang telah disusun tim kerja dikoordinasikan dengan tenaga
IT Kominfo untuk sempurnakan
 8

Tahapan ini terlaksana dengan baik dengan hasil hasil dari tahapan ini draft
flowchart yang sudah diperbaiki
c. Membangun aplikasi
Setelah selesai koordinasi dengan tenaga IT Kominfo untuk penyempurnaan
draft desain aplikasi, tenaga IT membangun aplikasi sesuai dengan flowchart
aplikasi yang telah di desain.
Hasil dari tahapan ini adalah aplikasi sistem informasi rencana kerja (Sirena)
d. Uji coba Aplikasi
Sebelum uji coba aplikasi ada tahapan input data master program dan
kegiatan OPD, namun tahapan tersebut tidak dilaksanakan karena data
tersebut dientry masing-masing oleh OPD ketika data username sudah
diberikan kepada masing-masing OPD. Uji coba aplikasi dilaksanakan untuk
memastikan aplikasi tidak mengalami error system ketika dilakukan
pengentrian data oleh OPD.
e. Penyempurnaan aplikasi
Aplikasi yang sudah diuji coba dilakukan penyempurnaan baik sistemnya
maupaun tampilannya
f. Sosialisasi Aplikasi
Sosialisasi aplikasi dilaksanakan pada tangga 20 Desember 2019 dengan
mengundang seluruh kasubag program/perencanaan OPD.
Hasil pelaksanaan sosialisasi tertuang pada notulen rapat, daftar hadir dan
dokumentasi
4. Pengendalian
Pada kegiatan ini dilakukan evaluasi seluruh rangkaian proyek perubahan oleh
tim kerja proyek perubahan.
Hasil dari tahapan ini adalah laporan pelaksanaan tahapan proyek perubahan.
9